Danh Mục Tài Liệu ISO 9001

MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

MỤC ĐÍCH

PHẠM VI

TÀI LIỆU VIỆN DẪN

ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

BIỂU MẪU

HỒ SƠ CẦN LƯU

Trách nhiệm	Soạn thảo	Xem xét	Phê duyệt
Họ tên
Chữ ký
Chức vụ	Thư ký BCĐ ISO	Phó Chánh Thanh tra	Chánh Thanh tra

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung

Trang / Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần ban hành / Lần sửa đổi

Ngày ban hành

1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, phân phối và quản lý các thông tin được lập thành văn bản (dạng tài liệu và hồ sơ) thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh nhằm đảm bảo:

+ Phê duyệt tài liệu đảm bảo đúng quy định pháp luật trước khi ban hành;

+ Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu;

+ Đảm bảo nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu;

+ Đảm bảo các văn bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng;

+ Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết;

+ Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát. Ngăn ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại với mục đích nào đó.

+ Sắp xếp, quản lý khoa học, thống nhất hồ sơ lưu.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Hướng dẫn kiểm soát thông tin lập thành văn bản chỉ áp dụng để kiểm soát các tài liệu và hồ sơ thuộc hệ thống chất lượng bao gồm:

+ Chính sách, mục tiêu chất lượng

+ Các quy trình; quy định

+ Hướng dẫn công việc

+ Biểu mẫu

+ Kết quả công việc đã thực hiện

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 (điều 7.5)

Bản mô tả mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

4. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT

Thông tin dạng văn bản: thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức và phương tiện được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).

Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm Chính sách, mục tiêu chất lượng, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như các văn bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu do các tổ chức, nhà xuất bản ban hành được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong hệ thống chất lượng.

Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm những văn bản hành chính, chuyên ngành, những văn bản, biểu mẫu đã ghi chép phát sinh trong thực hiện những quy định của hệ thống quản lý chất lượng hoặc bằng chứng cho việc thực hiện những quy định đã đề ra.

Chú thích:

+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận hoặc hành động khắc phục.

+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.

5. NỘI DUNG

5.1 Kiểm soát thông tin lập thành văn bản (dạng tài liệu)

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Thời gian	Biểu mẫu/Kết quả
A.	Tạo lập và cải tiến tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng
1	Xác định tài liệu hệ thống cần tạo lập: Căn cứ mô hình khung HTQLCL, văn bản pháp luật hiện hành, thủ tục hành chính có liên quan và thực tế công việc, ban chỉ đạo ISO xác định và thiết lập danh mục tài liệu HTQLCL, bao gồm: + Chính sách chất lượng + Mục tiêu chất lượng + Bản mô tả hệ thống và phạm vi áp dụng + Các quy trình, quy định, hướng dẫn dùng để vận hành và kiểm soát HTQLCL. + Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính. + Các phụ lục, biểu mẫu.	Ban chỉ đạo ISO	Thường xuyên	Danh mục tài liệu HTQLCL (BM-01-01)
2	Phân công trách nhiệm biên soạn, soát xét, phê duyệt Tài liệu hệ thống sau khi được xác định, tiến hành tổ chức phân công soạn thảo, trong đó:	Trưởng ban chỉ đạo	Sau khi xác định tài liệu
TT Loại tài liệu Biên soạn Soát xét Phê duyệt 1 Chính sách chất lượng Thư ký Ban chỉ đạo ISO Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO Trưởng ban chỉ đạo ISO 2 Mục tiêu chất lượng Cán bộ được phân công Lãnh đạo phòng Trưởng ban chỉ đạo ISO 3 Văn bản mô tả hệ thống và phạm vi áp dụng Thư ký Ban chỉ đạo ISO Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO Trưởng ban chỉ đạo ISO 4 Quy trình/hướng dẫn Cán bộ được phân công Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO Trưởng ban chỉ đạo ISO
4	Triển khai tạo lập và hoàn thiện tài liệu hệ thống quản lý chất lượng	Cán bộ được phân công Lãnh đạo Thanh tra tỉnh	Theo thời gian được phân công	Thông tin lập văn bản (các thủ tục, quy trình, quy định, hướng dẫn)
4.1 Bố cục các tài liệu (Đối với Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn sẽ bao gồm các mục sau): MỤC ĐÍCH: nêu mục đích ra đời của tài liệu. PHẠM VI ÁP DỤNG: nêu đối tượng tác động hoặc bị tác động của tài liệu. TÀI LIỆU VIỆN DẪN: nêu các tài liệu viện dẫn có liên quan để xây dựng tài liệu này. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT: giải thích các từ, các từ viết tắt NỘI DUNG: mô tả chi tiết cách thức thực hiện hoặc quy định cần phải tuân thủ BIỂU MẪU: liệt kê các biểu mẫu liên quan đến tài liệu HỒ SƠ CẦN LƯU: quy định loại hồ sơ, thời gian và trách nhiệm lưu hồ sơ. 4.2 Mã số tài liệu được quy định: Loại tài liệu Ký hiệu Quy trình QT.XX.nn Quy định QĐ.XX.nn Hướng dẫn HD.XX.nn Biểu mẫu BM.XX.nn.mm Trong đó: nn là số thứ tự tài liệu được ban hành bởi các phòng soạn thảo tài liệu, bắt đầu từ 01, được đánh theo thứ tự liền nhau. mm là ký hiệu của biểu mẫu trong một Quy trình. XX là ký hiệu của các phòng soạn thảo tài liệu theo bảng dưới đây: Bộ phận Ký hiệu Văn phòng VP Phòng nghiệp vụ PNV