Để Thành Công: Đừng Nhầm Lẫn Giữa “Khẩn Cấp” Và “Quan Trọng”

Blog Nhịp Sống Khỏe Để thành công: Đừng nhầm lẫn giữa “Khẩn Cấp” và “Quan Trọng”

Nội dung bài viết

• “Quan trọng” (important) và “khẩn cấp” (urgent): không phải là một

• Nguyên tắc ra quyết định của Tổng thống Eisenhower

  • Cung phần tư 1 - Góc trên bên phải: Khẩn cấp và quan trọng

  • Cung phần tư 2 - Góc trên bên trái: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

  • Cung phần tư 3 - Góc dưới bên phải: Khẩn cấp nhưng không quan trọng

  • Cung phần tư 4 - Góc dưới bên trái: Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Ai cũng có quỹ thời gian 24 giờ/ ngày nhưng có người vừa thảnh thơi mà vẫn thành công, có người lại tất bật từ sáng sớm đến tối muộn mà vẫn còn rất nhiều việc cần phải hoàn thành. Nếu bạn vẫn đang loay hoay sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống thì hãy cùng tìm hiểu nhanh ma trận quản lý công việc của Eisenshower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ để đạt được hiệu suất công việc và cân bằng cuộc sống.

“Quan trọng” (important) và “khẩn cấp” (urgent): không phải là một

Liên tục trễ hạn dự án, muộn giờ làm hoặc chưa biết thu xếp đầu việc hợp lý không chỉ ảnh hưởng tới người khác mà còn cản trở con đường thăng tiến sự nghiệp. Vì vậy, quản lý thời gian luôn là yếu tố hàng đầu đánh giá tính cách, sự chuyên nghiệp của mỗi người. Trong đó, cụm “quan trọng” và “khẩn cấp” thường xuyên được đề cập.

Để tránh nhầm lẫn, chúng ta cần hiểu đúng về hai khái niệm này. Cụ thể, công việc quan trọng là những công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu, giá trị cần đạt được, có thể không cần thực hiện trong ngày một ngày hai. Công việc khẩn cấp là những nhiệm vụ mang tính cấp bách, cần thực hiện ngay lập tức dù có khi bạn chưa sẵn sàng cho việc đó. Nếu việc “quan trọng” cho phép chúng ta có thời gian bình tĩnh, sắp xếp kế hoạch để thực thi thì việc “khẩn cấp” đòi hỏi phản ứng nhanh chứ không chờ đợi nhìn hay phân tích tổng thể.

Không phải ai cũng có thể nhận ra được đâu là nhiệm vụ “quan trọng” hay “khẩn cấp”, khiến cho hiệu suất công việc giảm, gây mất cân bằng trong cuộc sống lẫn sự nghiệp. Vì vậy, quản lý thời gian nói chung và ma trận Eisenhower ngày càng được lan truyền rộng rãi như mô hình nhắc nhớ chúng ta phân biệt giữa những gì quan trọng và những gì là khẩn cấp, hướng tới tạo lập kế hoạch và xây dựng thói quen thành đạt.

Nguyên tắc ra quyết định của Tổng thống Eisenhower

Tổng thống Eisenhower, vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ đã phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Khi được hỏi về cách phân bổ thời gian để hoàn tất công việc với cương vị là Tổng thống của cường quốc hàng đầu thế giới, câu trả lời của ông chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box. Ma trận này là một hình vuông chia thành bốn hộp, gồm các trục tọa chia những việc cần thực hiện thành 4 loại để ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.

Cung phần tư 1 - Góc trên bên phải: Khẩn cấp và quan trọng

Cung 1 bao gồm nhiệm vụ vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Chúng đòi hỏi bạn đặt vào đây các đầu mục nhỏ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dài hạn, các vấn đề cần được giải quyết tức thì, công việc sắp đến deadline và những nhiệm vụ trong cuộc sống. Ví dụ về việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng: - Một số email có thể là một lời mời làm việc, một email cho một cơ hội kinh doanh mới đòi hỏi phải hành động ngay lập tức. - Gửi báo cáo công việc có deadline trong ngày. - Người thân trong cấp cứu. - Bài luận cuối khóa. - Xe sắp hết nhiên liệu. - Bạn nhận được một cuộc gọi nói về hành vi khác lạ của con/cháu...

Ở cung này, bạn nên dành thời gian để sắp xếp cụ thể. Ví dụ, xe sắp hết xăng bạn không thể đợi hết mới nạp lại mà cần phải chủ động tìm kiếm các chặng gần nhất, còn khoảng bao nhiêu phần trăm nữa thì tiếp nhiên liệu là được...

Chúng ta thường sẽ không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng, nhưng chúng ta có thể làm tốt hơn hoặc giảm rủi ro đáng kể của chúng với sự chủ động của mình.

Cung phần tư 2 - Góc trên bên trái: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Cung 2 thường bao gồm những hoạt động không có thời gian cố định nhưng vẫn quan trọng trong mục tiêu dài hạn, cần thực hiện và hoàn thành chúng: xây dựng các mối quan hệ, lập kế hoạch cho tương lai, đầu tư cho bản thân (thư giãn, cải thiện sức khỏe...).

Ví dụ về những việc không khẩn cấp nhưng quan trọng:

• Lập kế hoạch hàng tuần
• Kế hoạch dài hạn
• Tập thể dục
• Thời gian cho gia đình
• Đọc sách
• Viết lách
• Tham gia các khóa nâng cao kỹ năng ngắn hạn - Thiền - Tạo một kế hoạch tiết kiệm chi tiêu

Theo Stenphen Covey (tác giả cuốn sách 7 Thói quen của người thành đạt), chúng ta nên dành phần lớn thời gian vào các hoạt động ở cung này, vì đây là những việc giúp chúng ta hạnh phúc lâu dài và hướng tới sự thành công. Đặt cung 2 lên ưu tiên, bạn có thể ngăn chặn được những vấn đề phát sinh của cung 1, giảm thời gian dành cho cung 3, 4 và sống hiệu quả hơn. Tuy nhiên, ở đây vẫn tồn tại thách thức khiến chúng ta không đầu tư đủ thời gian và năng lượng vào cung phần tư 2: vì chúng ta không biết thực sự những gì quan trọng với chính mình.

Đơn cử, nếu bạn không có ý tưởng nào dành riêng cho cuộc đời của mình, bạn sẽ không biết đang dành phần lớn thời gian làm những công việc hiện tại có giúp ích được cho một mục tiêu cụ thể nào không. Cứ thế bạn cứ cặm cụi làm bất cứ điều gì lôi cuốn ở hiện tại hoặc trong tình huống khẩn cấp nhất. Điều này nếu được nhìn nhận sớm sẽ giúp bạn tìm ra giá trị cốt lõi và theo sát mục tiêu. Bằng không, rất khó để bạn có thể có động lực để thực hiện một ý nghĩ/dự án nào đó mà không có deadline.

Ở cung 2, bạn không bị áp lực, nên thường tự nhủ với mình “để mai tính” hoặc “từ từ cũng được” và dành thời gian cho những việc trước mắt, điều này dẫn bạn vào lối mòn lúc nào cũng bận rộn nhưng lại không có thời gian dành cho chính mình, và không biết một ngày nghỉ ngơi thực sự bao giờ mới đến.

Để khắc phục tình trạng bạn quá tập trung vào những việc khẩn cấp, không có thời gian để tập trung vào cung 2, bạn cần chủ động lập kế hoạch, có ý chí và kỷ luật để không trì hoãn việc thực hiện những kế hoạch đã đề ra.

Cung phần tư 3 - Góc dưới bên phải: Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Cung 3 bao gồm những hoạt động đòi hỏi sự chú ý của chúng ta ngay lập tức nhưng không giúp chúng ta đạt được mục tiêu. Hầu hết các nhiệm vụ ở cung 3 sẽ ngắt quãng và cản trở bạn: cuộc họp, các hoạt động thú vị bên ngoài hoặc các nhiệm vụ nhỏ nhặt phát sinh, thời gian lãng phí. Ví dụ:

• Nhắn tin
• Giặt ủi
• Chở bạn ra bến xe
• Dịch văn bản
• Bạn mời đi xem phim nhưng ngại từ chối

Theo Covey, nhiều người dành phần lớn thời gian cho cung này, nhưng lại nhầm lẫn mình đang thực hiện nhiệm vụ của cung 1. Bởi vì nhiệm vụ ở cung này thường là đem tới lợi ích cho người khác và làm cho chúng ta cảm thấy quan trọng, có cảm giác thỏa mãn. Đôi lúc chúng không hoàn toàn mang tính tiêu cực nhưng cần được cân bằng với cung 2. Nếu không, bạn sẽ có cảm giác đang thực hiện được rất nhiều nhưng thực sự không có điều nào là cần cho mục tiêu dài hạn của bạn. Hãy học cách nói lời từ chối, khẩn cấp nhưng cần có sự suy xét kỹ để không đi quá xa với mục tiêu ban đầu hoặc làm lỡ việc thực sự cần ưu tiên hơn bạn nhé.

Cung phần tư 4 - Góc dưới bên trái: Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Cung phần 4 giúp bạn có thể thư giãn sau những giờ phút căng thẳng. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào đây sẽ khiến bạn sa đà vào những hoạt động mất thời giờ, còn nếu bạn biết tiết chế phù hợp và sắp xếp cố định, bạn sẽ giải trí hiệu quả, giải tỏa mệt mỏi. Ví dụ:

• Xem ti vi.

• Lướt web vô thức.

• Chơi game.

• Sử dụng mạng xã hội: Facebook, Twitter, Instagram.

• Mua sắm.

Những việc không quan trọng, không khẩn cấp khá đơn giản để bạn nhận diện, loại bỏ và sắp xếp lại.

Áp dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn không rơi vào “cạm bẫy” của việc quản lý thời gian để sống và làm việc khoa học hơn. Bạn có thể tải bản ma trận Eisenhower trên điện thoại/thiết bị thông minh hoặc in ra giấy để tiện sắp xếp, theo dõi. Hãy thử sắp xếp công việc của mình vào ma trận khoa học và hay ho này ngay từ hôm nay nhé.

>>> Xem thêm:

• 3 ứng dụng điện thoại hữu ích cho việc quản lý chi tiêu mà bạn không nên bỏ qua

• 5 bước không thể bỏ qua trong việc quản lý vòng quay của đồng tiền

• Cách để bạn nói tạm biệt với tâm lý trì hoãn "từ từ"

Sản phẩm tham khảo

Sản phẩm Bảo hiểm liên kết chung PRU- VỮNG CHẮC

Sản phẩm bảo hiểm liên kết đơn vị PRU-ĐẦU TƯ LINH HOẠT

Sản phẩm bảo hiểm liên kết chung PRU-CHỦ ĐỘNG CUỘC SỐNG

Nhận tư vấn miễn phí về gói bảo hiểm phù hợp Hãy để lại thông tin bên dưới, chuyên viên tài chính Prudential sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất * Là các thông tin bắt buộc Thông tin chưa hoàn thành Vui lòng nhập đủ các thông tin bắt buộc

* Là các thông tin bắt buộc

Nhập thông tin của bạn

Họ và Tên Country Số điện thoại Địa chỉ email

Chọn thành phố

Nơi sinh sống Nơi sinh sống Hà Nội TP Hồ Chí Minh An Giang Bà Rịa - Vũng Tàu Bắc Giang Bắc Kạn Bạc Liêu Bắc Ninh Bến Tre Bình Định Bình Dương Bình Phước Bình Thuận Cà Mau Cao Bằng Cần Thơ Đà Nẵng Đắk Lắk Đắk Nông Điện Biên Đồng Nai Đồng Tháp Gia Lai Hà Giang Hà Nam Hà Tĩnh Hải Dương Hải Phòng Hậu Giang Hòa Bình Hưng Yên Khánh Hòa Kiên Giang Kon Tum Lai Châu Lâm Đồng Lạng Sơn Lào Cai Long An Nam Định Nghệ An Ninh Bình Ninh Thuận Phú Thọ Phú Yên Quảng Bình Quảng Nam Quảng Ngãi Quảng Ninh Quảng Trị Sóc Trăng Sơn La Tây Ninh Thái Bình Thái Nguyên Thanh Hóa Thừa Thiên Huế Tiền Giang Trà Vinh Tuyên Quang Vĩnh Long Vĩnh Phúc Yên Bái

Bằng việc đánh dấu vào ô ngay cạnh bên, Tôi xác nhận đã đọc, hiểu và biết rõ Chính Sách Bảo Mật Thông Tin của Prudential và đồng ý để Prudential liên hệ cho mục đích tư vấn, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo và khuyến mại như quy định chi tiết tại Chính Sách Bảo Mật Thông Tin.

Gửi thông tin

Bài viết mới nhất

Yêu thương

Tài sản quý nhất của cha mẹ chính là chúng ta

Bài viết gợi ý đến bạn các cách thể thiện tình cảm với bố mẹ thông qua mạng xã hội, bữa cơm gia đình, du lịch, mua bảo hiểm nhân thọ... Xem chi tiết ngay!

Yêu thương

7 sự thật phũ phàng về cuộc sống khiến bạn mạnh mẽ hơn

Bài viết giúp bạn đối diện những sự thật phũ phàng của cuộc sống để trở nên mạnh mẽ hơn, từ đó vươn lên một tầm cao mới. Truy cập để xem thêm chi tiết!

Yêu thương

Khi yêu thương đủ lớn mọi giới hạn đều được xóa nhòa

Khi yêu thương đủ lớn với sự chuẩn bị tinh thần, sức khỏe và tài chính vững vàng, ranh giới giới tính, định kiến xã hội không còn là nỗi lo hay rào cản.

Yêu thương

Có hay không “khủng hoảng” tuổi 25?

25 tuổi là độ tuổi mà không ít người trẻ mất phương hướng và bế tắc. Nắm vững 6 nguyên tắc sau sẽ giúp bạn vượt qua khủng hoảng tuổi 25 một cách thành công.

Nuôi dạy con

Dạy con thời 4.0 hãy cùng con trưởng thành

Tìm hiểu các cách dạy còn thời 4.0 để trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy cùng bé khám phá hành trình trưởng thành. Xem chi tiết trong bài viết sau!

Yêu thương

Nhờ đâu mà ông bà ta thương nhau dài lâu

Tham khảo ngay những bí kíp gìn giữ cho tình yêu luôn đủ lớn, để tình cảm luôn bền lâu, hạnh phúc như thời ông bà ta trong bài viết sau. Click xem ngay!

Yêu thương

Khi tình yêu đủ lớn ta cố thêm một chút

Khi tình yêu đủ lớn, cả hai về chung một nhà nhưng vẫn cần cố thêm một chút trong việc san sẻ việc nhà, nói lời yêu, chuẩn bị kế hoạch tài chính lâu dài...

Yêu thương

Hiệu ứng cánh bướm là gì? Cách áp dụng trong cuộc sống

Tìm hiểu về hiệu ứng cánh bướm và cách vận dụng nó để tạo ra những thay đổi tích cực trong cuộc sống. Một hành động nhỏ có thể tạo ra sự thay đổi lớn.

Làm việc hiệu quả

Thời gian biểu lý tưởng cho một ngày làm việc tại nhà hiệu quả

Bạn cảm thấy nhàm chán vì phải làm việc từ xa hay thực hiện giãn cách xã hội, đồng nghĩa với gắn bó...

Yêu thương

Bạn đã chuyển động thế nào trong cuộc sống “bình thường mới”?

Gợi ý đến bạn các giải pháp để chuyển động tích cực trong cuộc sống bình thường mới như học và chơi cùng con, chăm sóc thú cưng,... Xem chi tiết tại đây!

Tập luyện

9 bài tập thể dục dành riêng cho não

Tìm hiểu các bài tập thể dục cho não giúp bạn nâng cao trí nhớ, khả năng tư duy phân tích, tư duy trực giác,... Xem chi tiết cách thực hiện trong bài sau!

Chăm sóc sức khỏe

Ai bảo ứng dụng điện thoại toàn có hại cho sức khỏe?

Bên cạnh ứng dụng điện thoại giải trí, mạng xã hội,... vẫn còn nhiều ứng dụng hỗ trợ nâng cao sức khỏe, tinh thần. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài sau.

Yêu thương

Xu hướng mới của giới trẻ: Digital Detox

Cách digital detox cho cuộc sống chất lượng, hiệu quả như tắt chế độ tự động cập nhật tương tác, sử dụng giấy viết để ghi chép, đeo đồng hồ,... Xem ngay!

Yêu thương

"Mindfulness" trong từng phút giây của cuộc sống (Phần 2)

Tiếp theo Phần 1, hãy tiếp tục cùng Prudential khám phá những bí quyết giúp bạn sống "Mindfulness" nhé...

Yêu thương

"Mindfulness" trong từng phút giây của cuộc sống (Phần 1)

Mindfulness (tỉnh thức) là khi một người tập trung toàn bộ cảm xúc, cảm giác và suy nghĩ của mình vào một sự vật...

Yêu thương

Về với thiên nhiên, chữa lành tinh thần

Về với thiên nhiên là liệu pháp giúp bạn chữa lành tâm hồn, từ đó lấy lại tinh thần lạc quan và dễ dàng kiềm chế cảm xúc trong các mối quan hệ. Xem ngay!

Yêu thương

Cách đọc vị suy nghĩ người khác qua 4 hành động nhỏ

Đọc vị người khác là một kỹ năng quan trọng giúp bạn thành công trong việc giao tiếp với các đối tác. Hãy cùng tìm hiểu những cách đọc vị hiệu quả.

Đăng ký tư vấn ngay