Hàm So Sánh Trong Excel - Cách Sử Dụng ... - Thủ Thuật Phần Mềm

Với khối lượng dữ liệu lớn, bạn muốn kiểm tra dữ liệu bị trùng lặp bằng cách kiểm tra thông thường thì quả thực rất vất vả. Trong bài viết này giới thiệu tới các bạn các Hàm so sánh trong Excel, có kèm ví dụ thực tế giúp bạn dễ hình dung.

1. Sử dụng hàm Exact để so sánh dữ liệu

Mô tả

Hàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu hai chuỗi trùng nhau, trả về giá trị False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau. Chú ý Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh.

Cú pháp

EXACT(Text1, Text2)

Trong đó: Text1, Text2 là hai chuỗi văn bản cần so sánh, là hai tham số bắt buộc.

Chú ý

- Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh nhưng nó không phân biệt định dạng.

Ví dụ

So sánh dữ liệu tương ứng theo hàng giữa cột 1 và cột 2. Tại ô cần so sánh nhập công thức: EXACT(D4,E4)

Nhấn Enter kết quả trả về giá trị False tức hai giá trị không trùng nhau do khác nhau chữ cái đầu tiên in thường và in hoa:

Tương tự sao chép công thức cho các giá trị còn lại được kết quả:

Tuy nhiên với hàm này bạn không thể so sánh 1 giá trị trong cột 1 so sánh với tất cả các dữ liệu trong cột 2 để tìm sự trùng lặp. Với hàm này bạn chỉ có thể so sánh tương ứng giữa các hàng với nhau.

2. Sử dụng hàm trung gian Countif để so sánh dữ liệu

Để khắc phục hiện trạng ở ví dụ 1 bạn có thể sử dụng hàm Countif làm trung gian để so sánh các giá trị trong cột 1 so với các giá trị trong cột 2 có trùng hay không.

Mô tả hàm Countif

- Hàm Countif thực hiện đếm số ô thỏa mãn điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu được lựa chọn.

Cú pháp

COUNTIF(Range, Criteria)

Trong đó:

- Range: Vùng dữ liệu chứa dữ liệu cần đếm, là tham số bắt buộc.

- Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu, là tham số bắt buộc

Ví dụ

So sánh dữ liệu giữa 2 cột, đánh dấu các giá trị không có trong cột 1 mà có trong cột 2 và ngược lại.

Bước 1: Đặt tên cho cho các cột dữ liệu:

Lựa chọn toàn bộ dữ liệu cột 1 vào thanh địa chỉ nhập tên danhsach1 -> nhấn Enter.

Bước 2: Tương tự đặt tên cho cột 2, khi đó tên 2 cột dữ liệu được hiển thị:

Bước 3: Lựa chọn toàn bộ danh sách 1 -> vào thẻ Home -> Conditional Formatting -> New Rule…

Bước 4: Hộp thoại xuất hiện lựa chọn Use a formula to determine which cells to format:

Bước 5: Nhập công thức =COUNTIF(danhsach2,C3)=0 sau đó kích chọn Format:

Bước 6: Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill -> lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong danh sách 2 -> kích chọn OK:

Bước 7: Tiếp theokích chọn OK đóng hộp thoại kết quả loại quả ở danh sách 1 không có trong danh sách 2 được tô màu để phân biệt:

Bước 8: Tương tự với danh sách 2 bạn thực hiện tương tự, nhưng chỉ khác nhập công thức: = COUNTIF(danhsach2,F3)=0 tức sẽ tô màu ô có giá trị bằng 0 (không trùng nhau)

Kết quả bạn đã so sánh 2 cột dữ liệu và có thể thêm ghi chú cho người đọc dễ hình dung:

Trên đây là hướng dẫn cách sử dụng hàm EXACT, ứng dụng hàm COUNTIF  để so sánh dữ liệu trong Excel. Chúc các bạn thành công!