HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ C2 - 123doc

• Cung cấp những thông tin và giao diện hỏi đáp, hỗ trợ quá trình ra quyết địnhNhiều loại HTTT mới ra đời trong đó có các HTTT hỗ trợ lãnh đạo, hệ chuyên gia, HTTT quản lý chiến lược...

Nội dung

2/6/2012

2

Giới thiệu HTTT dựa trên máy tính

Các mô hình biểu diễn HTTT

Phân loại HTTT dựa trên máy tính

Vai trò HTTTQL trong tổ chức

Hiệu quả kinh tế của HTTTQL

Đầu vào Xử lý Đầu ra

Phản hồi

HTTT (tiếp)

2/6/2012

5

• Thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống

• Nhập dữ liệu: thủ công, bán thủ công, tự động hóa

• Tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo đầu ra như mong muốn

• Các tài liệu và báo cáo

• Đầu ra của HT này có thể là đầu vào của HT khác

• Các thiết bị đầu ra: máy in, màn hình,…

HTTT dựa trên máy tính

2/6/2012

6

 HTTT dựa trên máy tính (Computer Based

Information System – CBIS) là hệ thống:

 Tích hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn thông, con người và các thủ tục

 Nhiệm vụ: thu thập, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin

HTTT dựa trên máy tính (tiếp)

2/6/2012

7

Phần cứng (Computer Hardware)

Phần mềm (Computer Software)

Cơ sở dữ liệu (Database)

Viễn thông và mạng máy tính (Telecommunication and Computer Network) Con người (People)

Các thủ tục (Procedure)

Các thiết bị máy tính

Phần mềm

Hệ thống Phần mềm Ứng dụng

tập hợp có

tổ chức dữ liệu và thông tin

Mạng máy tính

Mạng viễn thông

sử dụng HTTT

• Cung cấp những thông tin và giao diện hỏi đáp, hỗ trợ quá trình ra quyết định

Nhiều loại HTTT mới ra đời trong đó có các HTTT hỗ trợ lãnh đạo, hệ chuyên gia, HTTT quản lý chiến lược

Các tiêu chuẩn đánh giá HTTT

Ba mô hình biểu diễn HTTT

2/6/2012

11

• Mô tả HT làm gì, dữ liệu cần thu thập, xử lý cần thực hiện, kho chứa kết quả, thông tin do HT sản sinh

• Ko quan tâm đến phương tiện được

sử dụng cũng như địa điểm và thời điểm xử lý dữ liệu

• Chú ý đến khía cạnh nhìn thấy được của HT: vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu vào, đầu

ra, phương tiện thao tác với HT, …

• Chú ý đến thời điểm xảy ra các hoạt động xử lý dữ liệu

• Liên quan đến khía cạnh vật lý của HT: loại thiết bị, dung lượng kho dữ liệu, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện.

Ví dụ về các mô hình vật lý ngoài

HTTT theo ba mô hình

2/6/2012

 Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động

 Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động

 Phân loại HTTT theo mục đích và đối

Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt

động

2/6/2012

14

 Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động nội bộ tổ chức (Intraorganizational Systems): hỗ trợ thu thập và xử

lý thông tin phục vụ quản trị nội bộ tổ chức doanh nghiệp.

 Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động giữa các tổ chức

(Interorganizational Systems): giúp các tổ chức tiếp cận và trao đổi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, các bạn hàng và các đối thủ thông qua hệ thống mạng máy tính và truyền thông.

Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động (tiếp)

2/6/2012

15

Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động

2/6/2012

16

 Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems): tập trung vào việc xử lý

các dữ liệu phát sinh trong các hoạt động nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhau (tuy nhiên chưa phải những thông tin chuyên biệt sử dụng ngay cho các nhà quản lý).

 Nhóm các HTTT hỗ trợ quản lý (Managament Support Systems): cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà quản lý ra

quyết định hiệu quả.

Phân loại TT theo lĩnh vực hoạt động

(tiếp)

2/6/2012

17

HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp HTTT hỗ trợ quản lý

Tên HT Chức năng Tên HT Chức năng

HTTT xử lý giao

dịch (TPS)

Xử lý các giao dịch nghiệp vụ

HTTT quản lý (Management Information Systems- MIS)

Cung cấp các báo cáo chuẩn mực, định kỳ cho các nhà quản lýHTTT kiểm soát

các quá trình

(Process Conttrol

Systems – PCS)

Kiểm soát các quá trình công nghiệp

HTTT trợ giúp ra quyết định (DSS)

Hỗ trợ quá trình

ra quyết địnhthông qua giao diện đối thoại

HTTT trợ giúp lãnh đạo (ESS)

Cung cấp những thông tin đúngdạng cho cán bộ lãnh đạo

Phân loại HTTT theo mục đích và đối

tượng phục vụ

2/6/2012

18

 Hệ chuyên gia (ES)

 HT quản lý tri thức (Knowledge Management

Phân loại HTTT theo mục đích và đối

tượng phục vụ (tiếp)

2/6/2012

19

Tên HTTT Chức năng

Hệ chuyên gia Cung cấp các dịch vụ tư vấn chuyên môn và

hoạt động như một nhà tư vấn

HT quản lý tri thức Hỗ trợ quá trình tạo mới, tổ chức và phân

phối tri thức nghiệp vụ tới các thành viên và

bộ phận trongtổ chứcHTTT chiến lược Cung cấp cho tổ chức các sản phẩm và dịch

vụ chiến lược giúp tổ chức đạt được được các lợi thế cạnh tranh

HTTT nghiệp vụ Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp và quản lý

trong các lĩnh vực chức năng điển hình của tổ chức

HTTT tích hợp Tích hợp nhiều vai trò khác nhau trong HT và

có khả năng cung cấp TT, hỗ trợ ra quyết định

ở nhiều mức quản lý khác nhau trong nhiều lĩnh vực khác nhau

Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức

năng

2/6/2012

20

 HTTT bán hàng và Marketing:

 quản lý phát triển sản phẩm mới

 Phân phối, định giá sản phẩm và hiệu quả khuyến mại hàng hóa

 dự báo bán hàng hóa và sản phẩm

 HTTT tài chính, kế toán:

 Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực tài chính của tổ chức

 HTTT kinh doanh và tác nghiệp

 Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực kinh doanh và tác nghiệp của tổ chức

 HTTT quản trị nguồn nhân lực

 Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn nhân lực của tổ chức

 Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp của

tổ chức

 Hỗ trợ hoạt động quản lý của tổ chức

 Hỗ trợ tạo ra các lợi thế cạnh tranh

Vai trò gia tăng giá trị của HTTT

 Hỗ trợ cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định

 HTTT gia tăng cho các quá trình nghiệp vụ

 Chi phí nhân công giảm

 Hiệu quả tăng do thực hiện nhanh và thuận tiện hơn

 Các quá trình hoạt động nghiệp vụ và các HTTT có quan hệ chặt chẽ với nhau

 HTTT gia tăng giá trị cho các sản phẩm

 Nâng cao hoặc bổ sung đặc tính mới cho sản phẩm

 Cải tiến hình thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng (vd ATM)

 HTTT giá tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm

 Đổi mới và nâng cao chất lượng các quá trình nghiệp vụ và sản phẩm (vd: JIT)

 Cải tiến chất lượng thông qua việc thu thập thông tin phản hồi, thiết kế và thực hiện cải tiến sản phẩm

Các HTTT gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ

2/6/2012

TS Trần Thị Thu Hà, Khoa THKT ĐH KTQD

23

Kiếm soát mức tác nghiệp

Công ty có còn

đủ hàng trong kho không?

Hàng tồn kho của công ty có nhiều quá hay ít quá hay không?

Thanh toán của khách hàng có kịp thời hay không?

Có cần đưa thêm/hay gỡ bỏ một dây truyền sản xuất

mới/hiện có hay không?

HTTT gia tăng

giá trị

HT xử lý giao dịch TPS

HTTT quản lý MIS là chủ yếu

Có thể thêm HTTT trợ giúp ra quyết định DSS

HTTT trợ giúp ra quyết định DSS

Vai trò chiến lược của HTTT trong môi trường cạnh tranh

2/6/2012

24

 Các HTTT chiến lược thường đem đến sự thay đổi đối với

tổ chức, đối với các sản phẩm, dịch vụ và các thủ tục nghiệp vụ

 Các câu hỏi khi quyết định chọn loại hình HTTT chiến lược nào?

 Hiện nay các HTTT được sử dụng ntn trong ngành? Tổ chức nào đang dẫn đầu ứng dụng CNTT? Xu thế phát triển của ngành? Có cần thay đổi cách thức hoạt động KD?

 Nếu đưa TT mới vào sử dụng sẽ có các cơ hội chiến lược nào? Các HTTT mới sẽ đem lại giá trị gia tăng lớn nhất ở giai đoạn nào?

 Kế hoạch chiến lược KD hiện nay? Có khớp với chiến lược các dịch vụ thông tin hiện thời?

 Có đủ điều kiện về công nghệ và vốn để phát triển một HTTT chiến lược?

Lợi ích kinh tế của HTTT

2/6/2012

26

 Giá thành thông tin = ∑ các khoản chi để tạo ra thông tin

 Giá trị của một HTTT là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi

ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ HTTT.

 Nếu gọi A1, A2, An là thiệt hại của các rủi ro

P1, P2, Pn là xác xuất xảy ra các rủi ro R1, R2, , Rn là tỷ lệ giảm bớt các rủi ro tránh được nhờ HTTT Thì lợi ích do tránh được rủi ro là:

 Nếu gọi C1, C2, Cn là lợi ích tận dụng được cơ hội thứ i (i = 1,2, n)

P1, P2, Pn là xác xuất xảy ra các cơ hội R1, R2, , Rn là tỷ lệ tận dụng các cơ hội của HTTT Thì lợi ích tận dụng cơ hội của HTTT là:

 Vậy, lợi ích hàng năm của HTTT là: CR - PR



 A i P i R i PR



 C i P i R i CR

Lợi ích kinh tế của HTTT (tiếp)

2/6/2012

27

 Phương pháp chuyên gia: dựa vào ý kiến đánh giá của các chuyên gia để ước lượng lợi ích gián tiếp như sau:

 Nếu Pt(i) là là lợi ích trực tiếp của HTTT năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) là:

• Chi phí vận hành hệ thống

 CPttk: chi phí phân tích và thiết kế

 Cxd: chi phí xây dựng (thực hiện)

 Cmm: chi phí máy móc tin học

 Ctl: chi phí thù lao nhân lực

 Cđv: chi phí đầu vào, văn phòng phẩm,

 Cđtt: chi phí tiền điện, truyền thông

 Cbtsc: chi phí bảo trì, sửa chữa

 Cbđk: chi phí biến động khác

 Vậy chi phí biến động năm thứ i sẽ là:

CPBĐ(i)=Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i)

Đánh giá hiệu quả kinh tế của

TCP =CPCĐ(1+Lãi suất)n +

+  CPBĐ(i)(1+Lãi suất)n-i

 Tổng thu nhập sẽ là:

TTN =  TN(i)(1+Lãi suất) n-i

 Để xây dựng HTTT có hiệu quả thì TTN >

TCP.

Các phương pháp đánh giá hiệu quả của HTTT

Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí

2/6/2012

33

 Phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ so với việc dùng hệ thống mới Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng chi phí cho hệ thống cũ.

 Ở các nước phát triển một HTTT thường tồn tại từ 3-5 năm, ở Việt Nam, nó tồn tại khoảng 4-6 năm.

Phương pháp phân tích tiền dư

2/6/2012

34

 Phương pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích luỹ

và lợi ích tích luỹ Hiệu của chúng là tiền dư trong kì Tổ chức cố định tỉ suất sinh lợi nhuận Nếu tổng tiền dư ước lượng là dương thì việc đầu tư này là thoả đáng

Kỳ Tiền dư HS ước lượng Tiền dư ước lượng

Phương pháp kinh nghiệm

2/6/2012

35

 Phương pháp này dựa trên ý kiến các chuyên gia hoặc những người có khả năng đánh giá hệ thống thông tin Đối với người sử dụng thì anh ta chấp nhận trả bao nhiêu.

 James J Ganagher đã thử nghiệm và kết luận là hầu như toàn bộ các nhà quản lý chấp nhận cách thức này vì họ cho rằng chỉ có họ mới ước lượng được hợp lý giá trị bằng tiền của HTTTQL.

 Cần chú ý những điểm sau đây:

 Người tham gia có xu hướng ước lượng cao lên.

 Giá trị ước lượng cho HTTT tăng theo cấp độ trách

nhiệm của nhà quản lý.

 Khái niệm, cách phân loại, mô hình