Hướng Dẫn Xây Dựng Sơ Đồ Quy Trình Bán Hàng 7 Bước Thực Hiện

Quy trình bán hàng là một trong hoạt động quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Nó không chỉ dừng lại ở hoạt động mua – bán sản phẩm, dịch vụ giữa người mua và người bán. Việc này là một quá trình được bắt đầu từ trước khi khách hàng và nhân viên tiếp xúc với nhau. Dưới đây là các bước xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo.

Thế nào là sơ đồ quy trình bán hàng?

Quy trình bán hàng là một nhóm bước lặp lại được dùng bởi đội ngũ sale giúp chuyển khách hàng từ khi còn là khách hàng tiềm năng đến khách hàng. Một sơ đồ quy trình bán hàng chuyên nghiệp và tốt sẽ giúp nhân viên kinh doanh chốt đơn nhanh chóng nhờ việc thực hiện theo các bước đã đề ra.

Một sơ đồ quy trình bán hàng sẽ làm rõ những hoạt động sau đây:

• Hoạt động phát triển, chăm sóc các mối quan hệ giữa khách hàng và người bán.
• Giúp đội ngũ kinh doanh có thể triển khai các chiến lược tiếp thị hiệu quả.
• Tiết kiệm nhiều chi phí tìm kiếm khách hàng mới, tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng cũ.
• Thúc đẩy doanh số bán hàng, gia tăng lợi nhuận kinh doanh.

Khi xây dựng một sơ đồ quy trình bán hàng cụ thể thì bạn sẽ xác định được những điểm còn thiếu sót để cải thiện. Từ đó, bạn sẽ mang đến một sản phẩm, dịch vụ tốt nhất đến tay khách hàng.

Sơ đồ quy trình bán hàng 7 bước chuyên nghiệp

Để tạo ra được một quy trình bán hàng thì cần phụ thuộc vào tính chất kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên về cơ bản, các bước xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng thường có 7 bước, bắt đầu từ tìm kiếm khách hàng đến chăm sóc khách hàng sau bán.

1. Chuẩn bị

Bước đầu tiên cần làm khi xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng là chuẩn bị. Với bất kỳ ngành nào cũng vậy, chuẩn bị là nguyên tắc bất di bất dịch nếu muốn có một kế hoạch thành công. Dù bạn có là chuyên gia trong lĩnh vực nào thì cũng không được bỏ qua bước quan trọng này.

Những điều bạn cần chuẩn bị để xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng gồm:

• Thông tin sản phẩm, dịch vụ: Để bán được hàng, bạn cần hiểu về sản phẩm, dịch vụ của mình, hãy nắm bắt các ưu nhược điểm để có thể tư vấn cho khách hàng.
• Thông tin khách hàng: Việc tiếp theo là cần tìm hiểu về đối tượng khách hàng của doanh nghiệp. Xác định được chân dung khách hàng bạn sẽ hiểu hơn về sở thích, nhu cầu mua hàng và yếu tố dẫn đến quyết định mua hàng. Đây chính là yếu tố giúp quyết định chốt sale tốt hơn.
• Lên kế hoạch bán hàng: Bạn phải lên được kế hoạch chi tiết và cụ thể để xác định được khách hàng ở đâu, tiếp cận ra sao. Có được kế hoạch bán hàng rồi bạn hãy tìm kiếm danh sách khách hàng tiềm năng qua bạn bè, internet hoặc đối thủ.
• Chuẩn bị vật dụng: Những vật dụng như bảng báo giá, giấy giới thiệu, name card cũng rất quan trọng, thể hiện rõ thông tin và giúp người mua tin tưởng.
• Tác phong chuyên nghiệp: Khách hàng có thể đến vào lúc bạn không ngờ đến nên hãy chuẩn bị tâm thế sẵn sàng phục vụ, giữ vững tâm lý để bán hàng thuận lợi.

2. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Sau khi đã chuẩn bị xong thông tin, bạn cần đi tìm kiếm những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Bước này sẽ xem xét nhu cầu của họ với sản phẩm, dịch vụ, đồng thời bạn cũng cần tìm hiểu về khả năng chi trả của khách hàng với dịch vụ, sản phẩm của công ty.

Xem thêm: 12 Bước Quản Lý Công Trình Xây Dựng Đảm Bảo An Toàn, Hiệu Quả

Chìa khóa để tìm được khách hàng tiềm năng là biết rõ cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai bởi không phải ai cũng mua hàng của bạn. Có 4 giai đoạn để biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng:

• Khách truy cập: Những người biết về sản phẩm và dịch vụ của công ty.
• Khách hàng tiềm năng (Lead): Người hứng thú với sản phẩm, dịch vụ.
• Khách hàng tiềm năng chất lượng: Những người đã có tương tác, dùng thử sản phẩm.
• Khách hàng: Người đã mua hàng.

Qua mỗi giai đoạn, số lượng sẽ ít đi, bạn đừng nghĩ rằng có 100 khách hàng tiềm năng thì sẽ có 100 đơn hàng. Vì vậy hãy luôn tìm kiếm những khách hàng mới để giúp quy trình bán hàng được vận hành liên tục.

Doanh nghiệp có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua truyền thông, báo chi, website, mạng xã hội,… Hãy tìm kiếm mọi lúc, mọi nơi, thể hiện sự chân thành, quan tâm đến khách hàng. Công việc khai thác phải luôn được thực hiện trong mọi tình huống, bất kỳ khi nào.

3. Tiếp cận khách hàng

Sau khi đã tìm được khách hàng tiềm năng, sơ đồ xây dựng quy trình bán hàng sẽ đến với bước tiếp cận những khách hàng đó.

Giai đoạn này cực kỳ quan trọng bởi người mua sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp, có tâm của người bán, doanh nghiệp. Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng nhiều đến việc đưa ra quyết định mua hàng. Thời điểm này không nên bán hàng mà hãy tạo mối quan hệ tốt đẹp với họ, thu thập thêm thông tin cần thiết để xác định nhu cầu, mong muốn của họ. Khi bạn càng hiểu khách hàng tiềm năng thì tỷ lệ chốt sale sẽ càng cao.

Mỗi một nhân viên kinh doanh sẽ có các cách tiếp cận khác nhau qua mail, gọi điện hay gặp trực tiếp. Bạn nên tạo dựng được phong cách riêng cho bản thân, không nên cố trở thành bản sao của một ai đó. Khi bạn càng tự nhiên, tự tin thì càng chiếm được cảm tình từ khách hàng, đừng nên gò bó quá mức.

Sau khi đã tiếp cận khách hàng tiềm năng thành công, bạn sẽ hiểu được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá họ. Từ đây bạn có thể đưa ra tư vấn bán hàng sao cho phù hợp nhất. Nếu như khách hàng chưa từng sử dụng sản phẩm thì hãy đưa ra  những chương trình khuyến mãi, dùng thử để thu hút chú ý của đối phương.

4. Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Nhân viên kinh doanh sẽ trình bày những tính năng nổi trội của dịch vụ, sản phẩm đến khách hàng mục tiêu, đưa ra những cam kết, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Khi trình bày về sản phẩm bạn hãy tập trung vào lợi ích mà khách hàng nhận được thay vì những tính năng sản phẩm mang lại. Khi bạn nói về khía cạnh nó mang đến lợi ích gì cho khách hàng thì việc trình bày sẽ giống cuộc đối thoại có trọng tâm, có liên quan đến khách hàng. Đây sẽ không phải là bài nói của riêng bạn và khách hàng không có hứng thú.

Đừng bỏ lỡ: Các Chỉ Tiêu KPI Cho Nhân Viên Kinh Doanh Quan Trọng Nhất

Trong cuộc trao đổi về sản phẩm, nếu khách hàng cùng tham gia, cùng nêu ý kiến và có những thắc mắc thì bạn có thể đã thành công 70%. Hãy chú ý là đừng thần thánh hóa sản phẩm của bạn bởi nếu khách hàng cảm thấy bị lừa dối, bạn sẽ không có cơ hội thuyết phục họ, mất luôn nhóm khách hàng tiềm năng này.

Với vai trò là một nhân viên bán hàng, hãy thu thập thông tin khách hàng nhiều nhất có thể. Vậy nên hãy đưa ra những câu hỏi mở – những câu hỏi mà người trả lời sẽ đưa ra nhiều thông tin nhất (câu hỏi đóng là câu hỏi với trả lời là Có hoặc Không).

5. Giải đáp thắc mắc và báo giá đến khách hàng

Bước tiếp theo khi xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng là giải đáp thắc mắc, thuyết phục mua hàng. Theo tâm lý thông thường, khách hàng sẽ phản đối giá bán sản phẩm. Lúc này, hãy thuyết phục họ bằng những lợi ích sản phẩm đem lại cao hơn so với chi phí bỏ ra, chú ý nhấn mạnh vào nhu cầu, sự cấp thiết của khách hàng.

Hãy luôn tin rằng khách hàng tiềm năng sẽ mua, đừng nghi ngờ ý định của họ. Thái độ tự tin của bạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tự tin cũng như thái độ mua hàng của khách hàng. Vì vậy bạn hãy giúp khách hàng hiểu rằng sẽ không có vấn đề gì với bạn dù khách hàng có mua sản phẩm hay không.

6. Chốt đơn hàng

Khi đã làm tốt 5 bước trên đây thì bước tiếp theo là chốt đơn hàng. Lúc này, khách hàng đã đưa ra tín hiệu tốt sau khi được giải đáp thắc mắc và nghe bạn thuyết phục. Lúc này, nhân viên bán hàng cần khéo léo chốt sale.

Thực tế, với saler mới vào nghề thì đây là bước áp lực. Bởi đây là bước giúp khách hàng đưa ra quyết định. Vậy nên bạn cần có cái nhìn chính xác về cử chỉ, lời nói, những nhận xét của khách hàng,… Có như vậy khách mới có thể tin tưởng và chốt sale dễ dàng.

7. Chăm sóc khách hàng

Những nhân viên bán hàng thường mắc một sai lầm đó là: Sơ đồ quy trình bán hàng kết thúc khi khách hàng mua hàng thành công. Tuy nhiên, sự hài lòng của khách hàng, ấn tượng của khách hàng sẽ thể hiện nhiều sau khi mua hàng.

Đọc ngay: Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng Là Gì Và Những Nhiệm Vụ Cơ Bản

Bạn đã mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm khách hàng mới vậy nên hãy giữ chân họ, biến họ thành khách trung thành. Nếu thiết lập được mối quan hệ tốt với người mua, họ có thể trở thành một kênh PR có hiệu quả cực kỳ tốt, giúp tăng doanh thu, đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Một số cách bạn có thể áp dụng gồm:

• Gửi lời cảm ơn khách hàng.
• Thu thập ý kiến, đánh giá của khách hàng đã mua hàng về sản phẩm, dịch vụ.
• Duy trì tương tác với khách, xem họ cần hướng dẫn gì không.
• Xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng để có thể hỗ trợ khách hàng bất kỳ khi nào.

Nếu khách hàng hài lòng sau mua hàng thì họ sẽ dễ dàng quay lại mua lần sau và tăng tỷ lệ thành công cho quy trình bán hàng, ảnh hưởng tích cực đến doanh số bán hàng trong tương lai.

Các yếu tố quan trọng khi xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng

Để có một sơ đồ quy trình bán hàng chuẩn nhất, tốt nhất, bạn cần chú ý đến 4 yếu tố sau đây:

1. Vấn đề của khách hàng

Chỉ những ai đang có vấn đề, nhu cầu sử dụng sản phẩm mà bạn đang cung cấp mới thật sự là đối tượng mục tiêu bạn cần quan tâm. Hãy xác định và trả lời những câu hỏi tại sao của họ. Hãy khám phá những mong muốn, nhu cầu và khó khăn của từng nhóm khách hàng và đưa ra hướng giải quyết cho họ. 

Bạn cần để khách hàng làm trung tâm, trao cho họ nhiều quyền lợi hơn. Việc đưa ra được một quy trình bán hàng sẽ giúp nhân viên tìm ra những câu trả lời cho các câu hỏi quan trọng.

2. Điều chỉnh quy trình sale

Điều quan trọng khi bán hàng là hãy trang bị cho nhân viên công nghệ, phần mềm bán hàng. Phần mềm sẽ giúp họ thực hiện từng bước của quy trình bán hàng hiệu quả hơn. Khi xây dựng được một quy trình rõ ràng, bạn có thể quản lý được hoạt động bán hàng, kiểm soát đơn hàng, thong tin bán hàng và nắm bắt được tình hình kinh doanh.

Ngoài ra, bạn cũng nên tạo hệ thống và nguồn lực để hỗ trợ nhóm bán hàng bằng cách:

• Đảm bảo tất cả các bước trong quy trình được thực hiện theo thứ tự.
• Nội dung tập trung vào người mua, khách hàng của doanh nghiệp.
• Nhắc nhở nhân viên thực hiện bán hàng theo từng bước đề ra.
• Đào tạo nhân viên bán hàng.

3. Áp dụng kỹ năng, nguồn lực

Xây dựng các kỹ năng, nguồn lực vào quy trình bán hàng sẽ giúp nhân viên có thể chốt đơn dễ dàng hơn. Bạn có thể dùng những tài liệu quảng cáo, nghiên cứu nhiều hơn để hiểu về khách hàng.

Có thể bạn quan tâm: Quy Trình Phối Hợp Giữa Các Phòng Ban: Vai Trò Và Các Bước Xây Dựng

Bạn cũng có thể cung cấp cho nhân viên những chương trình đào tạo cụ thể các sự kiện quan trọng để họ tham gia, dùng thử, có những ấn tượng về sản phẩm, dịch vụ. Điều này đòi hỏi bạn phải có kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục tốt.

4. Kiên trì và cải thiện

Sơ đồ quy trình bán hàng sẽ được hoàn thiện theo thời gian sau khi nhận phản hồi từ nhân viên hoặc thông qua những trải nghiệm từ khách hàng. Khi có những phản hồi đó, bạn cần thực hiện những việc để cải thiện chất lượng, giảm những tiêu cực, thúc đẩy bán hàng.

Đây là điều giúp quy trình bán hàng phù hợp hơn, thu hút nhiều khách hàng hơn. Khi liên tục cải thiện quy trình, bạn sẽ giảm thời gian tiếp cận khách mới, tăng tỷ lệ bán hàng, giảm sai lầm và đạt được những mục tiêu nhanh hơn.

3 cách cải thiện sơ đồ quy trình bán hàng

Để giúp quy trình bán hàng hoàn thiện hơn, bạn có thể tham khảo những cách sau đây:

1. Phân tích sơ đồ hiện tại

Hãy cùng nhau ngồi lại và phân tích xem những gì đã đạt được và chưa đạt được trong sơ đồ quy trình bán hàng hiện tại. Sau đó hãy điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu, thị trường để làm hài lòng khách hàng.

• Quan sát các nhân viên kinh doanh từ khi họ tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến khi chăm sóc khách hàng.
• Nhìn lại những giao dịch gần nhất xem nó được diễn ra như thế nào.
• Đánh giá thời gian thực hiện, thời gian giữa các bước.

2. Tìm hiểu hành trình người mua

Đây là bước giúp bạn biết được quá trình bán hàng từ quan điểm của khách hàng. Từ đó bạn biết tương tác của họ với nhân viên, những khó khăn họ gặp phải với sản phẩm, dịch vụ của họ.

Khi bạn hiểu sâu hơn về khách hàng thì sẽ tinh chỉnh lại được quy trình bán hàng, đảm bảo xây dựng được quan hệ tốt đẹp giữa 2 bên, chốt thêm nhiều đơn hàng để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Xem ngay: Mô Hình Kinh Doanh Canvas – Chìa Khóa Thành Công Cho Doanh Nghiệp

3. Đo lường kết quả

Sơ đồ quy trình bán hàng sẽ phát triển khi doanh nghiệp tìm ra những cách tối ưu, cách làm việc hiệu quả để thu hút nhiều khách hàng. Bởi vậy hãy luôn đo lường kết quả, đánh giá sự thành công sau mỗi một giao dịch hoặc đánh giá theo quý, theo tháng để biết được kế hoạch có như mong đợi hay không.

Trên đây là 7 bước xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh từng ngành nghề mà bạn có thể điều chỉnh hoặc thay đổi để phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên đánh giá sau mỗi kỳ để biết được hiệu quả của sơ đồ với hoạt động kinh doanh.