Khi Nào Doanh Nghiệp Nên áp Dụng Kaizen?

Khi nào doanh nghiệp bạn nên áp dụng Kaizen? Tất nhiên là bất cứ khi nào, được thực hiện bởi mọi người, mọi nơi. Nhưng Kaizen đặc biệt hữu ích sau khi một đổi mới nào đó không thành công, lúc này cần thoát ra khỏi chế độ “thất bại”, quay trở lại những điều cơ bản. 

Kaizen là gì?

Chắc chắn bạn không còn xa lạ với những câu như ” thay đổi bản thân” “cải tiến công nghệ”, vậy những từ như thế có liên quan gì đến Kaizen. Kaizen được nhắc đến trong những thuật ngữ kinh tế của người Nhật Bản, chính là từ ghép nối của hai từ là “kai” – liên tục và “zen” – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Kaizen là gì?

Kaizen không chỉ là cải tiến liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa trong cuộc sống con người. Tức là trong cuộc sống thì con người cũng cần cản tiến và thay đổi để tốt lên.

Phương pháp Kaizen là gì?

Công cụ Kaizen xuất hiện như một động lực mạnh giúp các nhà quản lý thay đổi để tốt hơn. Phương pháp Kaizen được chia thành 6 bước như sau:

Bước 1: Quy trình chuyên nghiệp: Bắt đầu với quá trình thực hiện hoạt động cụ thể có thể lặp đi lặp lại và tổ chức.

Bước 2: Đo lường: Kiểm tra lại quá trình xem có hiệu quả hay không bằng những cách sử dụng các dữ liệu để xác định về số lượng, thời gian hoàn thành, số giờ cần làm,…

Bước 3: So sánh: Sau khi đo lường xong thì dùng kết quả đó so sánh với những yêu cầu ban đầu đặt ra. Và xem xem quá trình làm việc như thế nào có tiết kiệm thời gian hơn hay không, và xem nó có kết quả tương xứng với kỳ vòng mà doanh nghiệp đặt ra hay không?

Bước 4: Cải tiến: Sau khi thấy kết quả không phù hợp hoặc không đạt với những kỳ vọng đặt ra thì sẽ thực hiện tìm kiếm nhwunxg cách làm tốt hơn, đem lại hiệu quả cao hơn và tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.

Bước 5: Tiêu chuẩn hóa: Doanh nghiệp sẽ tìm cách để tạo ra một quá trình giống như như hoạt động mới hiệu quả hơn.

Bước 6: Lặp lại: Sau khi làm xong những bước này thì doanh nghiệp sẽ quay lại bước đầu tiên và thực hiện lặp lại.

Quá trình cải tiến trong Kaizen đều có quy mô nhỏ, mang tính chất tăng dần nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài – khác với khái niệm Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng.

Lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:

1. Lợi ích hữu hình:

• Tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể.
• Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi và vận hành, trao dồi kỹ năng nhân viên,…

2. Lợi ích vô hình:

• Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ.
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết

Ví dụ: về Toyota – một doanh nghiệp rất thành công trong việc áp dụng Kaizen. Triết lý này được áp dụng nghiêm túc và triệt để tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota (dù ở Nhật hay Mỹ).loại 

Một sự cải tiến điển hình của Toyota là về xe chở hàng – loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Trước khi áp dụng Kaizen, Toyota phải chi một khoản tiền không nhỏ để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện ta cách tự chế tạo loại xe này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nữa.

Khi nào nên áp dụng Kaizen?

Kaizen nên được áp dụng khi nào? Tất nhiên là bất cứ khi nào, được thực hiện bởi mọi người, mọi nơi. Nhưng Kaizen đặc biệt hữu ích sau khi một đổi mới nào đó không thành công, lúc này cần thoát ra khỏi chế độ ‘thất bại’, quay trở lại những điều cơ bản. Kaizen cũng hữu ích cả sau khi một đổi mới hoặc chuyển đổi nào đó thành công, lúc này để duy trì động lực và cải tiến hơn nữa và ngăn chặn sự trì trệ hoặc tự thỏa mãn.

Kaizen mở ra sự giao tiếp và cho phép một doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn và thích nghi hơn với một thế giới đang thay đổi. Kaizen là một nền tảng cho sự thay đổi và cải tiến liên tục, thay đổi hướng tới một tương lai phát triển tốt đẹp hơn. Nó là một nền tảng để gắn kết, đưa doanh nghiệp vào tư thế phù hợp để bơi nhanh theo dòng thay đổi tự nhiên.

Quy trình áp dụng công cụ Kaizen

Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng Kaizen

Chỉ sử dụng Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến. Doanh nghiệp bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Trước khi áp dụng công cụ Kaizen nói riêng hoặc bất cứ chiến lược thay đổi nào khác, doanh nghiệp cần sáng suốt để đưa ra quyết định. Đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,..

Triển khai Kaizen không tốn nhiều chi phí vì nó không phải công cụ 4.0 hỗ trợ cho các phòng ban hay kỹ thuật mà là một triết lý quản lý. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp. Hãy chuẩn bị nền tảng tin thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đnag gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hóa rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài để trả lời giúp bạn.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn hãy đề xuất giải pháp. Cần lưu ý là giải pháp này phải dựa trên các dữ liệu thu thập được và có thể đo lường kết quả bằng các con số.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan (ví dụ như “Đại sứ 5S”) phải thường xuyên đến để thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng triết lý Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp.

Xem thêm: Lợi ích khi áp dụng 5S trong công ty

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Measurable (có thể đo lường được) là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART và cũng là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Vì vậy, ở bước này, doanh nghiệp bạn cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể bạn sẽ nhận ra một vài nhược điểm của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tế doanh nghiệp. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc vi phạm, cần nhanh chóng sửa chữa và tối ưu lại. Hãy cải tiến lại những thứ chưa phù hợp để “kaizen” chính Kaizen của bạn.

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Khi triển khai Kaizen, bạn không thể nôn nóng về kết quả đến trong chốc lát. Hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau. Chẳng bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn bài học chính doanh nghiệp bạn đã từng trải qua cả.