Xemtailieu Tải về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG HỌC PHẦN: KIỂM TOÁN CĂN BẢN ĐỀ TÀI THẢO LUẬN: CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HẠN CHẾ CỐ HỮU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM THẢO LUẬN: NHÓM 2 NHÓM LỚP: PHÒNG HỌC: 05 H403 1 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ĐỀ TÀI: Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ và hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ Giảng viên: TS. Lê Thị Thu Hà Môn học: Kiểm toán căn bản DANH SÁCH THÀNH VIÊN 1. Nhóm Trưởng: Vũ Thị Thu Huyền Email: [email protected] 2. Đỗ Thị Diệu Thu 3. Nguyễn Ngọc Linh 4. Nguyễn Thị Ngọc 5. Nguyễn Thị Định 6. Phạm Thị Thanh Tâm 7. Lưu Thị Kim Anh 2 Mục lục Trang Lời nói đầu ..................................................................................................................3 I Khái niệm, phân loại và mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ.....................4 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ……………………………………….......4 2. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ………………………..4 II. Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ…………………………....................4 III. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp………………………………………………………………………………… 7 IV. Các hạn chế cố hữu và nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ………………………………………………………………………………10 V. Trách nhiệm của HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị đối với kiểm soát nội bộ…………………………………………………………………………..………12 1. Trách nhiệm của hội đồng quản trị………………………………………12 2. Trách nhiệm của giám đốc( tổng giám đốc)………………………….....12 3. Trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận điều hành, tác nghiệp…………...13 4. Trách nhiệm của trưởng kiểm toán nội bộ……………………...............13 5. Trách nhiệm của nhân viên kiểm toán……………………….................13 VI. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Việt Nam hiện nay……………...................14 1. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp và những hạn chế tồn tại…………………………………………………………………….….14 2. Đề xuất biện pháp cải thiện những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ………………………………………………………………….................20 3 Lời nói đầu Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết? Để thiết kế được một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt thì người chủ doanh nghiệp cần phải biết được các nguyên tắc cơ bản để thiết kế kiểm soát nội bộ và hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ sẽ gặp phải để có thể thiết kế được một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Chính vì vậy bài thảo luận sẽ làm rõ các các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ cùng những hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ và thực trạng áp dụng kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. 4 I. Khái niệm, phân loại và mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. 2. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...), - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và lập BCTC trung thực hợp lý. - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, - Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, - Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. II. Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ 1, Nguyên tắc toàn diện: Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế bao trùm các nghiệp vụ của doanh nghiệp, thường xuyên thay đổi, sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 5 2, Nguyên tắc 4 mắt: bất kỳ hoạt động nghiệp vụ nào cũng có hai người cùng tiến hành (một thực hiện, một duyệt), phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy ra nhiều hay ít mà lựa chọn nhiều người hơn. Ví dụ: tại các ngân hàng thương mại, các bộ phận kiểm soát làm nhiệm vụ kiểm tra chéo phần việc của các bộ phận khác; thêm nữa định kỳ bộ phận kiểm toán nội bộ kiểm tra hoạt động của tất cả các phòng ban và cuối cùng là nhóm làm việc về rủi ro nhóm họp hàng tháng nhằm thảo luận và đưa ra phương hướng giải quyết các vấn đề rủi ro hoạt động trọng yếu của ngân hàng. 3, Nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của hoạt động kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra lại thấp nhất. Theo đó, yêu cầu của nhà quản lý trong thiết kế và hoạt động kiểm soát là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang lại. Ví dụ: Ngân hàng A và ngân hàng B cùng xem xét cho vay cá nhân 5 tiệu. Ngân hàng A có 3 người thực hiện thẩm định hồ sơ trong 1 ngày, ngân hàng B có 1 người thẩm định hồ sơ trong vòng 3 tiếng. Như vậy ngân hàng A sẽ mất nhiều chi phí hơn về lương, thời gian, có thể là sự không hài lòng của khác hàng dẫn tới mất khách hàng tiềm năng nhưng bù lại ngân hàng A sẽ giảm được rủi ro là loại bỏ được những khác hàng không có khả năng tài chính tốt.Còn ngân hàng B mặc dù giảm được chi phí nhưng rủi ro đem lại là khá lớn. Đó chính là bài toán nan giải về cân đối giữa lợi ích và chi phí của các ngân hàng hiện nay. 4. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. 6 Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận. 5, Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán. - Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó. - Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ. Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản....cho cùng một bộ phận hoặc một cá nhân nào đó thực hiện. Khi đó sẽ dễ gặp các rủi ro về đạo đức, trách nhiệm ảnh hưởng tới hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty. 6, Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn: Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại: - Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng. -Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra. Ví dụ: đối với các hợp đồng tín dụng có giá trị nhỏ và vừa có thể do giám đốc hoặc các trưởng bộ phận tín dụng phê chuẩn nhưng đối với các hợp đồng có giá trị lớn phải được quyết định bởi tổng giám đốc hoặc hội đồng cổ đông của ngân hàng. 7, Chứng từ và sổ sách đầy đủ: Các nghiệp vụ phát sinh bắt buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản đảm bảo ghi sổ chính xác 7 Ví dụ: Khi phát sinh các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa kế toán bắt buộc phải lưu giữ hóa đơn chứng từ bởi nếu không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ thì số liệu sổ sách kế toán sẽ khó có thể chứng minh và thiếu tính xác thực, dễ gây ra những rủi ro đạo đức về các hàng vi gian lận, cố ý vi phạm của kế toán và nhân viên quản lý kho. 8, Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: Nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do: trộm cắp, thất thoát; hư hỏng, mất phẩm chất Ví dụ: các doanh nghiệp sẽ thiết kế các nhà kho, hầm chứa, két sắt chịu nhiệt hay hệ thống báo động để bảo vệ tài sản không bị hư hỏng hay mất mát. Ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu trong máy tính…Và kiểm tra, đối chiếu thường xuyên số liệu sổ sách và thực tế để đảm bảo tài sản không bị mất mát, thiếu hụt. 9, Kiểm tra độc lập: Bộ phận kiểm tra, giám sát phải độc lập với các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằm tránh việc thông đồng giữa các bộ phận thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác và đáng tin cậy. Ví dụ: Một khách hàng muốn vay vốn tại ngân hàng Viettinbank. Nhân viên tín dụng thực hiện việc thẩm định hồ sơ tín dụng của khách hàng. Mà nhân viên tín dụng này lại có quan hệ họ hàng với khách hàng thì kết quả kiểm tra, thẩm định có thể sẽ thiếu tính khách quan, chính xác. 10, Phân tích rà soát: Phân tích rà soát là sự so sánh giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt cần phải làm rõ để mau chóng phát hiện những sai sót, gian lận hoặc các biến động bất thường để kịp đối phó. Các dạng phân tích thường gặp là: - Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài. Ví dụ: đối chiếu số dư tiền gửi ở ngân hàng, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng … - Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và sổ chi tiết. Ví dụ: đối chiếu hàng tồn kho, nợ phải thu trên các tài khoản với sổ chi tiết. - Đối chiếu số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch. III. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp 1. Quy mô doanh nghiệp: Theo nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ thì hệ thống kiểm soát phải được thiết kế bao trùm các nghiệp vụ của doanh nghiệp do đó quy mô hoạt động của doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng quyết định quy mô của hệ thống kiểm soát nội bộ 8 trong doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp lớn thì hệ thống kiểm soát nội bộ đòi hỏi phải được thiết lập chặt chẽ, đầy đủ hơn những doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ: Những tập đoàn đa quốc gia và những tổ chức tài chính lớn sẽ yêu cầu một hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức đầy đủ, chặt chẽ từ cấp cao xuống và đội ngũ nhân viên của ban kiểm soát nội bộ sẽ đòi hỏi số lượng nhiều và có kinh nghiệm, trình độ cao hơn so với hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp thương mại nhỏ lẻ như các siêu thị. 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức và quyền sở hữu của doanh nghiệp: + Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong công ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty. + Theo hình thức sở hữu thì doanh nghiệp được chia thành doanh nghiệp một thành viên và doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên. Các doanh nghiệp có một chủ sở hữu thường là các doanh nghiệp tư nhân hoặc các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, những doanh nghiệp này thường có quy mô hoạt động nhỏ, quyền sở hữu không bị phân chia nên bộ máy kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp này thường không chặt chẽ và ít được quan tâm. Ngược lại, với những doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên là các công ty cổ phần hay công ty hợp danh, … do các công ty này thường có quy mô lớn và quyền kiểm soát, điều hành công ty do nhiều người nắm giữ nên yêu cầu phải thiết lập một bộ máy biểm soát nội bộ chặt chẽ từ trên xuống để tránh những sai phạm cố ý vì mục đích tư lợi cá nhân của những chủ sở hữu công ty và để dảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Các loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh khác nhau thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được thiết kế khác nhau cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với những lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm, có độ rủi ro cao (như tài chính ngân hàng) thì yêu cầu mức độ thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải chặt chẽ và cao hơn những ngành nghề kinh doanh truyền thống như sản xuất các mặt hàng thủ công, thương mại nhỏ lẻ. 9 4. Tính đa dạng và tính phức tạp trong hoạt động của doanh nghiệp: Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trường... từ đó việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau nhất định và vì vậy hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp không đồng nhất đối với mọi doanh nghiệp mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi doanh nghiệp. Những doanh nghiệp lớn, đa dạnh về ngành nghề kinh doanh sẽ đòi hỏi một hệ thống kiểm soát nội bộ có quy mô tổ chức chặt chẽ và yêu cầu khắt khe hơn những doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh đơn giản, nhỏ lẻ. 5. Phương pháp truyền đạt, xử lý, duy trì và tiếp cận thông tin của doanh nghiệp. Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng BGĐ đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Mỗi doanh nghiệp có những phương pháp truyền đạt và tiếp cận thông tin khác nhau được xây dựng phù hợp với đặc điểm quản lý, kinh doanh khác nhau của từng doanh nghiệp.Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với KSNB có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn về kế toán và lập BCTC, có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc. Mỗi phương pháp truyền đạt, xử lý thông tin sẽ đem lại hiệu qủa riêng cho từng doanh nghiệp. Các kênh thông tin càng dễ hiểu, gần gũi, dễ tiếp cận đối với nhân viên thì hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp càng hiệu quả. 6. Các yêu cầu mang tính luật pháp và quy định bắt buộc khác: Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức…bởi nó sẽ chi phối cơ cấu tổ chức và các hoạt động kiểm soát của ban kiểm soát nội bộ trong công ty. Ví dụ: hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Nam phải được thành lập và hoạt động theo quy định tại thông tư 44/2011/TTNHNN. 10 IV. Các hạn chế cố hữu và nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra. Dù có được quan tâm thiết kế lý tưởng bao nhiêu chăng nữa nhưng bản thân nó vẫn chứa đựng những hạn chế cố hữu trong đó.Các hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ bao gồm: - Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. Các doanh nghiệp luôn đề cao tiêu chí là tối đa hóa lợi nhuận, giảm thiểu chi phí. Các nhà quản lý sẽ cân nhắc giữa chi phí kiểm soát với lợi ích của nó mang lại và điều đó khiến cho hoạt động kiểm soát bị ảnh hưởng. Ví dụ: công ty A phát hiện bị mất 1 số hàng hóa trong kho. Để phát hiện được sai phạm càng cao các kiểm toán viên càng phải thu thập được nhiều bằng chứng . Việc thu thập bằng chứng đòi hỏi bỏ ra chi phí lớn hơn nhiều so với giá trị hàng hóa nên các kiểm toán viên phải thu thập chứng cứ theo phương pháp chọn mẫu và nó chứa đựng rất nhiều rủi ro. - Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường, các sai phạm đột xuất hay bất thường không thể lường trước được nên các kiểm toán viên không thể chủ động đưa ra các đánh giá về các sai phạm đó. - Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. Do cấp trên còn thiếu năng lực chuyên môn, do những đánh giá về các sai phạm còn chưa chính xác, chưa thực sự đầy đủ, do quá trình truyền và tiếp nhận thông tin từ cấp trên khiến cho nhân viên hiểu sai. Ví dụ: doanh nghiệp A trong quá trình kiểm tra giá trị hàng hóa. Người trông giữ kho đã mượn một số hàng hóa ở bên ngoài bù vào hàng hóa mà mình đã lấy cắp, sau khi kiểm tra xong mới mang trả lại. Các kiểm toán viên đã không thận trọng trong quá trình điều tra nên không phát hiện ra sai sót - Việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hóa do thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp hoặc bị Ban Giám đốc khống chế. Ví dụ: ban giám đốc hay người đứng đầu có khả năng theo dõi các sổ sách, giấy tờ các hoạt động của doanh nghiệp. Tại một doanh nghiệp nếu giám đốc thông đồng với kế toán hay thủ quỹ thì việc làm sai giấy tờ sổ sách để biển thủ công quỹ rất dễ xảy ra. Khi các kiểm toán viên đến kểm tra 11 thì kế toán hay thủ quỹ sẽ biết trước và sẽ che giấu đi những sai sót của mình. - Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp và do đó không còn được áp dụng. Ví dụ: Trước đây các doanh nghiệp thường kiểm soát nhân viên dựa trên số ngày công làm việc dẫn đến hiệu quả làm việc không cao nên các doanh nghiệp đã chuyển sang kiểm soát sảm phẩm, sồ lượng công việc kế hoạch của từng cá nhân. Từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm và hiệu quả làm việc của nhân viên. - Chức năng của phần mềm máy tính giúp phát hiện và báo cáo về các giao dịch vượt hạn mức tín dụng cho phép có thể bị khống chế và vô hiệu hóa. Ví dụ: tại các cây ATM 1 khách hàng được rút số tiền rút tối đa 1 lần : 5.000.000 VNĐ, số tiền rút tối thiểu 1 lần: 50.000 VNĐ, số tiền rút tối đa 1 ngày : 25.000.000 VNĐ (không khống chế số lần rút).Nếu muốn rút nhiều hơn số tiền quy định 25.000.000 đồng/01 ngày, khách hàng phải thực hiện rút tiền tại quầy ở chi nhánh phát hành thẻ của mình. - Bên cạnh đó, khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát ban giám đốc có thể thực hiện các xét đoán về phạm vi, mức độ các kiểm soát mà ban giám đốc lựa chọn để thực hiện và về phạm vi mức độ rủi ro mà họ quyết định chấp nhận. Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ, xuất phát từ những nguyên nhân sau: + Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người: Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới. + Quan hệ giữa lợi ích và chi phí: mối quan hệ giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra vẫn là những bài toán nan giải đối những nhà quản trị cấp cao của các doanh nghiệp. + Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không lường trước Tóm lại, kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định. Vấn đề là người quản lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ chấp nhận được 12 V. Trách nhiệm của HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị đối với kiểm soát nội bộ 1. Trách nhiệm của Hội đồng quản trị - Rà soát, phê duyệt chính sách, phương pháp kiểm toán nội bộ; thông qua quy trình, kế hoạch kiểm toán nội bộ - Quyết định về tổ chức bộ máy của kiểm toán nội bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng Kiểm toán nội bộ trên cơ sở đề nghị của Ban Kiểm soát. - Trang bị đủ các nguồn lực (nhân lực, tài chính và các phương tiện khác) và tạo điều kiện thuận lợi để đảm bảo cho Bộ phận kiểm toán nội bộ hoàn thành các nhiệm vụ quy định tại Quy chế này. - Quyết định việc thực hiện các kiến nghị của kiểm toán nội bộ; đôn đốc, theo dõi các đơn vị nghiệp vụ thực hiện kiến nghị của kiểm toán nội bộ, có biện pháp xử lý kịp thời khi có các báo cáo khi có các kiến nghị, đề xuất của Trưởng Ban kiểm soát, Trưởng Kiểm toán nội bộ. - Quyết định chế độ tài chính, cơ chế tiền lương, thưởng, phụ cấp cho Bộ phận kiểm toán nội bộ và cán bộ của Bộ phận này theo thẩm quyền. 2. Trách nhiệm của Tổng giám đốc (Giám đốc) - Tạo điều kiện thuận lợi để Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ được giao và chỉ đạo các đơn vị, các bộ phận điều hành, tác nghiệp thực hiện phối hợp công tác với Bộ phận kiểm toán nội bộ theo quy định của Quy chế nội bộ về kiểm toán nội bộ hoặc theo chỉ đạo của Hội đồng quản trị - Đôn đốc các đơn vị, các bộ phận điều hành, tác nghiệp thực hiện những kiến nghị đã thống nhất với Bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc theo chỉ đạo của Hội đồng quản trị. - Thông báo kịp thời cho Bộ phận kiểm toán nội bộ về mọi trường hợp bị thua lỗ, thất thoát hay gian lận đáng kể, các trường hợp có nguy cơ xảy ra rủi ro, thua lỗ, thất thoát, gian lận. - Đảm bảo Bộ phận kiểm toán nội bộ được thông báo đầy đủ về các thay đổi, những vấn đề phát sinh mới trong hoạt động của tổ chức tín dụng, các sáng kiến, sản phẩm mới nhằm xác định sớm những rủi ro liên quan. 3. Trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận điều hành, tác nghiệp - Cung cấp tất cả các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết cho công việc của kiểm toán nội bộ theo yêu cầu của Bộ phận kiểm toán nội bộ - Thông báo ngay cho Bộ phận kiểm toán nội bộ khi phát hiện những yếu kém, tồn tại, các sai phạm, rủi ro, thất thoát lớn về tài sản (hoặc nguy cơ thất thoát tài sản), hoặc khi có những thay đổi trong hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; 13 - Thực hiện những kiến nghị đã thống nhất với Bộ phận kiểm toán nội bộ và/hoặc theo chỉ đạo của Hội đồng quản trị. 4. Trách nhiệm của Trưởng Kiểm toán nội bộ - Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm trình Ban Kiểm soát phê duyệt. - Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ đã được Ban Kiểm soát phê duyệt và những cuộc kiểm toán đột xuất do Ban Kiểm soát giao. - Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và thường xuyên hoàn thiện phương pháp, chính sách, quy trình kiểm toán nội bộ trình Ban Kiểm soát. - Đảm bảo nhân viên kiểm toán nội bộ được đào tạo thường xuyên, có đủ trình độ, năng lực chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ. - Điều chỉnh kế hoạch kiểm toán nội bộ, trình Ban Kiểm soát phê duyệt. - Đề nghị trưng tập người ở các bộ phận khác tham gia các cuộc kiểm toán nội bộ khi cần thiết, với điều kiện đảm bảo tính độc lập của kiểm toán nội bộ. - Dự các cuộc họp của Ban lãnh đạo theo quy định nội bộ của tổ chức tín dụng và quy định của Quy chế này. - Báo cáo Ban Kiểm soát, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc (Giám đốc) khi phát hiện các vấn đề yếu kém, tồn tại, các sai phạm của hệ thống kiểm tra, kiểm soát và của Người điều hành. - Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị sau kiểm toán; Lập và gửi các báo cáo theo quy định 5. Trách nhiệm của nhân viên kiểm toán - Kiểm toán viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. - Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước. - Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. - Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (loại trừ các trường hợp có yêu cầu của toà án, hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ). VI. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Việt Nam hiện nay 1. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanhnghiệp và những hạn chế tồn tại. 14 Thời gian gần đây dưới sự bất ổn tình hình kinh tế thế giới, Việt Nam cũng bị ảnh hưởng, môi trường kinh doanh trở nên khó khăn và phức tạp hơn. Những doanh nghiệp tự phát, không có chiến lược cụ thể, lâu dài trong kinh doanh sẽ dẫn tới thất bại. Chính trong hoàn cảnh này mà các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm hơn đến bộ máy quản lý doanh nghiệp, quản lý rủi ro và HTKSNB trong quá trình thiết kế thực và thực thi cho doanh nghiệp của mình dựa trên pháp luật về doanh nghiệp do nhà nước ta ban hành. Có thể nói, để tạo ra thành công lâu dài cần rất nhiều các yếu tố, song một trong yếu tố rất quan trọng đó là HTKSNB trong doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hữu hiệu nguồn lực, tài chính, rủi ro, thiết lập cơ chế giám sát hữu hiệu công ty nhằm giảm nâng cao hiệu quả quản lý giảm thiểu sai sót ảnh hưởng kinh doanh của doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp: Ở Việt Nam mỗi loại hình doanh nghiệp thường có cơ chế KSNB khác nhau phù hợp từng doanh nghiệp trong điều kiện cụ thể. Vì thế đối với những tập đoàn kinh tế họ phải thiết lập HTKSNB cho doanh nghiệp mình để quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Có khá nhiều tập đoàn lớn như Đồng Tâm, FPT, Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Kinh Đô, … từ ngày 1/7/2008 mô hình tổ chức mới được áp dụng ở các tập đoàn gồm có: Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng Quản trị (có các Ủy ban chức năng giúp việc); Ban Kiểm soát và hình thành các Khối chức năng. HTKSNB được xuyên suốt từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất. Những tập đoàn kinh tế có quy mô lớn nên HTKSNB của họ được thiết kế rất chặt chẽ, có quy trình đầy đủ để tránh sai sót. 15 Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức điển hình của các công ty lớn Tại các doanh nghiệp lớn hiện nay luôn thành lập một ban kiểm soát có nhiêm vụ kiểm soát tất cả các hoạt động của doanh nghiệp từ cấp trên xuống cấp dưới. Trong đó bộ phận kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng và đạt được nhiều hiệu quả về bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Để hiểu rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ ở Việt Nam hiện nay, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại. Hiện nay trong ngân hàng thương mại nhà nước ở Việt Nam, như ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng công thương, ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam … . Những ngân hàng có quy mô và tổ chức lớn như vậy, HTKSNB đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành hiệu quả bộ máy của ngân hàng hướng đến mục tiêu “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế” 16 Sơ đồ: Mô hình tổ chức hệ thống giám sát nội bộ hiện nay tại các NHTM Hệ thống kiểm soát nội bộ của các NHTM bao gồm hai bộ phận: + Hệ thống cơ chế kiểm tra nội bộ là một hình thức kiểm tra được cài đặt ngay trong quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi những nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị giao dịch trực tiếp với khách hàng và tất cả những ai tham gia vào quá trình xử lý nghiệp vụ, được thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp. + Kiểm toán nội bộ là hình thức kiểm tra nằm ngoài quy trình nghiệp vụ, được thực hiện bởi những người độc lập với quy trình nghiệp vụ và không chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ đó, đó là những kiểm toán viên nội bộ 17 Hoạt động kiểm soát của ngân hàng, do đó được phân chia như sau: - Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, do nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành. Kiểm soát quản lý diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế kiểm soát nội bộ của ngân hàng. - Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo. - Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng. 18 - Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoat động và giao dịch diễn ra trong ngân hàng. - Kiểm toán nội bộ là một bộ phận cấu thành của bộ máy giám sát nội bộ của ngân hàng, bao gồm tất cả các bộ phận tham gia thực hiện chức năng giám sát chuyên trách (trong điều kiện hiện nay của các ngân hàng thương mại Nhà nước là Ban kiểm soát Hội đồng quản trị và phòng (ban) kiểm trakiểm toán hoạt động kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Nhà nước được gắn liền với các hoạt động kiểm tra nội bộ theo quy đinh của Nghị định 49/2000/NĐ-CP ngày 12/9/02 của Chính phủ về tổ chức hoạt động của ngân hàng thương mại và quy chế mẫu về hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong các tài chính( ban hành kèm theo QĐ 03/1998/QĐNHNN 3 ngày 03/01/1998 của hệ Thống đốc Ngân hàng nhà nước) Những thành tựu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại Việt Nam: - Trước hết, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc các ngân hàng thương mại đã chú trọng tới việc tạo ra một trường kiểm soát mạnh, trong đó khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, làm cho các nhân viên ở tất cả các cấp hiểu rõ về tầm quan trọng của kiểm tra nội bộ, hiểu về vai trò của mình trong cơ chế kiểm tra nội bộ. - Thứ hai, cùng với sự chỉ đạo của Ngân hàng nhà nước, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc ngân hàng thương mại đã thường xuyên rà soát cơ chế nghiệp vụ của những lĩnh vực hoạt động quan trọng như nghiệp vụ tín dụng, thanh toán quốc tế(đặc biệt việc mở L/C thanh toán hàng nhập), kinh doanh ngoại tệ,… phát hiện những điểm yếu của quy trình nghiệp vụ hoặc những rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát chưa được nhận biết trên cơ sở đó bổ sung biện pháp nghiệp vụ, xây dựng quá trình mới hoàn thiện hơn. - Thứ ba, Hội đồng quản tri và Ban giám đốc bước đầu đã nhận thức được sự cần thiết của việc thường xuyên có sự kiểm tra đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với cơ chế kiểm tra nội bộ. Do đó, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đã quan tâm xây dựng và tạo điều kiện hoạt động cho bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ, chuyên trách của ngân hàng. Bộ máy tổ chức của bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bô chuyên trách liên tục được hoàn thiện củng cố số lượng và chuyên môn nghiệp vụ. Trong những năm qua, hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ góp phần bảo đảm an toàn, hoạt động của tài sản của ngân hang, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh góp phần quan trọng vào sự phát triển của các ngân hàng thương mại. Cụ thể, bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ kịp thời phát hiện những sai sót, 19 sơ hở trong quản lý, những chỗ bất hợp lý trong cơ chế điều hành và hoạt động những hoạt động vi phạm chế độ. Trên cơ sở đó, kiểm toán nội bộ tư vấn đóng góp ý kiến với Ban giám đốc và bộ phận nghiệp vụ hoặc có biện pháp xử lý thích hợp với những sai phạm như vậy đã ngăn ngừa được rủi ro tổn thất có thể xảy ra, đồng thời cũng có tác dụng tốt đến ý thức, trách nhiệm hay nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ nhân viên ngân hàng. Tuy nhiên HTKSNB của các ngân hàng nay thực tế hoạt động và tổ chức của nó vẫn chưa thực sự hoàn hảo đáp ứng nhu cầu quản lý nhất là các ngân hàng do bắt đầu chuyển sang hoạt động theo mô hình tổng công ty chưa lâu cùng với sự phát triển quá nhanh về quy mô và tổ chức nên cơ chế kiểm soát nội bộ của các ngân hàng đang dần bộc lộ một số yếu kém. - Một là, môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ. Mặc dù được tổ chức theo mô hình tổng công ty nhưng mức độ độc lập của các chi nhánh và các công ty trực thuộc của các ngân hàng còn tương đối hạn chế. Sự phân cấp, phân quyền giữa Hội đồng quản trị với Tổng giám đốc, giữa các giám đốc Ban ở Hội sở chính với giám đốc các đơn vị thành viên đã có nhưng chưa rõ ràng và chưa gắn với trách nhiệm cụ thể. Sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các bộ phận vẫn diễn ra thường xuyên, cơ chế tập thể quyết định vẫn tồn tại phổ biến. Chính vì thế, trong nhiều trường hợp quyền hạn đã phân cấp không được sử dụng hết hoặc bị lạm dụng. Hội đồng quản trị là đại diện sở hữu của Nhà nước tại các ngân hàng này nhưng xét về thực chất chưa được trao quyền tương ứng. Đa số các vấn đề phát sinh của ngân hàng đều phải báo cáo và xin phép Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước, Bộ tài chính. Điều này gây khó khăn cho công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát quản lý bởi trách nhiệm quyết định đã không thuộc phạm vi nội bộ của ngân hàng. Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị được trao trách nhiệm thực hiện toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thực chất vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Vì lẽ đó, chức năng của Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra, đánh giá các báo cáo tài chính cuối kỳ và xử lý các vấn đề đã phát sinh. - Hai là, hệ thống kế toán - bộ phận cấu thành quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ của các ngân hàng này vẫn đang ở trong quá trình chuyển đổi. Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình tổng công ty nhưng hệ thống kế toán chưa lập được các báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử Tải về bản full