Làm Sao để Tạo Một Bản Thuyết Trình Kế Hoạch Kinh Doanh Bằng ...

Dù bạn là một nhà khởi nghiệp đang chuẩn bị để đưa ra một bản thuyết trình PowerPoint về kế hoạch kinh doanh chính thức, hoặc bạn đang sẵn sàng để truyền tải một bản đề nghị đến khách hàng tiềm năng, thì có điều chắc chắn: bạn có rất nhiều việc phải làm cho những slide thuyết trình.

Bạn có biết làm thế nào để tạo một bản thuyết trình PowerPoint để nhận được từ "Yes" dội vang của khách hàng của bạn?

Nếu không biết, bạn đừng lo lắng. Chúng tôi có tất cả thủ thuật và tài nguyên bạn cần để tạo một ấn tượng tốt với bản thuyết trình PowerPoint sắp tới của bạn ngay ở đây!

Làm thế nào để tuỳ chỉnh một template PowerPoint chuyên nghiệp?

Bước 1: Chọn một template PowerPoint kinh doanh hoàn hảo

Chắc rồi, bạn có thể chỉ mở PowerPoint lên, ném vào một mớ ảnh và biểu đồ theo bất cứ kiểu gì và xem như xong một ngày. Nhưng nếu bạn dự tính làm thế, có lẽ bạn bỏ qua bản thuyết trình kế hoạch kinh doanh của mình và chấp nhận bị đánh bại ngay bây giờ luôn đi.

Chẳng có ai ấn tượng với một bản thuyết trình của một đứa trẻ 10 tuổi làm ra đâu. Nhưng nó không có nghĩa bạn phải trả số tiền lớn cho một chuyên viên thiết kế để chuẩn bị bài thuyết trình cho bạn.

Với sự giúp đỡ của các template thuyết trình PowerPoint, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo ra bản thuyết trình chuyên nghiệp của bạn trong vài phút thao tác.

Bạn không chắc bắt đầu từ đâu với quá nhiều template để chọn lựa ư? Hãy xem qua những template PowerPoint về kế hoạch kinh doanh phổ biến nhất mà các chuyên gia kinh doanh và người làm việc tự do yêu thích và tin tưởng cho những cuộc thương lượng.

Bước 2: Chọn một bản thuyết trình PowerPoint ưng ý nhất

Sau khi duyệt qua và ấn tượng với tất cả bản thuyết trình PPT kinh doanh tuyệt vời, giờ là lúc để chọn lựa. Một bước đi khó khăn, tôi biết!

Vài điều bạn muốn tìm kiếm khi quyết định xem có bao nhiêu bố cục slide khác nhau trong bản thuyết trình của bạn bởi vì càng nhiều bố cục thì bạn sẽ càng linh hoạt. Dù có thêm các biểu tượng PNG hay không (đặc biệt nếu bạn thích sử dụng các yếu tố hình ảnh trong bàn thuyết trình của bạn) Dù nó có được tuỳ chỉnh toàn diện và dù nó có thể được in ra hay không (nếu bạn lên kế hoạch in bản thuyết trình).

Cho mục đích thuyết trình này, tôi đã chọn Modern Business Plan PowerPoint Presentation để cho bạn xem cách nó làm việc. Điều tôi thích ở template này không chỉ vì nó có 50 slide khác nhau để phối hợp, mà còn vì nó có 3 bộ màu khác nhau, cho tôi chọn lựa cho các trạng thái thuyết trình tôi tạo ra cho mỗi dịp khác nhau.

Đây là demo cho các tính năng của template PowerPoint này:

Business Plan Powerpoint

Template đặc trưng này cũng kèm theo nhiều biểu tượng mà bạn có thể dùng trong bản thuyết trình để tạo sự chú ý vào các trọng điểm. Và những phần chứa hình ảnh cũng sẵn sàng - chúng ta sẽ xem chúng ở những bước tiếp theo - chúng sẽ làm mọi việc trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Tôi sẽ dùng phiên bản PowerPoint 2016 để hướng dẫn bạn xuyên suốt tất cả các bước chuyển đổi template này thành một bản thuyết trình kế hoạch kinh doanh sát thủ. Nếu bạn dùng một phiên bản khác bạn có thể thấy vài điểm khác biệt chút ít giữa ảnh chụp màn hình của tôi và cái bạn đang thấy trên màn hình của mình, nhưng không có ảnh hưởng lắm đến quá trình bạn làm theo tôi.

Bước 3: Thiết lập template của bạn

Khi bạn tải template đã chọn về máy tính, bạn sẽ thấy bạn có vài chọn lựa từ thư mục chính, trước khi bắt đầu chỉnh sửa bản thuyết trình thực sự của bạn.

Đầu tiên bạn cần quyết định tỉ lệ của bản thuyết trình 4:3 hoặc 16:9. (Vài template cũng đề xuất chọn lựa thứ 3, chế độ sẵn sàng in) Mặc dù 4:3 là chế độ thuyết trình truyền thống để trình diễn, hầu hết các máy chiếu hiện đại, các TV, và màn hình máy vi tính sử dụng kích thước thuyết trình 16:9 Đảm bảo rằng bạn xem xét nơi bạn sẽ hiển thị bài thuyết trình của mình để bạn chọn chính xác tỉ lệ.

Cho muc đích của bài hướng dẫn này, tôi sẽ dùng tỉ lệ 16:9 của template Modern Business Plan PowerPoint Presentation.

Tiếp theo bạn phải chọn bạn muốn mở bản thuyết trình ở dạng PPT hoặc PPTX. Điều này phụ thuộc vào phiên bản PowerPoint bạn đang dùng cho bản thuyết trình của bạn.

Nếu bạn đang dùng Microsoft Office phiên bản 2007 hoặc mới hơn, bạn có thể dùng file PPTX. Nếu bạn đang dùng phiên bản Microsoft Office đã xuất bản sớm hơn 2007, bạn sẽ muốn dùng PPT. Tạo ra và lưu bản thuyết trình ở dạng PPTX (X đại diện cho XML) cho phép độ tương thích file tốt hơn với những chương trình và phần mềm khác, vì thế hãy chắc rằng bạn chọn nó bất cứ khi nào có thể được.

Quyết định tiếp theo bạn phải thực hiện trước khi bắt đầu bản thuyết trình là sẽ muốn tạo một bản thuyết trình có diễn hoạ hay chỉ loại đơn giản. Nếu chọn lựa "No Animation", các slide mới sẽ xuất hiện trên màn hình ngay khi bạn nhấn mũi tên next. Nếu bạn chọn "Animation", các slide mới sẽ xuất hiện trên màn hình thông qua vài loại diễn hoạt, như là mờ và sáng dần, trượt từ bên cạnh màn hình sang, hoặc thậm chí mỗi yếu tố của slide nhảy xổ lên màn hình nối tiếp nhau.

Cả hai phiên bản sẽ trông như nhau trong suốt quá trình chỉnh sửa bản thuyết trình. Chọn lựa của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào thẩm mỹ bạn thích cho sản phẩm của bạn. Từ khi tôi tận hưởng những bài thuyết trình có hoạt hình, tôi sẽ chọn phiên bản dạng này.

Sau cùng, chọn màu ưa thích của bạn, mở nó lên và chúng ta đã sẵn sàng bắt đầu chỉnh sửa!

Bước 4: "Save As" bản thuyết trình!

Có vẻ lạ khi bắt đầu với chọn lựa lưu lại khi bạn thậm chí chưa tạo ra thứ gì trong bản thuyết trình phải không?

Không kỳ lạ đâu khi bạn hiểu được 2 điều chúng ta cần tránh sau:

Đầu tiên, chúng ta không bạn bất thình lình lưu đè lên file template với bản thuyết trình cụ thể này.

Thứ hai, chúng tôi không muốn rủi ro mất đi công sức chúng ta đã làm khi có lỗi chương trình hoặc sự cố kỹ thuật xảy ra.

Vì thế, điều đầu tiên bạn muốn làm sau khi mở template lên là nhấp chọn File trong thanh trình đơn ngang, và sau đó chọn Save As.

Đặt một tên cho file của bạn và lưu nó vào vị trí thích hợp trong máy vinh tính của bạn.

Nếu bạn chưa làm, hãy tập thói quen nhấn Ctrl + S (hoặc Command + S, néu bạn thao tác trên máy Mac) cho mỗi lần và lập lại để chắc bạn đã lưu thay đổi gần nhất của bản thuyết trình.

Bước 5: Chỉnh sửa tổng quát và các chọn lựa

Ngay trung tâm màn hình, bạn có slide đầu tiên của bản thuyết trình. Bên cột trái của màn hình bạn có thể thấy một trình đơn dọc chứa tất cả các slide của bài thuyết trình. Và ở phía trên màn hình bạn thấy nhiều thanh trình đơn dọc khác nhau, chúng sẽ giúp bạn điều chỉnh bản thuyết trình.

Điều tuyệt vời của việc xây dựng bản thuyết trình PowerPoint từ một template là bất cứ điều gì và mọi thứ bạn thấy trên slide đều có thể tuỳ chỉnh được. Điều đó nghĩa là bạn có thể tạo một bản thuyết trình trông y như bạn muốn.

Hãy bắt đầu với các yếu tố chữ trong bước này và tiếp theo là phần hình ảnh và các phần thị giác khác trong bước tiếp theo.

Nhấp đôi vào phần tiêu đề của Slide đầu tiên để thay đổi các chữ "Our Business Plan" sang tên bản thuyết trình của bạn. Lám điều tương tự cho phần tiêu đề phụ và tất cả yếu tố chữ khác ở slide đầu tiên để bổ sung các nội dung chi tiết của bạn.

Khi bạn vui vẻ với thông tin của slide đầu tiên, tiếp tục đến menu bên trái và chọn slide thứ hai. Nhấp đôi vào bất kỳ con số hoặc chữ viết để chỉnh sửa, giống như lần trước. Thay đổi câu chữ để phù hợp với bản thuyết trình, hoặc xoá một phần chữ đi nếu chúng không phù hợp với mục đích của bạn.

Bạn muốn thêm một dòng chữ mới vào nơi chưa có nội dung ư? Nhập một lần vào cạnh của nền xám của slide để bỏ chọn bất kỳ item bạn đang chọn. (Bạn nên thấy rằng không có khung chỉnh sửa bất kỳ trên slide khi tất cả item đã được bỏ chọn.) Sau đó nhấp đôi vào chỗ bạn muốn chèn chữ mới và bắt đầu gõ nội dung vào, như hình bên dưới đây.

Sử dụng trình đơn trên cùng của phần mềm, bạn có thể chỉnh sửa nội dung chữ mới hoặc đang có sang kích cỡ, font, màu sắc, và diên mạo mà bạn muốn. Có vô số chọn lựa!

Theo cùng một cách, bạn có thể thay đổi, thêm vào, hoặc xoá bớt bất kỳ yếu tố nội dung chữ trong các slide thuyết trình của bạn. Bạn thậm chí có thể thay đổi chữ không nằm theo hàng dọc trên màn hình khi chữ "Renew" ở slide thứ 4 của Modern Business Plan PowerPoint Presentation.

Đơn giản nhấp đôi vào và chỉnh sửa.

Bước 6: HÌnh ảnh, đồ hoa và những thành phần khác

Biết cách làm sao để thực hiện một bản thuyết trình PowerPoint để nói lên chỉnh xác điều bạn muốn nói, chỉ là một nửa công việc. Nửa còn lại là làm cho nó thể hiện chính xác điều bản muốn thể hiện. Đó chỉ là điều dễ dàng!

Bạn có thể thay đổi, chỉnh sửa hoặc xoá bất kỳ một icon, hình ảnh (hoặc khung chứa hình ảnh) và thành phần đồ hoạ bạn thấy trên template.

Hãy bắt đầu với các hình ảnh. Các ảnh nhỏ với một mặt trời vàng đang chiếu nắng qua những rặng núi xanh bạn thấy trên ảnh chụp màn hình bên dưới và cái xuất hiện rải rác xuyên suốt template đánh dâu các vị trí đặt hình ảnh.

Bạn có thể nghĩ đến những khung đặt ảnh này như các bức ảnh không tên. Chúng đơn giản giữ trước không gian cho các hình ảnh thực một khi bạn bắt đầu chèn những ảnh này vào bài thuyết trình.

Khi bạn nhấp vào những biểu tượng khung hình ảnh, một hộp thoại sẽ xuất hiện trên màn hình để bạn có thể chọn hình ảnh bạn muốn dùng từ máy vi tình của bạn. Một cách khác, bạn cũng có thể kéo một ảnh từ máy tính của bạn vào khung chứa ảnh để nó tự động được bổ sung vào.

Điều hay nhất của khung hình ảnh là gì? Dù hình ảnh bạn có lớn thế nào, nó cũng tự động thu nhỏ để hợp với khu vực được định sẵn bởi khung ảnh. Nhìn xem hình ảnh của tôi trông khác biệt ra sao khi tôi bổ sung nó vào slide 1 của template.

Và khi tôi thêm nó vào slide 8 của template.

Cùng một hình ảnh, cùng quá trình, cùng template. Cả hai phần bổ sung chỉ mất hai giây và tôi không phải thực hiện bất kỳ thay đổi gì cho hình ảnh của mình cả. Ma thuật!

Một template powerpoint tốt không chỉ cho phép bạn thêm hình ảnh vào bài thuyết trịnh những có phần cho các icon.

Trong khi tất cả hình ảnh là ảnh chụp đủ màu bạn có thể bổ sung vào bản thuyết trình, thì các icon là các thành phần đồ hoạ đơn giản hơn, chúng giúp cải thiện các điểm chủ chốt của bản thuyết trình thông qua phần trình bày về thị giác.

Để thay đổi một icon trong bản thuyết trình PowerPoint, đơn giản bạn nhấp chuột vào nó để chọn, sau đó nhấp chuột phải (hoặc nhấn 2 ngón tay xuống trên một trackpad của máy Mac) để hiện trình đơn ra.

Chọn phần tuỳ chọn Change Picture. Khi hộp thoại mở ra, tìm lấy thư mục đã lưu template, chọn folder nhỏ icons, chọn ion 

Bạn có thể thu phóng, đổi hình dạng và màu sắc tát cả file png icon bằng bất cứ cách gì bạn sử dung như với máy tính của bạn.

Sau cùng, hãy nói về những thành phần thí gíac khác của bản thuyết trình, như các biểu đồ.

Template của chúng ta đã gồm có một số biểu đồ trong nó, và như những thành phần khác, chúng hoàn toàn có thể tuỳ biến. Để thay đổi một biểu đồ, chỉ cần nhấp vào một thành phần cu thể bạn muốn thay đỗi và kéo nó vào một vị trí mới, đổi màu hoặc kích thước của nó cho phù hợp với dữ liệu của bạn.

Chú ý trong ví dụ bên dưới làm sao tôi đã thay đổi kích cỡ và màu sắc của đường nét đỏ và xanh trên biểu đồ của slide 6 của bản thuyết trình.

Bước 7: Thêm hoặc Xoá các slide

Mỗi bản thuyết trình kinh doanh PowerPoint là khác biệt như nhà khởi nhiệp và cá nhân làm việc tự do tạo ra nó. Và ngoài việc thay đổi chữ và những thành phần hình ảnh của mỗi slide, bạn cũng muốn xoá toàn bộ slide của template hoặc thêm slide mới vào bản thuyết trình riêng của bạn.

Để xoá một slide, đơn giản chọn nó từ trình danh mục bên trái, nhấp đôi (hoặc nhấn giữ 2 ngón tay trên trackpad của máy Mac) cho trình đơn chọn lựa và chọn Delete Slide.

Như bạn cũng thấy trong hình bên trên, chọn lựa bên trên Delete Slide gọi là Duplicate Slide. Nếu bạn muốn 2 slides có cùng bố cục trong bài thuyết trình, chỉ cần chọn lựa chọn đó và một bản sao trùng lập của nó sẽ được thêm vào ngay sau bản chính.

Trình đơn chọn lựa sẽ mang đến cho bạn chọn lựa để thêm một New Slide (slide mới), nó sẽ được bổ sung ngay sau slide bạn đã nhấp chọn. Trong khi chọn lựa Duplicate Slide sẽ thêm vào một slide mới cho bản thuyết trình với cùng bố cục như slide mà bạn đang làm việc, tuỳ chọn New Slide sẽ thêm một slide mới, slide trắng cho trang thuyết trình của bạn theo phong cách mà bạn muốn.

Cũng có cách thứ hai để thêm vào slide mới mà bạn nên biết.

Chọn chỗ trong bản thuyết trình mà bạn muốn slide mới được thêm vào. (Ghi chú) các slide mới luôn được thêm vào sau slide bạn đang chọn. Chọn Insert từ thanh trình đơn chính nằm ngang. Tuỳ chọn hình ảnh đầu tiên bạn thấy ở bên dưới với tên gọi New Slide. Nếu bạn nhấp vào hình ảnh bạn sẽ có một slide mới tinh. Nhưng nếu bạn chọn arrow (mũi tên) nhỏ nằm bên phải bức hình, một danh mục các slide sẽ mở ra cho bạn chọn lựa.

Bước 8: Sắp xếp lại bản thuyết trình của bạn.

Điều tuyệt vời khi sử dụng một template để tạo bản thuyết trình PowerPoint là template đóng vai trò là hoa tiêu cho cấu trúc của bản thuyết trình của bạn. Slide đã được sắp thự tự một cách logic sẽ giúp bạn trình bày kế hoạch hoặc đề xuất của bạn theo một cách thuyết phục.

Nhưng nó không có nghĩa là bạn không thể thay đổi các thứ tự của slides của bạn. Bạn có thể sắp thứ tự các slide trong bản thuyết trình theo cách phù hợp với bạn và mục đích của bạn.

Để đổi thay thứ tự của slide của bạn, chỉ cần click vào một slide ở trình đơn bên trái để chọn nó, và sau đó nhấn-và-giữ slide mong muốn và thả nó vào vị trí mới.

Bước 9: Phần chuyển tiếp

Hãy nhớ khi bắt đầu bài hướng dẫn này tôi đã bảo bạn tôi sẽ chọn phiên bản có diễn hoạ phải không? Ah, bạn có thể thậm chí thay đổi phần hoạt hình của bản thuyết trình kế hoạch kinh doanh của bạn để phù hợp thị hiếu của bạn.

Nhấp vào bất kỳ slide nào trong bản thuyết trình và sau đó chọn Transitions trên thanh trình đơn chính nằm ngang của phần mềm. Slide tôi đã chọn lựa trong hình bên dưới có một phần chuyển tiếp gọi là Fly Through. Nhưng khi bạn có thể thấy khu vực tôi đã nhấn mạnh bằng màu đỏ bên dưới, bạn có thể chọn để thay đổi phần chuyển tiếp đó sang kiểu khác phù hợp với mục tiêu của bạn.

Bạn cũng có thể thay đổi độ dài của phần chuyển tiếp và thậm chí thêm vào âm thanh nếu bạn muốn thế. Hãy nhớ rằng, một cái chạm nhẹ là một quãng dài với hoạt hình chuyển tiếp.

Bước 10: Trình chiếu bản thuyết trình của bạn.

Sau tất cả cú click và thay đổi, giờ là lúc để xem kiệt tác bạn đã tạo ra trong thực tế! Luôn luôn trình chiếu bản thuyết trình của bạn trước khi trình bày nó cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn để chắc rằng mọi thứ diễn ra tốt đẹp và có ý nghĩa.

Điều sau cùng bạn muốn là một chuyển tiếp nhỏ hoặc những chi tiết nhỏ để huỷ hoại công sức bạn đổ ra để tạo một bản thuyết trình tuyệt vời này.

Đến phần bắt đầu của bản thuyết trình PowerPoint của bạn, chọn Slide Show trên thanh trình đơn chính nằm ngang và nhấp vào chọn lựa đầu tiên bên dưới, Play from Start. Ngồi xuống và tận hưởng đi!

Tìm template thuyết trình PowerPoint lý tưởng cho bạn.

Nhớ rằng đây là chỉ là một ví dụ bản thuyết trình PPT kế hoạch kinh doanh. Với cùng quy trình và các bước dễ dàng, bạn có thể thay đổi bất kỳ bản thuyết trình PowerPoint để hợp với nhu cầu và mục đích của bạn.

Ví dụ, nếu bạn muốn một bản thuyết trình màu sắc, hỗ trợ in để khách hàng của bạn có thể mang về nhà, thì template Max Pro - Business Pan PowerPoint Presentation có lẽ sẽ là chọn lựa dành cho bạn!

Tuy nhiên, nếu bạn đang kiếm tìm thứ gì đó có dáng vẻ công ty hơn với tông sáng và tối để thay đổi, hãy xem qua template Business Plan PowerPoint Presentation, nó chắc chắn sẽ làm nhạc nhiên bất kỳ thành viên nào trong bản quan trị.

Nếu bạn có cái nhìn rõ ràng nhưng sáng tạo bắt được ý nghĩa kinh doanh trong khi vẫn cho phép mặt sáng tạo được toả sáng, tôi khuyến nghị bạn chọn mẫu Business Plan StartRight Presentation.

Nếu bạn là nhóm thích hình ảnh yêu thích phong cách có tổ chức và các thông tin bằng hình ảnh dễ nhận biết, thì bạn sẽ yêu template Business Plan Infographic PowerPoint. Trọn vẹn để nói rằng có đầy đủ phần điều chỉnh trong 7 bộ màu khác nhau, gồm có cả sáng và tối, có các vector và icon hoàn toàn có thể tuỳ biến, và chứa hơn 1100 slide tổng cộng.

Bạn muốn thực sự gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng không chỉ với kế hoạch kinh doanh của bạn và bản thuyết trình chuyên nghiệp, mà còn với các kỹ năng chỉnh sửa sáng tạo của bạn? Sau đó tự tay mình thử qua Marketofy - Ultimate PowerPoint Template.  Nó có 200 slide độc đáo, 24 bộ màu và 2500 icon, 3 chế độ tỷ lệ gồm có sẵn sàng in, và có thể chỉnh sửa hoàn toàn và tuỳ biến. Hãy trở nên chuyên nghiệp cùng bản thuyết trình kế hoạch kinh doanh của bạn!

Dù như cầu, khát khao là gì, và kỹ năng PowerPoint của bạn ra sao, sẽ luôn có một template PPT sẵn có, phù hợp với bạn. Một khi bạn tìm thấy nó, áp dụng 10 bước đã định ra ở bên trên để biến nó thành tác phẩm của riêng bạn, nó sẽ giúp bạn thuyết phục khách hàng tiềm năng của bạn và hoàn tất thoã thuận của bạn.

Đầu là Template thuyết trình PowerPoint cho kế hoạch kinh doanh của bạn?