Lập Kế Hoạch Kinh Doanh Quán Cafe - Hướng Dẫn & Quy Trình

Kinh doanh quán cà phê cũng giống như những lĩnh vực khác, đòi hỏi sự đầu tư chỉn chu về mọi mặt từ nhà đầu tư, quản lý. Điều này thể hiện qua kế hoạch kinh doanh theo từng giai đoạn. Vậy là để nào để lập được kế hoạch kinh doanh quán cà phê đúng chuẩn? Hãy theo dõi hướng dẫn các bước thực hiện sau từ Coffee Tree nhé!

1. 1. 10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
   1. # Bước 1: Chọn mô hình quán cà phê kinh doanh
   2. # Bước 2: Phân tích thị trường để lập kế hoạch kinh doanh
   3. # Bước 3: Định hướng mục tiêu kinh doanh cà phê
   4. # Bước 4: Lập kế hoạch tài chính trong kinh doanh quán cà phê
   5. # Bước 5: Lên các phương án chọn vị trí mặt bằng của quán cà phê
   6. # Bước 6: Xây dựng thực đơn chi tiết của quán cà phê
   7. # Bước 7: Lên kế hoạch chọn đối tác, nhà cung cấp
   8. # Bước 8: Lập kế hoạch quảng cáo, marketing cho quán cà phê
   9. # Bước 9: Lên kế hoạch quản lý điều hành quán cà phê
   10. # Bước 10: Chuẩn bị các loại thủ tục đăng ký kinh doanh cho quán
2. 2. Tham khảo các mẫu lập kế hoạch kinh doanh của một số thương hiệu quán cà phê
   1. 1. Quán Chiêu Cà phê sách
   2. 2. Quán Cà Phê 307
3. 3. Chuyên gia tư vấn lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê hiệu quả

1. 10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Để có được bảng kế hoạch kinh doanh cho quán cà phê hoàn thiện nhất từ giai đoạn mở quán đến khi vận hành, bạn cần thực hiện đủ 10 bước cơ bản sau:

# Bước 1: Chọn mô hình quán cà phê kinh doanh

Dựa vào tổng số vốn, kinh nghiệm và sở thích, bạn có thể lựa chọn cho mình một mô hình kinh doanh quán cà phê phù hợp nhất. Một số mô hình đang được thị trường đón nhận phải kể đến: Cà phê bình dân, cà phê take away, cà phê coworking, cà phê sách, cà phê thú cưng, cà phê acoustic, cà phê board game…

# Bước 2: Phân tích thị trường để lập kế hoạch kinh doanh

Bạn sẽ không thể kinh doanh thành công nếu không hiểu và bắt kịp được nhu cầu thị trường. Việc tìm hiểu kỹ càng khách hàng và nhu cầu của họ, bạn mới có thể sở hữu quán cà phê hoạt động kinh doanh tốt. Để thực hiện bước này, bạn cần chú ý đến hai nội dung chính đó là:

“Vẽ” chi tiết chân dung khách hàng mục tiêu: khách hàng mà quán cà phê của bạn sẽ phục vụ chủ yếu ở độ tuổi này, nam hay nữ, nghề nghiệp, sở thích về màu sắc,không gian và thức uống, các nhu cầu giải trí, làm việc….Từ đây bạn có thể định hướng được sản phẩm và dịch vụ của quán cà phê để làm hài lòng khách hàng của bạn nhất có thể.

Xác định càng chi tiết khách hàng mục tiêu bạn sẽ biết được quán cà phê của bạn sẽ làm gì để thu hút và làm hài lòng khách. Ảnh: ST

Thị trường, đối thủ cạnh tranh: Tham khảo các thương hiệu đã mở trước đó, bạn có thể học được ưu điểm và tránh được sai lầm cũng như nhược điểm không lặp lại cho quán cà phê của bạn.

# Bước 3: Định hướng mục tiêu kinh doanh cà phê

Bước này vô cùng quan trọng vì nó là kim chỉ nang cho toàn bộ kế hoạch kinh doanh của quán. Tất cả những bước sau nhằm thực hiện hóa mục tiêu kinh doanh đã xác định ở bước này.:

+ Xác định được quy mô ban đầu của quán: Những số liệu như diện tích quán, sức chứa, công suất phục vụ khách mỗi ngày, các dịch vụ kèm theo của quán….

+ Các chỉ tiêu về doanh số: Bạn nên chia thành các giai đoạn để tăng khả năng thực hiện được. Những vấn đề bạn cần xác định chỉ tiêu doanh số ngay từ đầu bao gồm: tổng vốn đầu tư, chi phí ban đầu, thời gian thu hồi vốn, doanh số hàng tháng (kèm theo mức lợi nhuận), mức thua lỗ có thể chấp nhận được,…

# Bước 4: Lập kế hoạch tài chính trong kinh doanh quán cà phê

Từ định hướng kinh doanh đã thiết lập ở trên, bạn cần làm rõ hơn các chi phí đầu tư trong nội dung kế hoạch tài chính của quán. Như các loại hình kinh doanh khác, khi mới bắt đầu bạn cần trả lời các câu hỏi: số vốn cần có – số vốn bạn có, các khoản chi phí ban đầu, chi phí vận hành hàng tháng.

Có thể chia thành 5 nhóm chi phí đầu tư ban đầu như sau: Tiền thuê mặt bằng, chi phí sửa chữa – trang trí, chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí mua sắm các vật dụng – thiết bị, chi phí trả lương cho nhân viên.

Bạn cần lưu ý rằng các khoản/ nội dung trong kế hoạch tài chính phải thật rõ ràng và chi tiết nhất. Bên cạnh đó, nếu quán cà phê là dự án được nhiều người góp vốn, hãy chắc chắn rằng mỗi nhà đầu tư đều có vai trò riêng và có thỏa thuận minh bạch về quyền lợi ngay từ đầu. Thêm vào đó, kế hoạch tài chính dự trù cho giai đoạn chưa hoàn vốn cũng là điều cần thiết.

Tính toán và lên forecast về tài chính cho việc kinh doanh quán cafe là vô cùng quan trọng. Ảnh: ST

# Bước 5: Lên các phương án chọn vị trí mặt bằng của quán cà phê

Phần tiếp theo chính là các phương án cho mặt bằng của quán. Đây là khoản chi phí đầu tư nhiều nhất nên bạn cần cẩn trọng khi quyết định thuê. Mặt bằng của quán phải đáp ứng nhiều điều kiện về vị trí, diện tích, giá thuê hàng tháng – tiền cọc và mức độ phải sửa chữa.

# Bước 6: Xây dựng thực đơn chi tiết của quán cà phê

Dựa vào các bước 2,3,4 kết hợp với người phụ trách pha chế (hoặc bạn có thể học một khóa pha chế để mở quán) để xây dựng menu cho quán cà phê của bạn. Tiêu chí để xây dựng thực đơn đó là: phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu cùng mô hình của quán, thức uống đa dạng, thường xuyên cập nhật đồ uống mới – hợp thị hiếu.

# Bước 7: Lên kế hoạch chọn đối tác, nhà cung cấp

Sau khi xác định các loại thức uống sẽ phục vụ khách kết hợp cùng kế hoạch tài chính để giá bán của từng loại nước uống cũng như phí dịch vụ khác. Đặc biệt, để cân bằng giữa chất lượng đồ uống và lợi nhuận thu về, bạn cần có kế hoạch tìm kiếm đối tác cung cấp nguyên phụ liệu chất lượng với mức giá tốt nhất.

# Bước 8: Lập kế hoạch quảng cáo, marketing cho quán cà phê

Hoạt động quảng cáo luôn đi cùng với kinh doanh, hỗ trợ đắc lực để quán cà phê của bạn đông khách hàng ghé đến và sử dụng dịch vụ. Điều quan trọng là làm sao để bạn vừa sử dụng khoản chi phí cho quảng cáo tiếp thị hiệu quả nhất.

Để làm được điều đó, bạn cần có kế hoạch xây dựng các kênh bán hàng và đẩy mạnh marketing cho chúng. Có nhiều kênh marketing nhưng tùy vào phân khúc khách hàng, bạn cần xác định được đâu là kênh chính, đâu là kênh phụ cùng chi phí đi kèm và mục tiêu đạt được trong từng giai đoạn.

Đầu tư hình ảnh cho quán cũng thuộc 1 phần kế hoạch quảng cáo. Ảnh:ST

# Bước 9: Lên kế hoạch quản lý điều hành quán cà phê

Không chỉ tập trung vào việc mở quán, bạn cũng cần chăm chút cho việc quản lý và vận hành quán cà phê. Để quản lý tốt bạn phải có kế hoạch cũng như các quy định, quy trình để hướng dẫn nhân sự, đánh giá và quản lý tất cả các hoạt động thông qua bảng biểu, báo cáo định kỳ.

Bên cạnh đó, việc quản lý điều hành quán sẽ dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng các phần mềm và thiết bị hệ thống chuyên dùng cho quán cà phê, nhà hàng.

# Bước 10: Chuẩn bị các loại thủ tục đăng ký kinh doanh cho quán

Để quán cà phê có thể chính thức hoạt động, bạn cần lên kế hoạch thực hiện việc đăng ký kinh doanh với chính quyền địa phương, chuẩn bị các loại giấy tờ để được cấp chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Bên cạnh đó, quán cà phê của bạn cũng cần có kế hoạch để thực hiện nộp các loại thuế cho doanh nghiệp như thế môn bài, giá trị gia tăng,…

2. Tham khảo các mẫu lập kế hoạch kinh doanh của một số thương hiệu quán cà phê

Với 10 bước cơ bản ở trên, bạn có thể tham khảo cách áp dụng thực tế trong 2 ví dụ bên dưới, tương ứng với hai mô hình quán cà phê tiêu biểu hiện nay: cà phê cho người trẻ (cà phê sách) và cà phê bình dân.

1. Quán Chiêu Cà phê sách

Xác định mô hình và ý tưởng của quán cà phê

Kết quả của bước lựa chọn mô hình kinh doanh cũng như xác định mục tiêu, nguồn vốn đầu tư cho quán được thể hiện bằng các nội dung chính sau:

+ Mô hình: cà phê sách, phục vụ thức uống và không gian đọc sách.

+ Mục tiêu: Kinh doanh nước uống và dịch vụ nơi đọc sách cho khách hàng.

+ Địa điểm: Quận 10, TPHCM.

+ Vốn đầu tư ban đầu: 2,1 tỷ đồng

Xây dựng thực đơn thức uống và dịch vụ đi kèm

+ Menu: Các loại cà phê cơ bản, trà thảo mộc, trà sữa, smoothie, nước ép và các loại bánh.

+ Các loại sách: Khoảng 1000 cuốn phân bố theo kệ sách các đầu sách truyện ngôn tình, trinh thám, truyện tranh, tuyển tập thơ, tản văn hiện đại.

+ Không gian đọc: bàn ghế cho khách hàng ngồi lại, địa điểm phù hợp để tổ chức workshop – event nhỏ về sách, văn hóa đọc,..

Đối tượng khách hàng & thị trường

Khu vực xung quán cà phê có nhiều trường đại học, phổ thông. Do đó đối tượng khách hàng quán nhắm đến là các bạn sinh viên học sinh độ tuổi từ 16 đến 24.

Tuy nhiên đây cũng là khu vực tập trung nhiều địa điểm “ăn chơi” nên tính cạnh tranh khá cao.

Thêm dịch vụ bán đồ lưu niệm, sách là gợi ý thêm cho mô hình quán cà phê sách. Ảnh:ST

Tìm kiếm đối tác cung cấp

Đầu tiên là đơn vị thiết kế và thi công không gian quán cà phê. Đối với mô hình quán cà phê này, không gian đẹp, tinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng. Kế đến là tìm kiếm nơi cung cấp các đầu sách. Ưu tiên hàng đầu là hiệu sách cũ và nhà xuất bản. Và đối tác cung cấp cà phê rang xay, bán máy pha cà phê cũng như các thiết bị và nguyên liệu phac pha chế.

Tuyển dụng và sắp xếp cơ cấu tổ chức

Nhân viên cho quán cà phê bao gồm: nhân viên phục vụ (4 người – chia thành 2 ca sáng, tối), nhân viên pha chế (2 người – chia ca sáng, tối hoặc 1 người full time), bảo vệ (2 người chia ca) và quản lý kiêm thu ngân (1 người).

Lên kế hoạch phục vụ

2. Quán Cà Phê 307

Lên ý tưởng về mô hình quán

Với số vốn hạn chế hơn, qua quá trình nghiên cứu, chủ quán đã xác định được mô hình và hướng kinh doanh của quán như sau:

+ Mô hình: Là quán cà phê bình dân truyền thống, phục vụ khách vãng lai và người dân khu vực xung quanh.

+ Địa điểm: Quận Bình Tân (Gần Bệnh viện)

+ Đối tượng khách hàng: Nhân viên của bệnh viên, người nhà bệnh nhân, khách vãng lai dừng chân,…

Nội dung chính của kế hoạch tài chính

+ Vốn đầu tư ban đầu: 600 triệu.

+ Chi phí mua sắm thiết bị: 90 triệu.

+ Vốn lưu động: 400 triệu.

+ Khoản dự phòng đầu tư: 110 triệu.

Xây dựng thực đơn đồ uống

Menu đồ uống: các loại cà phê truyền thống, các loại trà, sinh tố và nước ép trái cây theo mùa. Ngoài ra có thể kinh doanh thêm đồ ăn sáng, ăn nhẹ như bánh mỳ, bánh bao, mì tôm, bánh ướt,..

Cơ cấu nhân sự cho quán

Với quy mô nhỏ, các vị trí nhân sự cần thiết cho quán hoạt động là nhân viên phục vụ kiêm thu ngân (2 người), pha chế (1 người). Tùy theo vị trí và số ngày giờ làm việc trong tháng bạn để trả lương cho nhân viên từ 3tr – 8 tr. Dù là quán bình dân, việc đào tạo và quản lý nhân viên cũng là điều vô cùng cần thiết.

Quán cà phê bình dân là mô hình kinh doanh ít rủi ro hơn cả. Ảnh: ST

3. Chuyên gia tư vấn lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê hiệu quả

Có được một chiến lược kinh doanh quán cà phê toàn diện thông qua bản kế hoạch chi tiết là điều không hề đơn giản. Chưa kể đến định hướng đó có phù hợp hay không. Nếu chủ đầu tư chưa có kinh nghiệm trong ngành đồ uống cũng như hiểu biết về thị trường kinh doanh quán cà phê thì việc lên kế hoạch và thực hiện nó càng khó khăn hơn.

Giải pháp tối ưu hơn cả trong trường hợp này đó chính là tìm chuyên gia giúp bạn xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cà phê hiệu quả nhất. Có hơn 10 năm đồng hành cùng hàng trăm quán cà phê kinh doanh ổn định, Coffee Tree là một trong những đơn vị uy tín nhất trên thị trường.

Với nhiều gói dịch vụ toàn diện cung cấp nhiều giải pháp cho quán cà phê của bạn, Coffee Tree sẽ hỗ trợ bạn định hướng kinh doanh quán hợp lý nhất, tư vấn và setup mở quán cà phê, cung cấp nguyên vật liệu và máy móc pha chế cà phê chất lượng cùng giá thành tốt nhất. Nhanh tay gọi đến Tổng đài toàn quốc 0906 70 2230 để Coffee Tree tư vấn nhanh nhất cho bạn, đồng thời có cơ hội nhận được nhiều ưu đãi đặc biệt khác.