Lớp 12 – Chương II – Bài 4-Cấu Trúc Bảng | Doanhoasp0712

1. Các khái niệm chính

Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và các hàng. Bảng là thành phần cơ sở tạo nên CSDL. Các bảng chứa toàn bộ dữ liệu mà người dùng cần khai thác.

Ví dụ, bảng HOC_SINH (hình 20) lưu trữ thông tin về học sinh của lớp, gồm nhiều cột và nhiều hàng. Mỗi hàng của bảng dùng để lưu thông tin của một học sinh. Mỗi cột dùng để lưu một thuộc tính của học sinhgoomf mã số (MaSo), họ và đệm (HoDem), tên (Ten), giới tính (GT), ngày sinh (NgSinh), là đoàn viên hay không (DoanVien), địa chỉ (DiaChi), tổ (To). (hình 20)

Hình 20 – Bảng danh sách học sinh

Trường (Field): Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cân quản lí.

Ví dụ, trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten, NgSinh, DiaChi, GT, …

Bản ghi (Record):Mỗi bản ghi là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí.

Ví dụ, trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ 5 có các dữ liệu là:

{5, Phạm Kim, Anh, Nữ, 05/12/1991, không là đoàn viên, 12 Lê Lợi, 2}

Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu cảu dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu.

Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:

Ví dụ, MaSo có kiểu dữ liệu là Number (kiểu số), HoDem có kiểu Text (văn bản), NgSinh có kiểu dữ liệu là Date/Time (ngày/giờ), DoanVien có kiểu Yes/ No (logic)

2. Tạo và sửa cấu trúc bảng

Muốn có dữ liệu, trước hết cần khai báo cấu trúc của bảng, sau đó nhập dữ liệu và bảng. Dưois đay xét việc tạo cấu trúc bảng.

a. Tạo cấu trúc bảng

Để tạo cấu trúc bảng trong chế dộ thiết kế, thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Nháy đúp Create table in Design View.

Cách 2: Nháy nút lệnh  , rồi nháy đúp Design View

Sau khi thực hiện mộtt rong hai cách trên, trên cửa sổ làm việc của Access xuất hiện thanh côpng cụ thiết kế bảng Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng (hình 21)

Hình 21 – Thanh công cụ thiết kế bảng

Cấu trúc của bảng được thực hiện bởi các trường, mỗi trường có tên trường (Field Name), kiểu dữ liệu (Data Type), mô tả trường (Description) và các tính chất của trường (Field Properties). Cửa sổ cấu trúc bảng được chia làm hai phần, phần định nghĩa trường và phần các tính chất của trường (hình 22)

Hình 22 – Cửa sổ cấu trúc bảng

Để tạo một trường, ta thực hiện:

1. Gõ tên trường vào cột Field Name

2. Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type bàng cách nháy chuột vào mũi tên xuống ở bên phải ô thuộc cột Data Type rồi chọn kiểu trong danh sách mở ra (hình 23)

Hình 23 – Chọn kiểu dữ liệu cho một trường

3. Mô tả nội dung trường trong cột Description (không nhất thiết phải có)

4. Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.

Các tính chất của trường

Các tính chất của trường được dùng để quy định cách thức dữ liệu được lưu trữ, nhập hoặc hiển thị như thế nào. Tính chất của mỗi trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó.

Một số tính chất trường thường dùng

Field Size (kích thước trường): Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu lưu trữ trong trường với các kiểu dữ liệu Text, Number hoặc AutoNumber.

Ví dụ:

– Nếu đặt tính chất này là 25 cho trường kiểu Text thì dữ liệu nhập vào tương ứng phải là một xâu dài không quá 25 kí tự.

– Nếu đặt tính chất này là Byte cho trường kiểu Number thì dữ liệu nhập vào tương ứng phải là một số nguyên nằm trong khoảng 0 đến 255

Format (định dạng): Quy định cách thức hiển thị và in dữ liệu.

Ví dụ, nếu kiểu dữ liệu là Date/ Time và giá trị nhập cho tính chất này là Short Date thì dữ liệu nhập vào tương ứng sẽ có dạng dd/ mm/ yyyy (ví dụ: 27/11 /2007).

Caption: Cho phép thay tên trường bằng các phụ đề dễ hiểu với ngưoif dùng khi hiển thị. Ví dụ: Caption là Tổ thay cho tên trường To.

Default Value (giá trị ngầm định): Tính chất này dùng để xác định giá trị tự dộng đưa vào trường khi tạo bản ghi mới.

Ví dụ: nếu giá trị ngầm định của trường THANH_PHO là “Hà Nội” thì mỗi khi thêm bản ghi mới có thể dùng ngay h\gái trị này hoặc sửa thànhteen thành phố khác.

Để thay đổi tính chất của trường:

1. Nháy chuột vào dòng định nghĩa; Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties ở nửa dưới của cửa sổ cấu trúc bảng (hình 22)

2. Thực hiện các thay đổi cần thiết.

Chỉ định khóa chính

Trong bảng được thiết kế tốt không có hai hàng dữ liệu giống nhau, nghĩa là mỗi bản ghi phải là duy nhất. Vì vậy, khi xây dụng mỗi bảng trong Access, người dùng cần chỉ ra trường  mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi hàng của bảng. Trường đó tạo thành khóa chính (Primary Key) của bảng.

Ví dụ: trong bảng HOC_SINH (hình 20), có thể dùng trường MaSo (mã số) làm khóa chính nhưng không thể dùng Ten làm khóa chính vì các học sinh có thể trùng tên.

Để chỉ định khóa chính, ta thực hiện:

1. Chọn trường làm khóa chính

2. Nháy nút  hoặc chọn lệnh Edit –> Primary Key

Access hiển thị hình chiếc chìa khóa ở bên trái trường được chỉ định là khóa chính.

Chú ý:

– Khóa chính có thể là một hoặc nhiều trường

– Khi tạo bảng trong Access, người dùng luôn được nhắc hãy chỉ định khóa chính cho bảng. Nếu không chỉ dịnh khóa chính, Access sẽ hỏi người dùng có tạo một trường làm khóa chính, có tên là ID và kiểu dữ liệu là AutoNumber hay không và tự động tạo ra trường này.

Lưu cấu trúc bảng

Sau khi thiết kế một bảng ta cần đặt tên và lưu cấu trúc của bảng đó:

1. Chọn lệnh File –> Save hoặc nháy nút lệnh 

2. Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As

3. Nháy nút OK hoặc nhấn phím Enter

Một bảng sau khi được tạo và lưu cấu trúc thì có thể nhập dữ liệu vào bảng đó

b. Thay đổi cấu trúc bảng

Ta có thể thay đổi cấu trúc bảng nếu thấy cấu trúc đó chưa thật phù hợp, chẳng hạn thêm/ xóa trường, thay đổi tên, kiểu dữ liệu của trường, thứ tự các trường,…

Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế

Thay đổi thứ tự các trường

1. Chọn trường muốn thay đổi vị rtis, nhấn chuột và giữ. Khi đó Access sẽ hiển thị một đường nhỏ nầm ngang ngay trên trường được chọn

2. Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ cho biết vị trí mới của trường

3. Thả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trí mong muốn

Thêm trường

Để thêm một trường vào bên trên (bên trái) trường hiện tại, thực hện:

1. Chọn Insert –> Row hoặc nháy nút 

2. Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định các tính chất của trường (nếu có)

Chú ý: Trường có mũi tên  ở ô bên trái tên được gọi là trường hiện tại

Xóa trường

1. Chọn trường muốn xóa

2. Chọn Edit –> Delete Rows hoặc nháy nút 

Chú ý: Cấu trúc bảng sau khi thay đổi phải được lưu bàng lệnh File –> Save hoặc bằng cách nháy nút (save)

Thay đổi khóa chính

1. Chọn trường muốn chỉ định là khóa chính

2. Nháy nút (key) hoặc chọn lệnh Edit –> Primary Key

Chia sẻ:

• X
• Facebook

Thích Đang tải...

Có liên quan