Lực Lượng Bán Hàng (Sale Forces) Là Gì? Bản Chất Và Chức Năng

Lực lượng bán hàng đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm ra ngoài thị trường. Từ xưa, các nhà nghiên cứu kinh tế học đã đưa ra nhiều khái niệm, giải thích, làm rõ về khái niệm này. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Tanca một lần nữa nhìn nhận tầm quan trọng của lực lượng bán hàng nhé.

1. Lực lượng bán hàng (Sale forces) là gì?

1.1. Khái niệm lực lượng bán hàng

Lực lượng bán hàng hay còn có tên tiếng anh khác là Sale forces. Đây là khái niệm chung, đại diện cho những người tham gia vào quá trình quảng cáo, vận chuyển và bán hàng cho doanh nghiệp.

Không có bộ phận này, hàng hóa chỉ mãi nằm trong kho sản xuất. Và rồi, các mục tiêu chiến lược bán hàng mà công ty đề ra cũng không thể hiện thực hóa được.

1.2. Cơ cấu tổ chức của lực lượng bán hàng

Lực lượng bán hàng là tổng hàm của nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm một nhiệm vụ khác nhau.

1.2.1. Nhà quản trị bán hàng

Nhà quản trị bán hàng là cấp cao nhất trong bộ phận này. Họ có thể quản trị ở nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm ở giai đoạn nhất định theo phân cấp trong quá trình bán hàng.

Những nhà quản trị này có thể là những người nằm trong biên chế công ty. Nhưng cũng có thể được thuê từ bên ngoài.

Một số chức danh quản trị bán hàng mà bạn nên biết có thể kể đến như Giám đốc bán hàng, Đại diện bán hàng, Giám đốc khách hàng hay cố vấn tiêu thụ….

Nhà quản trị bán hàng được coi là nhân tố quan trọng trong lực lượng bán hàng. Họ là người đề ra phương hướng chiến lược để bộ phận dưới thực hiện. Từ đó, thu về nguồn doanh thu cho doanh nghiệp.

1.2.2. Nhân viên bán hàng

Đây là bộ phận trực tiếp truyền tải thông tin mặt hàng đến với khách hàng có nhu cầu. Nhân viên bán hàng cũng được phân vào nhiều bộ phận khác nhau. Ví dụ như nhân viên bán trực tiếp, nhân viên giao hàng, nhân viên phụ trách kỹ thuật…

>>> Đọc thêm:8 cách để thúc đẩy nhân viên của bạn

1.2.3. Nhân viên bán hàng bên ngoài doanh nghiệp

Nhân viên bán hàng ngoài doanh nghiệp là cầu nối kết nối doanh nghiệp với các nhà tiêu thụ khác. Thường thì bộ phận này sẽ tồn tại dưới các loại hình như đại lý, đại diện thị trường, đại diện marketing….

Doanh nghiệp muốn phát triển lớn mạnh thì cần đầu tư phát triển lực lượng bán hàng này. Càng có nhiều văn phòng đại diện, có một đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng chu đáo thì sản phẩm sẽ tiếp cận được một lượng lớn khách hàng.

2. Vai trò của lực lượng bán hàng đối với một doanh nghiệp

Lực lượng bán hàng, dù ở bất kỳ bộ phận nào thì đều có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nói cách khác, đây là phần “linh hồn” của đơn vị đó.

Họ đảm nhiệm phần lớn công việc từ quảng bá sản phẩm cho đến việc hỗ trợ các phòng ban khác xây dựng chiến lược kinh doanh. Nhằm hướng đến mục tiêu tăng trưởng theo định hướng và phát triển công ty.

2.1. Là đơn vị tham mưu cho ban quản trị đưa ra quyết sách phù hợp

Bạn biết đấy, việc phân phối một sản phẩm ra ngoài thị trường không phải là điều dễ dàng. Mọi thứ đều đòi hỏi sự chỉnh chu, tỉ mỉ và một chút quyết liệt của người làm sale.

Tuy nhiên, quá trình phân phối sản phẩm của lực lượng bán hàng không chỉ dừng lại ở đó. Bởi, dù cho họ bán hàng giỏi cỡ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ chính sách phù hợp. Cho nên, bộ phận này sẽ dựa trên hoạt động thực chiến nhằm đề xuất phương án phân phối và cung ứng sản phẩm phù hợp.

>>> Đọc thêm:4 mẹo hay để tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên

2.2. Lực lượng bán hàng là đơn vị hướng dẫn, chỉ đạo nghiên cứu

Ai là người tiếp cận sát nhất với khách hàng? Chắc chắn câu trả lời là lực lượng bán hàng. Mọi nhu cầu, sở thích, xu hướng mua hàng của người dùng sẽ được lực lượng này nắm bắt. Từ đó, họ sẽ tiến hành tham mưu cho các phòng ban liên quan tiến hành nghiên cứu, cải tiến sản phẩm sao cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng.

2.3. Lực lượng bán hàng chịu trách nhiệm chăm sóc và phát triển nguồn khách hàng

Các bộ phận trong lực lượng bán hàng chịu trách nhiệm chăm sóc và định hướng khách hàng tiềm năng. Chức năng này vô cùng quan trọng. Nó là cơ sở quyết định phần lớn đến thắng lợi của doanh nghiệp.

Dựa trên các mục tiêu kinh doanh được ban quản trị đặt ra, lực lượng bán hàng đề ra các kế hoạch cụ thể. Làm sao để đạt được những kế hoạch đề ra.

Theo đó, hàng tuần, tháng, quý, doanh nghiệp sử dụng chỉ số KPI để đo lường hiệu quả công việc. Dựa vào đây, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết sách để thay đổi tình hình phát triển.

3. Phân loại các mô hình lực lượng bán hàng phổ biến của doanh nghiệp

Hiểu về các mô hình lực lượng bán hàng giúp bạn hình dung chính xác hơn về khái niệm này.

3.1. Theo khu vực địa lý

Xây dựng mô hình bán hàng theo khu vực địa lý là mô hình tổ chức cơ bản nhất và được áp dụng nhiều nhất hiện nay.

Mô hình này có một số ưu điểm sau:

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê lực lượng bán hàng
• Doanh nghiệp hiểu được thị hiếu của người tiêu dùng, từ đó cung ứng sản phẩm phù hợp với khách hàng của từng khu vực;
• Lực lượng bán hàng được chia thành nhiều bộ phận khác nhau. Phân bổ nhân sự theo khu vực địa lý giúp xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận;
• Tổ chức và vận hành của mô hình đơn giản giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý;
• Đây là cơ hội để lực lượng bán hàng hiểu về phong tục, tập quán của khu vực bán hàng. Từ đó, nghiên cứu, tìm hiểu sản phẩm phù hợp nhằm mở rộng kinh doanh.
• Mô hình tổ chức này phù hợp với doanh nghiệp cung ứng nhiều sản phẩm có độ đồng nhất cao và không có yêu cầu khác.

Bên cạnh đó, mô hình này cũng bộc lộ một số hạn chế nhất định:

• Lực lượng bán hàng thiếu cái nhìn tổng quát về các khu vực khác.
• Thời gian bỏ ra để nghiên cứu, tìm hiểu khu vực bán hàng đó không phải là nhỏ. Giả sử quá trình này không mang lại hiệu quả thì doanh nghiệp phải chịu khoản lỗ không hề nhỏ;
• Tiêu tốn lượng lớn nguồn nhân lực, đẩy kinh phí trả lương lên cao, tạo sức ép đến các doanh nghiệp. Nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa.

3.2. Theo sản phẩm

Ở phương thức này, doanh nghiệp sẽ phân chia sản phẩm theo tính chất. Mỗi bộ phận sẽ trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực mà họ nghiên cứu.

Đối với những doanh nghiệp có nhiều sản phẩm với đa dạng tính năng thì nên áp dụng mô hình này. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc nhân viên sẽ được huấn luyện đầy đủ và chuyên nghiệp hơn về lĩnh vực mà mình phụ trách. Để phát huy hiệu quả tối ưu, chúng thường được kết hợp với mô hình bán hàng theo khu vực địa lý.

Nhược điểm của phương thức này nằm ở nguồn nhân lực. Bạn cần một số lượng lớn nhân viên sản xuất. Và số lượng này sẽ tăng thêm nhiều khi công ty của bạn ra mắt thêm nhiều sản phẩm mới.

3.3. Theo khách hàng

Với mô hình xây dựnglực lượng bán hàng theo khách hàng, bạn cần cân nhắc dựa trên quy mô, hành vi mua sắm và yêu cầu sử dụng sản phẩm. Hiện nay, mô hình này đang dần trở nên phổ biến và khẳng định tính hữu dụng của mình.

Và để thích nghi với công việc, nhân viên buộc phải học hỏi và tìm hiểu kỹ về khách hàng của mình. Có nhiều khách hàng khó tính sẽ yêu cầu cao hơn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và các chính sách khác. Nhân viên không chỉ cần chăm sóc tận tình mà còn phải biết cách giữ chân khách hàng. Ngoài ra, việc quan sát cách thức sử dụng sản phẩm cũng đóng vai trò quan trọng.

Nếu như bạn biết khai thác triệt để mô hình này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoản chi phí khổng lồ về chăm sóc và nâng cấp dịch vụ. Xây dựng lòng tin khách hàng đối với thương hiệu đó.

Những ưu điểm có thể kể đến trong mô hình này:

• Lấy khách hàng làm trọng tâm, luôn quan tâm và tìm hiểu về họ;
• Tăng cường sự phối hợp giữa các đơn vị để nâng cao chất lượng sản phẩm;
• Tận dụng nguồn lực tại địa phương để phát triển sản phẩm;
• Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý, góp phần thúc đẩy phát triển đội ngũ nhân lực.

Một số nhược điểm dễ dàng nhận thấy khi áp dụng mô hình này:

• Công việc của lực lượng bán hàng có thể trùng lặp dẫn đến sự cạnh tranh giữa các tuyến nhân lực;
• Đòi hỏi người quản lý cần có năng lực cao;
• Có nhiều khó khăn phát sinh trong quá trình quản lý nguồn nhân lực;

3.4. Phương án hỗn hợp

Đúng như tên gọi của nó, phương pháp hỗn hợp cho phép bạn tổ chức lực lượng bán hàngbằng nhiều phương thức khác nhau.

Ưu điểm của phương pháp này được xác định qua hai yếu tố:

• Thứ nhất, doanh nghiệp tận dụng được lợi thế của mỗi mô hình tổ chức lực lượng bán hàng. Từ đó, nâng cao khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp;
• Thứ hai, các nhà quản lý có thể linh hoạt thay đổi phương thức quản lý để phù hợp với từng giai đoạn. Thêm nữa, sự thay đổi này vừa đảm bảo nâng cao chất lượng công việc mà vẫn đảm bảo sự ổn định của quá trình tổ chức trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình này, doanh nghiệp của bạn cũng phải đối mặt với một số nguy cơ nhất định. Cụ thể là:

• Nhà quản trị doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quá trình quản lý hay đánh giá mức độ hoàn thành công việc;
• Nhân viên hoảng loạn, khó tập trung vì phải nghe chỉ đạo từ nhiều phía;
• Nếu như quy trình quản lý không được thiết lập chặt chẽ, rất dễ dẫn đến tình trạng bộ máy chồng chéo, cồng kềnh. Chi phí bị đẩy lên cao, tiêu tốn và sử dụng nguồn lực không hiệu quả.

4. Làm thế nào để thiết kế một lực lượng bán hàng tối ưu

Hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng của lực lượng bán hàng, vậy làm sao để tạo ra một lực lượng bán hàng tối ưu?

4.1. Xác định mục tiêu

Bất cứ lúc nào, khi bắt tay vào xây dựng mô hình nào đó, chúng ta đều cần phải xác định mục tiêu cụ thể. Chân dung mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là không giống nhau. Chúng cần căn cứ vào quy mô, khả năng tài chính và trình độ quản lý của ban quản trị.

Nên chưa mục tiêu thành hai mục tiêu nhỏ. Đó là mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Ở mỗi mục tiêu, cần nêu rõ cách thức hành động để đạt được kỳ vọng đó.

Một số mục tiêu củalực lượng bán hàng mà bạn nên tham khảo như:

• Doanh thu và lợi nhuận tăng;
• Số lượng khách hàng tiếp cận tăng;
• Nâng cao hiệu quả công việc của mỗi bộ phận, nhân viên bán hàng;
• Khai thác thông tin khách hàng mới và chăm sóc tốt hơn khách hàng tiềm năng.

4.2. Hình thành chiến lược

Chiến lược là gì? Hiểu đơn giản, chiến lược là cách thức để bạn biến những mục tiêu đó trở thành hiện thực. Các bản kế hoạch được đưa ra nhằm thu hút khách hàng đi sâu tìm hiểu về sản phẩm trong phễu mua hàng, từ đó, đưa ra quyết định mua sản phẩm của doanh nghiệp.

Chiến lược bán hàng của mỗi công ty, doanh nghiệp là khác nhau. Tuy nhiên, chúng cần dựa trên những yếu tố sau: mục tiêu muốn hướng đến của doanh nghiệp, môi trường cạnh tranh, quá trình phát triển tiềm tàng của doanh nghiệp….

4.3. Xác định quy mô và xây dựng cấu trúc lực lượng bán hàng phù hợp

Dựa trên quy mô và sự phát triển của doanh nghiệp, bạn sẽ thiết kế được một mô hình bán hàng phù hợp.

Sau đây là một vài yếu tố giúp bạn xác định quy mô lực lượng bán hàng nhanh và chính xác nhất:

• Xác định rõ mục tiêu bán hàng. Đây là điều tối quan trọng mà dù bạn thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào vẫn cần tới nó.
• Vẽ ra bản kế hoạch bán hàng chi tiết. Xác định chân dung khách hàng. Số lượng sản phẩm cần cung ứng ra thị trường…
• Xác định năng suất lao động của người lao động. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định số lao động cần để thực hiện nhiệm vụ này.
• Quỹ lương chi trả cho nhân viên và khả năng quản lý của doanh nghiệp cũng cần được xem xét.

Sau khi xác định rõ quy mô lực lượng bán hàng, chúng ta tiến hành phân tích và xây dựng cấu trúc chung của nó.

Cơ cấu lực lượng bán hàng cần được cụ thể hóa bằng sơ đồ tổ chức bán hàng để người đọc dễ quan sát. Cơ cấu tổ chức bán hàng chặt chẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn lực phát triển. Phân bổ nhiệm vụ theo khả năng của từng cá nhân, khu vực.

Không một doanh nghiệp kinh doanh nào phát triển tốt nếu không có lực lượng bán hàng hiệu quả. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ có thêm nhiều cái nhìn mới về khái niệm này. Vận dụng chúng vào thực tiễn doanh nghiệp để đạt được những thành tựu như mong muốn.

>>> Đọc thêm:

Kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp đa chi nhánh

Tanca - Phần mềm nhân sự dành cho chuỗi bán lẻ

6 bước lập kế hoạch bán hàng hiệu quả