Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Giao Ban Chi Tiết Dành Cho Mọi Công Ty

1. Biên bản họp giao ban là gì?

Họp giao ban được coi là “công cụ” điều hành doanh nghiệp khá phổ biến hiện nay, mục đích của việc tổ chức họp giao ban nhằm tiếp nhận ý kiến và xử lý các tình hóa phát sinh trong cơ quan, doanh nghiệp.

Hiện nay, có 02 hình thức họp giao ban phổ biến gồm:

- Họp giao ban định kỳ: Diễn ra trong một thời gian xác định, địa điểm xác định, thành phần tham gia cố định (đầu tuần, đầu tháng…);

- Họp giao ban đột xuất: Diễn ra khi có sự cố, vấn đề phát sinh cần phải tập trung giải quyết. Thời gian, địa điểm diễn ra và thành phần tham gia các cuộc họp giao ban đột xuất cũng không cố định mà tuỳ thuộc vào vấn đề cần giải quyết để mời những người có liên quan.

Tương tự như các cuộc họp khác, nội dung cuộc họp giao ban cũng được ghi lại trong Biên bản cuộc họp. Mặc dù không có giá trị pháp lý cao nhưng Biên bản cuộc họp giao ban giúp chứng minh tính thực tế của sự kiện.

Đây cũng được coi là căn cứ để xem xét ý kiến, tiếp thu và khắc phục những hạn chế, vướng mắc trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

2. Nội dung cần có trong Biên bản họp giao ban

Khi lập Biên bản họp giao ban cần ghi đầy đủ các nội dung sau:

- Thời gian bắt đầu;

- Địa điểm họp;

- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

- Trình tự, diễn biến, nội dung, vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

- Ý kiến phát biểu của những người tham dự họp;

- Các kết quả biểu quyết (nếu có);

- Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

3. Mẫu Biên bản họp giao ban mới nhất được nhiều doanh nghiệp sử dụng

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1).....                         CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) .....                                    Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: ............../BB-..........(3).......

BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN

- Thời gian bắt đầu: .......................................................................

- Địa điểm: .....................................................................................

- Thành phần tham dự gồm:

1. ...................................................................................................

2. ...................................................................................................

3. ..................................................................................................

- Chủ trì (chủ tọa): .......................................................................

- Thư ký (người ghi biên bản): ......................................................

- Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo): ....................

1. ..................................................................................................

2. ..................................................................................................

3. .................................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ....... giờ....., ngày.....tháng....năm.....

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

4. Quy trình tổ chức cuộc họp giao ban cụ thể ra sao?

Tại Quyết định 45/2018/QĐ-TTg hướng dẫn cụ thể quy trình tổ chức cuộc họp giao ban trong các cơ quan hành chính nhà nước như sau:

Bước 01: Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Người chủ trì cuộc họp phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc họp, gồm: Thành phần tham dự, thời gian, nội dung cuộc họp và chuẩn bị phương án kết luận cuộc họp nếu cần thiết.

Bước 02: Gửi giấy mời họp

- Giấy mời họp được gửi đến cơ quan hoặc người được mời tham dự trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất.

- Sau khi nhận được giấy mời họp, cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống quản lý văn bản của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Bước 03: Tổ chức cuộc họp

- Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể do người có thẩm quyền tổ chức cuộc họp quyết định để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.

- Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt nội dung của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.

Lưu ý: Thời gian họp giao ban là không quá một phần hai ngày làm việc.

Trên đây là mẫu Biên bản họp giao ban. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ, giải đáp.

>> Mẫu Biên bản mới nhất dùng cho mọi cuộc họp