Mẫu Giấy Ủy Quyền Trong Công Ty Và Các Quy Định Liên Quan

Ủy quyền theo nghĩa rộng là việc cá nhân, tổ chức chỉ định hoặc thỏa thuận để một cá nhân, tổ chức khác thay mặt mình xác lập, thực hiện một hoặc một số công việc có phạm vi nhất định trong một thời hạn xác định.

Ủy quyền trong nội bộ các Công ty là việc cá nhân hoặc pháp nhân chỉ định hoặc thỏa thuận để cá nhân, pháp nhân khác thay mặt mình thực hiện một hoặc một số công việc trong phạm vi và thời hạn xác định. Ủy quyền trong nội bộ Công ty hiện nay diễn ra rất phổ biến bởi đây là một thủ tục khá đơn giản, tuy nhiên, những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động ủy quyền này cũng rất đáng để quan tâm. Ở bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu khái quát về hoạt động ủy quyền trong nội bộ Công ty.

Chủ thể của hoạt động ủy quyền:

Hoạt động ủy quyền được thực hiện bởi hai chủ thể chính sau:

– Người ủy quyền: Là cá nhân, pháp nhân, tổ chức khác có quyền và nghĩa vụ thực hiện công việc ủy quyền;

– Người được ủy quyền: Là người được người ủy quyền chỉ định hoặc thỏa thuận thay mặt mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.

Cá nhân trong hoạt động ủy quyền phải là người từ đủ 15 tuổi trở lên có năng lực hành vi dân sự mới có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ 18 tuổi trở lên xác lập, thực hiện như trường hợp tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên và cổ đông là tổ chức phải là cá nhân đáp ứng các điều kiện tại Điều này và đặc biệt người đại diện theo ủy quyền trong trường hợp này phải từ đủ 18 tuổi trở lên.

Hình thức ủy quyền:

Căn cứ theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, có một số trường hợp sau đây việc ủy quyền trong Công ty sẽ phải được lập dưới dạng văn bản ủy quyền:

– Trường hợp Công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật và khi xuất cảnh khỏi Việt Nam thì người này phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình căn cứ theo Khoản 3 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014; trường hợp người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của Công ty theo quy định tại Khoản 5 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014;

– Đối với trường hợp Công ty có nhiều hơn một người đại diện pháp luật, trong đó có một hoặc tất cả người đại diện pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam: Pháp luật không quy định trường hợp này phải lập văn bản ủy quyền, nhưng trên thực tế, người đại diện pháp luật trước khi xuất cảnh khỏi Việt Nam nên lập văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình; đối với trường hợp tất cả người đại diện của Công ty đều vắng mặt tại Việt Nam và vắng quá 30 ngày mà không có văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ thì Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của Công ty;

Bài viết tương tự: Hướng dẫn giải quyết các tranh chấp về thừa kế

– Cá nhân là người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức theo Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014;

– Cổ đông ủy quyền cho một người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông theo Khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014;

– Chủ tịch công ty là doanh nghiệp nhà nước vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày theo Khoản 7 Điều 98 Luật Doanh nghiệp 2014;

– Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình theo Khoản 4 Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2014;

– Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình căn cứ theo Khoản 4 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2014;

– Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật của Công ty ủy quyền cho người khác tham gia hội nghị chủ nợ căn cứ theo Khoản 1 Điều 77 Luật phá sản 2014.

Ngoài các trường hợp pháp luật doanh nghiệp quy định việc ủy quyền buộc phải lập thành văn bản thì trên thực tế, khi thực hiện bất kỳ công việc liên quan đến những giao dịch, hoạt động của Công ty, người đại diện theo ủy quyền đều phải xuất trình văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của Công ty khi được người đại diện theo pháp luật hoặc những người có quyền khác trong Công ty ủy quyền.

Trong trường hợp Công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì căn cứ theo phân công thẩm quyền của từng người đại diện theo pháp luật này, văn bản ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền phù hợp nội dung công việc được ủy quyền.

Văn bản ủy quyền trên có ý nghĩa xác định ý chí, sự trao quyền của người ủy quyền cho người được ủy quyền, xác định được tư cách, phạm vi thực hiện công việc ủy quyền của người được ủy quyền; là cơ sở, căn cứ để các hoạt động ủy quyền có thể diễn ra.

Có 2 dạng ủy quyền bằng văn bản đang được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất hiện nay đó là: Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền. Trong đó:

– Giấy ủy quyền là hành vi pháp lý đơn phương của người ủy quyền, người được ủy quyền không có trách nhiệm phải hoàn thành hoặc thực hiện công việc được ủy quyền và trong giấy ủy quyền không bắt buộc phải có chữ ký của người được ủy quyền. Pháp luật cũng không có quy định cụ thể về nội dung của giấy ủy quyền;

– Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa người ủy quyền và người được ủy quyền, theo đó, bên được ủy quyền sẽ đại diện cho bên ủy quyền thực hiện công việc trong thời hạn, phạm vi ủy quyền, trách nhiệm của mỗi bên theo quy định trong Hợp đồng, bên vi phạm sẽ bồi thường thiệt hại (nếu có), việc ủy quyền có thể có thù lao và đặc biệt, trong Hợp đồng ủy quyền phải có chữ ký của cả hai bên.

Bài viết tương tự: Chuyển đổi Doanh nghiệp tư nhân thành Công ty TNHH Hai thành viên trở lên

Thời hạn, phạm vi và thù lao ủy quyền:

– Đối với phạm vi và thù lao ủy quyền sẽ do các bên tự thỏa thuận;

– Đối với thời hạn ủy quyền trong:

+ Giấy ủy quyền: Các bên tự thỏa thuận, pháp luật không có quy định về vấn đề này;

+ Hợp đồng ủy quyền: Sẽ do các bên tự thỏa thuận, trong trường hợp các bên không có thỏa thuận về thời hạn thì căn cứ theo quy định tại Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền sẽ có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Rủi ro và các vấn đề có thể gặp phải trong hoạt động ủy quyền:

Trong hoạt động ủy quyền, phần lớn rủi ro sẽ hướng về phía người ủy quyền vì thực tế người trực tiếp thực hiện công việc không phải là người có quyền lợi, nghĩa vụ. Chính vì lý do đó, để hạn chế rủi ro trong hoạt động ủy quyền, các bên cần:

– Xem xét trường hợp của các bên còn lại có đủ điều kiện, khả năng để ủy quyền hoặc được nhận ủy quyền hay không?

– Đối với Hợp đồng ủy quyền, phải thỏa thuận rõ ràng, cụ thể về phạm vi ủy quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi bên, điều khoản về chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền vì đây là những nội dung mà các bên được quyền tự thỏa thuận, đối với công việc càng quan trọng thì các quy định trên càng phải được cân nhắc và nêu cụ thể, chặt chẽ trong hợp đồng ủy quyền;

– Đối với Giấy ủy quyền, đây là văn bản thường không có quy định trách nhiệm của bên được ủy quyền, pháp luật cũng không có quy định cụ thể về Giấy ủy quyền, do đó, người ủy quyền không nên dùng Giấy ủy quyền cho những công việc có tính quan trọng hoặc hàm chứa rủi ro cao;

– Trong trường hợp phải ủy quyền một công việc có thể dẫn đến thiệt hại cho bên ủy quyền nếu không được thực hiện đúng theo yêu cầu thì người ủy quyền không thể bỏ qua điều khoản về bồi thường thiệt hại;

– Tuy bản chất của ủy quyền là để người khác thay mặt mình thực hiện công việc nhưng trong quá trình thực hiện công việc ủy quyền, người ủy quyền cũng cần để tâm theo dõi hoặc có biện pháp yêu cầu bên được ủy quyền báo cáo thường xuyên tiến độ thực hiện công việc;

– Người ủy quyền cần chủ động kiểm soát những giao dịch của bên được ủy quyền có thể thực hiện với các bên thứ ba trong phạm vi ủy quyền làm phát sinh trách nhiệm hoặc gây bất lợi với mình (nếu có);

– Các bên tham gia hoạt động ủy quyền cần đọc kỹ và hiểu rõ nội dung ủy quyền, nghĩa vụ, quyền hạn của mình để hạn chế rủi ro.

Việc tìm hiểu kỹ quy định của pháp luật về hoạt động ủy quyền trong nội bộ Công ty sẽ giúp cá nhân, pháp nhân và tổ chức trong hoạt động ủy quyền hạn chế những rủi ro không đáng có.

Các mẫu văn bản ủy quyền:

Mẫu giấy ủy quyềnDownload Mẫu hợp đồng ủy quyềnDownload Mẫu văn bản ủy quyền đại diện phần vốn gópDownload

Bài viết liên quan:

• Quy Định Và Thủ Tục Cấp Giấy Chứng Nhận Quyền Sử…
• Quy Định, Thủ Tục Và Hồ Sơ Liên Quan Đến Chuyển…
• Chính phủ vừa ban hành Nghị định 155/2018/NĐ-CP sửa…