Nguyên Tắc Xây Dựng đội Nhóm để Tối ưu Hiệu Quả Quản Trị

Xây dựng nhóm là phương pháp được thiết kế để giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn thông qua cải tiến thông tin liên lạc nội bộ và các kỹ năng giải quyết vấn đề. Các đấu trường cạnh tranh cần có những quyết định nhanh chóng của các nhân viên có kiến thức, những người làm việc gần với nguồn gốc phát sinh vấn đề. Các nhóm có thể hỗ trợ việc ra quyết định một cách đổi mới và dựa vào tri thức. Sự phối hợp này là một bước tiến lớn tại nơi làm việc.

1. Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền nghĩa là giao phó quyền hạn cho một cá nhân hay một nhóm, bao gồm sự tự chủ, sự tin cậy và khuyến khích ra những quyết định cần thiết nhằm hoàn thành công việc. Thành tựu của cá nhân là rất quan trọng. Song, trên thực tế, người giám sát phải phụ thuộc vào sự hợp tác của nhân viên dưới quyền, vì nếu không có sự hỗ trợ của nhóm thì cơ hội thành công rất mong manh. Cơ hội tốt nhất để giành được sự hỗ trợ của nhóm là để cho các lực lượng trong bản thân nhóm tự làm việc và hướng tới quyết định mà chỉ có sự can thiệp tối thiểu từ phía người giám sát. Người giám sát làm việc có hiệu quả là người trao quyền cho nhân viên bằng cách cho họ quyền quyết định và tìm kiếm ý tưởng từ mọi nhân viên.

Quy trình hoạt động chuẩn được phát triển khi các công ty chế tạo công cụ và máy móc, chủ yếu ở bờ biển phía Đông, bắt đầu chở sản phẩm của mình đến miền Trung Tây, Viễn Tây và ra nước ngoài. Để những khách hàng ở xa sử dụng các thiết bị công nghiệp phức tạp này có thể lắp ráp và biết cách vận hành thiết bị, người ta đã lập ra một sổ tay hướng dẫn sử dụng. Tuy nhiên, ngày nay không phải vấn đề nào cũng có thể tìm được câu trả lời trong cuốn sổ tay tiêu chuẩn. Khách hàng không hài lòng và đóng tài khoản nếu như họ phải xử lý các vấn đề hoàn toàn bằng cách áp dụng các quy tắc trong sổ tay hướng dẫn sử dụng. Do đó, nhân viên có thể được giao phó quyền hạn để vượt ra ngoài phạm vi của quy trình hoạt động chuẩn bằng cách đưa ra những quyết định tức thời để giải quyết vấn đề, miễn là những quyết định đó hợp lý.

2. Khuyến khích sự tham gia

Khuyến khích tham gia nghĩa là lôi cuốn nhóm tham gia giải quyết các vấn đề bằng cách chia sẻ kiến thức và thông tin. Chuyên môn của người giám sát trở nên kém quan trọng hơn khi các thành viên trong nhóm đều có kiến thức và kỹ năng. Quyền hạn trở thành khả năng để người giám sát hỗ trợ và giao tiếp với nhóm và thay mặt nhóm. Người giám sát có thể tiếp xúc với các đối tượng bên ngoài nhóm, ví dụ như cấp quản lý cao hơn, các nhóm khác trong nội bộ tổ chức, khách hàng và nhà cung ứng. Người giám sát đại diện cho các lợi ích của nhóm, bảo đảm các nguồn lực, làm rõ các kỳ vọng, thu thập thông tin và chia sẻ những gì mình biết với cả nhóm.

Để trao quyền cho nhân viên, người giám sát phải biết cách tạo ra sự tín nhiệm và tin cậy vì nhiều cơ chế kiểm soát truyền thống dùng để giám sát nhân viên đã được xóa bỏ. Có thể tin tưởng vào những người giám sát có uy tín. Họ là những người trung thực, có năng lực (khả năng chuyên môn), và biết cách truyền cảm hứng cho người khác (khả năng hỗ trợ). Kết quả nghiên cứu cho thấy, nếu nhân viên cho rằng người giám sát của mình có uy tín cao thì họ sẽ làm việc tích cực và gắn bó với công việc và tổ chức hơn.

Lòng tin nghĩa là sự tin tưởng vào tính chính trực, tính cách và tính đáng tin cậy của người giám sát. Nhân viên phải tin tưởng rằng người giám sát đối xử công bằng, và người giám sát phải tin tưởng rằng nhân viên sẽ hoàn thành trách nhiệm của họ.

Xem thêm: Giải mã quy trình kiểm soát cho các nhà quản lý

3. Phát triển nhóm

Công việc của người giám sát là xây dựng và duy trì một đội làm việc hiệu quả. Những người giám sát thành công là những người nhận thức được rằng tất cả các nhóm đều trải qua các giai đoạn phát triển như nhau nhưng đội hoạt động hiệu quả nhất là đội trải qua các giai đoạn đó nhanh hơn để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất. Với tư cách là nhóm trưởng, người giám sát sẽ chia sẻ thông tin, tin tưởng vào những người trong nhóm, nhường bớt quyền hạn và biết cách can thiệp. Họ tham gia vào việc xác lập mục tiêu, xác định vai trò, quản lý các quy trình, ví dụ như thời gian, sự bất đồng, hoặc thay đổi.

Với một đội làm việc hiệu quả:

• - Những đóng góp trong nhóm mang tính chất bổ trợ.

• - Nhóm hoạt động như một đơn vị; có tinh thần đồng đội và sự tham gia tích cực.

• - Quyết định dựa trên sự đồng thuận.

• - Phần lớn thành viên trong nhóm có cam kết mạnh mẽ với các quyết định

• - Nhóm không ngừng tự đánh giá bản thân.

• - Nhóm hiểu rõ về mục đích của mình.

• - Mâu thuẫn được đưa ra xử lý công khai.

• - Có nhiều cách tư duy để tìm ra giải pháp.

• - Vai trò lãnh đạo do cá nhân có năng lực nhất nắm giữ .

• - Giải quyết công khai các cảm nghĩ, ý kiến.

Để thành công, quá trình thống nhất nhóm để tạo ra một đội làm việc hiệu quả phải trải qua bốn giai đoạn phát triển bao gồm: giai đoạn thành lập, giai đoạn “sóng gió”, giai đoạn bình yên, và giai đoạn hoạt động tốt.

Giai đoạn một: định hướng, thành lập nhóm

Mỗi người, trong quá trình làm quen với những người khác trong nhóm, sẽ tìm ra chỗ đứng của mình trong nhóm. Các thành viên phải xây dựng được một hiểu biết chung về các mục tiêu của mình và thống nhất về các quy tắc hoạt động cơ bản như khi nào họp nhóm, các yêu cầu khi dự họp, cách thức ra quyết định như thế nào, v.v.

• Các thành viên trong đội có hiểu mục tiêu của đội không?

• Các mục tiêu của các cá nhân đã được kết hợp vào mục tiêu của đội chưa?

• Các thành viên có cảm thấy các mục tiêu của đội là khả thi và phản ánh những mục tiêu riêng của cá nhân họ không?

Giai đoạn hai: mâu thuẫn

Giai đoạn này có xu hướng nảy sinh mâu thuẫn giữa các cá nhân trong đội, do đó được gọi là giai đoạn “sóng gió”. Các cá nhân bắt đầu cạnh tranh với nhau để được chú ý và gây ảnh hưởng. Các mâu thuẫn quyền lợi hiện rõ khi các thành viên trong đội bắt đầu áp đặt các ý tưởng và quan điểm của mình về nhiệm vụ và có những cảm nghĩ về những người khác trong đội. Khi đó, nhóm sẽ phải giải quyết vấn đề phân chia quyền lực và quyền hạn giữa các thành viên.

• Các thành viên coi đâu là trách nhiệm của mình?

• Các thành viên mong muốn những gì từ những người khác trong nhóm?

• Cơ chế lãnh đạo được giải quyết như thế nào?

• Có hoạt động nào bị trùng lặp không?

Giai đoạn ba: bình yên

Ở giai đoạn ba, nhóm trở nên gắn kết - giai đoạn này được gọi là giai đoạn bình yên. Tinh thần đồng đội, hoặc nói cách khác là sự đồng nhất, bắt đầu được phát triển. Các cá nhân trở nên quan tâm hơn tới các nhu cầu của người khác và sẵn sàng chia sẻ các ý tưởng, thông tin và ý kiến với nhau. Suy nghĩ về nhiệm vụ chung bắt đầu lấn át các mối quan tâm và mục đích cá nhân.

• Kế hoạch hành động để đạt mục tiêu như thế nào?

• Cách thức quyết định như thế nào?

• Giải quyết vấn đề như thế nào?

• Giải quyết mâu thuẫn như thế nào?

Giai đoạn bốn: hoạt động tốt

Đây là giai đoạn phụ thuộc lẫn nhau trong nhóm, giai đoạn hoạt động tốt. Nhóm xuất hiện với tư cách là một đội. Các thành viên làm việc cùng nhau và đạt kết quả cao trong việc giải quyết vấn đề, vì các vấn đề về cơ cấu và vấn đề giữa các cá nhân đã được giải quyết. Tính sáng tạo cao và sự trung thành của các thành viên đối với nhau là những đặc điểm của nhóm trong giai đoạn này.

• Các thành viên đối xử với nhau như thế nào?

• Các thành viên có tin tưởng, hỗ trợ nhau và cảm thấy thoải mái khi làm việc với thành viên khác không?

• Các thành viên có tìm cách giúp đỡ nhau không?

Xem thêm: 3 văn hóa không thể bỏ qua để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả

Tham khảo ngay Bộ chương trình chuẩn phát triển Năng lực đội ngũ

Tham khảo khóa đào tạo “Hệ thống BSC - KPIs: Từ chiến lược đến quản trị hiệu quả công việc"

Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY