Quy Trình Làm Việc Là Gì Và 4 Bước Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Tối ưu

Mục lục [Hiện]

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 
   1. Giúp xây dựng mục tiêu rõ ràng
   2. Tăng năng suất làm việc của nhân viên 
   3. Phân chia công việc hợp lý
   4. Giám sát hiệu suất công việc
   5. Dễ dàng ứng phó với thay đổi 
2. Hướng dẫn các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 
   1. Bước 1: Xác định mục tiêu 
   2. Bước 2: Phân tích các bước trong quy trình 
   3. Bước 3: Xác định người thực hiện 
   4. Bước 4: Kiểm soát quy trình làm việc 

Xây dựng quy trình làm việc đối với các doanh nghiệp là việc làm quan trọng và cần thiết để các bộ phận hay toàn bộ doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, xây dựng được một quy trình thực sự hiệu quả và mang đến lợi ích luôn không phải là điều dễ dàng.

Vậy làm thế nào để một doanh nghiệp có thể xây dựng được một quy trình làm việc tối ưu. Các chuyên gia Bizfly sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này trong bài viết sau.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 

Bất kỳ doanh nghiệp nào đang hoạt động trên thị trường hiện nay đều mong muốn được sở hữu một quy trình khoa học và hiệu quả. Vì vậy, họ luôn sẵn sàng bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để thuê chuyên gia xây dựng bởi quy trình này nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng giúp mang lại các lợi ích nhất định cho doanh nghiệp.

Giúp xây dựng mục tiêu rõ ràng

Đội ngũ doanh nghiệp gồm ban quản lý cấp trung, nhà quản trị hay đội ngũ nhân viên chỉ xác định được rõ ràng nhiệm vụ và mục tiêu chung của cá nhân cũng như của doanh nghiệp khi họ áp dụng một quy trình khoa học. Điều này có thể thấy xây dựng được một quy trình tối ưu và tốt nhất sẽ giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu mà không bị mất phương hướng trong quá trình triển khai và quản lý công việc của mình.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 

Tăng năng suất làm việc của nhân viên 

Với một quy trình làm việc sáng tạo và khoa học, đội ngũ nhân viên sẽ tập trung phát triển kỹ năng quản lý công việc tốt nhất. Từ đó, năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên sẽ được cải thiện một cách đáng kể trong một khoảng thời gian nhanh nhất.

Phân chia công việc hợp lý

Xác định được một cách đầy đủ và chính xác nhất khối lượng công việc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện theo thời gian nhất định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân chia công việc cho từng cá nhân, từng đội nhóm hay từng phòng ban một cách hợp lý.

Bên cạnh đó, từ việc phân chia công việc trong quy trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân viên.

Giám sát hiệu suất công việc

Hiệu suất công việc trong quy trình thực hiện công việc của cá nhân hay đội nhóm bao gồm hai tiêu chí đánh giá đó là tiến độ và kết quả. Cho dù tiến độ của dự án được diễn ra theo đúng kế hoạch nhưng nó vẫn cần có sự tham gia của quy trình bài bản. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được một cách chính xác nhất tiến độ mà đội ngũ nhân viên, đội nhóm hay phòng ban hoàn thành công việc.

Giám sát hiệu quả công việc

Dễ dàng ứng phó với thay đổi 

Với khả năng giám sát quy trình làm việc của từng bộ phận cũng như toàn thể doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, nhà quản lý doanh nghiệp nhanh chóng xác định được các vấn đề hay những sai lầm trong suốt quá trình hoàn thành dự án.

Từ đó doanh nghiệp đưa ra được các giải pháp điều chỉnh kịp thời để hạn chế được những sai lầm cũng như tổn thất nghiêm trọng. Việc triển khai dự án theo đúng tiến độ và không gặp sai phạm sẽ giúp nâng cao tỷ lệ thành công và những đánh giá tích cực cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 

Để có thể xây dựng được một quy trình hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thì bạn cần phải nắm rõ được các bước mà Bizfly chia sẻ dưới đây.

Bước 1: Xác định mục tiêu 

Trước khi xác định được mục tiêu của quy trình, công việc đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện chính là xác định được nhu cầu công việc. Các nhu cầu đó có thể là áp dụng tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp hay là chủ ý của ban lãnh đạo.

Sau đó, doanh  nghiệp cần xác định được mục tiêu cũng như phạm vi của quy trình. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định được chính xác các bước, các phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện và tần suất thực hiện công việc hợp lý. 

Bước 2: Phân tích các bước trong quy trình 

Tuỳ thuộc vào bản chất của công việc mà doanh nghiệp có thể xác định được các bước phù hợp cần đưa vào trong quy trình. Mặc dù không có một con số quy chuẩn nào về số bước nên có trong quy trình nhưng bạn cần biết rõ một quy trình không nên có quá nhiều bước.

Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 

Bởi khi có quá nhiều bước trong một quy trình, doanh nghiệp sẽ không thể nào kiểm soát chặt chẽ được các bước thực hiện đó và sẽ dẫn đến những rắc rối khó xử lý. Để phân tích các bước trong quy trình làm việc, hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng mô hình 5W-1H bao gồm:

• What: Nội dung công việc.
• Why: Mục tiêu và yêu cầu công việc.
• When: Thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc công việc.
• Where: Địa điểm thực hiện công việc.
• Who: Người thực hiện công việc.
• How: Phương pháp thực hiện công việc.

Bước 3: Xác định người thực hiện 

Mỗi công việc riêng biệt trong quy trình sẽ được thực hiện bởi từng cá nhân hay bộ phận khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải xác định được rõ ràng cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho mỗi bước công việc. Nếu có nhiều quy trình, doanh nghiệp cần phân chia người thực hiện chính, người thực hiện phụ và người hỗ trợ để công việc được xác định chặt chẽ hơn.

Bước 4: Kiểm soát quy trình làm việc 

Để đảm bảo quy trình được vận hành trơn tru và hiệu quả thì việc áp dụng mô hình lý thuyết thôi là chưa đủ. Chính vì vậy, các nhà quản lý cần phải xác định được các phương pháp kiểm soát quy trình để đưa ra những cải tiến phù hợp.

Công việc kiểm soát cần được thực hiện thông qua đơn vị, công cụ đo lường và các điểm kiểm soát trọng yếu. Bảng kiểm soát quá trình là phương pháp kiểm soát tối ưu nhất mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống CRM trong việc quản lý dữ liệu khách hàng cũng như quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên, xây dựng quy trình làm việc trơn tru giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. 

Phần mềm CRM trong việc quản lý dữ liệu khách hàng

Thông qua tính năng phân chia data khách hàng cho từng sales chăm sóc, đồng thời tích hợp các log lịch sử hoạt động chăm sóc như gửi email, gửi sms, gọi điện, CRM giúp nhà quản lý có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết quá trình chăm sóc khách hàng của một nhân viên bất kì.

Hệ thống báo cáo tự động cũng giúp mỗi cá nhân hay nhà quản lý nắm được hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong từng thời điểm cụ thể trong tháng, từ đó có cách điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả để đạt được chỉ tiêu.

Đối với những doanh nghiệp thường xuyên gặp xung đột giữa các phòng ban, mà điển hình là phòng kinh doanh và phòng marketing, CRM là công cụ tự động hoá quy trình làm việc giúp 2 bộ phận này có thể kết hợp trơn tru và hiệu quả hơn. 

Marketing là bộ phận "kéo" khách hàng (pull), thu hút khách hàng đến các điểm bán của doanh nghiệp. Trong khi đó bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm chăm sóc hệ thống phân phối, "đẩy"(push) bán hiệu quả.

Như vậy, hai bộ phận này đều phải chịu trách nhiệm chung trong việc đảm bảo KPI về khách hàng tiềm năng cũng như tăng cao tỷ lệ chuyển đổi, thúc đẩy doanh thu. 

Để giải quyết tình trạng Marketing mang leads về tỷ lệ chuyển đổi tại khâu của Sales thấp hay Sales cho rằng chất lượng leads do Marketing mang về không đạt chuẩn, phí thời gian để chăm sóc, CRM cung cấp cho nhà quản lý công cụ quản lý dữ liệu, sử dụng số liệu để giải quyết xung đột trên. 

CRM cho phép đánh giá chất lượng leads do Marketing một cách công tâm, khách quan, đồng thời cũng đánh giá chất lượng chăm sóc của Sales thông qua lịch sử giao dịch, chất lượng cuộc gọi được ghi âm trên tổng đài. Hệ thống biểu đồ thống kê của CRM cũng cho thấy được tỷ lệ chuyển đổi của doanh nghiệp có tốt hay không, điểm nào có khả năng chuyển đổi yếu nhất để kịp thời điều chỉnh. 

Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển, sự góp mặt của các phần mềm quản lý trong việc xây dựng quy trình làm việc lâu dài là vô cùng cần thiết và quan trọng. Với những nội dung được chia sẻ bởi Bizfly, bạn đã nắm rõ được tầm quan trọng cũng như các bước xây dựng quy trình hiệu quả để nhận được những lợi ích lớn.