Nhân Viên Tổng Vụ Là Gì? Những Thông Tin Bạn Cần Biết Về Họ

1. Tìm hiểu về nhân viên tổng vụ

1.1. Nhân viên tổng vụ là gì?

Nhân viên tổng vụ hay còn được gọi với cái tên khá dễ thương là “tổng quản mama”, như trong các bộ phim Hàn Quốc mà bạn vẫn hay xem, tổng quản chính là người làm tiếp quản các công việc từ A đến Z của nhà chủ đó. Thế còn nhân viên tổng vụ thì được hiểu như thế nào?

Nhân viên tổng vụ là người chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối công việc hàng ngày của công ty, nhân viên tổng vụ còn được biết đến giống như tránh văn phòng. Nhân viên tổng vụ là người làm phải giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến công việc hành chính nhân sự, lương thưởng, tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho nhân viên. Có thể nói nhân viên tổng vụ chính là đang “làm dâu” tại công ty đó.

1.2. Công việc của nhân viên tổng vụ

Là người chịu trách nhiệm điều phối các công việc trong ngày của công ty thì chứng tỏ nhân viên tổng vụ luôn phải chạy đôn chạy đáo với công việc hàng ngày của mình. Đảm nhiệm các công việc từ nhỏ cho đến lớn của công ty thì khối lượng công việc của họ cũng lớn hơn rất nhiều. Những công việc hàng ngày mà họ phải làm chính là:

- Sắp xếp hồ sơ, giấy tờ của công ty

- Thực hiện và làm các thủ tục liên quan đến các vấn đề của công ty như: từ chức, nghỉ thai sản, bảo hiểm xã hội cho nhân viên, hợp đồng lao động của nhân viên,...

- Hỗ trợ các bộ phận khác tính toán tiền lương, thưởng,hàng tháng cho nhân viên trong công ty.

- Giúp đỡ các bộ phận nhân sự với việc tuyển dụng nhân sự cho công ty.

Và làm một số công việc khác liên quan đến vấn đề mua các thiết bị văn phòng cho các phòng ban nếu có yêu cầu, thanh toán các khoản chi phí phát sinh ngoài công việc,...như vậy bạn cũng đã thấy được công việc sơ qua của nhân viên tổng vụ rồi đúng không. Để làm được nhân viên với một chuyên ngành một công việc cụ thể hàng ngày đã khó rồi, đặc biệt với khối lượng công việc của nhân viên tổng vụ như thế này thì lại càng đòi hỏi yêu cầu cao hơn so với những công việc khác.

1.3. Yêu cầu của người nhân viên tổng vụ

Tuy với những công việc như một tổng quản, khối lượng nhiều nhưng không chuyên sâu vào ngành nào cả. Chính vì thế mà yêu cầu của một nhân viên tổng vụ cũng khá cao.

1.3.1. Bằng cấp

- Trước hết, muốn ứng tuyển vào vị trí này bạn cần phải có bằng đại học, cao đẳng với chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc các ngành nghề có liên quan. Trình độ bằng cấp khá quan trọng. Nó quyết định xem bạn có đủ yêu cầu cơ bản để tham gia ứng tuyển hay không? Không những thế nó còn thể hiện bạn là người có đủ năng lực và trình độ chuyên môn để tiếp nhận công việc đúng chuyên ngành. Tuy nhiên, hiện nay bằng cấp không phải là thang đo đánh giá năng lực của từng người nữa. Mà năng lực làm việc được thể hiện qua kết quả công việc.

1.3.2. Các kỹ năng cần thiết

Để đảm bảo thực hiện được công việc tốt nhất, bên cạnh có kiến thức chuyên môn thì bạn cũng cần phải có những kỹ năng để hỗ trợ cho công việc tốt hơn.

- Thứ nhất, bạn phải là người am hiểu khá rõ về pháp luật, đặc biệt là về luật lao động và luật bảo hiểm xã hội để thực hiện các công việc liên quan đến lương- thưởng và bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong công ty. Những kỹ năng này, chính là kỹ năng, kiến thức nằm ngoài nội dung đào tạo của bạn. Chính vì thế bắt buộc bạn phải học thêm ở ngoài trau dồi thêm.

- Thứ hai, bạn cần phải thành thạo tiếng anh, tin học văn phòng. Đây là hai kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng nên có. Khi giao tiếp bằng tiếng anh, những lần làm việc với đối tác nước ngoài thì bạn sẽ dễ dàng trong công việc hơn và cũng được đánh giá khá cao. Còn với trình độ tin học phát triển như hiện nay, sự hỗ trợ đến 50% của công nghệ thông tin trong công việc thì bạn cần phải biết về tin học để có thể làm việc trên máy tính, tra cứu thông tin nhanh nhất.

- Khả năng làm việc nhóm, và kỹ năng làm việc độc lập. Với một nhân viên tổng vụ, công việc là điều hành thì nhiều khi họ cần phải có sự quyết đoán nhanh, và đúng. Tuy nhiên, khi làm việc trong môi trường  doanh nghiệp, lợi ích công việc hướng về sự phát triển chung của công ty vì thế mà bạn cần phải biết làm việc nhóm. Đặc biệt trong các công tác hỗ trợ các bộ phận khác. Nhân viên tổng vụ cần phải trang bị cho mình những kỹ năng này để có thể thực hiện công việc tốt hơn.

- Kỹ năng giao tiếp của nhân viên tổng vụ cũng rất quan trọng, nhân viên tổng vụ là người “tổng quản” là “con dâu” trong công ty, chính vì thế mà công việc của họ là thường xuyên giao tiếp gặp gỡ với các đối tác. Kỹ năng giao tiếp, sự khéo léo trong cách ăn nói, và làm việc khiến cho công việc của nhân viên tổng vụ được thuận lợi hơn.

1.3.3. Kinh nghiệm làm việc

Có nhiều công ty khi tuyển vị trí công việc ngày họ yêu cầu người ứng tuyển cần phải có kinh nghiệm làm việc ở vị trí này, tuy nhiên cũng có những công ty lại không yêu cầu kinh nghiệm từ công việc. Tuy vậy, kinh nghiệm làm việc lại chính là điểm cộng khá lớn cho bạn trong mắt nhà tuyển dụng.

2. Những khó khăn của nhân viên tổng vụ

Là một vị trí đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong ngày, chính vì thế mà nhân viên tổng vụ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc của mình. Khó khăn đầu tiên mà họ gặp phải chính là áp lực công việc.

- Khối lượng công việc nhiều, có lúc quá tải, chính vì thế mà đôi khi họ cảm thấy mệt mỏi với công việc. Tình hình này có thể tiếp tục xảy ra thường xuyên nếu công việc của họ không được giải quyết triệt để.

- Khó khăn nữa đến với nhân viên tổng vụ là công việc nhiều khi nằm ngoài khả năng về chuyên môn, nhưng bắt buộc họ vẫn phải làm tốt công việc đó.

- Tiếp đến chính là áp lực từ cấp trên dồn xuống và cấp dưới ép lên. Là người đứng trung gian ở giữa, chính vì thế mà họ nhiều khi bị đẩy vào thế khó.

- Nhân viên tổng vụ chính là người “tổng quản” của doanh nghiệp, cty tnhh, corporate, jsc, xí nghiệp đó, họ luôn phải nghĩ cách xem làm thế nào mới có thể đạt hiệu quả cao trong công việc, đồng thời không làm “xê dịch” những giá trị chuẩn mực chung của doanh nghiệp.

- Nhiều khi họ phải đối mặt với những phàn nàn của nhân viên, với tiền lương, bảo hiểm, phúc lợi của toàn bộ nhân viên trong công ty. Tất cả những vấn đề này nhân viên tổng vụ phải thay mặt sếp của mình giải quyết êm đẹp để không làm mất lòng nhân viên, và đúng ý sếp.

Đối với một nhân viên tổng vụ mà nói thì họ đang làm “dâu trăm họ” khó lòng để làm hài lòng tất cả mọi người trong công ty, những khó khăn mà họ gặp phải lại vô cùng lớn. Bởi vậy, để đảm nhiệm được vị trí này cần người thật sự có năng lực.

3. Làm sao để thành công ở vị trí “tổng quản”

Là người thay mặt sếp giải quyết các công việc, là người nắm giữ hầu bao của công ty, là người chăm lo đến đời sống phúc lợi của nhân viên trong công ty. Họ được gọi chung với cái tên “tổng quản”, vậy làm sao để có thể thành công và thăng hoa với công việc này.

Với bất kỳ một công việc nào, để người làm ở vị trí đó thành công và ghi đậm dấu ấn của mình thì họ phải dành cho công việc đó một tình yêu. Đó chính là động lực để họ có thể vượt qua những áp lực công việc, những khó khăn trong cuộc sống mà vẫn giữ được niềm đam mê với công việc. Không những dành tình yêu cho công việc mà bạn cần phải biết cân đối giữa công việc và cuộc sống. Người thành công là người có công việc tốt, cuộc sống hoàn hảo- đó chính là sự cân bằng.

Nhân viên tổng vụ cũng cần phải trang bị cho mình những kỹ năng mềm cần thiết như: Giao tiếp, quản lý, làm việc đội nhóm, điều hành, khả năng phân tích và phán đoán,...những kỹ năng này khi vận dụng thực tiễn vào công việc thì bạn mới cảm thấy nó chính là những vị “cứu tinh” giúp cho công việc của bạn trở lên dễ dàng hơn.

Linh hoạt, sáng tạo trong công việc chính là yếu tố để bạn thành công, không nhất thiết lúc nào cũng phải áp dụng những công thức, những quy chuẩn nhất định dập khuôn máy móc vào công việc. Đôi khi người “tổng quản” cũng cần phải có sự sáng tạo trong công việc để đổi mới không khí và đem lại hiệu quả tốt hơn. Khó khăn với công việc nhiều vô kể, đòi hỏi người làm ở vị trí này cần phải có lòng dũng cảm, dám đương đầu với việc khó. “Ở đâu có việc khó, ở đó có nhân viên tổng vụ”.

Thứ cuối, để thành công hơn trong công việc, nhân viên tổng vụ phải hòa đồng với đồng nghiệp, có tinh thần giúp đỡ đồng nghiệp khi gặp khó khăn. Như vậy sẽ tạo dựng được niềm tin của đồng nghiệp với mình. Và đó cũng là thành công của họ.

4. Cơ hội việc làm đối với nhân viên tổng vụ

Thị trường việc làm đang vô cùng biến động, nhiều người đang rất lo lắng vấn đề thất nghiệp, tuy nhiên với vị trí nhân viên tổng vụ thì bạn không cần lo lắng. Hàng năm có hơn trăm nghìn công ty được thành lập, các công ty hiện nay đang rất khát nguồn nhân lực với vị trí nhân viên tổng vụ. Với tình hình như hiện nay thì vẫn chưa có xu hướng giảm xuống. Chính vì thế mà bạn hoàn toàn có thể dễ dàng tìm được công việc tổng vụ ở bất kỳ một công ty nào.

Bạn cũng có thể tìm được việc làm tổng vụ tại timviec365.vn đây chính là một trang web kết nối trung gian giữa bạn và người tuyển dụng. Hãy tạo cv xin việc ngay hôm nay để có thể tìm được công việc tổng vụ tốt nhất.

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây, bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi “nhân viên tổng vụ là gì?”