Nhân Viên Tổng Vụ Là Gì? Tất Tần Tật Công Việc Của Một ... - TopCV Blog

Nhân viên tổng vụ là gì có lẽ là thắc mắc chung của rất nhiều người. Chúng ta đã quen với các HR “quyền lực”. Tuy nhiên một người làm tổng vụ sẽ còn có nhiều trách nhiệm và quyền hạn hơn thế. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về vị trí này với Blog TopCV nhé. 

Nội dung bài viết

• Nhân viên tổng vụ là gì?
• Mô tả công việc nhân viên tổng vụ
• Yêu cầu đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì?
  • Về kiến thức
  • Kỹ năng
  • Kinh nghiệm
• Tìm việc làm nhân viên tổng vụ ở đâu?

Nhân viên tổng vụ là gì?

Nhiều người hay nói vui rằng nhân viên tổng vụ như “tổng quản mama” trong phim Hàn Quốc. Xét về khía cạnh nào đó thì đúng là như vậy. Nhân viên tổng vụ, hay cao hơn là trưởng ban tổng vụ là người điều phối các công việc hành chính văn phòng của tổ chức. Họ hông chỉ quản lý về nhân sự, phụ trách tuyển dụng, giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự mà còn phải phụ trách phân bổ lương thưởng, phúc lợi cho toàn thể nhân viên công ty.

Ngoài ra nhân viên tổng vụ cũng chịu trách nhiệm kiểm soát và quản lý các công việc thu chi; là cấp trên của bộ phận bộ phận xuất nhập khẩu khi cần thiết.

Nhìn chung, khối lượng công việc của nhân viên tổng vụ lớn hơn rất nhiều bộ phận nhân sự. Đi cùng với trách nhiệm đương nhiên sẽ có những đãi ngộ hấp dẫn khiến đây là công việc mơ ước của nhiều người. 

>>> Xem thêm: CV xin việc dành cho vị trí hành chính nhân sự

Mô tả công việc nhân viên tổng vụ

Như đã đề cập bên trên, các “tổng quản mama” sẽ phải chuyên trách rất nhiều công việc thuộc nhiều phòng bàn khác nhau. Tuy không chuyên môn hoá hẳn cho bộ phận nào, nhưng chính vì đòi hỏi sự linh hoạt và bao quát được công việc nên đây là vị trí hết sức thử thách đối với nhiều người. Vậy công việc của nhân viên tổng vụ là gì? Thông thường, các công việc nhân viên tổng vụ thường phải làm như sau: 

• Thực hiện tất cả các thủ tục liên quan đến nhân sự. Chi tiết bao gồm: các quyết định tuyển dụng, luân chuyển công tác; lên nội dụng thông báo nội bộ; xây dựng các quy định, tiêu chuẩn làm việc; chuẩn bị hợp đồng lao động cho người lao động …
• Lưu trữ và sắp xếp dữ liệu trong quá trình làm việc theo yêu cầu. 
• Cập nhật báo cáo liên quan đến nhân sự định kỳ, ví dụ như sự thay đổi số lượng nhân sự…
• Hỗ trợ kế toán làm bảng lương, tính toán phụ cấp, trợ cấp hàng tháng cho nhân viên
• Hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động tuyển dụng và đào tạo của công ty, doanh nghiệp.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến nhân sự.
• Mua các thiết bị văn phòng khi có yêu cầu mua hàng từ bộ phận
• Giải quyết và thực hiện các yêu cầu thanh toán cho điện thoại và chi phí điện thoại di động, phí taxi, văn phòng phẩm…
• Liên hệ, kiểm soát các nguồn mua-bán của bộ phận xuất nhập khẩu; hỗ trợ bộ phận xuất nhập khẩu khi cần thiết (về thủ tục hành chính, đối ngoại…)
• Hỗ trợ chuẩn bị và tổ chức các sự kiện của công ty.

>>> Xem thêm: Bí quyết xin việc Chuyên viên tuyển dụng nhân sự

Yêu cầu đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì?

Khối lượng công việc lơn nhưng không chuyên môn hoá cụ thể theo ngành nghề nào. Vì thế nhân viên tổng vụ là công việc tưởng dễ mà khó. Vị trí này đòi hỏi kiến thức tổng quát và các kỹ năng mềm linh hoạt, hiệu quả từ ứng viên.

Về kiến thức

• Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp bậc cao đẳng/ đại học trở lên các chuyên ngành liên quan như Quản lý kinh tế, quản trị kinh doanh…
• Có nền tảng kiến thức về pháp luật tốt là lợi thế lớn. Luật lao động và các luật về bảo hiếm-xã hội là những kiến thức liên quan sát sườn đến mọi công việc hàng ngày của tổng vụ viên. Chính vì thế nếu còn yếu kém, bạn cần phải trau dồi thêm phần này.

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng hàng đầu. Bởi lẽ các “tổng quản” phải giao tiếp với rất nhiều nhân viên đến từ các bộ phận khác nhau, thậm chí là đối tác của tổ chức.
• Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian là bắt buộc. Khối lượng công việc lớn, bao quát nhiều lĩnh vực đòi hỏi người lam tổng vụ phải có sự sắp xếp công việc hợp lý. Tối ưu được thời gian làm việc. Như vậy mới có thể giải quyết được những “núi” công việc đang chực chờ.
• Thành thạo ngoại ngữ và tin học văn phòng. Đương nhiên việc giao tiếp ngoại ngữ tốt sẽ mở ra cho bạn nhiều cơ hội mới, không chỉ là thuận lợi trong công việc. Còn công nghệ thông tin chắc chắn là công cụ bắt buộc. Nếu không có kỹ năng này, bạn sẽ không thể quản lý dữ liệu, thông tin hoặc giao tiếp kém hiệu quả hơn hẳn.
• Kỹ năng làm việc nhóm không thể coi nhẹ. Để phối hợp nhịp nhàng với nhiều bộ phận với đặc thù công việc khác nhau không hề dễ dàng. Ngoài việc làm việc nhóm tốt, nhân viên tổng vụ còn phải kết hợp với kỹ năng ra quyết định cũng như giải quyết vấn đề nhanh chóng, tối ưu nhất trong mọi tình huống.

Kinh nghiệm

Kinh nghiệm đôi khi là một điểm bắt buộc trong mô tả công việc nhân viên tổng vụ. Tuy vậy có nhiều công ty cũng chỉ coi đó là điểm cộng. Dù là bạn có kinh nghiệm hay chưa, điều quan trọng là phải có thái độ làm việc tốt. Ngoài niềm đam mê, bạn cần có sự cầu tiến, nhanh nhạy để nắm bắt được tình hình công việc. Luôn kiền trì và xác định được rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình. Bởi lẽ đây là công việc được ví như “làm dâu trăm họ”. Đôi lúc bạn sẽ phải đảm đương những công việc không thuộc chuyên môn của mình hoặc bị áp lực công việc… Vì thế chỉ có kinh nghiệm và sự quyết tâm mới giúp bạn biết mình cần phải làm gì.

>>> Tham khảo thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự 2021

Tìm việc làm nhân viên tổng vụ ở đâu?

Hiện nay, với sự hỗ trợ của công nghệ, việc làm nhân viên tổng vụ đã được số hoá và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Cũng nhờ vậy mà mọi hoạt động cũng rõ ràng, minh bạch hơn. Để tìm hiểu thêm về vị trí công việc này, bạn có thể truy cập TopCV và tìm kiếm việc làm nhân viên tổng vụ. 

TopCV là nền tảng số cung cấp tin tức tuyển dụng nhanh chóng, uy tín. Đồng thời có nhiều tính năng hữu ích như bộ lọc chi tiết, tạo CV, tự động kết nối việc làm phù hợp với thông tin ứng viên,… 

Hy vọng những thông tin Blog TopCV cung cấp về nhân viên tổng vụ đã giúp bạn trả lời được phần nào câu hỏi nhân viên tổng vụ là gì! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. 

Nguồn ảnh: Sưu tầm