Nhiệm Vụ Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Các Bộ Phận Cấu Thành 1. Chức ...

1. Trang chủ >
2. Kinh tế - Quản lý >
3. Quản trị kinh doanh >

Nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành 1. Chức năng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (292.78 KB, 57 trang )

- Các cộng tác viên từ các Công ty khác. - Những bạn hàng, những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực dulịch.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành 1.2.2.1. Chức năng- Du lịch Inbound: Bộ phận đón khách nước ngồi vào Việt Nam và người Việt kiều về Việt Nam du lịch.- Du lịch Outbound: Bộ phận tổ chức tour du lịch nước ngoài cho khách Việt Nam.- Du lịch nội địa: Tổ chức du lịch cho người Việt đi du lịch tham quan trong nước.- Các dịch vụ kinh doanh khác: •Vận chuyển ô tô. •Làm hộ chiếu, Visa. •Bán vé máy bay, tàu hoả. •Quảng cáo, xuất nhập khẩu nơng sản,... •....

1.2.2.2. Nhiệm vụ

Công ty trực tiếp kinh doanh trên các lĩnh vực đã đăng ký nhằm tăng doanh thu cũng như lợi nhuận cho Công ty. Do vậy nhiệm vụ đặt ra không chỉquan trọng đối với riêng Ban Giám đốc Cơng ty mà còn với tất cả các bộ phận cấu thành trong Cơng ty nói chung.11+ Ban Giám đốc Công ty Bộ máy cao cấp nhất của Công ty, chịu trách nhiệm điều hành quản lýmọi hoạt động chung của Công ty. Nhiệm vụ hướng dẫn của các bộ phận khác trong Công ty thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo đúng quy định củaCông ty và của cơ quan quản lý cấp cao hơn. Chịu trách nhiệm về quản lý tài chính kế tốn và nhân sự của Công ty. Vạch kế hoạch và chỉ đạo mọi hoạtđộng kinh doanh của Cơng ty. + Phòng Du lịch• Bộ phận Điều hành:- Điều hành Inbound: Bộ phận chuyên sắp xếp, bố trí, tổ chức các dịch vụ cần thiết cho đoàn khách khi họ đến Việt Nam theo các chương trình màkhách đã đặt sẵn. Ví dụ: đặt phòng khách sạn; dịch vụ tư vấn thủ tục xuất nhập cảnh; đặt các bữa ăn; bố trí điểm tham quan, mua sắm, hướng dẫnviên,... Giải qyết mọi phát sinh, vấn đề khác xảy ra trong quá trình chương trìnhdu lịch đang được thực hiện,... - Điều hành Outbound: Bộ phận chuyên liên hệ, giao dịch với các đối táccung cấp Land service tại nước ngoài để sắp xếp, tổ chức các dịch vụ cần thiết như vận chuyển, ăn nghỉ, hướng dẫn viên, thắng cảnh cho đoàn khách khi họđến thăm quan tại nước ngoài theo các chương trình mà khách hàng đã đặt sẵn. Liên hệ mua vé máy bay, hỗ trợ làm thủ tục xuất nhập cảnh,... cho đoànkhách. Giải quyết mọi phát sinh, vấn đề khác xảy ra trong quá trình chươngtrình du lịch đang thực hiện. - Điều hành nội địa: Tổ chức, sắp xếp các dịch vụ cung cấp cho kháchViệt nam đi du lịch trong nước tới các tuyến điểm du lịch hấp dẫn theo12chương trình tour đã xây dựng trên 3 miền Bắc - Trung - Nam. Giải quyết những phát sinh xảy ra.Nhiệm vụ chung của bộ phận điều hành trong Công ty: - Là đầu mối triển khai các công việc từ xây dựng tới điều hành cácchương trình du lịch, cung cấp các dịch vụ trên cơ sở các kế hoạch và thông báo về khách do bộ phận Marketing gửi tới.- Lập các kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như: đăng ký đặt chỗ tại khách sạn, phương tiệnvận chuyển, làm Visa, Passport,... - Tạo mối quan hệ với các cơ quan hữu quan như: Hải Quan, Bộ Nội vụ,Hãng hàng không,... - Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ: lưu trú, ănuống,... cho khách tại các tuyến, điểm du lịch. - Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp cáchoạt động, thanh tốn với các Cơng ty gửi khách và các nhà cung cấp sản phẩm du lịch.- Xử lý các tình huống bất thường xảy ra trong chuyến đi một cách nhanh chóng có thể.• Bộ phận marketing:- Marketing Inbound bao gồm cả marketing, sales, opentour: chuyên trách về khai thác khách tại các thị trường nước ngoài; bán các sản phẩm dulịch của Công ty trực tiếp với khách hàng hoặc qua đại lý, qua mạng internet; giao dịch với các đối tác trong nước hoặc nước ngoài để tìm nguồn kháchquốc tế cho Cơng ty. - Marketing Outbound marketing, sales, opentour: bộ phận chuyêntrách về khai thác khách trong nước đi du lịch nước ngoài; Bán các sản phẩm13du lịch nước ngồi của Cơng ty trực tiếp với khách hàng hoặc qua đại lý, qua mạng internet; Trao đổi thông tin và giao dịch trực tiếp với khách hàng về cácsản phẩm du lịch của Công ty. - Marketing nội địa: Lập kế hoạch xúc tiến các chương trình du lịch mớitới khách hàng, tổ chức quảng cáo sâu rộng trên các phương tiện truyền thơng: internet, tạp chí, báo, tờ rơi, tờ gấp,... kế hoạch tham dự các buổi họpbáo, tham gia các hội chợ triển lãm hay hội chợ du lịch để quảng bá sản phẩm du lịch cho doanh nghiệp.• Bộ phận Hướng dẫn viên:Là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp, bố trí hướng dẫn viên theo yêu cầu của Phòng Inbound và Phòng Outbound, Du lịch nội địa khi nhận đượcchương trình du lịch. Bộ phận hướng dẫn trong Công ty Công ty Cổ phần Thương mại Du lịchquốc tế Hải Nam luôn được chú trọng bởi họ là những người đại diện cho Công ty tiếp xúc trực tiếp với khách nhiều nhất, trực tiếp tham gia chuyến đivà giải quyết những tình huống phát sinh trong chuyến đi của du khách. Họ còn là những người tiến hành các quảng cáo vu thu thập các thông tin choCông ty. Các hoạt động của bộ phận hướng dẫn: - Căn cứ vào kế hoạch khách để tổ chức, điều động, bố trí hướng dẫnviên cho các chương trình du lịch. - Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệpvà đội ngũ cộng tác viên. Cơng ty có những đợt đào tạo ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các hướng dẫn viên về trình độ chun mơn cũng như kỹ nănggiải quyết nhạy bén trước các tình huống. Hướng dẫn viên được lựa chọn cũng phải có phẩm chất đạo đức tốt, đáp ứng được yêu cầu của Công ty.- Phối hợp với các bộ phận trong Công ty để tiến hành công việc một cách tốt nhất.14Trong Công ty thì bộ phận hướng dẫn được chia ra theo nhóm ngơn ngữ như: Anh, Trung, Đức, Thái,...Ngồi ra bộ phận này còn có thể lập chương trình du lịch, tham gia tiếp thị và khai thác khách hàng với bộ phận Marketing.+ Phòng kinh doanh dịch vụ khác - M.I.C.E: Tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện lớn và đại hội khách hàngcho nhiều tổ chức xã hội, doanh nghiệp trên tồn quốc. Cơng tác tổ chức các sự kiện thường bao gồm các bước sau:• Đặt phòng khách sạn, phòng họp tại khách sạn trong và ngồi nước.• Yêu cầu bộ phận làm Visa, Passort, vé máy bay,... hồn tất các thủ tụcxuất nhập cảnh cho khách, đón tiễn sân bay, tổ chức tham quan du lịch cho các đại biểu.• Tổ chức tiệc chiêu đãi, sắp xếp các bữa ăn cho khách.• Cho thuê xe du lịch: Đội xe ô tô du lịch với số lượng xe đa dạng vềchủng loại, đời mới sang trọng gồm 30 xe ô tô từ 4 - 45 chỗ, lái xe phục vụ nhiệt tình, kinh nghiệm và an tồn chun phục vụ vận chuyển du lịch, côngtác, hiếu hỉ,...- Đại lý bán vé máy bay: Hainam Travel hiện đang là đại lý bán vé máybay cho Vietnam Airlines, Pacific Airlines, Thai airway, Korea Air, Singapore Airlines, Malaysia Airlines, Cathay Pacific, Japan Airlines,... đặt chỗ, xácnhận chỗ, giao vé tại địa chỉ yêu cầu và cung cấp dịch vụ ưu tiên, VIP tại sân bay,...- Dịch vụ đặt phòng khách sạn: Cơng ty có quan hệ với nhiều tập đoàn khách sạn nổi tiếng trên toàn cầu và Việt Nam; cung cấp dịch vụ đặt phòngkhách sạn dành cho khách lẻ và khách đoàn tại tất cả các khách sạn từ mini đến 5 sao trên toàn quốc và toàn cầu.15- Visa và Passort: Tư vấn hướng dẫn và hỗ trợ khách làm thủ tục xin cấp mới, gia hạn hộ chiếu, xin thị thực nhập cảnh vào Việt Nam và các nước khác.Bộ phận dịch vụ có chức năng tư vấn về phí phòng, vận chuyển, vé, thị thực, hộ chiếu,... và các chính sách thay thế cho phòng hướng dẫn để định giáphù hợp và ký hợp đồng với khách sạn cho có hiệu quả. Đặt phòng nghỉ, đặt ăn, ô tô, mua vé tàu, xe, máy bay,... cho các đoàn theo hợp đồng ký kết. Muabảo hiểm du lịch và các loại thuốc cần thiết cho đoàn. Thanh lý hợp đồng phục vụ khách. Chuyển các loại chứng từ và tiền thu được của khách chophòng tài vụ Công ty, chịu trách nhiệm lưu giữ chuyển phát công văn. Đáp ứng nhu cầu của khách về visa, hộ chiếu theo quy định hiện hành.Bộ phận dịch vụ còn có thể đề xuất với lãnh đạo nhằm bổ sung hoàn thiện các quy định hiện hành, đưa hoạt động kinh doanh du lịch ngày càngphát triển có chiều sâu và hiệu quả. Có thể nói tất cả các hoạt động của bộ phận dịch vụ thường rất sơi động nhất là vào mùa vụ du lịch.+ Phòng Kế tốn Phòng kế tốn có vai trò rất quan trọng bởi đây là bộ phận chịu tráchnhiệm các vấn đề về tài chính, thu - chi, các hố đơn chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước cho tất cả bộ phận khác trong Cơng ty.Ngồi ra còn chịu trách nhiệm các vấn đề về các vấn đề tài chính phát sinh trong q trình thực hiện chương trình du lịch với sự hỗ trợ của các bộphận nghiệp vụ khác trong Cơng ty. •Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty: Với đặc điểm hoạt động kinh doanh đa dạng và phức tạp, Công ty luôncoi trọng công tác tổ chức, sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, phát huy hết vai trò của kế tốn nói chung và khả năng của từngnhân viên kế tốn nói riêng.16Phòng kế tốn của Cơng ty có 2 nhân viên: - Kế toán trưởng chuyên trách về kế toán thuế.- Kế toán viên thu ngân và kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ cho nhânviên kế toán. Chấp hành chế độ kế toán thống kê định kỳ, bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ.Chỉ tiêu kinh tế của Công ty: Mặc dù là một doanh nghiệp chuyển đổi hoạt động từ nền kinh tế tập trung quan liệu bao cấp sang hoạt động trong nềnkinh tế thị trường đầy khó khăn, phức tạp nhưng Cơng ty ln cố gắng để có thể thực tốt vai trò và nhiệm vụ của mình đưa hoạt động kinh doanh ngày mộthiệu quả hơn, đồng thời đáp ứng ngày càng tăng nhu cầu của thị trường Inbound.Các phòng có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau và hỗ trợ cho nhau, đó là sự kết hợp hài hồ, hợp lý trong cơng việc để tạo nên thành cơng trongq trình hoạt động kinh doanh du lịch của Cơng ty. Sau khi bán chương trình, cung cấp các dịch vụ cần thiết phục vụ khách. Qua mỗi chuyến đihướng dẫn viên sẽ rút được những kinh nghiệm, xem những dịch vụ gì được khách thích và khơng thích để báo cho phòng dịch vụ và phòng điều hành rútkinh nghiệm. Thuyết phục khách trở lại với Công ty trong những tour du lịch khác.

1.2.3. Kết quả kinh doanh chung của cơng ty tính đến tháng 122007

Xem Thêm

Tài liệu liên quan

• Tìm hiểu hoạt động kinh doanh lữ hành tại Công ty cổ phần Thương mại Du lịch quốc tế Hải Nam
  • 57
  • 3,382
  • 40

Tải bản đầy đủ (.doc) (57 trang)

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(337.5 KB) - Tìm hiểu hoạt động kinh doanh lữ hành tại Công ty cổ phần Thương mại Du lịch quốc tế Hải Nam-57 (trang) Tải bản đầy đủ ngay ×