Những "lỗi" Thường Gặp Khi Sử Dụng Hóa đơn điện Tử Cách Xử Lý

Bài viết này hướng dẫn quý khách cập nhật lại chữ ký số ở phần mềm hóa đơn điện tử trong trường hợp quý khách đang sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng thay đổi chữ ký số, như: chữ ký số hết hạn phải gia hạn lại, hoặc thay đổi nhà cung cấp chữ ký số, hoặc chữ ký số cũ bị lỗi ... Việc cập nhật lại chữ ký số vào phần mềm chỉ áp dụng trên máy tính đã từng được nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử cài ứng dụng hỗ trợ ký trước đó.TH1/ Thông báo "Tài khoản hoặc mật khẩu không đúng"TH2/ Thông báo "Mã captch không chính xác"TH3/ Thông báo "Không tìm thấy dữ liệu theo yêu cầu"TH4/ Thông báo "Vui lòng nhập email" TH5/ Thông báo "Vui lòng thêm hàng hóa, dịch vụ"TH6/ Thông báo "Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ" TH7/ Thông báo "ERROR CODE = 100100"

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê những "lỗi" mà quý khách thường hay gặp phải trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử và cách xử lý những trường hợp gặp phải này. Gọi là "lỗi" vì đây có thể là lỗi xuất phát từ phần mềm hoặc xuất phát từ thao tác của người sử dụng, nhưng vì là còn mới mẻ, nên chúng ta sẽ bị lúng túng và không tìm ra hướng xử lý nó.

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH XỬ LÝ: I/ THÔNG BÁO "TÀI KHOẢN HOẶC MẬT KHẨU KHÔNG ĐÚNG"

1/ Tình huống: Lỗi này gặp phải khi quý khách đăng nhập và hệ thống xuất hóa đơn điện tử, hệ thống báo "tài khoản hoặc mật khẩu không đúng"

2/ Cách xử lý: Việc đầu tiên, quý khách cần bình tĩnh và rà soát xem nguyên do từ đâu, chứ không nên đăng nhập nhiều lần, vì như vậy sẽ bị khóa tài khoản tạm thời:- Từ "Tên đăng nhập": Luôn luôn là MST của công ty quý khách, vậy nên quý khách cần kiểm tra lại xem đã nhập đúng MST của mình ở ô "Tên đăng nhập hay chưa"- Từ "Mật khẩu: Nếu quý khách chưa từng đổi mật khẩu từ khi nhà cung cấp gởi cho quý khách, thì quý khách copy lại mật khẩu đã được nhận trong email. Trường hợp nếu quý khách đã đổi mật khẩu thì cần kiểm tra xem mình có đang để CAPS LOCK không, hoặc mật khẩu mình đặt có đang bao gồm chữ và số hay không, vì nếu quý khách đặt mật khẩu là phat123 thì khi gõ vào có thể hiển thị là phát23Nếu đã quên mật khẩu, quý khách bấm vào chức năng "quên mật khẩu" để hệ thống gởi về email quý khách mật khẩu mớiSau đó nhập MST công ty , Email lúc quý khách đăng ký với nhà cung cấp phần mềm để nhận mật khẩu mới

Lưu ý: Nếu hệ thống báo lỗi "Không tim thấy dữ liệu theo yêu cầu khi quý khách nhập email vào, điều này có nghĩa là email quý khách nhập vào không phải là email lúc đăng ký với nhà cung cấp. Vậy nên cần liên hệ với nhà cung cấp để lấy lại.

II/ THÔNG BÁO "MÃ CAPTCHA KHÔNG CHÍNH XÁC"

1/ Tình huống: Lỗi này gặp phải khi quý khách đăng nhập vào hệ thống xuất hóa đơn, hệ thống báo "Mã Captcha không chính xác" như hình:2/ Cách xử lý: Quý khách chỉ cần nhập lại mã captcha đúng.Mẹo: Mã captcha thường là những ký tự in thường, nên quý khách kiểm tra xem mình có đang bật CAPS LOCK không

III/ THÔNG BÁO "KHÔNG TÌM THẤY DỮ LIỆU THEO YÊU CẦU KHI TẠO MỚI HÓA ĐƠN"

1/ Tình huống: Khi quý khách nhập Mã số thuế người mua và bấm "Kiểm tra" thì thông tin khách hàng không hiển thị ra mà hệ thống báo là "không tìm thấy dữ liệu theo yêu cầu"2/ Cách xử lý: Trong tình huống này, sẽ có 1 trong 3 trường hợp sau xảy ra:- Trường hơp 1: Mã số thuế quý khách nhập vào là không đúng, quý khách cần kiểm tra và nhập lại MST chính xác. Quý khách có thể tham khảo thông tin công ty ở trang web sau đây: https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn- Trường hợp 2: Quý khách chưa Import thông tin khách hàng vào hệ thống hóa đơn điện tử, vì nếu quý khách đã import vào thì chỉ cần nhập MST người mua vào, bấm kiểm tra thì thông tin sẽ hiển thị.- Trường hợp 3: Quý khách cho xuất hóa đơn cho công ty này lần nào, vì nếu đã xuất 1 lần thì hệ thống sẽ tự ghi nhớ thông tin khách hàng. * Lưu ý: Nếu MST người mua là đúng, và quý khách chưa xuất hóa đơn cho cty này lần nào. Thì quý khách chỉ cần thực hiện bước tiếp theo là nhập thông tin tên công ty, địa chỉ, email người mua vào ô tương ứng

IV/ THÔNG BÁO "VUI LÒNG NHẬP EMAIL" KHI LƯU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1/ Tình huống: Thông báo này hiển thị khi quý khách bấm lưu hóa đơn trong khi chưa nhập email vào ô Email khách hàng

2/ Cách xử lý: Quý khách chỉ cần bổ sung email người mua vào ô email khách hàng. Lý do là trước giờ khi chúng ta xuất hóa đơn giấy thì chỉ cần thông tin công ty (Tên công ty/ địa chỉ/ MST). Nhưng đối với hóa đơn điện tử là gởi và nhận bằng phương tiện điện tử, nên quý khách cần nhập email khách hàng vào, để sau khi duyệt và ký hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động gởi email đến email khách hàng.

V/ THÔNG BÁO "VUI LÒNGTHÊM HÀNG HÓA , DỊCH VỤ" KHI LƯU HĐĐT

1/ Tình huống: Thông báo này hiển thị khi quý khách bấm lưu hóa đơn mà chưa nhập thông tin hàng hóa dịch vụ bán ra, hay chưa bấm cập nhật dòng hàng hóa dịch vụ vừa nhập vào2/ Cách xử lý: Tiêu chí 1 tờ hóa đơn bao gồm 2 phần: thông tin người mua hàng và thông tin hàng hóa dịch vụ bán ra. Vậy nên quý khách cần nhập hàng hóa dịch vụ cần bán vào trước khi Lưu hóa đơn

VI/ THÔNG BÁO "NGÀY XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG HỢP LỆ" KHI LƯU HĐĐT

1/ Tình huống: Thông báo này hiển thị khi quý khách bấm lưu hóa đơn, hệ thống báo "Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ"2/ Cách xử lý: Hóa đơn điện tử cũng như hóa đơn giấy, phải đảm bảo theo tiêu chí, số hóa đơn nhỏ thì ngày nhỏ hơn hoặc bằng số hóa đơn lớn (Số hóa đơn trước sẽ phải có ngày nhỏ hơn hoặc bằng số hóa đơn sau). Ví dụ: Số hóa đơn 0000001 có ngày là 1/4/2019 thì số hóa đơn số 0000002 phải có ngày là 1/4/2019 trở về sau chứ không được là ngày 3/03/2019

VII/ THÔNG BÁO "ERROR CODE = 100100" KHI KÝ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ1/ Tình huống:

Khi quý khách bấm 'Duyệt và ký" hóa đơn điện tử, ngay lập tức công cụ hỗ trợ ký sẽ gọi chữ ký số trong máy ra, nhưng nếu trong máy đang không có chữ ký số, thì bảng danh sách chữ ký số sẽ hiển thị như sau:Lúc này, nếu quý khách tiếp tục chọn " OK"thì hệ thống hiển thị thông báo "Error code = 100100"

Quý khách có thể xem rõ hơn trong video minh họa sau đây:

2/ Cách xử lý: Nguyên nhân của việc hệ thống báo lỗi này xuất phát từ những việc sau đây:

• Quý khách chưa cắm chữ ký số vào máy (Quý khách có thể xem trong ổ đĩa, đã có ổ đĩa (USB) của chữ ký số hay chưa, nếu chưa cắm vào mà quý khách chọn phương thức ký thì đồng nghĩa với không có phương thức ký nào được chọn
• Quý khách đã cắm usb chữ ký số vào máy, nhưng hệ thống không nhận hoặc quý khách chưa cài đặt CKS (Quý khách có thể kiểm tra trong khay hệ thống, nếu máy đã nhận thì sẽ có biểu tượng của CKS trong đó

» CÔNG TY TNHH DV HĐĐT TRUNG KIÊN» Hotline: 1900 068 838» Email : Info@hoadondientutrungkien.com» Website: hoadondientutrungkien.com