Những Lưu ý Khi Kiểm Tra Chứng Từ Theo L/C

Việc hiểu rõ và nắm vững các nội dung cũng như cách kiểm tra L/C nhằm đảm bảo xác định đúng, đủ các điều kiện giao hàng, thời gian và điều kiện thanh toán, phù hợp với điều kiện, tiến độ giải ngân và thu hồi phần vốn tài trợ của NHPT.

Thư tín dụng (Letter of Credit - viết tắt là L/C) là một phương thức thanh toán được sử dụng khá phổ biến trong các hợp đồng xuất nhập khẩu.

Về bản chất, L/C là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng) đối với người thụ hưởng L/C (thông thường là người bán hàng hoặc người cung cấp dịch vụ) với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ (BCT) phù hợp với tất cả các điều khoản và điều kiện được quy định trong L/C, phù hợp với Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP) được dẫn chiếu trong thư tín dụng và phù hợp với Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ (ISBP).

Kiểm tra L/C là khâu quan trọng trong việc thực hiện phương thức thanh toán bằng thư tín dụng. Cơ sở để kiểm tra L/C là Hợp đồng ngoại thương. Nếu L/C không phù hợp với Hợp đồng ngoại thương mà người xuất khẩu cứ tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì sẽ không đòi được tiền, ngược lại nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng.

Khi nhận được L/C, cần phải kiểm tra kỹ và đối chiếu với Hợp đồng ngoại thương một số nội dung sau đây:

Số hiệu và ngày mở: - Trường 20 – Document Credit Number (Số hiệu của thư tín dụng): Tất cả các L/C đều phải có số hiệu riêng do Ngân hàng mở L/C quy định, dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên quan đến việc thực hiện L/C và tham chiếu trên các chứng từ có liên quan trong BCT theo L/C.

- Trường 31C – Date of Issue (Ngày mở thư tín dụng): là ngày bắt đầu phát sinh cam kết của ngân hàng mở L/C với nhà xuất khẩu, là ngày ngân hàng mở L/C chính thức chấp nhận đơn xin mở L/C và là căn cứ để nhà xuất khẩu kiểm tra xem nhà nhập khẩu thực hiện việc mở L/C có đúng hạn quy định trong hợp đồng hay không.

Tên và địa chỉ của các bên liên quan: L/C phải nêu rõ tên địa chỉ, số điện thoại và fax (nếu có) của những người liên quan đến L/C gồm: - Trường 50 – Applicant (Người yêu cầu mở L/C (nhà nhập khẩu)) - Trường 59 – Beneficiary (Người hưởng lợi L/C (nhà xuất khẩu)), - Đầu điện (phần Sender) thể hiện tên, SWIFT CODE (nếu có) của ngân hàng mở L/C (ngân hàng phát hành L/C). - Trường 57a – Advise Through Bank: thể hiện tên, SWIFT CODE (nếu có) của ngân hàng thông báo L/C.

Số tiền: Số tiền của L/C được thể hiện tại trường 32B – Currency Code, Amount (Loại tiền tệ, số tiền). Ngoài ra số tiền này còn được ghi cụ thể (thường là cả bằng số và chữ) tại trường 45A – Description of Goods and/or Services (mô tả hàng hóa). Tên đơn vị tiền tệ phải ghi rõ theo quy định của ISO (USD - đôla Mỹ, VND – đồng Việt Nam, CNY – đồng nhân dân tệ...).

Trường hợp thư tín dụng có cho phép dung sai thì con số này thường được ghi ở trường 39A – Tolerance (if any).

Thời hạn giao hàng, ngày và nơi hết hạn, thời hạn trả tiền: - Ngày và nơi hết hạn hiệu lực của L/C là thời hạn mà ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho nhà xuất khẩu, nếu nhà xuất khẩu xuất trình BCT phù hợp với những điều khoản và điều kiện của L/C trong thời hạn đó. Ðịa điểm hết hiệu lực thường quy định tại nước người bán và được thể hiện tại trường 31D – Date and Place of Expiry.

- Thời hạn giao hàng thể hiện thời gian mà người xuất khẩu phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lên phương tiện vận tải. Thời hạn giao hàng nếu là một ngày cụ thể thường được thể hiện ở trường 44C - Latest Date of Shipment (Ngày giao hàng cuối cùng). Nếu giao hàng nhiều lần thì thông tin này thường được thể hiện ở trường 44D – Shipment Period (Thời gian giao hàng)

Nguyên tắc: + Ngày giao hàng phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C và không được trùng với ngày hết hạn hiệu lực của L/C+ Ngày giao hàng phải sau ngày mở L/C một thời gian hợp lý. Thời gian hợp lý được tính tối thiểu bằng tổng của số ngày cần có để thông báo mở L/C, số ngày lưu L/C ở ngân hàng thông báo, số ngày chu ẩn bị hàng để giao cho người nhập. Số ngày chuẩn bị hàng để giao phải nhiều nếu hàng xuất khẩu là mặt hàng phức tạp, phải điều động từ xa ra cảng và phải tái chế lại trước khi giao hoặc nếu thời điểm giao hàng là mùa ẩm ướt. Ngược lại, nếu hàng xuất là các sản phẩm công nghiệp thì không đòi hỏi số ngày chuẩn bị quá lớn.

+ Ngày hết hạn hiệu lực của L/C phải sau ngày giao hàng một thời gian hợp lý. Thời gian này thường được tính bằng số ngày chuyển chứng từ từ nơi giao hàng đến cơ quan của nhà xuất khẩu, số ngày lập BCT thanh toán, số ngày lưu giữ chứng từ tại ngân hàng thương lượng BCT (hoặc NH xuất trình/NH thông báo) và số ngày chuyển chứng từ đến ngân hàng mở L/C. Thời gian này nếu không có quy định gì được hiểu là 21 ngày làm việc (theo UCP 600).

- Thời gian trả tiền của L/C: quy định việc trả tiền ngay hay trả tiền sau khi xuất trình hối phiếu đòi tiền. Thời hạn trả tiền được thể hiện tại trường 42C – Drafts at...Thời hạn này có thể nằm trong hoặc nằm ngoài thời hạn hiệu lực của L/C. Tuy nhiên, đối với L/C trả chậm, hối phiếu có kỳ hạn phải được xuất trình để chấp nhận trong thời hạn hiệu lực của L/C.

Ví dụ: Ngày hết hạn hiệu lực của L/C là ngày 15/10/2010, hối phiếu kỳ hạn 90 ngày, vậy nhà xuất khẩu phải xuất trình hối phiếu và các chứng từ hàng hóa khác kèm theo trước hoặc trong ngày 15/10/2010 để được chấp nhận. Tính từ ngày chấp nhận cộng thêm 90 ngày thì ra ngày trả tiền hối phiếu kỳ hạn (ngày15/1/2011). Như vậy, thời hạn trả tiền đã nằm ngoài thời hạn hiệu lực của L/C, nhưng đã được nhà nhập khẩu (hay ngân hàng mở L/C) chấp nhận thì họ phải có nghĩa vụ trả tiền cho hối phiếu khi đến hạn. Thông tin về người trả tiền hối phiếu được thể hiện ở trường 42a – Drawee.

Những nội dung về hàng hóa: Bao gồm những nội dung như tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá cả, quy cách, phẩm chất, bao bì, mã ký hiệu, … được thể hiện chủ yếu tại trường 45A Description of Goods and/or Services (Mô tả hàng hóa/dịch vụ). Đôi khi những thông tin này còn được thể hiện tại trường 46A – Documents Required (Các chứng từ yêu cầu) và trường 47A – Additional Conditions (Điều kiện khác).

Những nội dung về vận tải, giao nhận hàng hóa: - Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CIP, …) thường được thể hiện tại trường 45A Description of Goods and/or Services (Mô tả hàng hóa/dịch vụ).

- Nơi gửi hàng và nơi giao hàng được thể hiện tại trường 44A – Place of Taking in Charge/Dispatch from.../Place of Receipt (dùng trong vận tải đa phương thức) hoặc trường 44E Port of Loading/Airport of Departure (dùng trong vận tải đường biển và hàng không).

- Thông tin về nơi nhận hàng được thể hiện tại trường 44F – Port of Discharge/Airport of Destination (dùng trong vận tải đường biển và hàng không) hoặc 44B – Place of Final Destination/For Transportation to.../Place of Delivery (dùng trong vận tải đa phương thức).

- Kiểm tra L/C cho phép chuyển tải hay không. Nội dung về chuyển tải thường được thể hiện ở trường 43T – Transshipment (Allowed/Not allowed hoặc Permitted/Not permitted).

- Kiểm tra xem có được phép giao hàng từng phần hay không. Thông tin này thường được thể hiện trên trường 43P – Partial Shipments (Allowed/Not allowed hoặc Permitted/Not permitted).

Các chứng từ yêu cầu: Điều khoản về BCT theo L/C chủ yếu được quy định tại trường 46A – Documents Required, ngoài ra cũng được quy định thêm tại trường 47A – Additional Conditions.

BCT thanh toán trong L/C là bằng chứng của nhà xuất khẩu chứng minh rằng mình đã tuân thủ đầy đủ các điều khoản, điều kiện của L/C và/hoặc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. BCT thường bao gồm: hó a đơn thương mại, vận tải đơn, phiếu đóng gói, bảo hiểm đơn, giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch... Cần kiểm tra kỹ quy định về BCT trên các khía cạnh: - Số loại chứng từ phải xuất trình - Số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại (thông thường lập 3 bản) - Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại xem nhà xuất khẩu có khả năng đáp ứng được các yêu cầu đó không. - Thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ

Cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C: Được thể hiện ở trường 78 – Instructions to the Paying/Accepting/Negotiating Bank và là điều khoản ràng buộc trách nhiệm của ngân hàng mở L/C. Trường này cũng thể hiện cách thức trả tiền. Trong hợp đồng quy định cách nào thì L/C phải quy định bằng cách đó.

Tóm lại, kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng đối với không chỉ cán bộ thanh toán quốc tế mà còn có ý nghĩa rất lớn đối với cán bộ tín dụng khi thẩm định cho vay phương án sản xuất kinh doanh hay giải ngân nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị dùng phương thức thanh toán L/C. Hiểu rõ và biết cách kiểm tra những nội dung chính của L/C góp phần giảm bớt rủi ro trong các hoạt động nghiệp vụ có liên quan đến thanh toán quốc tế tại NHPT.