Quản Lý Thông Tin Hay Nghệ Thuật Chắt Lọc Giá Trị Từ Những Nguồn ...

Hàng ngày, có biết bao luồng thông tin mạnh mẽ và dồn dập đưa vô vàn các dữ liệu vào máy tính, điện thoại và bàn làm việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Trong khối lượng thông tin khổng lồ đó có thể chứa đựng những bí quyết giúp đem lại ưu thế cạnh tranh, nhưng đồng thời cũng có thể đem lại những bước đi sai lầm nếu sa đà vào những dữ liệu chẳng có liên quan mà đánh mất đi những chi tiết quý giá.

Trước tình hình như vậy, một điều trở nên tuyệt đối quan trọng để duy trì sức cạnh tranh trên thị trường là phải tìm cách quản lý được thông tin hiệu quả, từ khi nó bắt đầu thâm nhập, cho tới khi nó được dùng để thực hiện. B. Foster, Giám đốc phụ trách về các Hệ thống kinh doanh và thương mại điện tử của hãng Alean Inc, Montreal, nhận định: “Những công ty nào thông thạo nhất trong việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ của mình sẽ là những doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh.”

Quản lý thông tin: doanh nghiệp được gì?

Một trong những tác dụng lớn nhất của việc quản lý tốt thông tin trong kinh doanh là giúp giảm được phí tổn, kể cả trước mắt cũng như lâu dài. Trong lĩnh vực sản xuất có 2 ngành gặt hái được nhiều lợi ích, đó là hậu cần và mua sắm.

Ví dụ, Alean là Hãng hàng năm thu gom và tái chế trên 20 tỷ lon nhôm, một số năm gần đây đã tăng được số lượng lon thu gom và tái chế lên gấp 3, trong khi không cần phải tăng số lượng công nhân. Foster cho biết, sở dĩ hãng đạt được thành tích như vậy là nhờ cải tiến các quy trình kinh doanh và sử dụng công nghệ đúng đắn. Dựa vào các công cụ Web, hãng đã tạo một Web site trên Internet phục vụ cho việc hợp tác, nhờ đó các nhà cung cấp hậu cần và các nhân viên hậu cần của hãng có thể truyền thông tin hiệu quả hơn; thông tin liên tục được cập nhật liên quan đến quá trình vận chuyển, tái chế và cung cấp lon nhôm. Foster tiết lộ rằng hãng còn dự định tiến xa hơn bằng cách đề ra một quy trình thanh toán mới, trong đó mọi người không cần phải nộp hoá đơn vận chuyển. Do nắm được giá cả và mức thuế vận chuyển nên việc thanh toán sẽ được thực hiện tự động. Alean cũng xây dựng được một cơ sở dữ liệu cho việc chuyên chở hàng, nhờ vậy các nhóm hậu cần có thể sử dụng nó để giảm bớt số lượng xe chuyên chở và duy trì mức thuế thấp. Foster cho biết: “Việc quản lý thông tin sẽ hiệu quả nhất khi có sự cộng tác chặt chẽ giữa những nhà hoạt động kinh doanh và các chuyên gia công nghệ thông tin để cùng nhau phấn đấu cho mục tiêu chung của tổ chức”.

Charles Peters, Phó Chủ tịch Hãng Emerson cho biết lĩnh vực hậu cần của hãng cũng tiết kiệm được nhiều nhờ quản lý tốt thông tin. Năm 2002, Hãng đã thực hiện việc quản lý tập trung công tác hậu cần mà trước đây để cho 50 bộ phận tự tiến hành. Theo phương pháp cũ, mạng lưới vận tải bị phân tán, với hàng nghìn điểm xuất phát và điểm đến, gây ra lãng phí rất lớn. Cách tiếp cận mới cho phép các bộ phận chia sẻ thông tin với nhau một cách tức thời (Real time) về nhu cầu hậu cần. Vì vậy, mọi hoạt động đã được liên kết với nhau trong một hệ thống quản lý chung. Peters cho biết cho tới nay, nhờ có Hub System (Hệ thống trung tâm), mà Emerson đã tiết kiệm được khoảng 20 triệu USD và có triển vọng tiết kiệm được toàn bộ là 150 triệu USD. Ngoài ra, 5 năm qua Emerson còn tiết kiệm được trên 100 triệu USD nhờ hợp nhất được các khâu mua vật liệu, dựa vào Mạng Thông tin Vật liệu (MIN) của hãng (MIN là một cơ sở dữ liệu, giúp hợp nhất được việc mua vật liệu từ trên 1.000 địa phương theo định dạng chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích. Nhờ sự giúp đỡ của MIN, các nhóm quản lý hàng hoá theo kiểu tập trung của Emerson có thể cộng tác được với các nhà cung ứng theo quan hệ liên bộ phận). Peters cho biết, đây là lần đầu tiên hãng có khả năng quản lý được thực sự và hữu hiệu cơ sở cung ứng ở quy mô toàn công ty.

Không chỉ các hãng lớn như Emerson hay Alean là cần thực hiện tốt công tác quản lý thông tin để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải thực hiện như vậy. John Hayer, Giám đốc điều hành phụ trách về thông tin (CIO) cho Forexco, là người đã lĩnh hội được điều đó. Hiện nay, Hayer đang hợp tác với hãng Oracle để nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin. Ông cho biết: “Thị trường bây giờ trở nên rất phức tạp và với hàng đống thông tin thu được đã khiến công ty gặp rất nhiều khó khăn để truy cập, trong khi cần phải nhanh chóng có những quyết định đúng đắn. Chiến lược của Công ty là chuyển toàn bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp, trong đó Công ty có thể thiết lập được mối quan hệ giữa các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cho việc phân tích được dễ dàng hơn”.

Hayer dự kiến sẽ sử dụng các thiết bị đầu cuối ở trong công ty để cung cấp thông tin liên quan đến công việc. Biện pháp này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc, vì mỗi một cánh cửa và cửa sổ do Công ty sản xuất được đều được làm theo mẫu đặt hàng. Việc dùng thiết bị điện tử để cung cấp thông tin sẽ giúp giảm được sai sót và dễ dàng hơn trong việc đạt các đặc trưng chính xác.

Quản lý thông tin như thế nào?

B Foster cho biết khi lựa chọn các công cụ quản lý thông tin, hãng chú trọng vào việc làm sao để công nghệ thật phù hợp với các quy trình hoạt động của mình. Mạng nội bộ (Intranet) của Alean là một phương tiện quan trọng và không đắt lắm, phục vụ cho việc phổ biến thông tin, và hiện tại nó đang được nâng cấp để chứa những cổng có khả năng thích ứng được hơn với từng nhóm hoạt động. Foster nói: “Chúng tôi cố gắng để chỉ đầu tư thấp cho công nghệ thông tin và chỉ chú trọng vào một số ít công cụ”. Ở nơi tiếp nhận thông tin, Hãng sử dụng công nghệ cơ sở dữ liệu để kết hợp các thông tin đến, sau đó áp dụng chương trình Cogno để phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh.

Một loạt các phần mềm mới, hay là các chương trình dựa vào tri thức (Knowledge-Based Programs) đã được phát triển, giúp tiết kiệm thời gian cho các kỹ sư và các nhà thiết kế sản phẩm bằng cách giải phóng họ khỏi những công việc cực nhọc, quản lý nguồn vốn trí tuệ của công ty, thậm chí còn “đọc” được các bằng sáng chế, tài liệu kỹ thuật và các loại tài liệu khác. Những phần mềm thông minh này đã tạo điều kiện cho các kỹ sư, các nhà thiết kế có thể tập trung phần lớn thời gian và công sức của mình vào công việc chủ yếu là đổi mới và sáng tạo, cũng như giúp các nhà sản xuất nhanh chóng chế tạo được sản phẩm để đưa ra thị trường. Heide Corp. đưa ra Chương trình mang tên Intent, có công dụng tự động hoá việc tạo ra các sản phẩm theo đơn hàng. Hãng C-Mold (Louisville) phát triển được Know How, một cổng Intranet có chức năng cung cấp thông tin theo nhu cầu, mà có ý nghĩa quan trọng cho các ngành khác nhau, đồng thời cũng lưu giữ được nguồn tri thức của các công nhân để khỏi bị thất lạc khi có sự luân chuyển. Hãng Invention Machine Corp. phát triển được Tech-Optimizer – một công cụ giải quyết vấn đề dựa vào cơ sở tri thức kỹ thuật. Nó đưa ra các giải pháp cần khi người kỹ sư mô tả các hệ thống và nhập câu hỏi vào phần mềm. Giải pháp này rất kịp thời, bởi lẽ Invention Machine có một đội ngũ cán bộ nghiên cứu đa ngành, nên đã có một khối lượng lớn kiến thức được đưa vào trong phần mềm. Để tận dụng, Hãng đã phải phát triển một bộ xử lý ngữ nghĩa, trên cơ sở đó xây dựng được 2 chương trình: CoBrain và Knowledgist. Các chương trình này có khả năng “đọc” hàng đống tài liệu trong một thời gian rất ngắn, để rút ra từ đó những khái niệm then chốt, đánh chỉ số và đưa ra những giải pháp liên quan nhất cho các vấn đề mà ta đang quan tâm tìm kiếm. “Chúng tôi đã lâm vào tình trạng bị ngập ứ thông tin. Vấn đề đặt ra là liệu có cách gì để tận dụng được lợi ích trong khối lượng thông tin khổng lồ đó không? Liệu có cách gì để tự động hoá việc “đọc” các tài liệu không? CoBrain và Knowledgist đã giúp khẳng định là những việc đó hoàn toàn có thể thực hiện được”, P. George ở Invention Machine cho biết.

Hãng Nghiên cứu và Tư vấn Brown ở Port Chester, đã phân loại các chương trình trên thành 2 loại: Kỹ thuật quản lý tri thức (KM) và Kỹ thuật dựa vào tri thức (KBE). Các hệ thống quản lý tri thức có nhiệm vụ khai thác dữ liệu, thường là các tài liệu lưu trữ với số lượng lớn, chất đống năm này sang năm khác. Còn các hệ thống kỹ thuật dựa vào tri thức lại có chức năng vận dụng các nguyên tắc và sau đó tự động hoá khâu phát triển sản phẩm. Nhưng cả hai loại hình chương trình trên đều có chung một đặc điểm, đó là phát huy tính ưu việt của Internet, của băng thông ngày càng được mở rộng, của các chương trình nội bộ ngày càng được tích hợp với nhau và những máy tính cá nhân mạnh hơn, nhanh hơn, để vươn khỏi phạm vi của những nhiệm vụ tương đối hẹp nói trên.

Một báo cáo mới đây của Hãng Brown cho biết: “Cho tới nay, vẫn còn ít tổ chức quan tâm đến cơ hội này. Những tổ chức mà đã tận dụng được nó, thông báo rằng họ đã giảm được thời gian và chi phí thiết kế tới 90%”. Ngoài việc tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng chế tạo, một lợi ích nữa thu được, đó là giúp các kỹ sư cảm thấy hứng thú với công việc của mình, vì họ không còn phải mất thời gian và sức lực cho những phần việc nhàm chán.

Bước tiến trong quản lý thông tin: cung cấp tri thức đúng thời điểm (Just-in-time Knowledge)

Tình trạng quá tải thông tin sẽ ngày một trầm trọng thêm lên. Ví dụ, các bác sĩ ở Anh, ngoài việc phải nắm vững kiến thức cơ bản và chuyên môn, còn phải biết về nhiều loại văn bản hướng dẫn của Chính phủ, thông tin của các công ty dược phẩm, những cảnh báo về tác dụng phụ của thuốc v.v… Mỗi tháng, nếu cân lên, số văn bản đó có thể nặng 2 kg (Manka, 1997).

Với công nghệ thông tin (IT) ta có khả năng quản lý tri thức để chuyển tải tới cho ai cần đến nó ở dạng cần thiết, đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Tuy nhiên, nếu chỉ quan niệm điều đó đơn giản là việc chuyển những thông tin hiện có về dạng điện tử, rồi phân phối và đưa đến cho người dùng, thì hoàn toàn chưa đạt yêu cầu. Phải làm sao để người dùng không những dễ dàng lấy được những mảng thông tin có liên quan, mà còn phải biết cách tổ chức chúng có hiệu quả.

Ngành sản xuất đã từng áp dụng một phương pháp, gọi là phương pháp đáp ứng đúng thời điểm (Just-in-time), nhờ đó không cần xây dựng những kho chứa vật tư, chi tiết (mà không phải lúc nào cũng cần đến), mà dựa vào việc tổ chức công tác cung ứng hiệu quả, đảm bảo đưa những chi tiết cần thiết vào đúng lúc và đúng nơi cần. Hướng chú trọng đã chuyển từ khâu lưu trữ sang khâu phân phối, cung ứng hiệu quả.

Tương tự, mọi người bắt đầu nghĩ đến phương pháp để cung cấp được tri thức cần thiết đúng vào lúc cần có. Do vậy, rất có thể, những công cụ giúp cung cấp tri thức vào đúng thời điểm sẽ có vai trò quan trọng ở thế kỷ 21.

Có thể nói, thông tin hiện nay đối với các nhà điều hành doanh nghiệp cũng giống như lửa đối với những người cổ đại trước đây. Nếu biết kiểm soát và ứng dụng nó thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và phát triển, nhưng nếu làm sai hoặc không quan tâm đến thì sẽ nhanh chóng tàn lụi. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý thông tin, biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm chiến lược, đầu tư sáng suốt vào một số lượng hạn chế các công nghệ và tạo ra các luồng dữ liệu thích hợp để tạo ra cho mình lợi thế cạnh tranh trên thương trường.