Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Kế Toán Tiền Lương

Cuối tháng là thời điểm mà các kế toán viên phải làm quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương để ban giám đốc xét duyệt và thanh toán lương cho người lao động. Nếu bạn chưa biết làm quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết dưới đây.

> Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương > Cách tính lương và hình thức để trả lương hiện nay

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 

1. Quy trình

• Dựa vào doanh thu, hợp đồng trong tháng của nhân viên, kế toán tính ra số lương mềm phải trả cho từng đối tượng theo quy chế tài chính của công ty
• Bộ phận nhân sự chấm công và tính lương theo ngày công làm việc và số ngày thực tế đi công tác
• Phòng Nhân sự lập Bảng lương căn bản và lương công tác phải trả
• Kế toán lập Bảng lương doanh thu phải trả
• Phòng Nhân sự gửi Bảng lương căn bản cho kế toán
• Từ Bảng lương căn bản và Bảng lương doanh thu, kế toán tập hợp thành Bảng lương tổng hợp phải trả
• Kế toán tính ra số BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN phải khấu trừ của người lao động
• Kế toán hoàn thiện bảng lương đầy đủ các chỉ tiêu phải trả, các khoản khấu trừ, số tiền lương còn lại
• Nếu chi lương bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu chi
• Nếu trả lương qua Ngân hàng, kế toán lập Ủy nhiệm chi
• Kế toán chuyển Phiếu chi qua Thủ quỹ hoặc chuyển Ủy nhiệm chi đến Ngân hàng
• Thủ quỹ chi tiền
• Thủ quỹ chuyển tiền Phiếu chi đến P.Nhân sự
• Phòng Nhân sự nhận tiền và ký xác nhận
• Phòng Nhân sự lập Bảng ký xác nhận lương
• Nhân viên ký xác nhận lương
• Nhân viên nhận lương

Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền lương

Giải thích sơ đồ:

Hàng tháng căn cứ vào bảng lương, kế toán tổng hợp tiến hành lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Và bảng kê trích nộp các khoản theo lương được dùng làm căn cứ ghi sổ.

Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi sổ cái

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết.

Căn cứ vào sổ cái kế toán lập  bảng cân đối số phát sinh.

2. Sơ đồ hạch toán TK 338 trích theo lương (quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương)

2.1. Phương pháp hạch toán chi tiết

Tài khoản sử dụng: TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”

-> Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác & dùng để theo dõi doanh thu chưa thực hiện về các dịch vụ cung cấp cho khách hàng của doanh nghiệp

Các nội dung liên quan đến BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, và các khoản khác có liên quan đến lương

Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2:

• TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
• TK 3382 – Kinh phí công đoàn
• TK 3383 – BHXH
• TK 3384 – BHYT
• TK 3385 – Phải thu về cổ phần hoá
• TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn
• TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện được
• TK 3388 – Phải trả khác
• TK 3389 – BHTN

Sơ đồ hạch toán chi tiết TK 338

2.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương

Hàng kỳ, căn cứ vào bảng lương & theo quy định hiện hành, trích các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, BHTN đưa vào các đối tượng chịu chi phí liên quan, kếtoán ghi:\

Nợ 622,627,641,642,…: Các đối tượng chi phí

Có 3382: Kinh phí công đoàn

Có 3383: BHXH

Có 3384: BHYT

Có 3389: BHTN

Hàng kỳ, theo quy định hiện hành, khấu trừ BHXH, BHYT vào tiền lương phải trả cho CNV, kế toán ghi:

Nợ 334: Phải trả CNV

Có 3383: BHXH

Có 3384: BHYT

Nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn BHTN cho cấp trên

Nợ 3382: KPCĐ

Nợ 3383: BHXH

Nợ 3384: BHYT

Nợ 3389: BHTN

Có  111. 112 : Số tiền thực chi

Chi KPCĐ tại đơn vị cơ sở, kế toán ghi:

Nợ 3382: KPCĐ

Có  111. 112 : Số tiền thực chi

Khoản BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù, kế toán ghi:

Nợ 111. 112 : Số tiền thực nhận

Có 3382: KPCĐ

Có 3383: BHXH

Bảo hiểm xã hội phải trả thay lương cho công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ 3383: BHXH

Có 334: Phải trả công nhân viên

Khi chi tiền bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ 334: Phải trả công nhân viên

Có  111. 112 : Số tiền thực chi

Nhận trợ cấp BHXH do cơ quan BHXH cấp, kế toán ghi:

Nợ 111. 112 : Số tiền thực nhận

Có 3383: BHXH

Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương

3. Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương

• Hàng tháng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Phần tính vào chi phí

Nợ TK 334: Phần khấu trừ vào lương

Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386)

• Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,…) phải trả cho công nhân viên, ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341)

• Khi nộp BHXH, BHTN, mua thẻ BHYT, nộp KPCĐ:

Nợ TK 338

Có TK 111,112

• Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị:

Nợ TK 338 (3382)

Có TK liên quan: 111,112,…

• Số BHXH, KPCĐ chỉ tiêu tại cơ sở nếu chi không hết thì phải nộp cho cơ quan quản lý. Khi nộp ghi :

Nợ TK 338 (3382, 3383)

Có TK 112

• Nếu vượt chi có thể được cấp bù ghi :

Nợ TK 112

Có 338 (3382, 3383 )

Kế toán Việt Hưng đã hướng dẫn bạn đọc quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương, sơ đồ hạch toán TK 338 trích theo lương. Hy vọng bài viết mang đến thông tin tham khảo hữu ích cho bạn. Chúc các bạn thành công!

> Mẫu quyết định tăng lương nhân viên mới nhất hiện nay > Mức lương tối thiểu vùng mới nhất năm 2019 theo 157/2018/NĐ-CP