TỔNG HỢP THỦ TỤC KIỂM TOÁN QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG

Tổng hợp thủ tục kiểm toán quy trình tiền lương – KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Quy trình, thủ tục KTNB

Quy trình kiểm toán nội bộ là trình tự, thủ tục tiến hành công việc kiểm toán nội bộ; trình tự, thủ tục này được sắp xếp theo thứ tự phù hợp với diễn biến và yêu cầu khách quan của hoạt động kiểm toán nội bộ.

Quy trình kiểm toán nội bộ bao gồm 4 bước chủ yếu sau:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán (Kiểm toán hàng năm và từng cuộc kiểm toán).

Bước 2: Thực hiện kiểm toán.

Bước 3: Lập báo cáo kiểm toán nội bộ

Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm toán nội bộ.

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán

Kế hoạch kiểm toán nội bộ được lập với hai cấp độ:

– Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm

– Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ

Bao gồm các công việc sau :

1. Chuẩn bị cuộc kiểm toán

Tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị cho công việc lập kế hoạch kiểm toán:

• Xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại
• Tính liêm chính của BGĐ
• Tìm hiểu chi tiết về lĩnh vực tiền lương nhân viên

• Về tổ chức công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp
• Về phương pháp tính lương được áp dụng
• Về hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp
• Về việc tuyển dụng và quản lý nhân viên

1. Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một phần hết sức quan trọng mà kiểm toán viên cần thực hiện trong một cuộc kiểm soát.

– Xác định được các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra.

– Xem xét các nhân tố tác động đến khả năng để xảy ra các sai sót nghiêm trọng.

– Thiết kế phương pháp kiểm toán thích hợp

1. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát

Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp: để xác định các cơ chế, thủ tục kiểm soát phù hợp. Đây là một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các kiểm toán nội bộ.

Việc đánh giá cần được thường xuyên xem xét lại.

Việc đánh giá cần được dựa trên hai yếu tố:

– Xác suất xảy ra rủi ro

– Mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra

Do sự giới hạn bởi chọn kiễu của các kiểm toán viên nội bộ và việc phát hiện ra các sai phạm cùng với các gian lận đã được che giấu kĩ của các bộ phận là rất khó khăn nên các kiểm toán viên không thể phát hiện ra tất cả các sai sót trọng yếu. Vì vậy luôn luôn có rủi ro kiểm toán ngay cả khi kiểm toán viên tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán đã được chấp nhận chung. Việc đưa ra mức rủi ro kiểm toán mong muốn có ý nghĩa quan trọng đối với giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nói riêng và toàn bộ công tác tổ chức kiểm toán nói chung.

Cụ thể hơn trong quy trình tiền lương, có 4 nhóm rủi ro kiểm soát sau :

– Rủi ro về xác định mức lương

– Rủi ro về tính lương

– Rủi ro về chi trả lương

– Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương

Trong đó, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác suất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất.

1. Chương trình kiểm toán
2. Thủ tục kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương

Thử nghiệm kiểm soát đối với tiền lương và được thực hiện theo các chức năng của chu trình.

(Các chức năng liên quan đến tiền lương gồm có tuyển dụng, thuê mướn nhân viên; phê duyệt các mức lương, bậc lương và sự thay đổi trong mức lương, bậc lương; theo dõi và tính toán thời gian động, công việc lao vụ hoàn thành của nhân viên; tính toán tiền lương và lập bảng thanh toán lương; ghi chép sổ sách tiền lương; thanh toán tiền lương và đảm bảo số lương chưa thanh toán)

Đối với chức năng tổ chức nhân sự: kiểm toán nội bộ tìm hiểu việc thực hiện các thủ tục tiếp nhận lao động, hợp đồng thuê lao động, việc phê chuẩn mức lương và tính độc lập giữa các bộ phận quản lí nhân sự với bộ phận theo dõi thời gian làm việc cũng như hạch toán, thanh toán tiền lương cho người lao động. Để thực hiện các mục tiêu đó kiểm toán nội bộ sử dụng các tài liệu thông tin về tuyển dụng, thuê mướn lao động, các văn bản, các quyết định phê chuẩn mức lương và các quyết định khen thưởng nếu có.

Đối với việc cách li trách nhiệm giữa bộ phận quản lí lao động đối với bộ phận chấm công lao động cũng như hạch toán kế toán kết quả lao động, kiểm toán nội bộ tiến hành quan sát và kiểm tra thực tế để khẳng định sự tách biệt về trách nhiệm của các chức năng trên trong hoạt động quản lí về nhân sự và quản lí tài chính kế toán trong doanh nghiệp.

Đối với công tác theo dõi thời gian lao động, khối lượng sản phẩm hoàn thành và lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương:

Chức năng này là chức năng quan trọng nhất trong chu trình tiền lương vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạch toán ghi sổ các chi phí về tiền lương cũng như việc hạch toán kế toán các khoản trích trên tiền lương tại doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ cần đánh giá các quá trình kiểm soát được thiết kế trước đó trong doanh nghiệp có khả năng ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong chấm công, xác nhận công việc hoàn thành, hạch toán và ghi sổ các khoản thanh toán về tiền lương. BHYT, BHXH, KPCĐ.

Để thực hiện các mục tiêu trên kiểm toán nội bộ cần:

• Xem xét hệ thống tổ chức chấm công lao động hoặc kiểm nhận sản phẩm hoàn thành về tính thường xuyên cũng như về độ tin cậy của các người được giao trách nhiệm.
• Kiểm tra thiết kế các thủ tục kiểm soát tại doanh nghiệp đối với việc thanh toán kê khai, chấm công tại từng đơn vị sản xuất (tổ, đội, phân xưởng).
• Kiểm tra các thủ tục kiểm soát liên quan đến việc phê chuẩn, quyết định các mức lương, tiền thưởng, thanh toán làm thêm giờ…

Đối với công tác thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Kiểm toán nội bộ xem xét tính độc lập trong việc phân công công việc giữa người tính lương, người chi trả lương và người theo dõi chấm công và lập bảng tính lương. Bên cạnh đó kiểm toán nội bộ đánh giá việc tổ chức chi trả tiền lương đặc biệt đối với các khoản tiền lương chưa thanh toán được theo dõi trong sổ sách kế toán như thế nào trong khi nhân viên đi vắng.

1. Thủ tục phân tích tiền lương và các khoản trích theo lương

So sánh số liệu các tài khoản chi phí về tiền lương với các niên độ khác: nhằm phát hiện các biến động bất thường qua đó thu thập bằng chứng hoặc xác định phạm vi kiểm tra chi tiết đối với các tài khoản chi phí tiền lương có biến động bất thường. Trong quá trình so sánh kiểm toán viên phải tính đến số lao động thay đổi trong kỳ kế toán, khối lượng công việc hoặc sản phẩm hoàn thành hoặc sự thay đổi trong định mức chi trả lương.

So sánh tỉ lệ chi phí về tiền lương trong giá thành sản xuất hoặc doanh thu giữa kỳ này với kỳ trước: nhằm khẳng định tính hợp lí về cơ cấu chi phí giữa các kỳ kế toán. Tuy nhiên khi so sánh đối chiếu tỉ lệ này kiểm toán viên cũng phải tính đến điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm thì doanh thu có thể giảm nhưng chi phí về tiền lương vẫn có thể vẫn giữ nguyên như các kỳ trước hoặc các biến động về nguyên vật liệu, về chi phí khấu hao TSCĐ mới đưa vào sử dụng cũng có thể làm thay đổi cơ cấu chi phí về tiền lương trong giá thành sản phẩm của sản phẩm hoàn thành giữa các kỳ kế toán.

So sánh số dư các tài khoản BHXH, BHYT, KPCĐ giữa các kỳ kế toán nhằm phát hiện ra các sai sót trong hạch toán các khoản trích theo lương. Sự biến động về các khoản trích theo lương thường rất ít xảy ra do phụ thuộc vào số lượng nhân viên trong doanh nghiệp, phụ thuộc vào mức lương cơ bản, phụ thuộc vào các văn bản qui định của Nhà nước. Các biến động và việc kiểm tra phát hiện các biến động liên quan đến các khoản trích theo lương là dấu hiệu để phát hiện ra các phát sinh tăng hoặc giảm của TK BHXH, BHYT, KPCĐ.

iii. Thủ tục chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương

4.3.1. Kiểm tra tiền lương khống: thông qua kiểm tra số lượng nhân viên khống và thời gian hay khối lượng sản phẩm hoàn thành.

4.3.2. Khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương:Việc tính và phân bổ chi phí tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động không đúng sẽ dẫn đến việc đánh giá lệch giá trị tài sản trên Bảng cân đối kế toán, sai lệch trên bảng Kết quả kinh doanh (sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu sản phẩm dở dang, giá trị thành phẩm, giá vốn hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp…).

4.3.3. Kiểm tra số dư các tài khoản trong chu trình

Tài khoản 334: được kiểm tra thông qua số dư tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải thanh toán khác cho công nhân viên.

Tài khoản 338: kiểm toán viên nội bộ có thể khảo sát các khoản trích theo lương như BHXH (3383), BHYT (3384) và KPCĐ (3382) bằng cách so sánh số dư trên tài khoản chi tiết với số liệu trên bảng tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ và với số liệu trên bảng kê khai các khoản phải nộp về BHXH và KPCĐ và đối chiếu các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên các phiếu chi. Ngoài ra cần kiểm tra thời hạn tính và trích các khoản theo lương và thời hạn thanh quyết toán các khoản đó.

Và các tài khoản chi phí liên quan đến tiền lương như 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, 627 – Chi phí sản xuất chung, 641 – Chi phí bán hàng, 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bước 2: Thực hiện kiểm toán

Có 2 phương pháp kiểm toán: kiểm toán cơ bản và kiểm toán tuân thủ. Kiểm toán quy trình tiền lương thuộc loại kiểm toán số liệu, nên sử dụng phương pháp kiểm toán cơ bản, gồm các phương pháp sau:

– Phương pháp phân tích đánh giá tổng quát

– Phương pháp cân đối

– Phương pháp kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và các số dư tài khoản

Nội dung thực hiện kiểm toán

1. Tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ

Đối với kiểm toán tiền lương, KTV tìm hiểu về chính sách tiền lương của đơn vị, các phê duyệt về thay đổi mức lương bậc lương, thưởng, các khoản phúc lợi, chính sách tuyển dụng, các quy chế chấm dứt hợp đồng lao động …cũng như sự phân tách trách nhiệm giữa các phòng ban đặc biệt là phòng tổ chức lao động và phòng kế toán.

Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên được thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình.

Nghiệp vụ phê duyệt: cần tuyển dụng dựa trên các tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng do ban quản lí phê duyệt, để tránh tuyển nhầm lao động thiếu năng lực, đạo đức.

Ghi sổ kế toán về tiền lương: các khoản chi lương, thưởng, các khoản trích theo lương, khoản khấu trừ, thuế, phúc lợi phải được ghi chép chính xác về số học, nếu không sẽ dẫn tới trình bày sai chi phí và nợ, phân bổ chi phí nhân công không chính xác.

Thực chi: thiết lập các thủ tục tiền lương và nhân viên cần phải tuân thủ theo sự phê chuẩn của ban quản lí, tất cả các khoản chi tiền lương phải căn cứ vào các khoản nợ đã được ghi nhận.

Tiếp cận hệ thống sổ sách: nhằm kiểm soát đối với các khoản chi không đúng chỗ và các chi phí nhân công không được thông qua thì ban quản lí doanh nghiệp cần đưa ra chính sách nhằm hạn chế việc tiếp cận hệ thống báo cáo sổ sách nhân sự và kế toán tiền lương ở một số người có thẩm quyền. Chẳng hạn, ban quản lí có thể tạo ra các hàng rào cản trở các nhân viên không có phận sự tiếp cận tới tài liệu của bộ phận nhân sự và bộ phận tiền lương, và phân chia trách nhiệm tách bạch giữa các quyền phê duyệt, quyền ghi chép sổ sách, và quyền thanh toán tiền lương để hạn chế các hành vi gian lận.

Phân chia trách nhiệm: để đảm bảo phân chia tách bạch các trách nhiệm thì bộ phận nhân sự cần phải tách bạch khỏi trách nhiệm tính toán lương, thưởng; lập bảng lương, thưởng; chi lương, thưởng và trách nhiệm giám sát thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành. Nếu không chức năng phê duyệt của bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với chức năng thanh toán tiền lương dẫn tới các cơ hội tăng mức lương, bậc lương một cách cố ý vì mục đích tư lợi hoặc tạo ra nhân viên khống.

1. Đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thủ nghiệm kiểm soát:

Sau khi tìm hiểu về chu trình tiền lương cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình tiền lương của công ty. Cụ thể, các rủi ro thường gặp ở chu trình tiền lương là:

Rủi ro về xác định mức lương

Rủi ro về tính lương

Rủi ro về chi trả lương

Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương

Dựa trên các rủi ro đã được xác định, kiểm toán viên tiến hành thiết kế các thử nghiệm kiểm soát.

• Rủi ro về xác định mức lương:

Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên: bảng tính lương của đơn vị chính là cơ sở để thanh toán tiền lương, ghi chép vào sổ sách kế toán và phân bổ chi phí tiền lương, do đó nó thường là điểm xuất phát trong các cuộc khảo sát tiền lương và nhân viên.

Đầu tiên KTV chọn ra bảng tính lương của một kỳ nào đó để kiểm tra độ chính xác số học của việc tính toán, và việc phân bổ vào các tài khoản hợp lí. Sau đó KTV chọn ngẫu nhiên một số nhân viên kiểm tra sự hoàn hảo của các hồ sơ và rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự về sự phê duyệt xem có hợp lí không (bao gồm kiểm tra hợp đồng lao động, các giấy tờ liên quan đến việc tuyển dụng…), đồng thời KTV so sánh các mức lương, bậc lương và các khoản khấu trừ trên các sổ nhân sự với các thông tin như vậy trên bảng tính lương để xác định xem chúng có giống nhau hay không.

• Rủi ro về tính lương:

Ước tính lương:

– Đối với các doanh nghiệp không có biến động nhiều về mức lương và số nhân công thì KTV sẽ chọn kiễu một tháng lương sau đó nhân với 12 tháng để tính ra mức lương của công ty trong một năm. Từ số ước tính này KTV so sánh với số của bộ phận tính lương nếu chênh lệch nhỏ thì bỏ qua, nếu chênh lệch lớn hơn thì yêu cầu bộ phận tính lương giải trình.

– Đối với doanh nghiệp mà mức lương và số nhân viên thường xuyên thay đổi thì KTV sẽ tính ra mức lương trung bình một tháng của một nhân viên trong năm ngoái dựa vào hồ sơ kiểm toán kỳ trước theo công thức:

Lương TB của 1 nhân viên = Tổng lương/ ( 12 x Số nhân viên trung bình)

Trong đó: Tổng lương và Số nhân viên trung bình lấy trên số liệu kiểm toán năm trước

Từ số tiền lương trung bình của một nhân viên trong kỳ trước KTV nhân với mức biến động lương trong kỳ này so với kỳ trước (số liệu về mức biến động lương năm nay so với năm trước do bộ phận tính lương giải trình) để tính ra tiền lương trung bình của một nhân viên trên một tháng trong năm nay. Sau đó KTV sẽ lấy số nhân viên trung bình của năm nay (số liệu này được phòng nhân sự cung cấp) nhân với mức lương trung bình năm nay vừa tính được và nhân với 12 tháng sẽ ra tổng tiền lương năm nay của doanh nghiệp do KTV ước tính.

Các khảo sát tiền lương khống:Trong lĩnh vực tiền lương và nhân viên có nhiều cách khác nhau để nhân viên có thể thực hiện hành vi gian lận, tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là “lương khống”. Lương khống có thể biểu hiện dưới hình thái là số nhân viên khống hoặc số giờ lao động hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành khống. Để kiểm toán, KTV áp dụng 1 số thủ tục kiểm toán sau.

– Số nhân viên khống: đó là việc tiếp tục viết phiếu chi cho nhân viên đã thôi việc hoặc đã mãn hạn hợp đồng hoặc không có thực. Để kiểm soát nghiệp vụ này KTV so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các giấy tờ liên quan khác về chữ kí phê chuẩn và tính hợp lí của chữ kí tắt mặt sau.

Một thủ tục khác nữa là KTV chọn ra một số hồ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm tìm các nhân viên đã thôi việc đã mãn hạn hợp đồng lao động trong năm hiện hành để xác định xem các khoản thanh toán mãn hạn hợp đồng cho nhân viên này có phù hợp với chính sách của công ty hay không.

– Số giờ, khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành khống: hình thức này dễ xảy ra trong các trường hợp do việc theo dõi thời gian, giám sát và quản lí không chặt chẽ hoặc do sự móc nối giữa người giám sát với nhân viên của họ.

Để khảo sát hình thức gian lận này các KTV tiến hành cân đối tổng số giờ công, ngày công hoặc khối lượng công việc hay lao vụ được thanh toán theo số lương với số liệu ghi chép độc lập và được kiểm tra thường xuyên của KTVNB tại từng bộ phận hoạt động. Hoặc KTV sẽ tiếp cận với quản đốc nhằm theo dõi việc chấm công của quản đốc và phỏng vấn nhân viên về việc kiểm soát giờ giấc của quản đốc.

• Rủi ro về chi trả lương:

Để kiểm soát nghiệp vụ này KTV so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các giấy tờ liên quan khác về chữ kí phê chuẩn và tính hợp lí của chữ kí tắt mặt sau.

• Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương:

Các khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động: việc tính và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động không đúng sẽ dẫn tới việc đánh giá sai lệch các tài sản trên bảng cân đối kế toán, sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh chẳng hạn như sẽ làm sai lệch giá trị của các chỉ tiêu như: sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…

Để khảo sát nghiệp vụ này các KTV sẽ xem xét tính nhất quán trong hạch toán chi phí giữa các kỳ kế toán đối với việc phân loại các bộ phận chịu phí (bộ phận trực tiếp sản xuất, bán hàng, quản lí doanh nghiệp…). Ngoài ra KTV còn kiểm tra sơ đồ hạch toán tiền lương xem có đúng theo quy định hiện hành và chính sách đã đề ra của công ty hay không.

Các khảo sát đối với các khoản trích theo lương: theo quy định của chính sách kế toán hiện hành, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ là các khoản trích theo lương. Đối với các khoản này thì KTV sẽ lấy kết quả của việc kiểm toán tiền lương làm căn cứ tính ra quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ. Đồng thời đối chiếu với biên bản xác nhận của cơ quan bảo hiểm xem đơn vị có hạch toán đúng hay không.

1. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Thực hiện các phần trên.

1. Đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản

Sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát, nếu KTV nhận thấy hệ thống KSNB của chu trình hoạt động tốt thì các khảo sát chi tiết số dư sẽ được giảm bớt và ngược lại.

Nếu KTV nhận thấy có sự thay đổi đáng kể trong thủ tục kiểm soát hoặc trong việc áp dụng các phương pháp hạch toán mới thì KTV sẽ bổ sung thêm các thử nghiệm tuân thủ để đánh giá hệ thống KSNB hoặc là sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát cao và sẽ không cần xem xét hệ thống KSNB mà thực hiện luôn thử nghiệm cơ bản.

Mục tiêu của các thử nghiệm cơ bản là kiểm tra xem các khoản tính dồn về tiền lương và các khoản trích theo lương có được đánh giá đúng hay không, đồng thời cũng xác định xem các nghiệp vụ trong chu trình tiền lương và nhân viên có được thanh toán và ghi sổ đúng kỳ hạn hay không. Các số dư tài khoản của tài khoản tiền lương thưởng và các khoản phải trả CNV (TK334), phải trả, phải nộp khác (TK338), các khoản trích theo lương và các tài khoản liên quan đến chu trình tiền lương như CPNCTT (TK622), CPSXC (TK627), CPQLDN (TK642) sẽ là đối tượng thường xuyên của các KTV thực hiện kiểm toán tiền lương và nhân viên nếu KTV thực hiện thử nghiệm cơ bản. Cụ thể:

– Đối với TK 334 – Phải trả CNV: khi thực hiện thử nghiệm cơ bản KTV sẽ tiến hành thông qua số dư tiền lương, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác cho CNV. Khi tiến hành thử nghiệm cơ bản trên số dư tiền lương KTV sẽ vận dụng các hiểu biết về các chính sách và chế độ thanh toán tiền lương của doanh nghiệp và từ đó đánh giá xem chúng có được tuân thủ một cách nhất quán hay không. Khi KTV đã xác định được chính sách của doanh nghiệp đối với tiền lương là nhất quán giữa các kỳ kế toán thì KTV sẽ bắt đầu xem xét đến thời hạn và độ tin cậy của số dư trên TK 334.

Về các khoản tiền thưởng tính dồn tại một số doanh nghiệp, số tiền thưởng phải trả cho người lao động chưa được trả vào cuối niên độ là một khoản mục lớn, nếu không ghi chép kịp thời và chính xác sẽ dẫn tới các sai sót trọng yếu trên bảng cân đối kế toán. Để kiểm tra khoản mục này KTV sẽ xem xét tính kịp thời và chính xác trong việc ghi sổ các khoản đó thông qua việc đối chiếu với quyết định hay biên bản của ban quản lý về sự phê duyệt các khoản tiền lương đối với người lao động.

Đối với các khoản phải trả khác cho CNV, bao gồm các khoản được chia từ phúc lợi, tiền nghỉ ốm đau, thai sản, bảo hiểm mà người lao động được hưởng thì KTV sẽ xem xét tính nhất quán trong cách tính dồn giữa các kỳ kế toán sau đó KTV sẽ kiểm tra độ tin cậy của số liệu bằng cách tính toán lại chi tiết các khoản tiền liên quan đã được ghi sổ và cộng dồn, đồng thời sẽ xem xét các chứng từ tài liệu đính kèm.

– Đối với TK 338 – Phải trả phải nộp khác: có liên quan tới các khoản trích nộp trên tiền lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ thì KTV sẽ so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết với số liệu trên bảng tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ và đối chiếu với các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên các phiếu chi..

– Đối với các khoản chi phí liên quan đến chu trình tiền lương và nhân viên: CPNCTT (TK622), CPSXC (TK627), CPQLDN (TK642) thì KTV thường chỉ tiến hành bổ sung các thử nghiệm cơ bản khi phát hiện các nhược điểm trong cơ cấu KSNB của đơn vị kiểm tra liên quan tới việc hạch toán và ghi sổ các tài khoản này.

1. Chọn kiễu kiểm toán

Sau khi áp dụng thủ tục kiểm toán thử nghiệm, kiểm toán viên không phát hiện ra được các chênh lệch đáng kể thì kiểm toán viên bắt đầu tiến hành chọn kiễu kiểm tra chi tiết chi lương.

Mức độ trọng yếu cho toàn bộ cuộc kiểm toán do trưởng phòng kiểm toán tính toán đặt ra ở phần lập kế hoạch kiểm toán. Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết được xác định ở ba mức độ:

– Kiểm tra chi tiết ở mức độ tập trung: R= 2

– Kiểm tra chi tiết ở mức độ trung bình: R= 1.7

– Kiểm tra chi tiết ở mức độ thấp: R= 0.7

Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình tiền lương thường là R= 1.7. Kiểm toán viên dựa vào giá trị trọng yếu MP và chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết để xác định bước chọn kiễu theo công thức:

Giá trị trọng yếu (MP)

[IMG]file:///C:/Users/Y5-Gacon/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif[/IMG] Bước chọn kiễu (J) =

Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết (R)

Dựa vào bước chọn kiễu (J), kiểm toán viên xác định số kiễu cần kiểm tra bằng cách tính:

Giá trị của khoản mục cần kiểm tra

[IMG]file:///C:/Users/Y5-Gacon/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif[/IMG] Số kiễu cần kiểm tra (n) =

Bước chọn kiễu (J)

Bước 3: Lập báo cáo kiểm toán nội bộ

1. a) Báo cáo bất thường

Khi nào phát hành?

Báo cáo bất thường trong trường hợp có các vấn đề phức tạp phát sinh trong năm tài chính:

– Các vấn đề rủi ro mà kiểm toán nội bộ chú ý, chú ý.

– Bộc lộ, phát sinh sự yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại một đơn vị hay bộ phận.

– Các phát hiện nghiêm trọng cần có sự chỉ đạo xử lý, khắc phục của Ban lãnh đạo.

Nội dung gì?

Báo cáo bất thường trình bày các vấn đề phát sinh hoặc phát hiện cùng với các kiến nghị xử lý.

1. b) Báo cáo từng cuộc kiểm toán

Khi nào phát hành?

– Sau khi kết thúc mỗi cuộc kiểm toán

– Gửi cho cấp trên (BGĐ) và cho đơn vị được kiểm toán

Nội dung gì?

– Ngày, tháng lập báo cáo.

– Người nhận Trưởng Ban kiểm soát HĐQT, Tổng Giám đốc.

– Sao gửi Ban lãnh đạo và các thành viên quản lý khác có liên quan đến đơn vị được kiểm toán.

– Căn cứ kiểm toán.

– Kế hoạch kiểm toán.

– Nội dung kiểm toán, phạm vi công việc.

– Hoạt động kinh doanh của đơn vị, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của đơn vị.

– Số liệu về hoạt động (mục đích của phần này là nhằm giúp nhận biết được các thông tin quan trọng về đơn vị).

– Phạm vi công việc: Nêu rõ công việc kiểm toán thực hiện, trong đó có dẫn chiếu đến các hoạt động thuộc phạm vi kiểm toán, kỳ kiểm toán, cơ sở chọn kiễu và tỷ lệ phần trăm xử lý nghiệp vụ kiểm tra.

– Kết quả về nội dung kiểm toán.

– Các điểm mạnh cụ thể và các phát hiện mang tính tích cực.

– Sai sót yếu kém trong hệ thống báo cáo, rủi ro chủ yếu được xác định và các yếu kém trong công tác quản lý rủi ro và giải trình của đơn vị được kiểm toán.

– Kiến nghị và đề xuất chỉnh sửa và khắc phục sai sót.

– Kiến nghị cải tiến quy trình nghiệp vụ hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức đơn vị được kiểm toán.

1. c) Báo cáo KTNB hàng năm

Khi nào phát hành?

Không muộn hơn tháng 01 hàng năm, Ban Kiểm soát gửi báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước và kế hoạch kiểm toán nội bộ năm tiếp theo lên Hội đồng Quản trị.

Nội dung gì ?

– Công việc kiểm toán nội bộ đã được thực hiện năm trước, các sai phạm đã được phát hiện.

– Các vấn đề trọng yếu ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của DN (Các phát hiện sai sót mang tính hệ thống…).

– Các yếu kém về phương pháp lập và về kết cấu của báo cáo quản lý, báo cáo tài chính.

– Các kiến nghị và việc thực hiện các kiến nghị của kiểm toán nội bộ.

– Các vấn đề quan trọng tác động, ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước.

Sau đây nhóm xin giới thiệu với các bạn Báo cáo từng cuộc kiểm toán:

[chiếu file Báo cáo KTNB [model].doc lên và diễn giải tóm tắt]

Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của KTNB

Kiểm tra việc thực hiện kết luận và kiến nghị kiểm toán là bước cuối cùng của một quy trình kiểm toán. Vấn đề này đảm bảo kết quả kiểm toán được sử dụng để cải tiến hoạt động quản lý tài chính, kế toán và hoạt động kinh doanh khác của đơn vị được kiểm toán.

TIẾN HÀNH KIỂM TRA

– Yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp tài liệu liên quan đến việc thực hiện các kết luận, kiến nghị

– Nghiên cứu, phân tích, xem xét, xử lý thông tin và số liệu để kiểm tra các kết luận, kiến nghị kiểm toán đã được thực hiện và các kiến nghị chưa được thực hiện:

Xác định chính xác các kết luận, kiến nghị kiểm toán đơn vị đã thực hiện được và các kết luận, kiến nghị chưa làm được kèm theo các bằng chứng cụ thể, xác định rõ nguyên nhân và đưa ra hướng khắc phục;

Các kết luận, khiến nghị chưa thực hiện, nguyên nhân, biện pháp đã thực hiện (nếu có).

– Tập hợp và kiểm tra lại các bằng chứng, cơ sở pháp lý để kết luận đúng, sai, nguyên nhân sai phạm và trách nhiệm đối với từng sai phạm.

– Hoàn thiện bằng chứng và lập Biên bản làm việc

– Nội dung kiểm tra

+ Kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán về thời gian, nội dung, kết quả các công việc mà đơn vị được kiểm toán đã thực hiện. Kiểm tra các khuyến nghị nào không trả lời, đồng ý, đồng ý từng phần, không đồng ý, ý kiến trái ngược, từ chối.

+ Kiểm tra, ghi nhận, xác định các nguyên nhân các kiến nghị không được thực hiện.

– Lập báo cáo theo dõi sau kiểm toán, gửi tới các bộ phận liên quan.

KẾT THÚC KIỂM TRA

Báo cáo kết quả về việc đơn vị được kiểm toán thực hiện kiến nghị của KTNB lên cấp trên.

Trong trường hợp đối tượng kiểm toán không đưa ra các biện pháp chỉnh sửa thì KTNB phải yêu cầu làm rõ và báo cáo cấp có thẩm quyền xem