Thủ Tục, Hồ Sơ & Các Bước Đăng Ký Mã Số Mã Vạch - Luật Việt An

Bạn đã bao giờ thắc mắc tại sao những vạch đen trắng trên bao bì sản phẩm lại trở nên quen thuộc đến vậy? Đó chính là mã số mã vạch – một công cụ thông minh giúp nhận diện sản phẩm nhanh chóng và chính xác. Với mã số mã vạch, việc quản lý hàng hóa trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Từ việc kiểm kê hàng tồn kho đến việc thanh toán tại các cửa hàng, mã số mã vạch đều đóng vai trò quan trọng, góp phần rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả hoạt động. Quý khách hàng đã sẵn sàng đăng ký mã số mã vạch để quá trình sản xuất, kinh doanh thuận lợi hơn chưa? Luật Việt An xin hướng dẫn quý khách hàng thủ tục trên qua bài viết dưới đây.

Sơ bộ về mã số mã vạch

Khái niệm mã số mã vạch

Theo khoản 1, 2 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN quy định về khái niệm “mã số”, “mã vạch” như sau:

“Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân;”

“Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác;”

Như vậy, có thể hiểu đơn giản như sau

Mã số	Mã vạch
Định nghĩa	– Là một dãy ký tự (số hoặc chữ) dùng để phân biệt một đối tượng cụ thể với các đối tượng khác.	– Là hình thức thể hiện mã số dưới dạng các vạch đen trắng hoặc các điểm nhỏ để máy móc có thể đọc được.
Ví dụ	– Mã số sản phẩm: 1234567890123 – Mã số khách hàng: KH001 – Mã số đơn hàng: DH20230101	Bạn có thể hình dung mã số như một số điện thoại, còn mã vạch như một tấm thẻ có in số điện thoại đó. Khi bạn gọi điện, bạn đọc số điện thoại (mã số); nhưng khi máy quét đọc thông tin của bạn, nó sẽ quét mã vạch trên thẻ (mã vạch).
Mục đích	– Nhận dạng: Giúp phân biệt và xác định một đối tượng trong một hệ thống quản lý. – Phân loại: Sắp xếp các đối tượng theo một tiêu chí nhất định. – Theo dõi: Theo dõi quá trình di chuyển, thay đổi của đối tượng.	– Đọc tự động: Máy quét mã vạch có thể đọc thông tin từ mã vạch một cách nhanh chóng và chính xác. – Truyền tải dữ liệu: Mã vạch chứa các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giúp quản lý và giao dịch hiệu quả.

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Thành phần hồ sơ bao gồm

• Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập;

Hình thức nộp hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/

• Nộp trực tiếp tại trung tâm mã số, mã vạch quốc gia của Việt Nam (còn gọi là GS1);
• Nộp qua đường chuyển phát đến địa chỉ trung tâm mã số, mã vạch quốc gia của Việt Nam (còn gọi là GS1);

Lệ phí cấp đăng ký mã số mã vạch

Lệ phí cấp mã số mã vạch được quy định tại Điều 2 Thông tư 232/2016/TT-BTC như sau

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	300.000

Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

STT	Phân loại	Mức thu	Mức thu (áp dụng từ tháng 7/2024 đến 31/12/2024)
1	Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm	500.000 đồng/hồ sơ	250.000 đồng/hồ sơ
2	Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm	10.000 đồng/mã	5.000 đồng/mã

Do ảnh hưởng của thiên tai, dịch bệnh và các yếu tố khác nên mức lệ phí áp dụng từ tháng 7/2024 đến 31/12/2024 được giảm 50%

Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời

Sau khi Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.

Thời hạn xử lý: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.

Kê khai thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện việc kê khai thông tin sản phẩm, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Quý khách hàng cần hỗ trợ thủ tục đăng ký mã số mã vạch vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!