Triết Lý 5S Là Gì? Quy Trình 5S Của Toyota được Thực Hiện Như Thế Nào?

(News.oto-hui.com) – Môi trường làm việc là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định phương thức làm việc, hiệu quả công việc của cả một doanh nghiệp hay công ty. Để cải tiến môi trường làm việc nhằm đạt được chất lượng và năng suất tốt hơn, triết lý 5S của Toyota đã ra đời, đánh dấu sự thành công đầu tiên tại Nhật Bản và dần dần nâng cao tầm ảnh hưởng cùng tính ứng dụng trên toàn thế giới. Dưới đây là chi tiết quy trình 5S của Toyota.

5Scủa Toyota được tạo nên từ 5 chữ cái đầu tiên của tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” & “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn Sóc” & “Sẳn sàng”.

Với mỗi chữ S trong tiêu chuẩn ứng với mỗi nguyên tắc chung của thực hành được hiểu đại khái như sau:

• SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
• SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng
• SEISO (Sạch sẽ): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị)
• SEIKETSU (Săn sóc): là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.
• SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.

Việc áp dụng mô hình 5S của Toyota đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhìn chung, đây là một phương pháp hiệu quả trong việc cải tiến môi trường làm việc, nâng cao trình độ, tính kỹ luật cho cá nhân và tập thể, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc thông qua một số lợi ích cơ bản mà mô hình này mang lại như:

• Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
• Tăng cường phát huy sáng kiến.
• Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.
• Môi trường làm việc được cải thiện, tăng tính thuận tiện và an toàn.
• Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh…

Ngoài ra, mô hình 5S được một số nơi phát triển lên thành 6S. S thứ 6 là Safety (An toàn), nhưng bản thân nếu làm đúng 5S kể trên là đã gồm an toàn cho nhân viên rồi. Tuy nhiên, ở một số công ty Nhật, 5S lại được rút gọn lại thành 3S (tương ứng với 3S đầu tiên) do mọi người đều sẵn sàng làm 3S và luôn luôn ý thức, kỷ luật tốt.

1. Phương pháp quản lý theo tiêu chí 5S của Toyota:

5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản, dần dần mở rộng sự ảnh hưởng sang nhiều nước khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu được áp dụng vào năm 1993 ở 1 công ty Vyniko đến từ Nhật Bản.

Ở Toyota, với mục tiêu ban đầu đề ra nhằm tìm ra câu trả lời cho câu hỏi “Làm như thế nào để đảm bảo chất lượng của sửa chữa ô tô?”, tiêu chuẩn 5S của Toyota đã ra đời và được ứng dụng nhằm tạo ra một môi truờng làm việc thuận tiện và nhanh chóng với 2 tiêu chí cơ bản:

• Giữ cho nơi làm việc của bạn sạch và ngăn nắp.
• Thay vì cố gắng dọn dẹp nơi làm việc, trước tiên hãy cố gắng không làm bẩn nó.

Không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, duy trì nguyên tắc 5S của Toyota đã giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc một cách có nguyên tắc. Hai yếu tố không gian trật tự và làm việc theo nguyên tắc được các lãnh đạo của Toyota coi là nền tảng căn bản để tăng hiệu suất lao động đồng thời giảm thiểu đến mức thấp nhất các tai nạn lao động.

Về cơ bản, việc ứng dụng mô hình 5S của Toyota được thực hiện như sau:

2.1. SEIRI (SHIFTING – Sàng lọc):

SEIRI có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S.

Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng:

• Hãy tổ chức và tận dụng tất cả vật dụng, cho dù chúng là dụng cụ, phụ tùng hay thông tin v.v. dựa vào tính cần thiết của chúng.
• Quy định một khu vực ở nơi làm việc, ở đó đặt tất cả những vật không cần thiết. Hãy thu thập những vật không cần thiết ở nơi làm việc sau đó vứt chúng đi.
• Việc cất giữ cẩn thận những thứ cần thiết là rất quan trọng, thì việc vứt bỏ những thứ không cần thiết cũng quan trọng không kém.

2.2. SEITON (SORTING – Sắp xếp):

Đây là một công đoạn để sắp xếp dụng cụ và phụ tùng theo trật tự, sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.

Hãy:

• Đặt những vật hay ít dụng ở một nơi riêng biệt.
• Đặt những vật thường xuyên sử dụng ở gần bạn.

2.3. SEISO (SHINE – Sạch sẽ):

Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc.

• S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).

Qua đó phản ánh hiện tượng: Một vị trí làm việc bẩn phản ánh lòng kém tự trọng gây mất hình ảnh công ty và doanh nghiệp. Vì vậy, hãy tạo thói quen giữ cho vị trí làm việc sạch sẽ.

2.4. SEIKETSU (SET IN ORDER – Săn sóc):

SEIKETSU hướng đến mục tiêu kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Thông qua việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.

Hãy chú trọng đến các yếu tố:

• Mọi thứ đều là yếu tố ảnh hưởng đến sự sạch sẽ của vị trí làm việc: màu sắc, hình dạng và bố trí của tất cả vật dụng, chiếu sáng, thông thoáng, ngăn đựng,…
• Nếu vị trí làm việc của bạn trở thành một môi trường thoáng đãng và sáng sủa, nó có thể đem lại cảm giác tốt đến khách hàng.

2.5. SHITSUKE (SUSTAIN – Sẵn sàng):

Công đoạn này liên quan đến việc đào tạo tổng quát để mang lại niềm tự hào cho nhân viên của Toyota. Shitsuke có nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.

Shitsuke cũng có thể hiểu như một quá trình đào tạo để nắm được những nguyên tắc. Thông qua việc đào tạo này, kỹ thuật viên sẽ xứng đáng là một nhân viên Toyota. Một người xứng đáng là một nhân viên Toyota là một người có được sự đối xử ân cần của mọi người, không làm cho họ cảm thấy khó chịu, và có thể dễ dàng làm những việc tốt. Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất tinh thần kỷ luật cá nhân của người Nhật.

Theo Trí Đạt/ Tổng hợp

Bài viết liên quan:

• Tóm tắt Mô hình tiêu chuẩn 5S của Toyota