Yêu Cầu Cung Cấp Thông Tin Là Gì? Các Trường Hợp Nên Sử Dụng?

Mục lục bài viết

• 1 1. Yêu cầu cung cấp thông tin?
• 2 2. Quy định về cung cấp thông tin theo yêu cầu:
• 3 3. Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin:
• 4 4. Thời hạn để cung cấp thông tin:

1. Yêu cầu cung cấp thông tin?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 2 của Luật tiếp cận thông tin đã nêu khái niệm thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.

Theo đó, yêu cầu cung cấp thông tin bao gồm việc cơ quan nhà nước công khai thông tin và cung cấp thông tin theo yêu cầu của công dân. Tức là những thông tin không nằm trong danh mục bí mật nhà nước thì buộc cơ quan nhà nước phải có những thông báo rõ ràng khi tiếp nhận yêu cầu cung cấp của công dân bởi lẽ công dân có quyền được biết những thông tin của nhà nước trừ những bí mật nhà nước  bao gồm những thông tin có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác theo quy định của luật.

Việc những thông tin mà công dân không được phép tiếp cận cũng như nếu có yêu cầu nhưng nằm trong danh mục bí mật nên không được cung cấp là bởi lẽ việc tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia có thể thấy nếu như có công dân phản động truyền thông tin ra bên ngoài đất nước sẽ dẫn đến những tình trạng như có xâm lược từ những chủ nghĩa khác.

Bên cạnh đó những thông tin liên quan đến quan hệ quốc tế, hợp tác quốc tế nếu bị lộ ra ngoài sẽ ảnh hưởng trong quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của người khác; thông tin thuộc bí mật công tác; thông tin về cuộc họp nội bộ của cơ quan nhà nước; tài liệu do cơ quan nhà nước soạn thảo cho công việc nội bộ.

Như vậy, có thể thấy thông tin được cung cấp là những thông tin được nhà nước quy định ngoại trừ các bí mật quốc gia như an ninh, quốc phòng, hợp tác quốc tế,…. những thông tin có thể cung cấp qua nhiều phương thức như qua sách, tài liệu, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh,…..những thông tin cung cấp đảm bảo an toàn cho chính cơ quan cung cấp đến người tiếp cận thông tin.

2. Quy định về cung cấp thông tin theo yêu cầu:

Đối với cung cấp thông tin theo yêu cầu thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm phải công khai, cung cấp thông tin cho công dân tuy  nhiên những thông tin cung cấp phải được xem xét nằm trong danh sách các trường hợp được phép cung cấp thông tin quy định trong Điều 17, 23 của Luật tiếp cận thông tin năm 2016 như sau:

Điều 23 đã quy định những thông tin phải được công khai theo quy định tại Điều 17 là những thông tin công khai rộng rãi ví dụ như Văn bản quy phạm pháp luật; Chiến lược, chương trình, dự án, đề án, kế hoạch, quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội của quốc gia, địa phương,….. tuy nhiên những thông tin này mặc dù được công khai nhưng vẫn phải thuộc trong trường hợp sau đây:

+ Thông tin trong thời hạn công khai nhưng chưa được công khai;

+ Thông tin hết thời hạn công khai theo quy định của pháp luật;

+ Thông tin đang được công khai nhưng vì lý do bất khả kháng người yêu cầu không thể tiếp cận được.

– Thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh được tiếp cận trong trường hợp chủ sở hữu bí mật kinh doanh đó đồng ý, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân được tiếp cận trong trường hợp được người đó đồng ý, bí mật gia đình đủ điều kiện cung cấp theo quy định được tiếp cận trong trường hợp được các thành viên gia đình đồng ý.

– Thông tin liên quan đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của người yêu cầu cung cấp thông tin nhưng không thuộc loại thông tin quy định tại Điều 17 về danh mục thông tin cần công khai rộng rãi và khoản 2 Điều 23 Luật tiếp cận thông tin.

Như vậy, từ nội dung điều luật trên có thể thấy, trong pháp luật đã nêu rõ những loại thông tin được công khai buộc cơ quan nhà nước bằng nhiệm vụ và trách nhiệm của mình cung cấp thông tin cho công dân trong trường hợp có yêu cầu và công dân cũng chấp hành những thông tin mà được phép công khai không đòi hỏi ngoài phạm vi.

Những thông tin cung cấp theo yêu cầu nằm trong khoảng thời gian thông tin trong thời hạn công khai, được phép công khai mặc dù hết thời hạn và thông tin trong thời gian công khai nhưng vì bên tiếp cận thông tin có lý do không thể tiếp cận được thông tin đó.

Về hình thức yêu cầu cung cấp thông tin của công dân đến cơ quan nhà nước được căn cứ theo khoản 1 Điều 24 Luật tiếp cận thông tin năm 2016 quy định người yêu cầu có thể yêu cầu cung cấp thông tin bằng các hình thức sau đây:

+ Cá nhân, cơ quan có yêu cầu cung cấp thông tin bằng cách trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến trụ sở của cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết đó.

Người tiếp nhận yêu cầu cung cấp có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu điền các nội dung theo quy định vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin.

Trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin không biết chữ hoặc bị khuyết tật không thể viết yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm giúp điền các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin;

+ Cá nhân, cơ quan có yêu cầu cung cấp thông tin có thể thực hiện qua giao dịch đó là gửi Phiếu yêu cầu qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax đến cơ quan cung cấp thông tin.

– Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin phải được thể hiện bằng tiếng Việt gồm các nội dung chính sau đây:

+ Họ, tên; nơi cư trú, địa chỉ; số chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc số hộ chiếu của người yêu cầu; số fax, điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có);

+ Thông tin được yêu cầu cung cấp, trong đó chỉ rõ tên văn bản, hồ sơ, tài liệu;

+ Hình thức cung cấp thông tin;

+ Lý do, mục đích yêu cầu cung cấp thông tin.

Địa điểm để tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin được quy định bao gồm: Trụ sở tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân, nơi tiếp công dân của các cơ quan, đơn vị là nơi tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin của công dân đối với cơ quan, đơn vị mình.

Riêng Trụ sở tiếp công dân Bộ Quốc phòng tại Hà Nội là nơi tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin của công dân và thực hiện cung cấp thông tin của Bộ Quốc phòng, Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Chính trị, Tổng cục Hậu cần, Tổng cục Kỹ thuật, Tổng cục Công nghiệp quốc phòng, Thanh tra Bộ Quốc phòng và các cục trực thuộc Bộ Quốc phòng.

Như vậy, có thể thấy việc cung cấp thông tin theo yêu cầu và tiếp nhận thông tin được thực hiên bởi hai phía vì đối với cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin công khai phải xem xét thông tin đó trước khi cấp bởi có những thông tin nằm trong danh mục bí mật nhà nước thì tuyệt đối không được cấp. Còn đối với công dân thì  khi yêu cầu cung cấp thông tin cũng cần xác  nhận thông tin đó có được phép công khai hay không.

3. Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin:

Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin được quy định trong Luật tiếp cận thông tin năm 2016 như sau:

– Đối với thông tin đơn giản, có sẵn có thể cung cấp ngay thì người yêu cầu cung cấp thông tin được trực tiếp đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp tài liệu hoặc yêu cầu cung cấp ngay bản sao, bản chụp tài liệu.

– Đối với thông tin phức tạp, không có sẵn mà cần tập hợp từ các bộ phận của cơ quan đó hoặc thông tin cần thiết phải có ý kiến của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác thì chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải thông báo cho người yêu cầu đến trụ sở để đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp tài liệu hoặc nhận bản sao, bản chụp tài liệu hoặc có văn bản thông báo về việc từ chối cung cấp thông tin.

Trường hợp cơ quan được yêu cầu cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 10 ngày làm việc và phải có văn bản thông báo về việc gia hạn trong thời hạn cung cấp thông tin.

Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin bằng phương thức qua mạng điện tử được thực hiện khi có đủ các điều kiện sau đây:

+ Thông tin được yêu cầu phải là thông tin thuộc tập tin có sẵn và có thể truyền tải qua mạng điện tử.

+ Cơ quan nhà nước có đủ điều kiện về kỹ thuật để cung cấp thông tin được yêu cầu qua mạng điện tử.

– Việc cung cấp thông tin qua mạng điện tử được thực hiện bằng các cách thức sau đây:

+ Gửi tập tin đính kèm thư điện tử;

+ Cung cấp mã truy cập một lần;

+ Chỉ dẫn địa chỉ truy cập để tải thông tin.

4. Thời hạn để cung cấp thông tin:

+ Đối với thông tin đơn giản, có sẵn có thể cung cấp ngay thì chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải cung cấp thông tin.

+ Đối với thông tin phức tạp, không có sẵn mà cần tập hợp từ các bộ phận của cơ quan đó hoặc thông tin cần thiết phải có ý kiến của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác thì chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải thông báo bằng văn bản về thời hạn giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin.

Vậy, yêu cầu cung cấp thông tin được thực hiện dưới hai phương thức khác nhau nên khi thực hiện sẽ tiến hành theo hai thủ tục khác nhau đó là yêu cầu trực tiếp sẽ tương ứng với cách trả thông tin trực tiếp, yêu cầu thông qua bưu chính, fax thì sẽ được trả qua fax hoặc trên trang điện tử.