Cách Tiến Hành đánh Giá Nội Bộ ISO 9001 Hiệu Quả

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là một yêu cầu đối với bất kỳ tổ chức nào được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu bạn đang phát triển hoặc sửa đổi chương trình đánh giá nội bộ của tổ chức cho ISO 9001, bài viết này cung cấp cho bạn các mẹo tuyệt vời để đánh giá theo tiêu chuẩn. Trước khi đi sâu vào chi tiết về đánh giá nội bộ ISO 9001, điều quan trọng là phải biết đánh giá là gì và tại sao doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá nội bộ.

Trong tiêu chuẩn Cơ bản và từ vựng của ISO 9000, đánh giá được định nghĩa là: “Một quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản, nhằm thu thập bằng chứng đánh giá và đánh giá nó một cách khách quan nhằm xác định mức độ đáp ứng các tiêu chí đánh giá”. Nói một cách đơn giản, hãy đảm bảo rằng những gì đang diễn ra về mặt thực tiễn là phù hợp với các chính sách, quy trình và thủ tục.

Mục đích chính của bất kỳ cuộc đánh giá nào cũng phải là xác định các lĩnh vực cần cải tiến và thực hành tốt nhất. Đánh giá nội bộ ISO 9001 phải được thực hiện theo quan điểm công bằng và khách quan theo một phạm vi và thủ tục đã được hoạch định. Đánh giá là công cụ được sử dụng để thu thập thông tin thực tế và xác định mức độ đáp ứng các yêu cầu theo kế hoạch. 

Rà soát quy trình đánh giá 

Tiêu chuẩn ISO 9001 quy định rõ ràng rằng thủ tục của bất kỳ cuộc đánh giá nội bộ nào đều phải xác định các trách nhiệm và yêu cầu:

• Lập kế hoạch đánh giá 
• Thực hiện đánh giá
• Báo cáo kết quả
• Lưu trữ hồ sơ

Với mục tiêu đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001, tổ chức có thể tăng thêm nhiều giá trị bằng cách sử dụng đánh giá nội bộ để thu thập dữ liệu và thông tin quan trọng khác trong quá trình thực hiện quá trình đánh giá. Bạn sẽ học được nhiều điều về hoạt động chung của một tổ chức bằng cách đặt câu hỏi cho mọi người về một số vấn đề và ý tưởng.

Thực hiện đánh giá theo nguyên tắc quản lý chất lượng của ISO 9001

Các nguyên tắc quản lý là thực thể cơ bản của bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Kết quả là, họ cung cấp một cách tiếp cận chiến lược và hợp lý về cách áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Các cuộc đánh giá nên được thực hiện theo bảy nguyên tắc quản lý chất lượng:

• Khách hàng trọng điểm
• Khả năng lãnh đạo
• Sự tham gia của mọi người
• Phương pháp tiếp cận quy trình
• Sự cải tiến
• Ra quyết định dựa trên bằng chứng
• Quản lý mối quan hệ

Áp dụng phương pháp tiếp cận quy trình đối với đánh giá nội bộ ISO 9001

Mục tiêu của ISO 9001 là khuyến khích việc sử dụng phương pháp tiếp cận quá trình để quản lý một tổ chức. Do đó, các cuộc đánh giá nội bộ của bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng phải áp dụng một phương pháp luận tương tự. Khái niệm phương pháp tiếp cận theo quy trình liên quan đến việc xác định và quản lý hợp lý các quy trình tương tác trong một công ty. Để thực hiện một cuộc đánh giá hiệu quả, cần phải hiểu bản chất quy trình của hệ thống và thực hiện cuộc đánh giá một cách thích hợp.

Đánh giá hiệu quả của hệ thống

Trạng thái của mọi cuộc đánh giá cần được quan sát từ ba góc độ:

• Ý định - Quy trình được lập thành văn bản có thể hiện đầy đủ cách tiếp cận của bạn không?
• Thực hiện - Có sự phù hợp giữa các thực hành được quan sát và mục đích không?
• Hiệu quả - Có dấu hiệu nào cho thấy kết quả mong muốn đã đạt được không?

Đảm bảo đánh giá viên xác minh sự phù hợp

Sau khi xác định các tiêu chí cho cuộc đánh giá, bằng chứng cần được thu thập theo bốn cách duy nhất để có một cuộc đánh giá đầy đủ và hiệu quả.

Tiến hành phỏng vấn nhân sự - hỏi nhân viên về nhiệm vụ của họ, lắng nghe phản hồi của họ và quan sát xem những giải thích của họ có phù hợp với quy trình đã xác định hay không.

Quan sát các hoạt động - hiểu rõ hơn về quy trình bằng cách xem nó đang được thực hiện như thế nào. Chú ý xem thực hành được quan sát có đáp ứng yêu cầu không.

Xem xét các tài liệu và hồ sơ - Hỏi nhân viên được phỏng vấn về hồ sơ và tài liệu được sử dụng trong nhiệm vụ của họ. Kiểm tra xem các tài liệu và hồ sơ có sẵn sàng và được kiểm soát hay không.

Đánh giá hồ sơ - Đánh giá viên không thể phỏng vấn mọi nhân sự và đánh giá mọi tài liệu và hồ sơ. Vì vậy, bạn nên đưa ra các điều khoản cho dữ liệu đại diện hoặc các mẫu cho phép bạn cung cấp các khoản khấu trừ được thông báo.

Cải thiện thực tiễn đánh giá nội bộ ISO 9001 hiện tại của doanh nghiệp 

Tiến hành các buổi đào tạo với đánh giá viên nội bộ để kiểm tra các tuyên bố về sự không tuân thủ đã lưu ý trước đó và xác định xem điều khoản nào có sẵn cho ISO 9001. Hãy để các đánh giá viên của bạn tuân theo 6 điều dưới đây :

• Hoàn thành - bao gồm yêu cầu và bằng chứng rõ ràng
• Chính xác - đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác
• Cô đọng - tuyên bố nên được diễn đạt một cách cô đọng và ngắn gọn nhất có thể
• Đã phân loại - ưu tiên theo chính, phụ hoặc mối quan tâm
• Đã xác nhận - xác nhận thông tin cần thiết cho hành động sửa chữa

Nếu quý khách hàng còn vấn đề gì muốn được giải đáp, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua hotline 0937 619 299.