Đánh Giá Nội Bộ Là Gì? Quy Trình 6 Bước đánh Giá Theo Tiêu Chuẩn ISO!

Đánh giá nội bộ là một hoạt động hết sức quan trọng mà bất cứ công ty nào cũng cần phải làm. Đối với các tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO thì việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng vô cùng cấp thiết giúp đảm bảo tổ chức vận hành thành công hệ thống quản lý chất lượng.

1. Đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá nội bộ là hoạt động được thực hiện định kỳ trong một doanh nghiệp bất kỳ dựa trên hệ thống quản lý chất lượng và tiêu chuẩn ISO.Kế hoạch đánh giá nội bộ có thể được thực hiện thường niên theo một chu kỳ nhất định trong năm, thời gian đánh giá tùy thuộc vào nhu cầu và tình hình thực tế của công ty đó.

Mục đích đánh giá nội bộ:

• Nhằm nâng cao chất lượng và đáp ứng được yêu cầu chung về quy mô hoạt động, tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất và chất lượng sản phẩm,…về mọi mặt của doanh nghiệp.
• Việc làm này nhằm khẳng định được đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như sự uy tín và độ tin cậy của khách hàng cũng như các đối tác trong các vấn đề liên quan đến kinh doanh của một doanh nghiệp.
• Duy trì sự nhận thức về tiêu chuẩn ISO trong tổ chức.

Đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

✍ Xem thêm: Bảng Checklist ISO 9001 mới nhất | Xem ngay danh mục câu hỏi đánh giá nội bộ cần có

2. Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Để đánh giá nội bộ thành công, tổ chức cần phải thực hiện theo 6 bước dưới đây:

Bước 1. Lập kế hoạch đánh giá nội bộ ISO

Đây là bước đầu tiên của bất kì một cuộc đánh giá nào. Doanh nghiệp cần xác định đầy đủ 3 yếu tố sau:

• Xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
• Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá
• Xác định nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.

Ngoài ra cần xác định các yếu tố như lịch đánh giá/ tần xuất đánh giá, những khu vực đánh giá và các vấn đề về nhân sự thay đổi và các lỗi sai sau khi đánh giá.

Việc lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp chương trình đánh giá nội bộ ISO diễn ra nhanh gọn và hiệu quả. Các đánh giá viên sẽ đi theo trình tự cụ thể được lập sẵn nhằm đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra một cách suôn sẻ.

Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá

Việc chuẩn bị đánh giá cũng vô cùng quan trọng trong đó vị trí lãnh đạo sẽ thực hiện các công việc như sau:

- Thành lập ban lãnh đạo đánh giá nội bộ;

- Chỉ định các tổ trưởng của mỗi tổ báo cáo các đánh giá nội bộ theo một biểu mẫu nhất định;

- Phân chia phạm vi đánh giá đồng thời chỉ định rõ các trách nhiệm cụ thể tại mỗi bộ phần trong tổ chức;

- Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ đó là cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ;

- Thời gian cho việc đánh giá nội bộ phải được quy định rõ ràng và thông báo cho toàn thể các cán bộ đối với các doanh nghiệp hay nơi được đánh giá trước 3 ngày kể từ ngày chuẩn bị đánh giá nội bộ.

Tầm quan trọng việc đánh giá nội bộ trong hệ thống quản lý chất lượng

✍ Xem thêm: Cấp giấy chứng nhận ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng

Bước 3. Tiến hành đánh giá nội bộ

Việc tiến hành đánh giá nội bộ được hiểu và thực hiện theo các bước cơ bản như sau:

• Họp mở đầu;
• Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá;
• Thông tin trong lúc đánh giá;
• Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát;
• Thu thập và xác nhận thông tin;
• Chuẩn bị kết quả đánh giá;
• Họp kết thúc.

Bước 4. Gửi lại hồ sơ đánh giá bộ phận liên quan

Vì việc đánh giá nội bộ phải được thực hiện một cách minh bạch rõ ràng chính vì vậy mà việc giữ hồ sơ cho các bên liên quan đặc biệt là từ bên đánh giá đến bên được đánh giá. Điều này có nghĩa bên được đánh giá có thêm cơ sở để tuyên bố hay chứng minh được hệ thống quản lý của họ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng hoặc các đối tác của họ.

Trong trường hợp ngược lại, khi các bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng đối với hệ thống quản lý của họ thì việc khắc phục các điểm hạn chế, và đi hàn gắn lại các lỗ hổng đó là điều phải làm.

Bước 5. Hoàn tất đánh giá, lưu lại hồ sơ

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ mà trong đó có các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá, cùng các chương trình, kế hoạch, quyết định đánh giá nội bộ cần được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Bước 6. Theo dõi, đo lường hoạt động đánh giá

Tổ chức phải xác định:

• Điều gì cần phải được theo dõi và đo lường;
• Các phương thức theo dõi và đo lường hiệu quả đánh giá nội bộ ;
• Khi nào cần thực hiện hoạt động theo dõi đo lường đánh giá.

Cán bộ nhân viên thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

3. Nguyên tắc khi đánh giá nội bộ ISO?

• Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp;
• Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác;
• Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá;
• Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá;
• Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá;
• Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

4. Huấn luyện chuyên gia đánh giá viên nội bộ

Việc đào tạo đánh giá viên nội bộ là một quá trình cần và nên làm trong công việc đánh giá nội bộ định kì của tổ chức. Có nhiều giai đoạn khác nhau trong đào tạo, cụ thể:

• Giai đoạn 1: Hiểu các nguyên tắc về quản lý: Hiểu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001;
• Giai đoạn 2: Hiểu được các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức;
• Giai đoạn 3: Đào tạo đánh giá nội bộ.

Như vậy với những yêu cầu về đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO trong doanh nghiệp mà Vinacontrol CE đã cung cấp phía trên có thể phần nào giúp ích tới Quý doanh nghiệp trong việc vận hành và áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - 1 tiêu chuẩn quản lý hệ thống chất lượng chuyên nghiệp mang tính chất quốc tế. Mọi thông tin tư vấn liên hệ hotline miễn cước 1800.6083 hoặc email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất.