QUY TRÌNH đánh Giá Nhà Cung Cấp Theo ISO 9001:2015

Quy trình đánh giá nhà cung cấp ISO 9001 đươc diễn ra như thế nào? Đây có lẽ là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp chưa được giải đáp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn để có thể đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả!

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn chứng nhận sản phẩm được công nhận trên toàn thế giới

1. Yêu cầu của ISO trong việc đánh giá nhà cung cấp

Định nghĩa nhà cung cấp theo ISO:

Theo ISO 9000:2015, nhà cung cấp là một tổ chức cung cấp sản phẩm. Theo tiêu chuẩn của ISO 9001, sản phẩm có thể bao gồm phần cứng, phần mềm hoặc các vật liệu chế biến. Do đó, một nhà cung cấp có thể vừa là nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ, nhà thầu, nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp sản phẩm.

Doanh nghiệp bạn phải đảm bảo các nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đúng tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn có thể bao gồm: thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, số lượng, chất lượng, đóng gói, bảo quản và các yêu cầu khác.

Tiêu chuẩn ISO phân loại các nhà cung cấp theo ba cách:

• Cung cấp nguyên liệu, vật tư, thiết bị.
• Cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
• Cung cấp các dịch vụ gia công.

Quá trình quản lý đánh giá nhà cung cấp:

• Quá trình xác định nhu cầu sử dụng hoặc giao dịch nhà cung cấp: Xác định xem có cần sử dụng nhà cung cấp bên ngoài không, nếu có thì xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho yêu cầu của đơn hàng.
• Quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất để giao kết hợp đồng hoặc đặt hàng.
• Quá trình giám sát: Giám sát nhà cung cấp để đảm bảo họ thực hiện đúng theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Quá trình này bắt đầu từ khi bắt đầu ký kết hợp đồng/ đơn đặt hàng từ nhà cung cấp và kết thúc vào ngày giao hàng.
• Quá trình chấp nhận: Quá trình bắt đầu từ khi nhận hàng từ nhà cung cấp và kết thúc khi đưa vật tư/ hàng hóa vào hàng tồn kho và/ hoặc thanh toán hóa đơn. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem hàng hóa nhận từ nhà cung cấp có phù hợp với yêu cầu trước khi tiến hành sử dụng trong sản xuất, kinh doanh.

2. Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO

Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp theo ISO:

Tổ chức phải xác định và lựa chọn các tiêu chí đánh giá, lựa chọn, giám sát sự thực thi và đánh giá lại các nhà cung cấp, dựa trên khả năng cung cấp các quy trình hoặc sản phẩm, dịch vụ phù hợp với yêu cầu của họ.

Quy trình đánh giá, lựa chọn, giám sát sự thực thi và đánh giá nhà cung cấp:

• Bước 1: Xây dựng quá trình kiểm soát và chi phí chấp nhận

Các tiêu chí thường bao gồm: chất lượng, giao hàng, giá thành, thanh toán, môi trường và trách nhiệm xã hội, khả năng cung cấp và các vấn đề khác mà doanh nghiệp cho là cần thiết.

• Bước 2: Tìm nhà cung cấp tiềm năng

Có thể tìm kiếm nhà cung cấp thông qua internet, tờ quảng cáo, chào hàng, sách niên giám điện thoại… . Từ đó lập danh sách các nhà cung cấp.

• Bước 3: Gửi thư yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực đến nhà cung cấp

Doanh nghiệp sau khi tìm được những nhà cung cấp tiềm năng sẽ tiến hành gửi thư yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực đến các nhà cung cấp qua email, điện thoại, thư từ… .

• Bước 4: Đánh giá và sàng lọc sơ bộ

Đánh giá sơ bộ để xem nhà cung cấp nào có đủ năng lực, phù hợp để hợp tác và loại bỏ các nhà cung cấp không phù hợp. Thao tác này chỉ dựa trên các thông tin mà nhà cung cấp đã chia sẻ với mục đích rút ngắn danh sách phù hợp nhất với doanh nghiệp.

• Bước 5: Đàm phán hợp đồng

Việc đàm phán hợp đồng để thiết lập những tiêu chí mà 2 bên đồng thuận trước khi bắt tay vào hợp tác, bao gồm các tiêu chí xây dựng quá trình kiểm soát và chi phí chấp nhận. Sau khi đàm phán, tiếp tục loại bỏ các nhà cung cấp không phù hợp với các tiêu chí đề ra.

• Bước 6: Đánh giá kỹ thuật

Đánh giá dựa trên sản phẩm mẫu và doanh nghiệp có thể đánh giá cả quá trình sản xuất sản phẩm của nhà cung cấp tại nhà máy. Một số doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí có thể lựa chọn đánh giá dựa trên các chứng nhận được cấp cho sản phẩm như ISO 9001, TS 16949, ISO 22000 GMP… .

• Bước 7: Ký hợp đồng

Ký kết hợp đồng dựa trên nguyên tắc thỏa thuận của 2 bên, bao gồm một số điều kiện ràng buộc như: chất lượng, giao hàng, giá thành, thanh toán, môi trường và trách nhiệm xã hội.

• Bước 8: Đặt hàng

Nếu chỉ mua hàng 1 lần thì đơn hàng lồng vào hợp đồng, tuy nhiên với các hợp đồng lớn, giao hàng nhiều lần, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng trong phạm vi thời gian và số lượng trong hợp đồng. Trong đơn hàng thể hiện: hàng hóa cần mua, tiêu chuẩn kĩ thuật, ngày nhận hàng, đơn giá,...

• Bước 9: Giám sát thực hiện

Theo dõi xem nhà cung cấp có thực hiện theo hợp đồng hay không, bao gồm theo dõi chất lượng sản phẩm, các hành động khắc phục nếu có vấn đề.

• Bước 10: Tái đánh giá

Tái đánh giá định kỳ hằng năm để đảm bảo nhà cung cấp luôn duy trì hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập.

3. Giải pháp quản lý nhà cung cấp của CRIF D&B Việt Nam

Ngoài việc xây dựng quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO, doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp quản lý nhà cung cấp của CRIF D&B Việt Nam để quản lý, đánh giá nhà cung cấp tốt nhất, từ đó hạn chế rủi ro đến từ nhà cung cấp.

Việc sử dụng giải pháp quản lý nhà cung cấp từ CRIF D&B Việt Nam đem lại lợi ích rất lớn cho cả doanh nghiệp và nhà cung cấp:

• Với doanh nghiệp bạn:
  • Không mất phí tham gia, chỉ cần yêu cần nhà cung cấp đăng ký.
  • Không mất thời gian quản lý nhà cung cấp vì CRIF D&B Việt Nam sẽ thực hiện thu thập thông tin, xác minh, phân tích thay bạn.
  • Chuẩn hóa các nhà cung cấp theo mã số DUNS giúp việc theo dõi, quản lý dễ dàng hơn.
  • Truy cập hoàn toàn miễn phí trình quản lý danh mục đầu tư của nhà cung cấp D&B - Đây là công cụ cực kỳ hiện đại để quản lý rủi ro nhà cung cấp trong năm đầu tiên.
  • Truy cập hoàn toàn miễn phí báo cáo thông tin D&B với D&B Rating có liên quan đối với từng nhà cung cấp, đánh giá công bằng không sai lệch.
• Với nhà cung cấp của doanh nghiệp bạn:
  • Được tham gia vào danh mục nhà cung cấp toàn cầu ngay lập tức với mã số DUNS để được người mua toàn thế giới nhìn thấy, tin tưởng và sử dụng.
  • Nâng cao uy tín doanh nghiệp với mã số DUNS trị giá 4.400.000 VNĐ với logo và hồ sơ công ty được liệt kê tương ứng vào danh mục doanh nghiệp toàn cầu D&B.
  • 03 bản sao báo cáo thông tin nhà cung cấp SIR của chính doanh nghiệp với trị giá 3.300.000 VNĐ/bản.

CRIF D&B Việt Nam cung cấp giải pháp quản lý nhà cung cấp tối ưu

Trên đây là toàn bộ quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001:2015. Có thể thấy, bên cạnh việc thiết lập quy trình 10 bước đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn này, bạn có thể lựa chọn một giải pháp đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí khi sử dụng dịch vụ của CRIF D&B Việt Nam.

Để nhận được tư vấn chi tiết về giải pháp uy tín và hiệu quả này, hãy liên hệ:

• Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà Minh Long, số 17 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 6, quận 3, TP.HCM, Việt Nam.
• Hotline: 02839117288
• Email: csvietnam@crif.com
• Website: https://dnbvietnam.com