CÁCH VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP KHI LÀM Ở TẬP ĐOÀN ĐA ...

Agree & Join LinkedIn

By clicking Continue to join or sign in, you agree to LinkedIn’s User Agreement, Privacy Policy, and Cookie Policy.

Sign in to view more content

Create your free account or sign in to continue your search

Sign in

Welcome back

Email or phone Password Show Forgot password? Sign in

or

By clicking Continue to join or sign in, you agree to LinkedIn’s User Agreement, Privacy Policy, and Cookie Policy.

New to LinkedIn? Join now

or

New to LinkedIn? Join now

By clicking Continue to join or sign in, you agree to LinkedIn’s User Agreement, Privacy Policy, and Cookie Policy.

Skip to main content

Mình có cơ hội từng làm qua công ty Fortune 500 & nhiều tập đoàn đa quốc gia , nên muốn chia sẻ chút kinh nghiệm cách viết email chuyên nghiệp trong môi trường công ty đa quốc gia.

Đây là kỹ năng đầu tiên và quan trọng nhất ở môi trường đi làm mà thật tiếc là không trường lớp nào dạy.

Khi bắt đầu đi làm, mình cũng rất lúng túng viết email. Thời gian đầu đi làm ở môi trường nước ngoài, mình còn phải dành nhiều thời gian đọc, quan sát cách viết email của các quản lý cấp trên, tự phân tích và tự học, cũng như xin feedback của họ để có thể tự đúc kết phương thức viết email chuyên nghiệp là như thế nào.

VÌ SAO KỸ NĂNG VIẾT EMAIL LẠI QUAN TRỌNG NHƯ VẬY?

Email là 1 trong những phương thức giao tiếp trong hầu hết sự kiện như làm việc với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng, apply xin việc, apply internship/học bổng, tất cả đều sử dụng email.

Một chiếc email chỉn chu đúng cách sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn, khả năng sử dụng ngôn ngữ, kỹ năng giao tiếp và diễn đạt.

Trong nhiều trường hợp, người nhận email chưa tiếp xúc nhiều với bạn, họ sẽ đánh giá bạn và nhận thức về thương hiệu cá nhân bạn qua cách bạn viết email.

NHỮNG PHẦN NÊN CHÚ Ý KHI VIẾT EMAIL:

TO/ ĐẾN:

Người có tên trong mục To này là người nhận chính. Bạn muốn họ đưa ra hành động sau khi đọc email của bạn.

Có thể đó là hồi âm email của bạn, kiểm tra và cho ý kiến 1 dự án nào đó, gọi điện thoại cho ai đó, vv.

Nếu bạn muốn hai hay nhiều người hơn đưa ra hành động sau email, thì tên họ phải nằm trong phần người nhận chính này.

Vd: bạn đang cần ý kiến góp ý của cả hai người cấp trên để bạn hoàn thành dự án , thì tên họ đều phải nằm trong phần Đến (to) này. Và ngược lại, khi nhận thấy tên của mình nằm trong phần To một email ( còn nhiều người khác nằm ở CC), bạn buộc phải reply email đó.

CC- có nghĩa là carbon copy

Khi bạn muốn một vài người khác cũng nắm thông tin trong email, nhưng họ không phải người nhận chính.

Khi bạn sử dụng CC thì người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của tất cả những người nhận.

Chính vì thế mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều người 1 lúc, nhiều thành viên trong cùng một nhóm vì chức năng này để hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.

Những người trong CC ko nhất thiết phải trả lời bạn, ko nhất thiết phải đưa ra ý kiến hay phản hồi bạn. Bạn chỉ muốn họ biết và nắm nội dung về email đó. Dĩ nhiên, họ đều có thể cho bạn feedback hoặc trả lời email của bạn nhưng họ ko cần phải làm vậy.

Vd: Bạn có thể gởi mail chia việc cho các thành viên trong nhóm. Đồng thời, bạn CC quản lý của mình để họ nắm được tiến độ công việc cũng như biết ai sẽ đảm nhận phần việc nào.

BCC- nghĩa là Blind Carbon copy

Những ai nằm trong mục người nhận chính và CC sẽ ko thể nhìn thấy những được BCC nhưng BCC lại có thể nhìn thấy tất cả những ng nhận chính và CC.

Chức năng này dùng để bảo vệ danh tính những người được BCC.

Khi bạn gửi cùng một email đến danh sách rất nhiều địa chỉ nhưng bạn không muốn những người nhận email biết bạn gửi cho những ai thì bạn sử dụng BCC đề hạn chế thông tin này.

Vd: bạn gởi mail approach 1 khách hàng mới . Bạn muốn cho CEO hay cấp cao trong cty bạn dc cập nhật tiến độ nhưng đồng thời muốn bảo mật địa chỉ email cho họ thì bạn sẽ BCC họ trong email với khách hàng.

SUBJECT LINE

Đây là phần tóm tắt nội dung email, thể hiện bạn muốn hành động sẽ diễn ra sau email.

Vd: apply vị trí Marketing Assistant thì subject line sẽ là Application for Marketing Assistant- tên của bạn.

Vd: Bạn chia việc cho mọi người trong nhóm thì mục đích đó phải thể hiện ngắn gọn súc tích trong tiêu đề : “Chia việc cho dự án ABC"

VÌ SAO SUBJECT LINE QUAN TRỌNG?

• Những người trong môi trường chuyên nghiệp, họ nhận có khi hàng trăm email mỗi ngày.
• Tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng sẽ giúp họ nhận biết mức độ gấp gáp của công việc hoặc biết được họ phải nhanh chóng đưa ra hành động gì.
• Vd: khi bạn apply xin việc, và k có tiêu đề, NTD sẽ k biết email đó là spam hay virus và có khả năng loại thẳng tay.
• Chú ý subject line- tiêu để email ngắn gọn súc tích dưới 10 từ và phải cô đọng những thông tin quan trọng nhất email đó.
• Cấu trúc 1 email sẽ là lời chào Hi/Dear/ Kính gởi/ Thân gởi
• Nếu 1 người gởi mail cho bạn và ký tên chỉ có tên, thì họ cũng muốn bạn phản hồi và gọi tên họ trong mail. Nếu người đó ký cả họ & tên, họ muốn bạn gọi họ cả họ và tên.
• Với những ng mới quen, để trang trọng bạn có thể gọi Dear Mr..tên cho nam giới và Dear Ms/Mrs...tên cho nữ giới.
• Nếu bạn gởi mail cho hai -ba người , bạn nên viết tên cả ba ở lời chào .
• Vd: Dear Hạnh, Lê,Lan
• Nếu bạn gởi cho rất nhiều người thì Dear All

NỘI DUNG EMAL :

Nếu bạn viết cho người lạ, hãy giới thiệu tên bạn là gì, lý do bạn viết mail cho họ là gì. Ngắn gọn 1-2 câu đi thẳng vào vấn đề.

Nếu apply job: Ko cần phải bưng nguyên cái CV vào trong email. GIữ cho nội dung ngắn gọn súc tích.

Khi viết email, lý tưởng nhất là bạn chia thành nhiều đoạn nhỏ. Mỗi đoạn tối đa 2-3 câu, cách 1 dòng rồi viết tiếp đoạn sau

Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gởi đi, đặc biệt email công việc, bạn phảI thể hiện sự chỉn chu, tôn trọng với người nhận.

Nếu bạn muốn người nhận chú ý 1-2 thông tin quan trọng, bạn có thể tô đậm/ in nghiêng/ gạch dướihoặc đổi sang màu trung tính. Hạn chế sử dụng việc này quá nhiều phản tác dụng trong email.

Hạn chế tối đa viết chữ in hoặc dùng các dấu chấm thang, nó vô hình trung khiến ng đọc cảm thấy bạn aggressive và thiếu chuyên nghiệp. Sử dụng các font chữ Sans Serif với kích thước size thường.

Hãy đọc đi đọc lại trước khi gởi, cắt ngắn các đoạn lê thê dài dòng, nếu có thể hãy cố gắng cô đọng 1 ý vào 1 -2 câu để ng nhận có thể nắm dc thông tin chính nhanh nhất.

Cuối email, hãy cho người đọc biết bạn cần họ đưa ra hành động gì. Nếu đó là công việc thì thời gian khi nào bạn cần, địa điểm ở đâu, ai tham gia.

Kết thúc thư bạn dùng những từ như Looking forward to hearing from you soon, Cordially, Best wishes, Best regards, Cheers, (phẩy) và ký tên.

Bên cạnh đó, bạn có thể thêm các thông tin cá nhân như vị trí, tên công ty, email address, website, số dt liên lạc để người nhận có thể biết họ có thể tìm đến bạn qua những phương tiện nào

Khi gởi kèm 1 tập tin attachement, hãy bảo đảm lưu tập tin đó dạng pdf nếu bạn ko muốn họ chỉnh sửa. Đổi tên tập tin chuyên nghiệp và kèm theo ngày nếu tập tin đó có nhiều phiên bản. Vd Proposal_ 20102020

Nếu tập tin lớn, hãy nén file zip, hoặc nếu gởi đường link Google drive hãy mở chế độ cài đặt cho phép trước để họ k phải nhấp vào link và phải chờ bạn đồng ý cho đăng nhập.

Nếu bạn là ng thường xuyên hay quên đính kèm file trong email thì hãy đính kèm trước khi viết mail. Việc này sẽ giúp bạn tránh mất thời gian phải gởi đi gởi lại và ng nhận sẽ đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp.

Một điểm lưu ý nữa là sau khi nhận email bạn là ng nhận chính, bạn nên phản hồi trễ nhất trong 24-48 giờ. Nếu bạn cần thêm thời gian suy nghĩ, bạn có thể hồi âm cho họ biết bạn đã nhận email và sẽ phản hồi vào 1 ngày cụ thể.

Email chuyên nghiệp đó là tên email của bạn phải thật sự chuyên nghiệp. Khi bạn vào làm trong công ty, thông thường bạn sẽ dc đổi email công việc có đuôi là tên công ty. Vd: tinado @abc.com.

Email cá nhân của riêng bạn cũng nên là tên và họ của bạn hoặc tên bạn. Nếu như tên đó đã dc sử dụng, bạn có thể chèn số đằng sau đó để phân biệt dễ hơn.

Đừng bao giở sử dụng những tên như doglover, dreamygirl, emilyinparis. Đó là những nick name dễ thương đáng yêu nhưng ko phù hợp môi trường chuyên nghiệp. Người nhận trong nhiều trường hợp chưa quen biết bạn, khi nhìn thấy những cái tên email thế này, sẽ rất ít khả năng họ mở email đó ra vì dễ lầm tưởng là spam, virus hoặc sẽ ko đánh giá bạn nghiêm túc.

Cách ứng xử qua email:

Khi nào cần reply nội dung một email gởi cho hàng chục/trăm người mà bạn biết có liên quan/ mang lại giá trị cho tất cả thì hãy reply all.

Nếu chỉ muốn hỏi những câu hỏi riêng, góp ý, vv... cho các nhân thì reply cho người đó mà thôi.

------

Hy vọng bài này giúp các bạn trong giao tiếp công sở và luôn tạo ấn tượng tốt qua những chiếc emails với mọi đối tượng.

Nội dung mình chia sẻ khá chi tiết, nên bạn nào muốn xem dưới dạng video có thể xem ở đây: https://youtu.be/pRWLv5psxpk

Cheerio,

Tina

Like Like Celebrate Support Love Insightful Funny Comment

• Copy
• LinkedIn
• Facebook
• Twitter

Share 106 5 Comments Ivana Katz

☑️ 𝗜 𝗯𝘂𝗶𝗹𝗱 𝘄𝗲𝗯𝘀𝗶𝘁𝗲𝘀 𝘁𝗵𝗮𝘁 𝗯𝘂𝗶𝗹𝗱 𝘆𝗼𝘂𝗿 𝗯𝘂𝘀𝗶𝗻𝗲𝘀𝘀 ☑️ Wordpress website design for small business. ☑️ Responsive web design ☑️ Website audits

1mo

• Report this comment

Awesome post Tina, really enjoyed your insights

Like Reply 1 Reaction Phuong Vo ✅

📝 Medical Secretary | 👥 Customer service | 🙋Communication | 💯 My mission is to help and make people happy |

3y

• Report this comment

Thank you for this wonderful article, Tina 😍 I used to struggle when writing an email. But I read your tips and applied them. The result was awesome ✨ I don't think writing an email is scary anymore ❤ Btw, I want to ask that is there a part 2?

Like Reply 1 Reaction 2 Reactions Alison Ngan Thach

Content Creator/ Executive Producer

3y

• Report this comment

Rất bổ ích nhưng nhiều ứng viên lại ko để ý

Like Reply 1 Reaction 2 Reactions See more comments

To view or add a comment, sign in

More articles by TINA DO ✅

• 5 điều cần làm khi bạn rơi vào bế tắc Sep 2, 2020

  5 điều cần làm khi bạn rơi vào bế tắc

  Những ngày qua, Tina đã được trò chuyện on call với rất nhiều bạn trẻ gen Z , giúp các bạn tìm…

  7

Explore topics

• Sales
• Marketing
• IT Services
• Business Administration
• HR Management
• Engineering
• Soft Skills
• See All