Cách Viết Email để Hiệu Quả Và... Không Bị ăn Mắng - FuSuSu

Trong môi trường làm việc, Email không phải là một công cụ để trút bầu tâm sự. Mà chắc là chỉ có “sự” thôi, chứ khó mà có “tâm” trong đó lắm. Vì ít ai đọc mail, mà lại không mở kèm Facebook, hoặc một loạt những thứ gây xao lãng khác. Tôi thấy Email thường dùng cho ba thứ sau là hiệu quả nhất.

1. Gửi tài liệu: Nội dung mail có thể nói sơ qua về tài liệu, và các lưu ý dành cho người nhận.
2. Đặt lịch hẹn: Nội dung mail lúc này là mục tiêu cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, các lưu ý khi họp.
3. Biên bản họp: Lời nói gió bay, hãy tóm những ý chính của cuộc họp, gửi kèm file biên bản chi tiết.

Nếu muốn trao đổi công việc, thì bạn nên sử dụng các công cụ Chát trực tiếp, vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn. Nếu viết Email xin việc, nội dung mail cũng nên ngắn gọn và gửi đính kèm CV và thư xin việc chi tiết, được thiết kế đẹp, chứ không nên copy nội dung dài vào email.

Cách viết Email #3 Lời chào & chữ ký trong mail

Cha mẹ sinh con, trời sinh tính. Google sinh mail, bạn sinh ra cách viết email. Lời chào và chữ ký trong mail là hai thứ sẽ làm nên phong cách riêng của bạn, tạo ra ấn tượng tốt với người đọc.

Lời chào: Đây là câu đầu tiên trong nội dung mail.

Đôi khi một dòng “Gửi chị Sung,” hoặc “Dear anh Sướng,” thôi cũng đã làm cho người đọc mail cảm thấy Sung Sướng rồi. Ai mà không thích tên mình được gọi lên chứ? 

Bạn có thể tham khảo vài lời chào dưới đây:

• Lịch sự: Xin chào Nam, Dear Phương
• Thân thiện: Hi Hoàng, Gửi Hậu
• Khác biệt: Bạn còn thở chứ, Fususu?

Lời chúc: Đây là câu cuối của nội dung mail.

Nếu để ý, bạn sẽ thấy trong hầu hết các bài viết của tôi (và cả mail nữa), thường xuất hiện “Mong tin tốt lành!”. Ngoài vai trò là một lời chúc phúc hậu, nó còn tạo “áp lực tích cực” giúp người nhận cố gắng để báo lại tin tốt lành cho tôi. 

Bạn có thể tham khảo một vài lời chúc dưới đây:

• Lịch sự: Trân trọng,
• Thân thiện: Thân ái,
• Khác biệt: Ngủ sung mơ sướng nhé!

Chữ ký: Với Email công ty, thường là sẽ bị quy định chữ ký, bạn có thể dùng lời chúc bên trên (ai cấm nhỉ?) nhưng nếu bạn toàn quyền làm chủ chữ ký, thì đây là cơ hội để người khác tìm hiểu thêm về bạn.

Bạn có thể đưa các thông tin sau vào chữ ký để tạo ấn tượng:

• Một câu châm ngôn bạn yêu thích
• Link một vài website hay dự án của bạn
• Thông tin liên lạc khác của bạn (ngoài điện thoại, mail)
• Một câu hỏi lạ. Vd. “Sẽ ra sao nếu không ai biết đếm?”

Bên cạnh đó, nếu công việc của bạn đòi hỏi phải viết Email thường xuyên, thì chắc chắn sẽ khó mà trả lời hết tất cả các email cùng một lúc. Do vậy, có một bí quyết giúp bạn phân loại Email để xử lý chúng rất hiệu quả mà tôi học hỏi từ tỉ phú Brian Tracy.

Đơn giản là bạn tạo ra các nhãn (label) trên Email, và mỗi lần nhận mail thì đừng trả lời vội mà hãy tập thói quen phân loại chúng trước đã. Bạn có thể phân loại thủ công, hoặc Gmail giờ cũng hỗ trợ bạn phân loại tự động (chức năng Filter theo từ khóa, theo địa chỉ gửi mail, v.v…)

• A – Quan trọng và gấp. Với những mail này thì trả lời càng sớm càng tốt.
• B – Quan trọng, nhưng không gấp. Bạn có thể trả lời là bạn sẽ đọc kỹ và phản hồi họ vào lúc nào đó (do bạn sắp xếp)
• C – Trả lời thì tốt, không trả lời cũng chưa sao. Những mail này thì lúc nào rảnh bạn hãy trả lời.
• D – Người khác sẽ trả lời tốt hơn bạn. Vậy thì sao không chuyển tiếp (forward) cho họ?
• E – Thông tin không liên quan (quảng cáo v.v….) Cách tốt nhất không phải là xóa, mà là mở nó ra, kéo xuống dưới cùng và bấm nút “unsubscribe” (ngừng nhận tin), nếu không thấy thì hẵng bấm spam.

Sau khi phân loại xong, bạn hẵng trả lời. Một thói quen cực đơn giản, song chắc chắn sẽ biến bạn trở thành một người không chỉ biết cách viết Email hiệu quả, mà còn giúp bạn trở thành một người quản lý thời gian tốt hơn, và nâng cao năng suất làm việc của bạn lên gấp bội phần đấy.

 Để không lỡ những mail quan trọng

Hãy hình dung, bạn mới đi du lịch về. Sếp gặp bạn với mặt nghiêm trọng. “Chơi vui quá nhỉ, không thấy reply mail XYZ của anh?”

Bạn bần thần cả người, “Ơ, em có thấy sếp gửi gì đâu? Tưởng sếp thả em đợt du lịch này?”

“Ai bảo thế? Nhìn đây này!”

Sếp cho bạn xem hòm email của sếp. Ở phần thư đã gửi (email sent) đúng là có một email được gửi tới địa chỉ của bạn với nội dung khá quan trọng.

Bạn lập tức vào mail, search nội dung mail đó nhưng không hiểu nó đã chạy đâu rồi. Chỉ cho tới khi một đồng nghiệp mỉm cười, và ngỏ ý muốn giúp bạn.

Ở mục tìm kiếm, cô ấy gõ chữ “from: myboss@gmail.com” và enter. Thật kỳ diệu, cái email đó đã hiện ra! Sau đó, cô bé tốt bụng ấy đã hướng dẫn một mẹo tuyệt vời.

Đó là :

1. Sau khi search “from:myboss@gmail.com” thì bấm nút more
2. Chọn create filter, chọn tiếp create filter with this search
3. Tick vào skip inbox và apply Label 
4. Có thể tick thêm “also apply filter to  matching…”
5. Chọn choose label, create new label
6. Gõ “my boss”
7. Enter !

Lập tức sau đó tất cả những mail đã nhận, và sẽ nhận trong tương lai từ địa chỉ email sếp sẽ được đưa vào một mục riêng ở góc trái tương tự như inbox có tên “my boss” và bạn sẽ không bao giờ lỡ mất email nào cả.

Chú ý: Nếu bạn vừa muốn thư xuất hiện trong inbox, vừa muốn xuất hiện trong mục riêng… thì chỉ cần đừng tích vào cái skip inbox là được nhé.

Hướng dẫn check email từ Fususu nếu bồ câu đưa mail bay lạc.

Thường thì sau khi bạn điền Email nhận quà, 99.99% bồ câu đã bay tới hòm mail của bạn. Song có thể bị bộ lọc của Gmail làm email thất lạc. Lúc đó bạn có thể thử thêm các cách dưới đây:

1 – Check kỹ mục All mail/Spam/Promotion/Trash Tab (Đặc biệt với Gmail). 2 – Gõ vào mục tìm kiếm From:FuSuSu hoặc From:admin@fususu.com hoặc From:order@fususu.com 3 – Kiểm tra xem Email bạn nhập đã đúng chưa, có thể nhấn F5 (refresh) để nhập lại. 4 – Nếu bạn đã từng Unsubscribe thì bạn có thể Active lại theo hướng tại đây. 5 – Nếu thử các cách trên không được, hãy comment ngay bên dưới Blog bạn mà đã điền Email để được Ad hỗ trợ.

Theo thống kê trên hệ thống gửi Email của Fususu vào thời điểm viết Blog này, thì có tới 70% số người đã nhận được Email mà không biết mình đã nhận, tôi không muốn bạn nằm trong số đó và bỏ lỡ nhiều quà tặng thú vị.

Lý do là nhiều người đăng ký, nên tôi buộc phải đầu tư hệ thống gửi email, tuy tiện lợi song thường bị gmail lọc vào tab promotion (quảng cáo). Do vậy, nếu bạn không muốn lỡ bất cứ món quà nào, hãy áp dụng 7 bước bên trên, hoặc dành 5 giây để kéo mail vào primary box và bấm yes như clip dưới.

Clip Loading... Vui lòng chờ chút hoặc F5 tải lại...

10s

00:00

/

00:00

x1 x1.25 x1.5 x2

Lưu ý: Nên dùng trình duyệt Chrome. Để xem Fullscreen, hãy Play Clip 5 giây, chọn .