HƯỚNG DẪN VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Như chúng ta đã biết, trong thời buổi ứng dụng CNTT như hiện nay thì email là một trong những phương tiện liên lạc thường xuyên, nhất là trong môi trường công sở, các công ty nước ngoài. Tuy nhiên, sau khi check mail của nhiều học viên tôi nhận thấy rằng một số bạn chưa có kỹ năng viết email cơ bản. Sau đây, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách viết email một cách chuyên nghiệp nhất.

1. Tiêu đề email:

Đầu tiên khi nhận một email, người đọc luôn nhìn vào tiêu đề email (Subject) là trước nhất. Tiêu đề email là gì? Là cái mà khiến người đọc quyết định mở hay không mở, mở ngay hay để sau email của bạn. Tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích và thể hiện được nội dung chính muốn truyền tải. Dưới đây là một số ví dụ về tiêu đề sai mà phần lớn sinh viên hay mắc phải và một số mẫu tiêu đề tốt để các em có thể tham khảo:

Trong trường hợp email được gửi đi gửi lại, forward nhiều lần, mail outlook sẽ xảy ra tình trạng tự động thêm “Re:” và “Fw” nhiều lần liên tiếp vào tiêu đề email: Re: Re: Fw: Re: Fw: Re: Re: Nếu là một người cẩn thận và tinh tế, bạn không nên để nguyên một email có đầu tiêu đề như vậy. Bạn hoàn toàn có thể chủ động xóa bớt, chỉ để lại 1 lần Fw: hay Re: lúc chính bạn gửi đi mà thôi.

2. Địa chỉ email:

Điều thứ 2 sau khi đọc tiêu đề, người nhận sẽ liếc mắt xem “ai là người gửi email đó?”. Nếu đó là “tinhdonphuong@…”, “maiyeuem123@…”, “cobelolem@…” thì rõ ràng bạn “fail” ngay lập tức và dù tiêu đề trên có hay cỡ nào thì bạn cũng chỉ được đánh giá là đứa “trẻ trâu”, không hơn. Tiêu đề email phải chứa tên của mình, một cách nghiêm túc. Có thể họ tên quá dài, bạn chỉ cần đặt họ-tên và một vài con số có ý nghĩa để nhận dạng/phân biệt email của bạn là duy nhất. Hoặc kết hợp với một tên gọi tiếng Anh mà bạn sẽ sử dụng nó trong công việc. Nếu bạn đang có một địa chỉ email đầy cá tính như ví dụ nêu trên, hãy tạo ngay cho mình một tài khoản email mới và chuyên nghiệp nhé!

3. Gửi cho ai thì chào người đó:

Tất nhiên, điều thứ 3 rất đơn giản. Bạn gửi mail cho ai thì lời mở đầu hãy dành cho họ. Trong trường hợp thân thiết, bạn có thể “Hi/Xin chào/Chào bạn-anh-em… + [tên riêng] + [dấu phẩy]”. Tại sao lại là dấu phẩy? Người Việt Nam dùng dấu chấm than cuối câu để biểu cảm (trong câu chào có ý nghĩa tích cực), nhưng người nước ngoài, đó thể hiện sự nhấn mạnh (như là bạn gào vào mặt họ). Vậy nên, để lịch sự và “êm ái” nhất cho một khởi đầu, bạn chỉ cần đặt dấu phẩy thôi nhé. Ví dụ: Hi Tom, … Hi Ana, … Còn đối với trường hợp trịnh trọng hơn, lịch sự hơn nữa thì “Dear Mr/Miss/Msr + [tên riêng/Họ – nếu là người nước ngoài] + [dấu phẩy]”; “Kính gửi ông/bà/anh/chị…/Gửi/Thân gửi bạn/em…”

Nếu bạn muốn hơn một người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và một số người còn lại, bạn dùng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn nhưng bạn cần nhấn mạnh tên một số người “nhất thiết phải đọc email này”, trình bày như sau:

“Dear Mr & Msr James,

Cc: Mr Celis, Miss Mclean & Miss Moris”

4. Nội dung email:

Thứ tư, đối với email trong công việc, tùy thời điểm phát sinh để có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.

Nếu bạn là người tạo email đầu tiên để trình bày một vấn đề. Vấn đề được nói đến ở đây là mục đích chính mà email bạn muốn truyền tải. Tùy mục đích và tính chất công việc để bạn có cách diễn đạt phù hợp và để bắt đầu triển khai vấn đề, nhất thiết thân mail của bạn phải có đủ 3 phần: Mở, Thân và Kết. Mở bài: trình bày vấn đề một cách rõ ràng, cụ thể, Thân bài: đề cập đến phương án/phương pháp giải quyết vấn đề nêu trên hay nhận định của bản thân bạn, Kết bài: Yêu cầu nhận được góp ý hoặc yêu cầu nhận được thư hồi đáp cho các câu hỏi liên quan đến vấn đề.

Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần phải dài dòng văn tự. Chỉ cần phải đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài, để người đọc luôn vui lòng và sẵn sàng dành thời gian đọc thư của bạn, 3) đủ ý và truyền tải được ý chính cũng như đạt mục đích của email.

5. Cách trình bày email:

Thứ năm, giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.

Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…

Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm … để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.

Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.

6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:

Thứ sáu, file đính kèm là một phần rất quan trọng trong email công việc. Để đính kèm, đầu tiên bạn cần kiểm tra số lượng file sẽ đính kèm để đảm bảo gửi ĐỦ – không thừa, không thiếu. Chu đáo hơn, bạn nên đổi tên file giống tên tài liệu bạn gửi để người nhận cũng như chính bạn dễ dàng hơn trong lưu trữ và tìm kiếm lại sau này, thay vì những tên file là một cụm số/chữ cái không liên quan gì đến file bạn gửi (trừ khi bạn forward email và giữ nguyên mail gốc).

Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã bôi đỏ/khoanh tròn/đánh dấu…

7. Chữ ký cuối thư (signature):

Thứ bảy, đầu thư bạn không phải giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, bạn chuyên nghiệp như thế nào một cách khiêm nhường và đúng lúc. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho tài khoản email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn. Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:

Lời cảm ơn

[Họ tên đầy đủ hoặc chỉ ghi họ+tên] + (Ms/Mr => để người nhận email dễ xưng hô)

Chức vụ/Vị trí công tác

Tel: Mã vùng quốc gia + Số điện thoại công ty + (số máy lẻ – nếu có)

Cellphone: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

Email:

Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến công ty cho phép sử dụng trong công việc

Ví dụ:

Thanks and best regards,

Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:

Lời cảm ơn

[Họ tên đầy đủ hoặc chỉ ghi họ+tên] + (Ms/Mr => để người nhận email dễ xưng hô)

Tên khoa/ngành/trường học

Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

Email:

Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng

8. Sử dụng tính năng Cc và Bcc:

Thứ tám, ngoài mục To (Đến) để điền địa chỉ email của người có trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý email này, thì có 2 mục cũng dùng để điền thêm tên những người được nhận email nói trên là Cc (Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy). Hiểu một cách đơn giản, những địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email được giấu đi, những người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ email của họ trừ người gửi email đó cho họ; những địa chỉ email được Cc thì mọi người đều nhìn thấy được. Nếu bạn muốn gửi email cho một tập email mà không muốn lộ danh sách những người cùng được nhận email đó thì dùng chế độ Bcc là phù hợp.

9. Cẩn thận trước khi ấn nút “send”

Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email sau cùng để tránh trường hợp “lỡ tay cướp cò” hoặc bất kỳ sơ suất nào khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi ấn gửi. Sau khi soạn xong email, kiểm tra đầy đủ các file đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, lúc đó bạn mới nhập tên người nhận vào.

Ngoài ra, nếu bạn cài đặt hơn 1 tài khoản vào outlook, khi gửi thư đi, bạn phải chú ý lựa chọn đúng địa chỉ email muốn gửi (Ô From – hình trên). Chuyện gì sẽ xảy ra nếu gửi email cho đối tác thay vì gửi từ tài khoản email này thì bạn lại gửi nhầm từ tài khoản email khác? Hết sức cẩn thận thao tác này nhé!

Đối với trường hợp Reply all, bạn không nhất thiết phải gửi lại email đó cho toàn bộ người nhận trong danh sách được nhận. Trong quá trình làm việc, để ý một chút bạn sẽ biết ai là người cần đọc/nhận email trả lời của bạn để chủ động xóa bớt những địa chỉ không cần thiết để tránh làm phiền đến họ vì có thể họ rất bận và cũng không có thời gian quan tâm đến bạn, câu trả lời của bạn cũng không phải phận sự giải quyết của họ. Vậy nên, chú ý rà soát danh sách trước khi reply all nhé!

10. Không có gì là bí mật

Cuối cùng, trong công việc, tuyệt đối bạn không nên dùng email công việc để làm việc cá nhân hoặc trao đổi với ai đó những chuyện có tính chất cá nhân, riêng tư. Các bạn nên biết, email là một hệ thống điện tử, và người chủ của bạn có quyền cài đặt những tính năng thăm dò/theo dõi hoạt động của bạn qua email. Vì vậy, hãy chỉ dùng email công ty cho công việc. Và những gì bạn muốn người khác giữ bí mật, tốt nhất không nên trao đổi qua bất kỳ hình thức mạng gì (tùy mức độ nghiêm trọng mà bạn gán cho bí mật đó). Còn nếu như bạn không muốn ai biết được bí mật của mình? Tốt nhất bạn không nên có bí mật.

Trên đây là 10 điều nhắc nhở dành cho các bạn sinh viên mới ra trường để biết cách viết email cũng như sử dụng email đúng cách và chuyên nghiệp ngay cả khi không được công ty hướng dẫn.

Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM —————————————————————————- CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB) Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics Mobile: 0906246584 / 0986538963 Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội Website: https://hanexim.edu.vn Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau