Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp

Tuy mạng xã hội ngày càng phổ biến và ứng dụng tin nhắn ngày càng được dùng nhiều hơn, tuy nhiên email vẫn là hình thức giao tiếp không thể thiếu trong môi trường làm việc và học tập. Vậy bạn đã biết cách viết email và cách gửi email chuyên nghiệp chưa, nếu chưa thì hãy theo dõi bài viết sau đây bạn nhé!

Nội dung chính

• Cách viết email theo chuẩn
  • Luôn luôn có dòng tiêu đề
  • Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu
  • Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ
  • Không sử dụng chữ in hoa
  • Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt
  • Hãy ngắn gọn và lịch sự
  • Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn
  • Thêm chữ ký
  • Soát lại và chỉnh sửa
  • Hãy đúng giờ
• Các bước viết email theo chuẩn
  • Đặt tiêu đề cho email
  • Đính kèm tập tin vào email
  • Viết nội dung email theo chuẩn
  • Nội dung của một email chuẩn
  • Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
  • Nhập địa chỉ email người nhận
  • Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư
  • Đọc lại email lần nữa
• Các mẫu chữ ký gmail đẹp
  • Thông tin cơ bản cần có
  • Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác
  • Thiết kế rõ ràng
  • Một số mẫu chữ ký email đẹp
• Những câu hỏi thường gặp
  • CC trong gmail là gì?
  • Email html là gì?
  • Cách gửi video qua gmail
  • Đổi chữ ký email
• Tổng hợp mẫu email đẹp chuẩn
  • Cách viết mail cho khách hàng
    • Nhắc đến khả năng phù hợp với sản phẩm: Tỉ lệ nhập vào email là 64%
    • Kết thúc chủ đề: Tỉ lệ mở 63%
    • Hành động ngay: Tỉ lệ mở email 59%
    • Gửi email nhắc nhở: Tỉ lệ mở email 57%
    • Hãy nói về mục tiêu của bạn: Tỉ lệ mở email là 64%
  • Mẫu email gửi sếp
    • Email giới thiệu nhân viên mới
    • Email xin nghỉ phép
    •  Mẫu email gửi sếp đến dự một cuộc họp
• Mẫu cách trả lời email
  • Mẫu thư xin lỗi khách hàng
  • Viết thư chấp nhận công việc

Cách viết email theo chuẩn

Luôn luôn có dòng tiêu đề

Không ít người gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất.

Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp,…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề email. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 12456, Bài khóa luận tốt nghiệp.

Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu

Một trong những cách viết email được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong email.

Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ

Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.

Không sử dụng chữ in hoa

Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.

Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Cách viết email chuyên nghiệp không bao giờ có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay biểu tượng cảm xúc. Bởi làm vậy người nhận sẽ cảm thấy bạn không lịch sự, thiếu tế nhị. Ngoài ra, bạn cũng nên nhớ viết hoa ký tự đầu tiên và tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận nhé!

Hãy ngắn gọn và lịch sự

Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.

Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn

Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.

Thêm chữ ký

Cần phải chắc chắn rằng bạn có một chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang Web,…

Danh sách này sẽ giúp cho người nhận email dễ dàng liên hệ lại với bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn trả lời email ở trên máy tính và thiết bị di động thì cần đảm bảo rằng thông tin phải trùng khớp với nhau bạn nhé!

Nếu không biết cách tạo chữ ký email thì cũng đừng lo lắng. Chỉ cần lên Google search các mẫu chữ ký gmail đẹp thì sẽ có hàng ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm để có nét riêng của mình là được.

Soát lại và chỉnh sửa

Trước khi nhấn nút gửi email bạn cần đảm bảo đọc, rà soát và chỉnh sửa lỗi đầy đủ. Những lỗi chính tả hay ngữ pháp nhỏ ở trong email cũng đủ làm cho người đọc cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của bạn,…

Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp bạn kiểm tra được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại một email về vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó gửi còn thiếu cả đúng không cả nhà?

Hãy đúng giờ

Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được rằng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.

Các bước viết email theo chuẩn

Dù bạn gửi cho ai, gửi về vấn đề gì thì đều phải tuân thủ theo quy trình dưới đây để tránh sai sót.

Đặt tiêu đề cho email

Khi đặt tiêu đề cho email bạn cần lưu ý tiêu đề phải đúng với chủ đề, thu hút được sự chú ý của người đọc để họ biết được vấn đề chính bạn cần đề cập trong nội dung của email là gì. Việc đặt tiêu đề phù hợp sẽ giúp người nhận click vào xem email của bạn cao hơn.

Còn nếu đặt tiêu đề sai rất nhiều người sẽ cho rằng email không quan trọng, email rác và không ngần ngại xóa đi hoặc chẳng bao giờ click vào đọc nó.

Tiêu đề email đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email.

Trường hợp email mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề email. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề email.

Ngoài ra, bạn cũng nên đặt tiêu đề email bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, người nhận không đọc được.

Đính kèm tập tin vào email

Cách gửi mail có file đính kèm không quá khó. Bạn chỉ cần lên trên Google gõ là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này. Điều quan trọng mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là thao tác đính kèm tệp tin vào trong email khi viết một email chuẩn.

Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.

Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì sẽ bị lỗi.

Viết nội dung email theo chuẩn

Lưu ý tiếp theo để đảm bảo có một email chuẩn nữa đó là yếu tố cô động, xúc tích, rõ ràng của email. Tốt nhất bạn phải sử dụng những câu ngắn, nó có liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập đến trong email. Nêu rõ lý do viết email ở ngay trong câu đầu tiên như chúng tôi đã chia sẻ ở trên.

Điều tối kỵ nhất khi viết email đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu tối thiểu ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có rất nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết email, thậm chí là soạn thảo văn bản.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu đúng vị trí. Thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:

+ Chữ cái đầu dòng luôn viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải viết in hoa. + Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh phải viết hoa. + Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát với chữ phía trước, khoảng trống và đến chữ sau. + Dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng. + Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống. + Viết đủ ý rồi mới được chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý. + Nếu viết dài hãy chia đoạn.

Lưu ý, có rất nhiều người hay lạm dụng dấu chấm than để nhấn mạnh ý. Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều trong email nó có thể gây phản tác dụng. Vậy nên, trong một email tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng từ 2 dấu cảm thán trở xuống.

Nội dung của một email chuẩn

Ở trên là lưu ý cách viết email, còn dưới đây là nội dung email cần có những điều gì.

+ Phần chào hỏi: Tùy theo từng trường hợp mà bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như Dear, Hi, Kính gửi,…

+ Phần nội dung: Đòi hỏi các thông tin ở trong email phải theo cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi. Nội dung cần được trình bày dễ hiểu, các thông tin quan trọng cần được in đậm lên. Ngôn từ sử dụng phải lịch sự, tôn trọng người nhận email.

+ Phần kết thúc: Cũng có nhiều người chưa biết cuối email nên viết gì. Có một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng mà bạn có thể áp dụng như Thanks & B. Regards, Trân trọng, Em cảm ơn,…

+ Phần chữ ký email: Chữ ký email chuyên nghiệp rất quan trọng nhưng lại không được quá nhiều người quan tâm hoặc chưa tận dụng hết được sức mạnh của nó.

Với phần chữ ký email này, người nhận có thể biết thêm thông tin liên lạc với bạn, họ có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Theo đó, khi tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ,…

Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Đây cũng chính là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình viết và gửi email chuẩn. Theo đó, bạn phải kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm. Thông qua đó, nó thể hiện được sư chuyên nghiệp, khoa học của bạn.

Một bức email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hoặc một email có file đính kèm những file đính kèm bị lỗi thì bạn cũng sẽ gặp rắc rối không nhỏ khi đến tay người nhận.

Nhập địa chỉ email người nhận

Hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng việc nhập email người nhận vì sao lại để gần ở thao tác cuối của quy trình viết email? Thực chất đó là để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành mà bạn lỡ tay bấm gửi thì khó mà cứu vãn được tình hình.

Vậy nên, hãy đảm bảo nội dung email của bạn thật hoàn hảo rồi sau đó hãy gửi đến địa chỉ người nhận một cách an tâm nhất. Nếu không muốn gửi nhầm địa chỉ email đến cho người khác bạn hãy kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi bấm nút send.

Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư

Nếu bạn đã tạo chữ ký email hoặc sở hữu một chữ ký gmail đẹp thì không có gì phải lo lắng và chỉ cần chuyển sang bước cuối cùng. Còn nếu chưa thì hãy thực hiện ngay để đảm bảo thể hiện sự chuyên nghiệp nhất cho email của mình bạn nhé.

Đọc lại email lần nữa

Bước cuối cùng trong quy trình viết email đó là đọc lại một lần nữa. Bước này sẽ giúp bạn rà soát được lỗi chính tả, ngữ pháp,…sửa lỗi trước khi gửi đến người nhận. Sau khi hoàn thành xong bước này bạn mới gửi đi. Còn nếu chưa thực hiện xong, đừng bao giờ bấm nút send bạn nhé!

Các mẫu chữ ký gmail đẹp

Một chữ ký email chuyên nghiệp đòi hỏi phải được thiết kế đẹp và đầy đủ thông tin, tính năng cần thiết.

Thông tin cơ bản cần có

+ Họ và tên + Tiêu đề, bộ phận + Tên doanh nghiệp

Thông qua đây người nhận sẽ xác định được rõ vai trò của bạn trong công ty. Tuyệt đối không dùng tên công ty làm đại diện gửi email.

Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác

Tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng những thông tin quan trọng nhất. Làm nổi bật thông tin mà bạn cần nhấn mạnh. Từ đó có thể điều hướng trải nghiệm đọc của người nhận theo một thứ tự cụ thể.

Vấn đề quan trọng hơn cả đó là bạn phải giúp người đọc giải quyết được văn bản nhanh chóng. Không phải ai cũng có thời gian quan tâm đến chữ ký của bạn. Vậy nên hãy làm sao tạo chữ ký email chuyên nghiệp, dễ tiếp thu nhất.

Thiết kế rõ ràng

Các mẫu chữ ký gmail đẹp nhưng điều đó không có nghĩa là lúc nào bạn cũng áp dụng được. Nên tránh các thiết kế chữ ký quá dài. Tuyệt đối không vượt quá 7 dòng.

Hãy đưa ra những thông tin cần thiết và ngắn gọn nhất. Đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết giới thiệu vì sẽ làm cho người đọc cảm thấy như một bài viết truyền thông vậy.

Một số mẫu chữ ký email đẹp

Mẫu chữ ký Gmail 1

Mẫu chữ ký Gmail 2

Mẫu chữ ký Gmail 3

Mẫu chữ ký Gmail 4

Mẫu chữ ký Gmail 5

Mẫu chữ ký Gmail 6

Mẫu chữ ký Gmail 7

Mẫu chữ ký Gmail 8

Mẫu chữ ký Gmail 9

Mẫu chữ ký Gmail 10

Những câu hỏi thường gặp

CC trong gmail là gì?

Có rất nhiều người không biết cc trong email là gì? Thực chất đó là từ viết tắt của Carbon copy, nghĩa là tạo ra các bản sao.

CC khác với BCC, bởi BCC là viết tắt của cụm từ blind carbon copy, có nghĩa ta tạo ra các bản sao tạm. Như vậy, bạn có thể hiểu đơn giản CC chính là việc gửi thêm một bản sao email cho một người khác.

CC chính là cách gửi email cho nhiều người cùng một lúc. Và khi đó những người này cũng sẽ xem được danh sách những người nhận được nội dung mail.

Còn BCC cũng tương tự như vậy, điểm khác biệt là những người này sẽ không nhìn thấy được danh sách của những người cùng được nhận email. Nếu bạn muốn bảo mật danh sách nhận email thì hãy sử dụng tính năng BCC.

Email html là gì?

Tương tự như việc gửi mail cc là gì, nhiều người cũng thắc mắc email html là gì? Nói một cách đơn giản thì đó là một email được định dạng như một trang Web vậy. Nó dùng màu sắc, đồ họa, bảng biểu và liên kết.

Email html không giống với email dạng văn bản thông thường. Bởi email dạng văn bản thông thường chỉ bao gồm các dòng chữ và nhìn vào có thể dễ dàng hiểu được nội dung có gì. Còn email html luôn đi kèm rất nhiều vấn đề khác nhau như:

+ Nếu như không được mã hóa chặt chẽ, email html rất dễ bị đưa vào hộp thư spam

+ Email html cần thời gian mã hóa lâu hơn.

+ Có một số nhà cung cấp email như gmail sẽ loại bỏ yếu tố nhiều mã HTML dù bạn xây dựng nó như thế nào. Do vậy, dù bạn có thiết kế email html tuyệt vời đến đâu thì khi đến tay người nhận nó cũng sẽ trở thành một mớ hỗn độn.

+ Phần lớn người dùng đều không thể nhìn thấy được hình ảnh ở trong email. Bởi vì nó đã bị ẩn đi, trong email sẽ có nhiều không gian màu trắng và sẽ chẳng hay ho chút nào nếu khách hàng của bạn nhìn thấy điều đó.

+ Hiện nay, số lượng người dùng điện thoại di động để xem email ngày một nhiều hơn. Tuy nhiên với email html thì nội dung của nó dường như sẽ chẳng bao giờ hiển thị đủ trên các thiết bị này.

Cách gửi video qua gmail

Có nhiều cách gửi video qua gmail. Theo đó, bạn có thể áp dụng cách đơn giản như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản gmail tại địa chỉ https://accounts.google.com/SignUp

Bước 2: Chọn “Soạn”, click vào biểu tượng google drive để chọn “Tải lên”

Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng google drive chọn “Tải lên”. Sau đó chọn tệp từ máy tính của bạn.

Bước 4: Chọn “Tải lên” và “Thêm các tệp khác” để thêm video mà bạn muốn.

Bước 5: Hoàn tất xong bạn hãy gửi đến người mà bạn muốn gửi.

Cách gửi ảnh qua gmail cũng tương tự như cách gửi video qua gmail. Bạn có thể áp dụng như các bước trên, nhưng thay vì gửi video thì gửi hình ảnh.

Đổi chữ ký email

Gmail cho phép tạo chữ ký tối đa 10.000 ký tự. Theo đó, để tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp hay đổi chữ ký gmail thì bạn phải làm như sau:

Bước 1: Mở email ra

Bước 2: Ở trên cùng bên phải nhập vào chữ Cài đặt.

Bước 3: Trong mục “Chữ ký” thêm văn bản chữ ký của bạn trong hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng tin nhắn của mình bằng phương pháp thêm hình ảnh hay thay đổi kiểu văn bản.

Bước 4: Bên dưới cùng trang, nhấp vào “Lưu thay đổi” là xong.

Tổng hợp mẫu email đẹp chuẩn

Cách viết mail cho khách hàng

Nhắc đến khả năng phù hợp với sản phẩm: Tỉ lệ nhập vào email là 64%

Tiêu đề: Tên sản phẩm

Dear…,

Thời gian gần đây bạn có quan tâm đến [sản phẩm] hay không?

Nếu bạn cần nắm thêm thông tin về [sản phẩm] để xem nó có phù hợp với bản thân hay doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi.

Trong email này, chúng tôi đính kèm ebook, blog, ghi âm hội thảo,…về [chủ đề] bên dưới. Qua đó giúp bạn [giải quyết được vấn đề x, y, z]. Chúng tôi biết được vì trước đây rất nhiều khách hàng của chúng tôi gặp phải.

Đây là lịch làm việc của chúng tôi trong tuần. Hãy chọn thời gian thích hợp để sẵn sàng nói chuyện nhé!

Trân trọng,

Ký tên,

Đây chính là mẫu email giới thiệu sản phẩm vô cùng tuyệt vời cho những khách hàng inbound tiềm năng. Bởi khách hàng đã tìm đến bạn, vậy nên hãy viết một email với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, dễ trả lời.

Bạn cần đem đến cho khách hàng những giá trị mà họ sẽ nhận được thông qua ebook, video có liên quan đến chủ đề mà họ quan tâm. Đó cũng chính là lý do để họ bấm vào đọc email của bạn. Ngoài ra, bạn hãy trở thành nhà tư vấn đáng tin cậy của khách hàng.

Kết thúc chủ đề: Tỉ lệ mở 63%

Tiêu đề: Bức thư cuối cùng

Anh/Chị…thân mến,

Em viết email này để hỏi xem liệu anh/chị có còn quan tâm đến [sản phẩm] nữa không? Nếu còn và có điều gì thắc mắc thì hãy chọn thời gian rảnh trong lịch bên dưới để liên hệ với em nhé.

Mong rằng, em sẽ sớm nhận được phản hồi của anh/chị. Nếu không, em cũng hy vọng sẽ được hợp tác cùng anh/chị trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên]

Luôn luôn nhắc đến chủ đề tiêu cực thúc đẩy khách hàng hành động. Bởi, có thể họ quá bận rộn hoặc không đủ động lực để liên hệ với bạn. Vì vậy, cố gắng tạo bầu không khí khẩn cấp ngầm nhắc nhở người nhận trả lời email.

Hành động ngay: Tỉ lệ mở email 59%

Tiêu đề: Đơn hàng [Tháng] – Tên sản phẩm

Chào…,

Bạn còn nhớ tôi chứ? Vào tuần trước, chúng ta đã có trao đổi về [sản phẩm]. Nếu bạn vẫn [cần làm việc x] thì tôi có một thông báo quan trọng ngay sau đây. Trong tháng này, chúng tôi sẽ có một số khuyến mãi a, b, c,…

Nếu [tên] muốn biết rõ thông tin này thì hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé!

Cảm ơn vì đã hợp tác.

Ký tên

Đa phần khách hàng đều muốn thương lượng để nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá hấp dẫn nhất. Đối với mẫu email chào hàng ấn tượng này bạn có thể giành lấy được sự chú ý của khách hàng tiềm năng, lượng khách hàng mà bạn đang dần đánh mất.

Tuy chiết khấu không phải là lý do chính để quyết định sự thành công của một hợp đồng. Tuy nhiên, nếu mẫu thư ngỏ hay gửi khách hàng đề cập đến vấn đề này thì nó sẽ nhắc nhở khách hàng rằng không phải lúc nào họ cũng có cơ hội nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá ưu đãi như thế. Việc thông báo trước sẽ giúp khách hàng cảm thấy được coi trọng hơn.

Gửi email nhắc nhở: Tỉ lệ mở email 57%

Tiêu đề: Theo yêu cầu của [Tên] – [Tên sản phẩm]

Anh/chị ơi,

Em đã gửi cho anh/chị một email cung cấp thông tin về [sản phẩm]. Liệu anh/chị đã nhận được thư chưa ạ?

Em luôn sẵn sàng tư vấn thêm về [sản phẩm] để giúp anh/chị đạt được [mục tiêu]. Anh/chị hãy chọn một thời gian rảnh trong lịch dưới đây để liên hệ với em nhé.

Trân trọng

Ký tên,

Bạn có thể gửi email này cho những khách hàng không phản hồi mà không làm họ cảm thấy có lỗi. Nó như là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về lý do ban đầu họ tìm hiểu sản phẩm.

Nhiều khả năng họ sẽ đồng ý tư vấn qua điện thoại. Hoặc chí ít cũng sẽ yêu cầu nhận được nhiều thông tin hơn từ phía bạn.

Hãy nói về mục tiêu của bạn: Tỉ lệ mở email là 64%

Tiêu đề: Các mục tiêu cho [quý, năm, tháng] [Tên] ơi,

Những khách hàng của tôi thường lên kế hoạch để đạt được [mục tiêu #1], [mục tiêu #2], [mục tiêu #3]. Còn bạn thì sao? Hãy chia sẻ với chúng tôi qua email này nhé! Cảm ơn bạn,

[Ký tên]

Bạn thấy đấy, email này tương đối ngắn gọn, ngọt ngào và hiệu quả. Ngay từ câu mở đầu, người đọc có thể hiểu được ngữ cảnh của email. Họ xác định được mục tiêu của bạn là gì, biết bạn hiểu họ có điểm mạnh, điểm yếu gì. Và câu hỏi tiếp theo rất đơn giản, giúp người nhận không cần phải suy nghĩ nhiều trước khi trả lời.

Mẫu email gửi sếp

Email giới thiệu nhân viên mới

Chào…,

Tôi biết ông/bà chuẩn bị lập ngân sách cho năm sắp tới. Tôi muốn hỏi liệu chúng ta có nên bàn luận thêm về việc tuyển nhân sự mới cho bộ phận kinh doanh hay không?

Tôi đã xem xét các con số và việc bổ sung thêm người cho phép chúng ta tăng gấp đôi số lượng khách hàng mỗi năm. Nghĩa là chỉ cần 3 tháng nhân viên mới này đã mang lại giá trị cho công ty bù vào khoản lương mà anh ta nhận được.

Mong nhận phải hồi từ ông/bà.

Cảm ơn,

[Ký tên]

Email xin nghỉ phép

Chào…,

Tôi muốn xin ông/bà cho tôi nghỉ phép vào ngày/tháng/năm. Khi đó, chúng ta vừa hoàn thành việc giới thiệu Website, công việc thời điểm này cũng không bận rộn lắm. Đồng nghiệp [tên] cũng đồng ý thay thế tôi quản lý mọi khách hàng khi tôi vắng mặt.

Khi quay lại sau thời gian nghỉ, tôi sẽ sẵn sàng cho các chiến dịch bán hàng sắp tới của công ty.

Cảm ơn,

[Ký tên]

 Mẫu email gửi sếp đến dự một cuộc họp

Chào…,

Tôi đã suy nghĩ về việc mở rộng kỹ năng làm việc của bản thân và biết rằng có một số diễn giả, hội thảo trong năm tới sẽ giúp ích cho mình. Vậy nên, tôi muốn lập một báo cáo để chia sẻ những giif đã học được cho cả đội khi tôi quay lại làm việc.

Tôi cũng đã dự toán các chi phí và nhận thấy vé tham gia hội nghị, khách sạn, vé máy bay tốn khoảng 2.500USD. Ông/bà có thể suy nghĩ về việc công ty tài trợ để tôi tham gia vào hội thảo này không?”

Mong sớm nhận được phản hồi từ ông/bà

Cảm ơn,

Mẫu cách trả lời email

Mẫu thư gửi khách hàng trong trường hợp phản hồi đã nhận được email của khách hàng

Ông/bà…thân mến,

Cảm ơn ông/bà đã hỏi về [Tên dịch vụ] mới của công ty chúng tôi. Một nhân viên của chúng tôi sẽ liên lạc với ông/bà vào ngày mai và giải thích chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của ông/bà.

Một lần nữa cảm ơn vì yêu cầu của ông/bà.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu email trả lời khách hàng chi tiết hơn trong trường hợp ghi nhận như trên

Ông/bà…thân mến,

Cảm ơn ông/bà đã đặt hàng 25 DVD. Chúng tôi sẽ gửi cho ông/bà trong thời gian 3 ngày sắp tới.

Tuy nhiên, trước khi gửi chúng xin ông/bà cho biết loại gói mà ông/bà thích. Vui lòng truy cập vào Website để xem và chọn loại theo sở thích của ông/bà. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, ông/bà vui lòng liên hệ theo số hotline … Chắc chắn ông/bà sẽ được phản hồi nhanh chóng bởi đội ngũ tư vấn của chúng tôi.

Một lần nữa, cảm ơn vì đơn đặt của ông/bà. Chúng tôi rất mong được hướng dẫn ông/bà đến bước cuối cùng.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu thư xin lỗi khách hàng

Dear anh/chị…,

Xin cho tôi cơ hội được giới thiệu, tôi là [tên] và là [chức vụ] của [tên doanh nghiệp]. Vào lúc…giờ, ngày/tháng/năm, nhân viên của chúng tôi đã mắc lỗi sai khiến anh/chị phải phiền lòng trong thời gian sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành về việc đã gây ra cho anh/chị nhiều điều phiền toái. Chúng tôi luôn cố gắng cung cấp cho anh/chị dịch vụ tốt nhất, đặc biệt là khách hàng thân thiết như anh/chị. Thành thật xin lỗi vì chúng tôi đã không làm tốt nhất có thể. Mong anh/chị cho chúng tôi một cơ hội để sửa lỗi.

Tôi gửi lời mời đến anh/chị và gia đình đến với chúng tôi trong lần tiếp theo. Hãy liên hệ với chúng tôi, tôi đảm bảo sẽ giúp anh/chị và gia đình có thời gian lưu trú đặc biệt nhất.

Nhân đây, chúng tôi cũng xin gửi đến anh/chị voucher dùng dịch vụ [tên dịch vụ] miễn phí tại [tên doanh nghiệp] của chúng tôi.

Tôi rất mong nhận được sự thông cảm và thứ lỗi của anh/chị dành cho công ty. Hi vọng, chúng tôi sẽ được chào đón anh chị tại công ty chúng tôi một lần nữa! Thân ái,

Giám đốc Điều hành

Ký tên

Viết thư chấp nhận công việc

Dear anh/chị…,

Cảm ơn vì vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty] mà anh/chị đã dành cho tôi. Tôi rất vui mừng vì nhận được vị trí này và mong muốn bắt đầu công việc với công ty của anh/chị từ ngày/tháng/năm.

Như chúng tôi đã thảo luận về mức lương khởi điểm của tôi sẽ là 10.000.000VNĐ và trợ cấp bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ sẽ được cung cấp sau 60 ngày làm việc.

Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã cho tôi cơ hội tuyệt vời này. Tôi mong chờ tham gia và đóng góp tích cực cho công ty.

Nếu có bất kỳ thông tin hay giấy tờ nào khác anh/chị cần tôi hoàn thành vui lòng cho tôi biết. Tôi sẽ sắp xếp nó trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng,

Ký tên

Với những cách trả lời email lịch sự như trên, chắc chắn rằng bạn sẽ mang đến cho người nhận cảm giác dễ chịu, hài lòng và sẵn sàng phản hồi lại cho bạn. Hãy áp dụng ngay để đảm bảo công việc và hoạt động kinh doanh của bạn được hiệu quả hơn nhé!

5/5 - (6 bình chọn)