Event 101 : Quy Trình Cơ Bản để Tổ Chức Một Sự Kiện - Phần 1

Ngành Tổ chức sự kiện – một ngành nghề không còn quá xa lạ đối với xã hội và nhất là với các bạn trẻ năng động ham học hỏi. Bạn muốn trở thành một phần của ngành công nghiệp Tổ chức sự kiện nhưng luôn phân vân, không biết rằng phải bắt đầu từ đâu và Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện là như thế nào?

Trong phạm vi bài viết này chúng tôi sẽ giúp các bạn có một cái nhìn chung về tổng thể các bước cơ bản để thực hiện 1 sự kiện.

Chúng ta cùng phân tích kỹ hơn một số công việc trong quá trình tổ chức sự kiện nhé!

GIAI ĐOẠN ĐẦU CỦA MỘT SỰ KIỆN

1.Thấu hiểu yêu cầu khách hàng:

Để tổ chức sự kiện thành công, trước tiên chúng ta phải khai thác thông tin và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất của dự án. Thường khách hàng sẽ cung cấp cho chúng ta một văn bản chứa đựng những thông tin cần thiết, hay còn gọi là Brief (hoặc nếu khách hàng không có file brief này, thông thường các agency đều có file mẫu để khách hàng cung cấp thông tin). Bảng brief trả lời các câu hỏi sau:

• Loại hình sự kiện tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng …)
• Mục tiêu/ mong muốn khách khi tổ chức sự kiện là gì?
• Có bao nhiêu khách tham dự? Thành phần khách tham dự là những ai?
• Thời gian & địa điểm sự kiện diễn ra?
• Ngân sách dự trù là bao nhiêu?
• Điểm đặc biệt cần nhấn mạnh hoặc lưu ý trong quá trình tổ chức?

2.Xây dựng concept sáng tạo:

• Chăm chỉ tìm tòi các ý tưởng

Điều đầu tiên khi bạn muốn xây dựng tốt concept của sự kiện, bạn phải đầu tư suy nghĩ và tìm tòi những ý tưởng độc đáo, mới lạ mà vẫn có tính khả thi. Tất nhiên, ý tưởng bạn hình dung ra không được ”sai đề”, nghĩa là phải xoáy sâu vào mục đích, thông điệp mà bạn muốn truyền đạt đến người khác. Để làm được điều đó, bạn phải định vị được khách hàng, hiểu rõ được tính chất và các đặc trưng của sản phẩm, đồng thời hiểu được tâm lý khách hàng – đối tác, thì bạn mới có thể ”đo ni đóng giày” concept cho sản phẩm.

Người làm event (Eventer) luôn luôn đòi hỏi sự sáng tạo trong cách suy nghĩ và tư duy nhằm tìm ra các phương án mới, liên tục đem đến những trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách hàng. Thực tế, sáng tạo là một trong những tố chất cần có của người làm nghề tổ chức sự kiện.

Người làm event cần phải đi nhiều nơi, đồng thời luôn phải biết quan sát mọi sự vật xung quanh mình khi đến bất kì đâu. Cuộc sống sẽ là một kho tàng ý tưởng, là chất liệu tạo nên bản kế hoạch mới của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên chăm chỉ cập nhật thông tin thời sự và những diễn tiến của đời sống trên báo đài, qua mạng xã hội, điều này sẽ giúp bạn nảy sinh những ý tưởng cho event của mình chuyên nghiệp hơn.

Hơn thế nữa, các event planners cần quan tâm, góp nhặt ý tưởng từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác và cũng nên tìm hiểu về những nét lịch sử, văn hóa để làm nền tảng vững vàng cho bản thân.

• Đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng concept

Đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng concept cho sự kiện nghĩa là bạn đang bước đầu hiện thực hóa concept dựa trên các ý tưởng của bạn và cộng sự. Có một thực tế rằng, rất nhiều ý tưởng được đánh giá là không khả thi. Vậy dựa trên những tiêu chí gì để đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng mà bạn mang đến cho sự kiện?

Điều quan trọng nhất phải nhắc đến là vấn đề muôn thuở: “đầu tiên là tiền đâu” – vấn đề kinh phí. Dù ý tưởng của bạn có xuất sắc đến đâu, hình thức sự kiện mà bạn tổ chức là gì, cũng sẽ không tránh được vấn đề này. Không ít nhà tổ chức sự kiện phải bó hẹp lại ý tưởng của mình do ngân sách chuẩn bị cho sự kiện quá eo hẹp. Bởi vậy, khi vạch ra danh sách các ý tưởng, hãy cân nhắc kỹ ngân sách để có thể đưa ra những ý tưởng hay và phù hợp với khách hàng nhất.

Một vấn đề nữa đó chính là nghiên cứu thị trường. Nếu ý tưởng của bạn tưởng rằng độc đáo, nhưng đã từng có người đề ra và thực hiện rồi, thì có nghĩa là nó không còn sự mới lạ. Hãy rút kinh nghiệm từ những ưu – nhược điểm của các sự kiện trước đó để làm “cẩm nang” cho mình. Điều này thực sự rất hữu ích cho việc triển khai chuẩn bị cho concept của bạn.

3.Viết kế hoạch (Planning Proposal) cho việc chuẩn bị tổ chức sự kiện – event

Từ những bản kế hoạch tổ chức sự kiện các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ phác thảo & phát triển ra nhiều ý tưởng hơn nữa, tuy nhiên các ý tưởng mới này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo đã được thống nhất là Concept. Và sau khi phát triển được những ý tưởng rồi thì bước tiếp theo là phác thảo kế hoạch (Proposal) dựa trên ý tưởng chủ đạo đó. Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng thấy được bức tranh mang tính khả thi về việc chuẩn bị thực hiện sự kiện đó bao gồm: Ý tưởng, nội dung, mục tiêu chương trình, quá trình thực hiện và diễn ra, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Để cho khách hàng mường tượng được mọi ngóc ngách của chương trình, thông thường phải có các design đi kèm (Bandroll, backdrop, standee, phối cảnh 3D tổng thể sân khấu, khu vực tổ chức sự kiện, thiệp mời, tờ rơi…) Càng đầu tư sâu cho phần design, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn và lôi cuốn người xem vì dễ hình dung hơn, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (càng chi tiết bao nhiêu thì công việc của bạn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức bấy nhiêu).

Một hạng mục không thể thiếu trong công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện đó là lập bảng dự trù kinh phí. Bạn phải lên được bảng chi phí chi tiết tất cả các hạng mục cần thiết trong một sự kiện, tránh rủi ro và phát sinh chi phí ngoài kinh phí mà khách hàng dự trù cho sự kiện của họ.

4.Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện – Event

Sau khi đã có trong tay bảng kế hoạch chi tiết cho sự kiện, các thiết kế và dự toán ngân sách, cần chuẩn bị cho bước tiếp theo là gặp trực tiếp khách hàng để Present (thuyết trình) kế hoạch đã được chuẩn bị kỹ lưỡng và chỉn chu của mình. Thông qua Present bạn phải thể hiện cho người nghe nắm rõ được kế hoạch của mình sẽ diễn ra như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện đó mang lại. Nếu sự kiện của bạn đã chuẩn bị chu đáo và Present đáp ứng được mong đợi của họ về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, kinh phí phù hợp cho sự kiện, khách hàng đương nhiên chọn bạn triển khai sự kiện của họ.

5.Duyệt kế hoạch

Ban lãnh đạo sẽ duyệt kế hoạch triển khai bằng văn bản hoặc email thống nhất với các bộ phận liên quan được nêu trong kế hoạch.

Nguồn: Sưu tầm và biên soạn từ nhiều nguồn

** Đọc tiếp Phần 2 tại đây