Học Triết Lý Kaizen Của Người Nhật để Chống Lãng Phí Và Quản Lý ...

Nhật Bản là đất nước nổi tiếng với văn hoá lâu đời, con người Nhật Bản lại được biết tới là những người chăm chỉ và đặc biệt kỷ luật. Điều này một phần bắt nguồn từ chính văn hoá làm việc Kaizen của họ.

Tìm hiểu thêm về văn hoá Nhật Bản qua  các bài viết:

Học văn hoá Omotenashi của người Nhật để kinh doanh dịch vụ hiệu quả

Sử dụng triết lý của nhà sáng lập Panasonic cho quản trị và kinh doanh)

Cải thiện năng suất làm việc là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn. Đối với Nhật Bản, nơi con người được đánh giá là yếu tố tiên quyết, phương pháp Kaizen được dịch ra tiếng Anh là “Good change” (sự thay đổi tốt) là lời giải cho bài toán này.

Kaizen (改善) là một từ trong tiếng Nhật có nghĩa gốc là “thay đổi để tốt hơn”. Thuật ngữ này còn bao hàm cả ý nghĩa là “liên tục” và “triết lý”. Từ này đề cập đến bất kỳ cải tiến nào, dù là một lần hay liên tục, lớn hay nhỏ, trong tiếng Anh, từ này có nghĩa là”cải tiến” (improvement).

Một cách ngắn gọn, Kaizen nghĩa là “một sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ” và cách tư duy này bạn có thể áp dụng mọi lúc, mọi nơi, trong mọi hoàn cảnh. Đặc biệt là trong lao động sản xuất.

Trong sản xuất kinh doanh văn hoá Kaizen được áp dụng như cách tư duy và tổ chức mọi thứ trong cách con người làm việc. Tuy nhiên không giống như những giải pháp khác, Kaizen tôn trọng yếu tố con người, gần như được đánh giá như một phương pháp tâm lý

(tham khảo 13 bài học kinh doanh dù làm chủ hay làm thuê cũng nên biết)

Triết lý này lần đầu tiên xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật, ngay sau chiến tranh thế giới thứ II với nội dung tư duy làm việc kiểu cũ đã không còn áp dụng được, nhất là khi luôn có những lựa chọn khác tốt hơn có thể tạo ra kết quả tuyệt vời hơn.

Bằng việc cải tiến các chương trình và quy trình đã được tiêu chuẩn hóa, kaizen hướng tới việc loại bỏ sự lãng phí (xem sản xuất tinh gọn), cải thiện và hợp lý hóa một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động.

Sự cải tiến có tính liên tục này có thể được tách thành 6 bước:

• Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.
• Đo lường (Measure): Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra..
• So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian? Liệu rằng nó có tương xứng với kết quả kỳ vọng?
• Cải tiến (Innovate): Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.
• Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.
• Lặp lại (Reapeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.
• Đây là một phần trong cách tiếp cận mang tính chất tâm lý về công việc hoặc văn hóa doanh nghiệp (hoặc đội nhóm).

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

• Seiri (Sàng lọc): Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Nội dung chính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.
• Seiton (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
• Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ, được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)
• Seiketsu (Săn sóc): Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người tham gia thực hiện 5S.

Lợi ích của Kaizen với doanh nghiệp

• Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt…
• Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
• Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.
• Tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
• Xây dựng văn hóa công ty

Toyota áp dụng văn hóa Kaizen như thế nào?

Toyota được coi là công ty tiên phong cũng là một trong những cái tên nổi tiếng nhất về văn hoá Keizen đối với doanh nghiệp.

Trong Triết lý Toyota (Toyota Way), Kaizen đóng vai trò là một trong hai trụ cột quan trọng, bên cạnh Tôn trọng con người. Trong đó, yêu cầu đối với thành viên Toyota là liên tục cải tiến công việc và luôn hướng tới sự sáng tạo và đổi mới.

(tham khảo Bài học kinh doanh “đắt giá” từ tác phẩm kinh điển Tam Quốc Diễn…)

Kaizen cũng chính là một trong những nguyên tắc cốt lõi của Phương thức Toyota (TPS). Ông Taiichi Ohno, cha đẻ của Hệ thống TPS nói rằng: “Nguồn lực con người là những thứ không thể đo lường được. Năng lực có thể tăng lên vô hạn khi chúng ta bắt đầu suy nghĩ”. Ðó phải là suy nghĩ nhằm tìm ra cách làm tốt hơn, và không ngừng cải tiến. Và khi đó chính là lúc chúng ta thực hiện Kaizen.

Như vậy, để hiểu đúng về Kaizen trong văn hóa của Toyota, quá trình này cần hướng vào cải thiện quy trình/tiêu chuẩn công việc với trọng tâm là người lao động, đi cùng với cam kết nghiêm túc thực hiện của quản lý cấp cao: “Chúng tôi coi các lỗi lầm là cơ hội để học hỏi. Thay vì khiển trách cá nhân, công ty sẽ tiến hành các hoạt động chỉnh sửa sau đó phổ biến các kinh nghiệm mới cho toàn bộ tổ chức. Học tập và đổi mới là một quá trình liên tục trong toàn bộ công ty, tại đó cấp trên luôn khuyến khích và đào tạo cấp dưới, những người đi trước cũng đối xử như vậy với người đi sau, các thành viên của nhóm ở mọi cấp bậc luôn chia sẻ kiến thức cho nhau”. Nếu không có sự đảm bảo như thế thì sẽ không thể có Kaizen thành công.

Toyota ưu tiên thúc đẩy cải tiến, từ lãnh đạo cho tới người lao động, ai cũng có thể đóng góp ý tưởng để làm tốt hơn. Kaizen là cải thiện quy trình, do vậy, thay vì chỉ nhắm vào mục tiêu sau cùng thì cần phải tập trung tìm ra cách thức đạt được mục tiêu đó. Như vậy, chúng ta có thể hiểu đây là một hành trình nhằm giải quyết vấn đề và thách thức, với các nhiệm vụ loại bỏ hao phí, tiết kiệm thời gian và nguồn lực (con người), giảm lỗi, nâng cao năng suất và giá trị sản phẩm. Mọi thay đổi trong quá trình này cần được thể hiện bằng dữ liệu và trực quan hóa để làm bằng chứng củng cố cho quy trình, từ đó công việc được tiêu chuẩn hóa, và nhân viên có thể xác định các vấn đề ngay lập tức.

Tại Toyota, có 3 khái niệm phổ biến tuần tự là “Mura” (thiếu cân bằng), “Muri” (quá sức), “Muda” (lãng phí), hàm ý thiếu cân bằng sẽ khiến quá sức và dẫn tới lãng phí. Lãng phí sẽ khiến tăng chi phí sản xuất, vì vậy loại bỏ lãng phí là bước khởi đầu của các hoạt động Kaizen.

Yêu cầu về cải tiến, làm mới, tinh giảm sản xuất là kim chỉ nam của Keizen nhưng đôi khi cũng là gánh nặng với doanh nghiệp. Không phải mọi sự thay đồi đều đem đến kết quả nhanh chóng và hiệu quả, mọi phương pháp khi áp dụng cực đoan đều sẽ dấn tới phản ứng ngược.

Đối với Keizen ấy chính là căn bệnh thành tích ngay cả trong nội bộ doanh nghiệp. “Khi “Kaizen” (cải tiến và cắt giảm chi phí) đạt đến cực hạn thì đương nhiên sẽ dẫn tới việc làm giả báo cáo, các hành vi phi đạo đức và cuối cùng là các hành vi phạm tội.” Alberto Moel, một chuyên gia trong lĩnh vực robot giãi bày.

Vậy là mọi phươp pháp đều nên được áp dụng khoa học. Keizen là một văn hoá nên học hỏi nhưng quan trọng nhất là cách con người sử dụng nó.

Hãy cho TopCV biết suy nghĩ của bạn về phương pháp này nhé!

Tổng hợp