Phương Pháp Kaizen - Chìa Khóa Quản Trị Hiệu Quả Của Người Nhật

Người Nhật luôn được biết đến là những con người siêng năng và có kỷ luật lao động rất cao. Điều này giúp công việc của họ luôn được hoạt động đảm bảo mục tiêu đã được lên kế hoạch. Để có được thành công này, người Nhật đã áp dụng nhiều phương pháp khác nhau trong quản trị và điều hành doanh nghiệp. Một trong những phương pháp nổi bật là Kaizen. 

Hiểu đúng về phương pháp Kaizen 

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Tại Nhật Bản, Kaizen ra đời đầu tiên từ phong cách làm việc của công ty Toyota từ hơn 50 năm trước. Đến nay, hầu hết các công ty của Nhật đều thực hiện theo phương pháp Kaizen. Triết lý này không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất mà còn có thể áp dụng được trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và thậm chí là một khóa học bất kì nào đó. 

Thực hiện Kaizen giúp nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng như mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm hấp dẫn của Kaizen vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới.

Câu chuyện Toyota trong việc áp dụng Kaizen

Tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota, dù ở Nhật hay Mỹ, người ta cũng có thể thấy ý tưởng “kaizen” được áp dụng nghiêm túc và triệt để.

Điển hình như trước đây Toyota thường phải chi một khoản không nhỏ cho loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Sau đó người ta phát hiện ra: có thể tự chế tạo loại xe này từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất và lắp thêm động cơ.

Bằng cách này, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, giúp tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe. Mặc dù số tiền này không phải là lớn so với ngân sách khổng lồ của tập đoàn, tuy nhiên nó là một trong những lợi thế so với các công ty đối thủ tại Mỹ.

Ngoài ra, ở Toyota, bất cứ vấn đề nào cũng được nhìn nhận một cách nghiêm túc và giải quyết triệt để. Đó là lý do mà ngay cả khi không có quản lý,các công nhân vẫn có thể vận hành dây chuyền sản xuất hiệu quả. 

Bí quyết của Toyota ở đây chính là Kaizen – giảm lãng phí trong các khu vực như hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, đi lại của người công nhân, kỹ năng của người lao động và sản xuất dư thừa. Với hệ thống Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy luôn thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản. Bằng việc dùng giỏ nhựa để phân loại các bộ phận phụ tùng theo mẫu xe, người công nhân không mất thời gian phân loại theo đặc tính. Việc áp dụng Kaizen giúp cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng được tiêu thụ, giảm thiểu công việc trong quy trình và sự sắp xếp hàng hóa tồn kho. Do vậy, công nhân chỉ phải dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung chúng dựa trên những gì mà khách hàng đặt mua. Điều này giảm thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị giúp tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc, giảm giá thành sản phẩm.

Tại Toyota, Kaizen đã giúp hình thành nên văn hóa công ty: văn hóa ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau; sự tiết kiệm; sự bảo vệ thương hiệu của công ty; sự cố gắng hết mình cho công việc; tinh thần học hỏi lẫn nhau. Tinh thần của Kaizen cũng được thể hiện qua hai triết lý quan trọng của Toyota là “Developing People First” and “Respect for People”. 

Lợi ích của hệ thống Kaizen

Vào những năm 1980 và đầu những năm 1990, việc các công ty lớn của Nhật hướng tầm nhìn ra thế giới đã khiến họ phải luôn thay đổi để phát triển phù hợp. Từ đó, phương pháp Kaizen lại được áp dụng hiệu quả hơn hết. Hiện tại có rất nhiều công ty trên thế giới đang cố gắng áp dụng hiệu quả triết lý “Cải tiến liên tục” của người Nhật nhằm đối phó với những thách thức về môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, khó khăn kinh tế tăng lên, sự phát triển liên tục của công nghệ và các thay đổi về văn hóa – xã hội.

Kaizen thu hút và phát triển những người có khả năng sáng tạo và duy trì hiệu quả công việc cao. Việc xây dựng văn hóa Kaizen trong doanh nghiệp giúp mọi người luôn có thái độ tích cực, không ngừng học hỏi và nâng cao kỹ năng làm việc của bản thân. Từ đó thúc đẩy sự phát triển của cả tập thể, giúp họ đoàn kết hơn trong công việc. Tất cả những điều này càng tạo thêm động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết và tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.

Với các doanh nghiệp, việc xây dựng mô hình quản lý phù hợp sẽ là nền tảng cốt lõi để phát triển văn hóa công ty, thúc đẩy mọi người cùng nhau phát triển vì mục tiêu chung. Điều này tạo ra sự phát triển bền vững cho tổ chức cũng như từng thành viên trong đó. Phương pháp Kaizen không chỉ được áp dụng thành công trong các doanh nghiệp Nhật, mà nó đã được nhân rộng tới nhiều công ty khác trên thế giới. Nó cho thấy tính hiệu quả của phương pháp mà các doanh nghiệp Việt cũng nên học hỏi trong tiến trình phát triển của mình.