Kiểm Kê Hàng Tồn Kho - Tư Vấn Minh

Kiểm kê hàng tồn kho

I. KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO

CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN: “Đơn vị được kiểm toán phải thiết lập các thủ tục kiểm kê và thực hiện kiểm kê hiện vật hàng tồn kho ít nhất mội năm một lần làm cơ sở kiểm tra độ tin cậy của hệ thống kê khai thường xuyên và lập báo cáo tài chính.” (đoạn 5 VSA)

Trường hợp hàng tồn kho được xác định là trọng yếu trong BCTC thì KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách tham gia công việc kiểm kê hiện vật, trừ khi việc tham gia là không thể thực hiện được. “(đoạn 6 VSA 501)

CÔNG TÁC KIỂM KÊ

1. Kiểm kê là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán.

2. Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở cập nhật các chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy. Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệnh do một số nguyên nhân sau đây:

–         Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa…) bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp.

–         Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi…

–         Kế toán tính toán, ghi chép trên sồ sách có sai sót.

–         Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp.

3. Yêu cầu quan trọng nhất đối với kế toán là ghi chép tính toán chính xác, người bảo quản tài sản phải quản lý tốt không để tài sản hư hỏng, mất mát.

4. Về mặt tài sản, yêu cầu đó có nghĩa là số liệu về tài sản hiện còn trên sổ sách phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương ứng.

5. Trong công tác quản lý phải định kỳ kiểm tra số liệu kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu phát hiện có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh số liệu trên sổ cho phù hợp với tình hình thực tế.

6. Tác dụng của kiểm kê:

–         Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.

–         Giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng tình hình thực tế.

–         Giúp cho lãnh đạo nắm chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiện quả sử dụng vốn.

7. Phân loại kiểm kê

• Phân theo phạm vi kiểm kê

–         Phân loại theo phạm vi thì kiểm kê được chia thành 2 loại là: kiểm kê toàn diện và kiểm kê từng phần

–         Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị (bao gồm: tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, công nợ…). Loại kiểm kê này, mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.

–         Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ yêu cầu quản lý.

–         Ví dụ: khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản, khi muốn xác định chính xác một loại tài sản nào đó, khi thấy có hiện tượng mất trộm cắp ở một kho nào đó.

• Phân loại theo thời gian tiến hành:Theo cách phân loại này thì kiểm kê  được chia thành 2 loại là kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường:

–         Kiểm kê định kỳ là kiểm kê theo kỳ hạn đã quy định trước như: kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt, hàng tuần đối với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đối với sản phẩm, hàng hoá, hàng quý đối với tài sản cố định và cuối mỗi năm kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị.

–         Kiểm kê bất thường là kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn quy định.

Ví dụ: khi thay đổi người quản lý tài sản, khi có các sự cố (cháy, mất trộm) chưa xác định được thiệt hại, khi cơ quan chủ quản, tài chính

8. Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê

• Kiểm kê là công tác liên quan  đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, phòng ban…), khối lượng công việc lớn, đòi hỏi hoàn thành khẩn trương, do  đó phải  được tổ chức chặt chẽ.
• Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê hàng tồn kho.
• Công việc kiểm kê được tiến hành theo trình tự như sau:
• Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị phải thành lập ban kiểm kê, kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện nhanh chóng.
• Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp.
• Kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, tài sản cố định), tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó.
• Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót.
• Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư  hư  hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất.
• Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và của các đơn vị, có quan hệ thanh toán.
• Đối chiếu trước hết là số dư (số còn lại ở thời điểm kiểm kê) ở sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên.
• Sau khi kiểm kê:

Kết quả kiểm kê hàng tồn kho được phản ánh trên các biên bản, có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy định.

 Các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách nếu có, được báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ

Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu trên sổ sách và các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định là những chửng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sồ sách.

• Kiểm kê là công việc có tính chất “sự vụ”: cân, đo, đong, đếm… nhưng lại là công việc hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với vấn đềbảo vệ tài sản của đơn vị kinh tế.Vì vậy nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách, mà không có gì để đảm bảo tài sản của đơn vị không bị xâm phạm.
• Do đó phải tiến hành kiểm kê định kỳ và bất thường khi cần thiết và coi trọng đúng mức công tác này.

II. TẠI SAO KTV PHẢI CHỨNG KIẾN KIỂM KÊ TỒN KHO?

Theo VSA 501 thì: “Các khoản mục và sự kiện đặc biệt trong kiểm toán BCTC, thường gồm:

–         Hàng tồn kho;

–         Các khoản phải thu;

–         Các khoản đầu tư dài hạn;

–         Các vụ kiện tụng và tranh chấp;

–         Thông tin về các lĩnh vực hoặc khu địa lý.

Các khoản mục và sự kiện được xác định là đặc biệt tùy thuộc vào từng đơn vị được kiểm toán theo đánh giá của KTV. Khi được xác định là khoản mục hoặc sự kiện đặc biệt thì KTV phải tiến hành các công việc sau đây:

III. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Mọi quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị đều có ảnh hưởng trực tiếp đến Hàng –Tiền-Tài Sản.

3 quá trình chính: Mua –Sản Xuất Bán đều ảnh hưởng đến HTK

Quản lý HTK tốt là trọng tâm ảnh hưởng quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.

Hàng tồn kho là bộ phận chịu rủi ro cao nhất: Mất mát (tình trạng bảo quản), hết hàng (gián đoạn sản xuất kinh doanh), thừa hàng (lãng phí).

Hàng tồn kho thường dễ vận chuyển, có nhiều loại với đặc điểm lưu trữ và bảo quản khác nhau vì vậy đôi khi rất khó có thể thực hiện việc quan sát để đảm bảo sự tồn tại của hàng tồn kho.

Hàng tồn kho được bảo quản ở nhiều nơi, nhiều kho phân bổ ở những thành phố tỉnh thành khác nhau.

Hàng tồn kho có thể trở nên chính xác tuyệt đối trong trường hợp công nghệ cao ngay cả khi nó những hình thái vật chất cụ thể.

Hàng tồn kho kém chất phẩm chất có thể được trình bày là tốt.

Khó khăn trong việc xác định

Sự tồn tại và tính chính xác của hệ thống hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên (kê khai thường xuyên)

Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép 1 đơn vị biết được không chỉ hàng tồn kho ở thời điểm hiện tại mà còn xác định các sản phẩm cần thiết phải ghi chép, những sản phẩm không bán được trong nhiều kỳ hoặc thủ tục kiểm soát thích hợp đối với việc ghi chép đúng đắn. Nếu rủi ro kiểm soát có mức thấp và tại mức này các ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là không chính xác thì KTV có thể tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán bằng việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm .

KTV thường kiểm tra các ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để xác định:

– Bán hàng và thanh toán được phê chuẩn đã được ghi chép chính xác và đúng kỳ.

– Khi các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán được phê chuẩn mới được thực hiện.

– KTV chọn các nghiệp vụ từ sổ ghi chép nghiệp vụ theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm tra chúng theo hướng ngược lại với trình tự ghi chép để xác định có các nghiệp vụ phê chuẩn mới được ghi sổ hay không và giá trị đơn vị xuất có được tính chính xác hay không

– KTV có thể lựa chọn những khoản mục từ các chứng từ và kiểm toán theo trình tự luân chuyển của chúng để xác nhận tất cả các hóa đơn và doanh thu đều được ghi nhận chính xác và đúng kỳ.

– Thủ tục kiểm soát không kém phần quan trọng là thực hiện kiểm tra định kỳ đối với những ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên do kiểm toán nội bộ hoặc một cá nhân khác thực hiện để xác định tính chính xác, sự cần thiết phải điều chỉnh, và nguyên nhân của bất cứ khoản chênh lệch lớn nào trong các ghi chép.

– KTV nên xác định những số liệu kiểm kê và số liệu điều chỉnh đối với những ghi chép liên quan về hàng tồn kho.

– Cuối cùng KTV kiểm tra bất cứ sự điều chỉnh trọng yếu nào đối với các ghi chép theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Ví dụ: Để làm rõ vấn đề hàng tồn kho hiện nay, ta tìm hiểu những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh máy tính nổi tiếng và đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam. Đó là hãng máy tính Dell. Những khó khăn trong công tác quản lý hàng tồn kho mà hãng máy tính Dell đã gặp phải:

+ Dell được thành lập dựa trên giả thuyết về “hứa ít và đem lại nhiều” cho khách hành, nhân viên và người cung cấp. Chúng tôi cũng xây dựng uy tín của công ty, môt phần dựa trên việc chúng tôi xoay sở tốt hàng hóa tồn kho, mà điều đó dẫn tới việc cung cấp dịch vụ nhanh hơn và giúp tiết kiệm nhiều hơn cho khách hàng. Do đó, có lẽ rất kỳ lạ đối với chúng tôi khi hiểu được cú thụt lùi có ý nghĩa đầu tiên mà chúng tôi đã trải qua năm 1989 khi mà công ty có quá nhiều hàng tồn kho.

+ Vì chúng tôi đã quen với việc theo đuổi mục tiêu tăng trưởng từng đồng lãi, doanh số bán hàng của công ty tăng càng ngày càng nhiều. Một cách tự nhiên, chúng tôi coi đó là một dấu hiệu khả quan. Và để hoàn thành yêu cầu đó, tất nhiên chúng tôi phải mua các linh kiện rời – trong đó có con chíp bộ nhớ. Nhưng thay vì mua đúng số lượng cần – đủ mà ngày nay chúng tôi đang làm – chúng tôi đã mua như những kẻ say mê bất cứ con chíp nào mà chúng tôi có thể mua được.

+ Chúng tôi đã mua con chíp bộ nhớ nhiều hơn số chúng tôi cần. Và sau đó giá cả bị rớt xuống thấp. Vấn đề càng tồi tệ hơn vì chúng tôi cũng đã mua các con chíp ở vào” ngã ba đường” về mặt kỹ thuật, tức là dung lượng của chíp tăng từ 256k lên 1 Mb hầu như chỉ trong một đêm.

+ Bỗng nhiên chúng tôi bị kẹt giữa đống chíp bộ nhớ mà không ai muốn – chưa nói đến việc mà chúng tôi bỏ hàng đồng tiền. Và công ty đã bị rơi vào tình thế khó khăn về tồn kho hàng. Điều này làm giảm số tiền lãi đến mức mà công ty chỉ thu được mỗi môt xu cho mỗi một cổ phần trong một quý. Để bồi thường chúng tôi phải tăng giá sản phẩm, làm chậm lại quá trình tăng trưởng. Và chúng tôi phải hoãn lại các kế hoạch tung ra chiến dịch tại các quốc gia mới. Lần đầu tiên trong lịch sử của công ty, chúng tôi đã không cung cấp hàng. Trước sự hoài nghi choáng váng chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra là công ty đang gặp vấn đề về hàng tồn kho.

+ Hàng tồn kho là thứ tồi tệ nhất phải sở hữu trong nghành công nghiệp mà giá trị của nguyên liệu hay thông tin giảm xuống nhanh chóng. Ngày nay, điều đó có nghĩa đối với bất cứ nghành công nghiệp nào – từ máy tính tới hàng không, hay thời trang. Trong nghành công nghiệp điện tử chẳng hạn, tốc độ thay đổi công nghệ nhanh chóng có thể nhấn chìm giá trị của hàng tồn kho mà bạn đang có chỉ trong một vài này. Trong ngành công nghiệp tin, giá trị của thông tin có thể giảm đi từng giờ hoặc từng phút, thậm chí từng giây. Tất cả những kinh nghiệm này chúng tôi đều học được từ những sự việc đó. Vấn đề hàng tồn kho thực sự là một vấn đề lớn nhận thấy ngay đối với chúng tôi, buộc chúng tôi phải có những bước đi tốt hơn và tìm ra lại một trong những tòa nhà của sự thành công của công ty: giá trị và tầm quan trọng của việc quản lí hàng tồn kho. Ngoài kinh nghiệm này ra, chúng tôi còn rút ra được bài học về việc nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng hóa tồn kho không phải chỉ là một chiến lược giành được chiến thắng mà còn là sự cần thiết: nó đánh bại sự giảm sụt nhanh chóng giá trị của nguyên liệu và đòi hỏi ít tiền và rủi ro hơn. Chúng tôi cũng cam kết mạnh mẽ hơn cho việc hiểu và áp dụng kỹ năng dự đoán.

+ Qua ví dụ trên ta thấy: Vấn đề hàng tồn kho rất đơn giản nhưng cũng rất phức tạp đến kinh ngạc. Phức tạp vì có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nó mà chúng ta không kiểm soát được. Những yếu tố không thể kiểm soát gồm có: mong muốn, nhu cầu khách hàng của công ty bạn và tất cả khách hàng trên toàn bộ chuỗi cung ứng, nguồn cung ứng linh kiện và nguyên vật liệu từ nhà cung cấp của bạn và tất cả các nhà cung cấp khác trong chuỗi cung ứng, tính sẵn có của nguồn tín dụng và giá trị tiền liên quan đến lại suất, tỷ lệ lạm phát và tỷ giá. Ngay đến những yếu tố mà ta có thể kiểm soát được thì ta cũng không thể nào hoàn toàn làm chủ tất cả. Có thể kể một số yếu tố như sản lượng đầu ra hay năng suất, chất lượng và số lần giao hàng, kể cả những biến động – điều luôn có trong bất kỳ hệ thống nào.

 BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

Với những rắc rối và phức tạp của hàng tồn kho, tùy vào mội doanh nghiệp mà đưa ra biện pháp khắc phục cho phù hợp.Tuy nhiên, khi đưa ra biện pháp quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp phải chú ý tới các khía cạnh sau:

–         Lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.

–         Nơi lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa khi cần thiết.

–         Phải có đội ngũ dự báo thong tin về hàng tồn kho đáng tin cậy và có kinh nghiệm. Khi tính toán lượng tồn kho, phải dự toán được khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải thiết lập 1 niên độ dao động an toàn cho hàng tồn. Trong lúc lập kế hoạch, cần tính đến tất cả các yếu tố ảnh hưởng, biến động, thói quen và tác phong công nghiệp của các nhà cung cấp để chủ động trong kinh doanh.

–         Tránh dự trữ hàng tồn kho quá nhiều. Vì nếu dự trữ nhiều thì có thể sau này tiêu thụ không không hết hoặc sản phảm bị lỗi thời. Hơn nữa, nếu dự trữ nhiều thì phải tốn thêm chi phí lưu bãi, chi phí bảo quản….

IV. MỤC TIÊU KIỂM KÊ (KTV)

Việc chứng kiến kiểm kê nhằm mục đích:

1. Quan sát tổng quan thực địa đối tượng kiểm toán:

Chuẩn bị cho công tác quyết toán cuối năm, doanh nghiệp thường tổ chức kiểm kê hàng hoá, tài sản… Để phục vụ tốt cho công tác kiểm kê cuối năm, Kế toán .

Kiểm kê tài sản là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán. Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở cập nhật các chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy.

Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệnh do một số nguyên nhân sau đây:

–         Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa…) bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp.

–         Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi…

–         Kế toán tính toán, ghi chép trên sồ sách có sai sót.

–         Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp.

Ví dụ: hàng tồn kho được trình bày ở mục tài sản ngắn hạn trên báo cáo tài chính, thường chiếm 1 giá trị lớn, sai sót ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Những thủ tục. Mục tiêu phát hiện sai sót trong các trường hợp sau:

–         Một số mặt hàng không kiểm kê: xác định các mặt hàng không kiểm kê này thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hay không bằng cách kiểm tra đơn đặt hàng, hộp đồng, phiếu giao hàng cho những mặt hàng này nhằm xác định quyền sở hữu của doanh nghiệp tại ngày kết thúc niên độ.

–         Chứng kiến kiểm kê: thủ tục hữu hiện. Quan trọng nhằm cung cấp bằng chứng tin cậy về tính hiện hữu, đầy đủ của hàng tồn kho. Nếu hàng tồn kho xác định là trọng yếu thì việc tham gia, chứng kiến có thể thực hiện, quan sát kiểm kê và chọn mẫu trực tiếp để kiểm kê

–         Đối chiếu biên bản kiểm kê của kiểm toán và biên bản của đơn vị nhằm phát hiện sai lệch.

–         Những lô hàng mua vào ngày kết thúc niên độ được kiểm kê nhưng không ghi sổ kế toán, cái này cần kiểm tra việc chia cắt niên độ ghi nhận hàng tồn kho của đơn vị

–         Kiểm tra hóa đơn và điều khoản trong hợp đồng: nếu hợp đồng ghi quyền sở hữu hàng hóa là ngày ghi trên hóa đơn thì được ghi sổ kế toán và kiểm kê. (ngày nay có thể trước hoặc sau ngày kết thúc niên độ tùy theo ngày trên hóa đơn để KTV xác định số lượng tồn kho trên sổ sách và thực tế tại ngày kết thúc niên độ và được kiểm kê)

–         Kiểm tra các sổ chi tiết, chứng từ gốc, biên bản kiểm kê năm trước để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng thực sự phát sinh và ghi chép đầy đủ và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

–         Hàng tồn kho giữ hộ có thể tính chung vào hàng tồn kho của doanh nghiệp KTV có thể gửi thư xác nhận đến các doanh nghiệp gửi hàng để xác nhận hàng hóa này không thuộc quyền sở hữ của doanh nghiệp, không tính vào tồn kho của doanh nghiệp.

–         Việc xác định hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và do vậy ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm.

–         Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn và phức tạp hóa hơn các tài sản khác, có rất nhiều khoản mục hàng tồn kho rất khó phân loại và định giá chẳng hạn như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng dở dang, hay các tác phẩm nghệ thuật hoặc kim khí, đá quý…

2. Theo dõi tài sản hữu hình hiện hữu trên thực tế.

–         Để kiểm tra sự hiện hữu hàng tồn kho có hiệu quả cao nhất là kiểm kê vật chất hàng tồn kho vào cuối năm. Những thủ tục thế này thường được thực hiện với những khách hàng nhỏ có sử dụng phương pháp quản lí hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ hoặc ở những đơn vị kê khai hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nhưng cách ghi chép về hàng tồn kho lại không đủ sự tin cậy hoặc hoặc có những minh chứng về sự rủi ro khác vì vậy. Kiểm toán cần dựa trên cơ sở đánh giá rủi ro đối với công ty khách hàng và số dư tài khoản phải thu để xem có nên sử dụng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho cuối năm, kiểm toán viên nên: – Quan sát về quá trình kiểm kê hàng tồn để xác định tính chính xác. – Thực hiện thủ tục để tìm dấu vết trong tài liệu hàng tồn kho, thực hiện kiểm tra độc lập các số liệu, tìm kiếm bằng chứng về hàng tồn kho luân chuyển chậm.

–         Gặp gỡ khách hàng và thảo luận về các thủ tục, thời gian, địa điểm và các cá nhân liên quan.

–         Kiểm tra các kế hoạch công ty khách hàng về kiểm kê và gắn nhãn hàng tồn.

–         Kiểm tra hàng tồn kho – thực hiện thủ tục đối với tất cả các cá nhân kiểm toán. Tập hợp chúng theo nôi dung của hàng tồn kho công ty, các sai phạm tiềm tàng, ghi nhận các khoản mục tồn kho và có giá trị lớn, các khoản mục lỗi thời đúng đắn và hiểu được các sai phạm tiềm tàng xảy ra trong kiểm kê kho.

–         Xác định có cần thiết sử dụng các ý kiến chuyên gia để xác định, kiểm tra hoặc trợ giúp trong xác định các khoản mục tồn kho.

–         Thực hiện tuần tự đúng công đoạn: – Gặp gỡ nhân viên và thu thập hồ sơ – Thu thập danh sách nhãn hàng tồn kho – Quan sát thủ tục mà khách hàng đã giao dịch – Quan sát về công việc khách hàng đã kết thúc quá trình sản xuất – thu thập tài liệu về các lần chuyển giao hàng cuối cùng và hóa đơn khi thực hiện kiểm kê hàng tồn.

–         Quan sát việc kiểm kê hàng tồn kho và ghi lại các vấn đề: Đếm số lượng và xác định thứ tự nhãn hàng hóa, dố đầu tiên và cuối cùng của nhãn hàng tồn, thực tế và kỹ thuật kiểm tra và ghi lại dấu hiệu nhận dạng, các khoản mục tồn kho lỗi thời hoặc có vấn đề về giá trị, các khoản mục tồn kho có giá trị lớn, việc chuyển hàng hóa ra hoặc vào công ty trong quá trình kiểm kê.

–         Trình bày trên tài liệu kết luận về chất lượng quá trình kiểm kê hàng tồn kho của công ty khách hàng, những chú ý về bất cứ chi tiết nào trong kiểm toán. Xác định xem số liệu kiểm kê có đủ phản ánh đúng đắn hàng hóa trong kho và cuối năm hay không.

3. Phát hiện những hưu hỏng, mất mát, lỗi thời, giảm giá, chậm luân chuyển… của tồn kho.

4. Phát hiện tình trạng nhà kho, cho thuê kho, mượn kho, ngưng sản xuất, hàng giữ hộ, hàng ký gởi, công tác PCCC, đặc tính kỹ thuật… của tồn kho đơn vị.

5. Phát hiện cơ hội tư vấn hoàn thiện, tái cấu trúc…

V. MỘT SỐ CHUẨN BỊ KHI – KTV ĐI CHỨNG KIẾN KIỂM KÊ

Ktv phải cân nhắc đến HTKSNB về kho. (phương pháp cân đong đo đếm, NXT, xem sổ kho thẻ kho).

–         Kiểm toán viên có thể thực hiện “kiểm tra từ đầu đến cuối” các khu vực hàng tồn kho, ghi chú trên giấy làm việc các con số gắn nhãn hàng tồn kho đầu tiên và cuối cùng cũng như là những số gắn nhãn hàng không được sử dụng. Đồng thời kiểm toán viên cũng thực hiện các công việc sau đây:

–         Thực hiện kiểm tra số lượng các khoản mục hàng tồn kho đã lựa chọn và ghi lại các số liệu kiểm tra phục vụ cho tìm kiếm các sai phạm trên tài liệu ghi chép hàng tồn kho của công ty khách hàng;

–         Thực hiện ghi chú tất cả các khoản mục hàng tồn kho bị lỗi thời hoặc nghi vấn về giá trị. Tiếp đến, kiểm toán viên có thể thực hiện phỏng vấn nhân viên của khách hàng;

–         Quan sát việc thu hồi phế liệu và các loại nguyên vật liệu khác;

–         Quan sát xen có bất kỳ việc di chuyển hàng hóa trong quá trình kiểm tra hàng tồn kho không;

–         Ghi giảm tất cả những khoản mục có giá trị lớn từ các dấu hiệu được phát hiện trong những ghi chép của khách hàng về hàng tồn kho.

–         Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, kiểm toán viên có thể gặp phải những tình huống tạo ra khó khăn trong quá trình thực hiện trong việc. Chẳng hạn, công ty có nhiều kho bảo quản hàng hóa, trường hợp này kiểm toán viên phải xác định kho hàng nào để đến quan sát. Các phương pháp chọn mẫu thường sẽ được sử dụng nhưng thời gian và chi phí có thể ảnh hưởng tới các sự lựa chọn của kiểm toán viên. Cũng cần phải lưu ý là kiểm toán viên đang quan sát hàng tồn kho bỏi vì có rủi ro cao đối với việc trình bày sai lệch khoản mục này bởi vậy đối tượng bảo quản ở mỗi kho hàng mà kiểm toán viên quan sát không đảm bảo quá trình quan sát mang tính đại diện. Điều này cũng có nghãi là suy rộng kiểm kê ra các kho hàng khác chỉ phù hợp cho những kho hàng có điều kiện như nhau. Trường hợp ngược lại, kiểm toán viên sẽ phải quan sát thêm những kho hàng khác ít nhất cũng phải thực hiện thủ tục khác.

Nơi lưu hàng tồn kho và ý nghĩa của tồn kho tại nơi đó (căn nhắc đến vận trù, công thái học, an ninh…) Khi mà hàng tồn kho của khách hàng được lưu trữ ở môt công ty cho thuê kho hoặc bên thứ ba nào đó (chẳng hạn như hàng gửi bán hoặc ký gửi, hàng đã mua nhưng chưa được vận chuyển) thì kiểm toán viên nên thu thập các bằng chứng về sự hiện hữu của hàng tồn kho đó bằng việc liên hệ trực tiếp với người giữ hàng hóa. Nếu số lượng hàng hóa không quá lơn hoặc không chiếm tỷ lệ trọng nhiều trong tổng số tài sản của đơn vị thì chỉ cần thu thập bằng chứng kiểu xác nhận là đủ. Còn trong trường hợp ngược lại thì kiểm toán viên cần thực hiện bổ sung một số thủ tục sau:

Những rủi ro tiềm tàng liên quan đến tồn kho này.

–         Cũng có nhiều đơn vị thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng năm không phải vào dịp cuối năm mà thực hiện vào thời điểm trước ngày kết thúc năm. Điều này có thể chấp nhận được đối với khách hàng nhất định. Thông thường kiểm toán viên sẽ quan sát hàng tồn kho trong những cuộc kiểm kê như thế này.

–         Rủi ro kiểm toán đối với khoản mục hàng tồn kho là không cao;

–         Kiểm toán viên có thể kiểm tra một cách hiệu quả số dư cuối năm từ việc kết hợp kỹ thuật so sánh và thủ tục kiểm tra các nghiệp vụ lựa chọn giữa thời điểm kiểm kê và thời điểm kết thúc năm.

–         Kiểm toán viên kiểm tra các nghiệp vụ trước ngày kết thúc năm tìm bằng chứng về bất cứ sự sai phạm hoặc hoạt động bất thường nào.

Hoạt động kiểm soát tồn kho của khách hàng (có không? Hiệu lực, thực chất? Có được hồ sơ hóa và công bố đến các nhân sự có trách nhiệm không?).

Cân nhắc khả năng huy động chuyên gia đi cùng.

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

–         Cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính;

–         Chia tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;

–         Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;

–         Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

–         Đánh giá lại tài sản theo quyết định của CQNN có thẩm quyền;

–         Các trường hợp khác theo quyết định của pháp luật.

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC.