Người Phát Ngôn Là Gì? Nhiệm Vụ, Vai Trò Của ... - Luật Hùng Sơn

Người phát ngôn là gì? Vai trò của những người đại diện phát ngôn của doanh nghiệp? Quy định về nghề phát ngôn trên toàn thế giới như thế nào? Phát ngôn cho doanh nghiệp? Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Người phát ngôn là gì?
2. Người phát ngôn tiếng anh là gì?
3. Nhiệm vụ, vai trò của người phát ngôn của doanh nghiệp
4. Quy định về người phát ngôn

Người phát ngôn là gì?

Người phát ngôn hay còn được gọi là Phát ngôn viên. Họ là những người đại diện cho 1 cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp; được nhân danh cá nhân hoặc tổ chức đó phát ngôn và cung cấp thông tin cho đội ngũ báo chí và các đối tượng có liên quan. Họ sẽ nêu ra quan điểm, lập trường chính thức của các cá nhân hay tổ chức về những vấn đề liên quan; tổ chức mọi cuộc họp báo; chủ trì việc theo dõi, tổng hợp dư luận báo chí liên quan tới cá nhân và tổ chức đó. Những người phát ngôn là 1 loại chức danh hiện đang rất phổ biến trong các bộ, ngành, chính phủ ở nhiều nước trên thế giới.

Với những phương tiện thông tin hiện đại và nhạy cảm trên thế giới như ngày nay, rất nhiều tổ chức cá nhân sử dụng các chuyên gia được đào tạo chuyên nghiệp bài bản về báo chí, truyền thông, quan hệ công chúng và quan hệ công với vai trò là Người phát ngôn. Công việc này của họ đảm bảo rằng thông tin của mình được công bố trong bối cảnh phù hợp nhất và thông qua những kênh thích hợp nhất để có thể tối đa hóa lợi ích, và giảm thiểu tác động của những thông tin không thuận lợi.

Người phát ngôn tiếng anh là gì?

Người phát ngôn trong tiếng Anh là “Spokesperson”.

Nhiệm vụ, vai trò của người phát ngôn của doanh nghiệp

Nhiệm vụ chính của những người phát ngôn doanh nghiệp đó là xây dựng và thực hiện chiến lược đối thoại đối với cộng đồng và khách hàng để phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp. Đây chính là điều kiện đủ trong quá trình phát triển của một thương hiệu hoàn chỉnh. Phát ngôn cũng đã trở thành 1 nghề nghiệp chuyên môn, 1 công việc không thể thiếu của công tác quan hệ công chúng. Những niờ phát ngôn giữ 1 vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh của các doanh nghiệp trước công chúng. Với doanh nghiệp lớn, việc phát ngôn sẽ được giao hẳn cho 1 người làm phát ngôn viên. Với doanh nghiệp nhỏ, giám đốc hoặc trưởng phòng có thể kiêm luôn nhiệm vụ của một phát ngôn viên.

Ở những công ty lớn, công việc phát ngôn thường được đưa cho một người phụ trách, tuy nhiên ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, giám đốc thường kiêm luôn nhiệm vụ đó. Việc giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện công việc phát ngôn có rất nhiều thuận lợi vì hơn ai hết, chủ doanh nghiệp hiểu rõ nhất mong muốn của mình trong việc đại diện cho thương hiệu. Hơn nữa, khủng hoảng thương hiệu cũng là chuyện có thể xảy ra với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Do vậy, các doanh nghiệp nên có các chiến lược phòng ngừa. Sai lầm lớn nhất của một số doanh nghiệp khi bị khủng hoảng đó là giữ thái độ im lặng, né tránh báo chí hay chỉ cung cấp thông tin chung chung, vòng vo. Thậm tệ là không có 1 người phát ngôn chính thức cho các sự cố đặc biệt này. Theo đó, thương hiệu càng nổi tiếng thì càng được nhiều người quan tâm tới. Vì vậy, khi khủng hoảng xảy ra, báo chí sẽ đặc biệt quan tâm để có thể cung cấp thông tin cho xã hội. Có nhiều câu hỏi, gián tiếp hay trực tiếp đặt ra cho các giám đốc doanh nghiệp. Những câu trả lời vội vàng, hàm chứa sự bất ổn trước báo chí cũng chính là con đường nhanh nhất làm mất uy tín của thương hiệu.

Trong trường hợp có người phụ trách phát ngôn 1 cách chuyên nghiệp, mọi thông tin đối thoại đối với công chúng sẽ được lập trình sẵn. Các câu trả lời vội vàng, chứa đựng sự bất ổn trước báo chí sẽ là khiến uy tín của thương hiệu mất nhanh chóng nhất. Nếu như có người phụ trách phát ngôn 1 cách chuyên nghiệp, toàn bộ thông tin đối thoại với công chúng sẽ được lập trình theo 1 chiến lược đầy đủ và rõ ràng. Lúc này, người phát ngôn sẽ là những người gác cổng thông tin để giúp quá trình đối thoại của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. VÌ vậy, người phát ngôn chính là người đại diện cho doanh nghiệp, là cầu nối giữa doanh nghiệp với các cơ quan thông tấn và báo chí.

Quy định về người phát ngôn

Như đã đề cập ở trên, những người phát ngôn là người đại diện cho doanh nghiệp, là cầu nối giữa doanh nghiệp với các cơ quan thông tấn và báo chí. Để hoàn thành tốt vai trò này, những người làm công việc phát ngôn cần phải được huấn luyện thực hành các kỹ năng quan trọng sau đây:

Biết thiết lập các mối quan hệ

Doanh nghiệp hoạt động luôn có mối quan hệ mật thiết với cộng đồng. Những người phát ngôn cần có kỹ năng thiết lập mối quan hệ – từ bên trong với những đồng nghiệp tới bên ngoài với báo chí, ngành dọc, chính quyền địa phương…, toàn bộ nhằm giúp việc kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả.

Biết viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt

Nhiều bản thông cáo báo chí gửi tới phóng viên giống như 1 bản quảng cáo, thậm chí còn sai lỗi chính tả tiếng Việt. Chính điều này gây bất lợi, bởi các nhà báo cần thông tin là để có thể viết 1 bài báo có nội dung, có chiều sâu chứ không phải các dòng quảng cáo sản phẩm, dịch vụ.

Biết quan tâm tới phong thái của mình

Rất nhiều người phát ngôn là đại diện cho hình ảnh của thương hiệu, từng lời nói, cử chỉ và hành động đều được khách hàng và công chúng chú ý tới. Bởi vậy, mọi người cần luôn ý thức rằng từng hành động của mình chính là hành động của thương hiệu. Những người phát ngôn cần đầu tư cho cả hình thức bên ngoài lẫn tính cách bên trong của mình.

Có kỹ năng nói tiếng Việt tốt

Biết nhiều ngoại ngữ là 1 lợi thế, những người phát ngôn cần chắc chắn rằng mình có đầy đủ khả năng diễn đạt rõ ràng bằng tiếng Việt và có thể tóm tắt toàn bộ những điều mình muốn nói trong 1 thời gian nhất định. Cần phải biết trả lời phỏng vấn, biết phát biểu trước đám đông và phải tự tin khi đứng trước ống kính truyền hình.

Biết nói “thật nhưng không đủ”

Những người phát ngôn là người biết nói thật. Toàn bộ lời nói quá (mang tính quảng cáo) của những người phát ngôn có thể làm tổn hại tới thương hiệu. Tuy nhiên, không phải toàn bộ những chuyện có thật của doanh nghiệp cũng có thể phát ngôn. Vì vậy, hãy nói thật nhưng đừng bao giờ nói hết mọi thứ.

Nói chung, kỹ năng chuyên nghiệp của phát ngôn viên sẽ hình thành khi thực hành. Bởi vậy, hãy chủ động tập dợt từ cách đi đứng, lựa chọn trang phục tới từng câu nói của mình.

Qua bài viết này, chắc hẳn các bạn đã biết người phát ngôn là gì? Những quy định có liên quan tới người phát ngôn như thế nào? Hy vọng thông tin này hữu ích cho các bạn!

5/5 - (1 bình chọn)