PR Là Gì ? 7 Bước Xây Dựng Chiến Lược PR Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Hiện nay, trên các trang báo điện tử hay trên một số diễn đàn, trên mạng xã hội, từ “PR” được đề cập đến khá nhiều và phổ biến. Một số người làm trong nghề báo chí, truyền thông hay các doanh nghiệp, sinh viên chuyên ngành quan hệ công chúng đều biết đến ý nghĩa của nó. Tuy nhiên, một số người ít tiếp xúc với mạng xã hội thì cụm từ này lại khá xa lạ. Ngay bây giờ, Hapodigital xin chia sẻ để bạn có thể hiểu đúng, hiểu rõ “PR là gì ? ” và chỉ ra  ” 7 bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp“. Hãy cùng tìm hiểu nào.

1. PR là gì ? 
   1. Phân biệt giữa PR và quảng cáo
   2. Chức năng của PR
   3. Ưu và nhược điểm của PR
   4. Ý nghĩa của hoạt động PR: 
   5. Giới thiệu 3 kiểu bài PR được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất hiện nay
   6. Dạng bài PR phản ánh
   7. Dạng bài PR quảng cáo (Editorial)
2. 7 bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp
   1. Bước 1: Phân tích tình hình
   2. Bước 2: Xác định mục tiêu
   3. Bước 3: Tìm hiểu công chúng
   4. Bước 4: Xác định thông điệp 
   5. Bước 5: Thiết kế chiến lược và chiến thuật
   6. Bước 6: Xác định khung thời gian và cân nhắc nguồn lực
   7. Bước 7: Đánh giá và đo lường chiến lược PR

PR là gì ? 

PR là viết tắt của Public Relations được hiểu là quan hệ công chúng. Rất nhiều người Việt hiểu nhầm PR có nghĩa là một cách thức quảng cáo hay bán hàng trực tiếp nhưng thực chất PR là chiến lược truyền thông được các cá nhân, công ty tổ chức để xây dựng mối quan hệ có lợi với công chúng.

Những người làm PR sẽ có trách nghiệm phác thảo, triển khai một kế hoạch truyền thông và sử dụng các phương tiện truyền thông hoặc những phương tiện trực tiếp/ gián tiếp khác để xây dựng hình ảnh, duy trì hình ảnh thương hiệu một cách tích cực và mối quan hệ mạnh mẽ với đối tượng mục tiêu đã được đề ra trong kế hoạch của họ.

Tham khảo thêm: Dịch vụ viết bài PR uy tín – giá rẻ

Phân biệt giữa PR và quảng cáo

Thông qua những chia sẻ nêu trên chắc hẳn bạn đã hiểu được phần nào về PR . Vậy PR khác quảng cáo ở những điểm nào mà nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai khái niệm này ? 

• PR: là việc tìm kiếm và xây dựng phát triển mối quan hệ giữa các cá nhân, các doanh nghiệp với cộng đồng. PR giúp tạo nên lợi ích cho hai bên. PR bao gồm nhiều hoạt động cụ thể như: PR nội bộ, quan hệ đoàn thể, quản trị báo chí truyền thông, xây dựng và phát triển thương hiệu, chăm sóc khách hàng, trách nhiệm xã hội và xử lý khủng hoảng.

• Quảng cáo: là hình thức tuyên truyền, quảng bá nhằm đi tới mục tiêu chính đó là giới thiệu thông tin của sản phẩm dịch vụ, giới thiệu thương hiệu hay những ý tưởng, công trình nghiên cứu tới  khách hàng mục tiêu nhằm tạo nên hành vi và thói quen cho khách hàng. Từ đó kêu gọi hành động từ phía khách hàng bằng thông điệp để thúc đẩy hành vi mua hàng.

Chức năng của PR

• Các chức năng quản lý quan hệ công chúng và các cơ quan quan hệ công chúng bao gồm:
• Dự đoán, phân tích và giải thích dư luận cùng thái độ của công chúng đối với thương hiệu/ sản phẩm
• Soạn thảo các chiến lược sử dụng phương tiện truyền thông miễn phí hoặc có trả phí để tác động đến công chúng.
• Soạn thảo các chiến lược để hỗ trợ tất cả các chiến dịch của thương hiệu và bước chuyển mới thông qua nội dung biên tập.
• Viết, phân phối thông cáo báo chí.
• Xây dựng kế hoạch và thực hiện các event nhằm tiếp cận cộng đồng và truyền thông.
• Viết nội dung cho web (trang web nội bộ và trang web bên ngoài).
• Phát triển chiến lược xử lý khủng hoảng quan hệ công chúng.
• Trả lời các đánh giá công khai trên các trang web truyền thông xã hội và xử lý sự hiện diện truyền thông xã hội của thương hiệu 
• Tư vấn cho các nhân viên của các tổ chức có liên quan đến quá trình hoạt động, các chính sách, trách nhiệm của tổ chức và trách nhiệm của họ.
• Làm việc với chính phủ và các cơ quan lập pháp thay mặt cho tổ chức.
• Đối phó với các nhóm công chúng và các tổ chức khác liên quan đến các chính sách xã hội và các chính sách khác của tổ chức cũng như pháp luật của chính phủ.
• Xử lý quan hệ với nhà đầu tư

XEM THÊM: 4 yếu tố tác động đến hành vi người tiêu dùng

Ưu và nhược điểm của PR

• Ưu điểm: 

Độ tin cậy: Công chúng tin tưởng vào thông điệp đến từ bên thứ ba đáng tin hơn là tin vào nội dung được quảng cáo.

Phạm vi tiếp cận: Một chiến lược PR tốt có thể thu hút nhiều cơ quan báo chí khác, đưa ra nội dung cho một lượng lớn khán giả.

Hiệu quả chi phí: PR là một kỹ thuật hiệu quả về mặt chi phí để tiếp cận đối tượng lớn so với khuyến mãi có trả tiền.

• Nhược điểm: 

Không kiểm soát trực tiếp: Không giống như phương tiện thanh toán, PR không thể kiểm soát trực tiếp đối với những nội dung được phân phối thông qua phương tiện kiếm được. Đây là rủi ro rất lớn của việc đầu tư vào quan hệ công chúng.

Khó đo lường thành công: Rất khó để đo lường và đánh giá hiệu quả của một chiến dịch PR.

Không có kết quả được đảm bảo: Khi doanh nghiệp xuất bản một thông cáo báo chí sẽ không được đảm bảo vì thương hiệu không trả tiền cho nó, các phương tiện truyền thông chỉ xuất bản nếu cảm thấy rằng nó sẽ thu hút đối tượng mục tiêu.

Ý nghĩa của hoạt động PR: 

Với sự phát triển của công nghệ, việc doanh nghiệp tận dụng PR trong quá trình phát triển thương hiệu là một trong những nhân tố vô cùng quan trọng của bất kỳ tổ chức nào, phải kể đến 3 vai trò quan trọng thiết yếu sau:

Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Khách hàng sẽ biết về một thương hiệu khi thương hiệu đó được truyền thông qua một phương tiện từ bên thứ ba. Một chiến lược PR tốt sẽ giúp thương hiệu xây dựng hình ảnh của mình theo cách doanh nghiệp muốn. 

Quảng bá giá trị thương hiệu: PR được sử dụng để truyền đi những thông điệp tích cực, phù hợp với giá trị của thương hiệu cũng như hình ảnh của thương hiệu đó. Điều này rất tuyệt khi xây dựng danh tiếng cho thương hiệu.

Tăng cường quan hệ cộng đồng: Các chiến lược PR được sử dụng để truyền tải đi rằng thương hiệu cũng là một phần của xã hội như đối tượng mục tiêu. Điều này xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hình ảnh của thương hiệu với công chúng.

Giới thiệu 3 kiểu bài PR được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất hiện nay

Dạng bài PR phóng sự

Bài PR phóng sự sử dụng kết cấu hình tháp ngược và kết cấu hình chữ nhật cho bài viết của mình. Ưu điểm khi sử dụng kết cấu kiểu bài cho các PR phóng sự là thông tin sẽ được cân bằng so với đề tài bài viết đang triển khai. Áp dụng theo những kết cấu trên cho các bài PR phóng sự sẽ mang lại chất lượng nội dung cao.

Sau phần sapo bài cần triển khai nội dung thông tin cụ thể. Tại đây, các chỉ dẫn, thông tin tư vấn sẽ phản ánh một điều gì đó ví dụ như một khu du lịch đầy đủ tiện nghi hay một trải nghiệm mua sắm thu hút. Tổng thể bài PR dưới dạng phóng sự này cung cấp thông tin cho người dùng ở nhiều khía cạnh khác nhau.

– Về cấu trúc câu: Câu văn sử dụng rất đa dạng, phong phú và không hề tạo cảm giác đơn điệu hay có khuôn mẫu như trong một số thể loại khác. Nếu trong bài SEO người ta thường gặp duy nhất một kiểu viết thì trong phóng sự có mặt tất cả các kiểu câu như là: câu cảm thán câu, câu hỏi, câu trần thuật, câu cầu khiến…

– Về từ vựng: Từ vựng của bài phóng sự PR giàu tính biểu cảm. Gắn liền với việc sử dụng lối nói giàu hình ảnh với các từ ngữ in đậm dấu ấn cá nhân vì mang lại sự sinh động và sự hấp dẫn, phần nào tạo được ấn tượng đối người quan tâm đến sản phẩm, với người đọc.

– Về các biện pháp tu từ: Sử dụng linh hoạt các biện pháp tu từ như so sánh, ẩn dụ, thành ngữ, tục ngữ, và cả nghệ thuật chơi chữ

Dạng bài PR phản ánh

Cũng như các bài phóng sự PR, dạng bài PR phản ánh cũng được viết theo hai kiểu cấu trúc: hình tháp ngược và hình chữ nhật. Ngôn ngữ trong thể loại phản ánh là sự giao thoa giữa tính khách quan trực tiếp với tính logic chặt chẽ.

– Về cấu trúc câu: Câu ngắn, sử dụng cấu trúc câu chủ ngữ – động từ – tân ngữ.

XEM THÊM: 6 giải pháp marketing online hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ

– Về từ vựng: Đối với thể loại này, từ vựng được dùng rất sắc bén, mang tính chất khách quan cao.

– Về các biện pháp tu từ: Thể loại bài phản ánh sử dụng các biện pháp tu từ ít hơn so với thể loại phóng sự hay dạng bài editorial. Do tính chất phải phản ánh sự việc một cách khách quan nhất nên hầu hết các bài phản ánh cần hạn chế sử dụng các biện pháp tu từ như là ẩn dụ, nói giảm, nói tránh, hay là chơi chữ… Tuy nhiên ở một mức độ nào đó thì các bài PR loại này cũng đã vận dụng tốt các biện pháp tu từ trong khả năng cho phép để xây dựng một bài phản ánh PR đạt hiệu quả truyền thông cao.

Dạng bài PR quảng cáo (Editorial)

Với dạng bài này, kết cấu chủ yếu là kết cấu hình chữ nhật. Đây là dạng bài quảng cáo nên việc phân bố thông tin đều và đầy đủ cho bài viết là đặc biệt quan trọng. Khi viết dạng bài này, tác giả không đặt nặng vấn đề PR sản phẩm mà chủ yếu là đưa đến những thông tin đánh trúng tâm lý người đọc: họ mong muốn điều gì, họ thích gì, họ cần gì. Kết cấu này, sử dụng với dạng bài editorial thực sự làm tăng hiệu quả của bài viết. Nó giúp người đọc định hình được tất cả thông tin bài viết đưa ra. Mọi thông tin trong bài viết đều quan trọng như nhau.

Ngôn ngữ của dạng bài này cần trau chuốt, hấp dẫn hơn rất nhiều so với các dạng bài khác. Đây là dạng viết bài PR khó viết nhất vì đòi hỏi người viết phải hiểu thật rõ về sản phẩm, dịch vụ của công ty cũng như nắm bắt được tâm lý người đọc.

7 bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích tình hình

Đây là bước đầu tiên cũng là bước đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng chiến lược PR hiệu quả. Có không ít những người làm PR bỏ qua hoặc không phân tích, nghiên cứu kỹ ở bước này. Phân tích tình hình giúp nắm bắt cũng như hiểu rõ được tình hình hiện tại để có thể xây dựng nên một chiến lược PR hiệu quả, đáng tin cậy, đáp ứng được những mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp.

Ở bước này, bạn cần thu thập tổng quan thông tin thị trường qua việc phân tích theo mô hình PEST. Mô hình này bao gồm các yếu tố về Chính trị (P), Kinh tế (E), Công nghệ (T), Xã hội (S) tác động đến môi trường kinh doanh, hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

Mặc dù đây là những yếu tố môi trường mang tính vĩ mô nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến việc quản lý chiến lược của doanh nghiệp, đặc biệt đối với những doanh nghiệp đầu tư, mở rộng ảnh hưởng ở một khu vực, quốc gia mới hay trong một bối cảnh, giai đoạn phát triển mới. 

Thêm vào đó, doanh nghiệp cần vận dụng thêm mô hình SWOT để phân tích tình trạng doanh nghiệp. 

Hai mô hình PEST và SWOT sẽ bổ trợ cho nhau, giúp cho tổ chức, doanh nghiệp có một cái nhìn toàn cảnh nhất về môi trường kinh doanh. Từ đó có thể đưa ra được những đánh giá về tình hình để trả lời cho câu hỏi “Những vấn đề đặt ra cho hoạt động PR là gì?”

Bước 2: Xác định mục tiêu

Khi xây dựng chiến lược PR, doanh nghiệp cần phải vạch ra mục tiêu cụ thể cho những gì muốn đạt được. Ba cấp độ mục tiêu của chiến lược PR mà tổ chức, doanh nghiệp cần hướng tới : 

• Nâng cao hoặc thay đổi nhận thức của công chúng về một vấn đề nào đó.
• Xây dựng thái độ, ý kiến của công chúng.
• Nỗ lực trong hoạt động thúc đẩy hành vi.

Bằng cách xác định mục tiêu, doanh nghiệp sẽ có định hướng rõ ràng tới chiến lược PR của mình, góp phần tối đa hóa sự thành công của các hoạt động PR.

Bước 3: Tìm hiểu công chúng

Những câu hỏi mà bạn cần đặt ra khi xác định chân dung công chúng mục tiêu của doanh nghiệp mình: Tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần giao tiếp và gây ảnh hưởng tới nhóm công chúng nào ? Họ muốn nghe những gì? Điều kích thích họ thay đổi nhận thức và hành động là gì ? 

Công chúng mục tiêu là các cá nhân, nhóm hay là cộng đồng có ảnh hưởng và quyền ra quyết định đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.  Sau khi xác định được đối tượng mục tiêu, bạn hãy nghiên cứu về hành vi của họ. Bằng cách xác định đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách giao tiếp của mình cho phù hợp với hành vi của công chúng và do đó giúp tăng hiệu quả của chiến lược PR.

XEM THÊM: 11 Cách xây dựng thương hiệu tối ưu nhất bạn nên nắm rõ

Bước 4: Xác định thông điệp 

Thông điệp nào bạn muốn công chúng mục tiêu của mình nghe và ghi nhớ? Nó là một phần quan trọng của chiến lược PR vì có thể định hình nội dung chương trình PR của doanh nghiệp. Thông điệp cần đáng tin cậy, dễ hiểu nhằm thúc đẩy các chương trình hoạt động khác.

Để xác định thông điệp, tổ chức có thể tuân theo 4 bước trong quy trình sau:

• Tập hợp lại những quan điểm và thái độ hiện có của công chúng
• Xác định nội dung có thể thay đổi từ những quan điểm đó
• Nhận diện những yếu tố mang tính thuyết phục
• Đảm bảo rằng các thông điệp đó đều đáng tin cậy và có thể truyền tải thông qua hoạt động PR

Bước 5: Thiết kế chiến lược và chiến thuật

Việc lập kế hoạch thôi là chưa đủ mà còn cần xem xét, tìm cách tiếp cận với mục tiêu. Trong đó, chiến lược là cách thức để tổ chức thực hiện các mục tiêu đã vạch ra, còn chiến thuật là những hoạt động cụ thể sẽ phải thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.

Cần chú ý loại bỏ các hoạt động chiến thuật mà không hỗ trợ cho chiến lược, có sự liên kết chặt chẽ giữa chiến thuật với chiến lược và chiến lược với mục tiêu. Cần phải thử nghiệm các chiến thuật để đảm bảo tính hiệu quả của nó. Trong trường hợp cần phải thay đổi thì xem xét nên thay đổi chiến thuật trước khi quyết định thay đổi chiến lược.

Bước 6: Xác định khung thời gian và cân nhắc nguồn lực

Xác định khung thời gian cụ thể nhằm đảm bảo cho chiến dịch PR diễn ra đúng tiến độ và có sự liên kết, phối hợp tốt giữa các bộ phận, các khâu công việc và các cá nhân với nhau.

Khi xác định khung thời gian, cần chú ý tới hai yếu tố đó là deadline của các công việc và nhân sự cần để hoàn thành từng công việc. Để đảm bảo từng công việc được hoàn thành trước deadline, cần phải xác định rõ tất cả những công việc riêng lẻ cần thực hiện, phân công nhân lực và thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc. Bên cạnh đó cũng phải có thời gian dự trữ cho từng khâu để chủ động trong việc điều hành.

Phân bổ ngân sách hợp lý trong ngân sách Marketing của doanh nghiệp mà vẫn phải phù hợp với các mục tiêu của chiến lược PR cũng là một điều vô cùng quan trọng. Bạn cần xây dựng kế hoạch ngân sách cụ thể để có thể triển khai các hoạt động PR như chi phí trang thiết bị, chi phí thuê không gian, phương tiện đi lại, hình ảnh, tài liệu…

Bước 7: Đánh giá và đo lường chiến lược PR

Bước cuối cùng nhưng đặc biệt quan trọng là đánh giá và đo lường chiến lược PR. Việc đánh giá là một quá trình diễn ra theo kế hoạch đề ra giúp xác định được hiệu quả công việc, xác định những thành công hay thất bại, giúp cho việc sử dụng ngân sách cách được hiệu quả trên cơ sở tập trung vào những công việc được ưu tiên. Đồng thời, bước đánh giá giúp cho doanh nghiệp nhận diện và loại bỏ các mục tiêu không phù hợp.

Đo lường sự thành công của chiến lược PR là một việc làm quan trọng. Tổ chức có thể tạo ra các công cụ đo lường của riêng mình hoặc đặt ra các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến những gì mình muốn đạt được. Tổ chức cũng có thể xem có đạt được mục tiêu trong khung thời gian đã định hay không để đo lường thành công của mình. Bằng cách theo dõi kết quả của mình, tổ chức có thể đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động PR đang triển khai và từ đó nhận ra những công việc mình cần cải thiện.

Lời kết

Hapodigital hy vọng với nội dung bài viết này độc giả quan tâm sẽ hiểu rõ hơn về PR có ý nghĩa quan trọng như thế nào đối với một thương hiệu bất kỳ cũng như biết được các bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp.