Sơ đồ Gantt Là Gì? Ưu Và Nhược điểm Của Sơ đồ Gantt

Trang chủ » Tiến độ Ngang Là Gì » Sơ đồ Gantt Là Gì? Ưu Và Nhược điểm Của Sơ đồ Gantt

Có thể bạn quan tâm

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quản lý, lập kế hoạch cho dự án chuyên nghiệp và hoàn hảo. Do đó, ứng dụng được dùng phổ biến hiện nay.

Để hiểu rõ hơn Gantt Chart là gì, mờiquý vị dành thời gian theo dõi bài viết sau. Tin chắc rằng những chia sẻ hữu ích do Vuiapp.vn cung cấp sẽ không khiến bạn thất vọng!

Gantt Chart là gì?

Sơ đồGantt hay sơ đồ ngang Gantt, Gantt Chart là một dạng sơ đồ thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được phát minh vào năm 1896. Đây là ý tưởng của chuyên gia Karol Adamiecki. Tóm tắt lịch sử hình thành của Gantt Chart sau sẽ giúp bạn hiểu hơn về công cụ này:

Gantt Chart được dùng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án

  • Vào năm 1896, Karol Adamiecki đã tạo ra sơ đồ quản lý dự án đầu tiên Harmonogram. Đây là tiền thân sơ đồ Gantt hiện đại.
  • Adamiecki bắt đầu xuất bản Harmonogram vào năm 1931. Tuy nhiên, bằng tiếng Ba Lan với số lượng tiêu thụ còn hạn chế.
  • Từ năm 1910 đến 1915, Henry Gantt xuất bản hệ thống quản lý dự án riêng, được gọi là sơ đồ Gantt.

Ngày nay, Gantt Chart được dùng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án. Trong sơ đồ những công tác biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian ứng trên trục hoành.

Nhìn vào sơ đồ, người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin của công việc cũng như dự án. Chính vì cách bố trí đơn giản, rõ ràng nên nó trở thành công cụ hữu ích khi lên timeline, lập kế hoạch hay quản lý tiến độ dự án.

Thành phần chính trong sơ đồ ngang Gantt

Gantt Chart gồm trục hoành thể hiện dòng thời gian công việc, dự án. Mỗi thanh sẽ đại diện cho quy trình với độ dài khác nhau hiển thị thời gian cần thiết khâu này cần hoàn thành.

Dễ nhận thấy, sơ đồ ngang Gantt bao hàm nhiều yếu tố khác nhau. Một Gantt Chart chuẩn bao gồm những thành phần dưới đây:

  • Task list: Hiển thị đầy đủ, chi tiết những nhiệm vụ cần để tạo nên dự án. Danh sách liệt kê sắp xếp theo trục tung(trục dọc) của sơ đồ và được tổ chức theo nhóm.
  • Timeline: Hiển thị tổng thời gian hoàn thành dự án và chi cụ thể thành những khoản thời gian như tuần, tháng, ngày…. Thành phần này thể hiện theo trục ngang(trục hoành).
  • Bars: Cung cấp cái nhìn tổng quan về thời gian cũng như tiến độ của công việc.
  • Milestones: Thể hiện rõ ràng cột mốc sự kiện quan trọng và cần thiết phải lưu ý.
  • Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ với nhau theo trình tự nhất định.
  • Progress: Tức là quy trình thực hiện.
  • Resource assigned: Thể hiện người quản lý hay nhóm chịu trách nhiệm hoàn tất nhiệm vụ.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng sơ đồ Gantt?

Biểu đồGantt gồm thanh ngang minh họa cho thời gian của công việc. Công cụ này sẽ là sự chọn lựa tốt nếu doanh nghiệp đang cần:

Sơ đồ Gantt gồm thanh ngang minh họa cho thời gian của công việc

  • Vạch ra kế hoạch dự án, dòng thời gian: Sơ đồ ngang Gantt thực hiện tốt khi hiển thị công việc cần được làm. Ngoài ra, công cụ còn giúp bạn xây dựng timeline, công việc cho dự án chi tiết, rõ ràng hơn.
  • Phối hợp cùng nhiều bên liên quan: Gantt cung cấp cho bạn góc nhìn cụ thể những hoạt động ở mọi thời điểm. Đồng thời, khi nào nên chuyển công việc cho người tiếp theo.
  • Ước tính khối lượng, thời gian công việc: Dù làm việc cá nhân hay tập thể công cụ cũng sẽ cho bạn biết mất bao nhiêu thời gian lẫn nhân sự để phân bổ tài nguyên, sắp xếp phù hợp.
  • Có lịch trình đơn giản: Đây được xem là công cụ hỗ trợ tốt nếu bạn cung cấp cho đối tác, nhân viên bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án.

Ưu nhược điểm của sơ đồ Gantt

Chúng ta nên xem xét, tìm hiểu kỹ ưu nhược điểm của mỗi công cụ quản lý để đưa ra chọn lựa phù hợp. Sau đây, chuyên trang sẽ cập nhật chi tiết, mời quý vị cùng theo dõi:

Biểu đồ Gantt sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội

Ưu nhược điểm

Chi tiết

Ưu điểm sơ đồ Gantt

Không phải ngẫu nhiên biểu đồGantt được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Nó là phương thức hoàn hảo để quý vị lên kế hoạch với dự án phù hợp công việc. Đồng thời, có thể dễ dàng tạo chúng và thấy thời gian thực hiện việc làm.

Công cụ sở hữu ưu điểm vượt trội như sau:

  • Cùng lúc quản lý nhiều thông tin: Với cách thức trình bày khoa học, đơn giản, công cụ giúp bạn nắm rõ thông tin cần thiết của dự án. Ngoài ra, việc thể hiện trực quan, dễ hiểu người dùng nhanh chóng nắm tin tức chính thông qua sơ đồ.
  • Năng suất công việc nâng cao: Những thông tin liên quan tới dự án như tiến độ, người thực hiện được công khai rõ ràng trên biểu đồ. Qua đó, mọi thành viên trong nhóm sẽ hiểu tầm quan trọng của từng mắt xích và chủ động làm việc hơn.
  • Dùng nguồn nhân lực hiệu quả: Sơ đồ Gantt cung cấp cho người lập kế hoạch, quản lý dự án cái nhìn tổng quan. Nhờ đó giúp bạn phân phối công việc hiệu quả, bảo đảm nhân lực sử dụng tối ưu và hợp lý.

Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm vượt trội trên, công cụ còn tồn tại một vài nhược điểm như:

  • Phụ thuộc cấu trúc phân chia được xây dựng: Xây dựng cấu trúc phân chia công việc trong cùng lúc với công cụ này khiến nhà quản lý có nguy cơ thực hiện lại toàn bộ lịch biểu dự án khi ước tính thời lượng sai hoặc bỏ sót gì đó.
  • Hoạt động tốt với dự án nhỏ: Sơ đồ Gantt sẽ mất dần chức năng nếu thời lượng, tác vụ bị kéo dài qua trang khác. Bởi nó khó theo dõi tổng quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, phải cập nhật thường xuyên vì vậy nhà quản lý mất nhiều thời gian. Nhất là khi làm dự án sở hữu tới hàng trăm đầu việc.
  • Xử lý ràng buộc chưa hoàn hảo: Trong một dự án thường có 3 ràng buộc chính là phạm vi, thời gian và chi phí. Nếu phạm vi và chi phí đầy đủ sẽ không mô tả trên Gantt. Đồng thời, khó nhận biết phải làm công việc nào trước khi sơ đồ có nhiều công việc liên tiếp, đan xen nhau.

Hướng dẫn cách tạo sơ đồ trong quản lý dự án

Phương thức truyền thống xưa, sơ đồ được tạo bằng cách vẽ tay rất tỉ mỉ, công phu. Tuy nhiên, mỗi khi dự án thay đổi, chỉnh sửa khá vất vả. Qua đó, tạo nên rào cản lớn với việc ứng dụng sơ đồ ngang Gantt.

Cách tạo sơ đồ trong quản lý rất đơn giản, dễ hiểu

Thế nhưng, theo dòng thời gian với sự ra đời công nghệ cũng như phần mềm tân tiến. Công cụ kể trên ngày nay dễ dàng cập nhật, tạo lập và in. Ngay sau đây, chuyên trang sẽ hướng dẫn cách tạo sơ đồ, cùng tìm hiểu nhé bạn:

4 bước cơ bản

Chi tiết

Bước 1: Tiến hành xác định đầu mục công việc

Việc đầu tiên bạn cần thực hiện đó chính là liệt kê đầu mục công việc quan trọng để lên kế hoạch tiến hành dự án. Muốn xác định đầu mục quý vị hãy đặt mục tiêu mình cần đạt, những tiêu chí cụ thể. Qua đó, mọi thứ diễn ra suôn sẻ cũng như đem lại hiệu quả.

Sau khi có danh sách công việc, bạn xác định đúng chuẩn thời gian để bắt tay vào làm. Đồng thời, ước tính quá trình thực hiện.

Bước 2: Xác định tính liên quan mật thiết giữa các công việc

Có thể xác định mối quan hệ giữa các công việc là một trong những điểm mạnh của sơ đồ Gantt. Sau khi sở hữu mục đầu, thời gian thực hiện bạn xem xét việc làm nào bắt buộc phải hoàn thiện mới được tiến hành tiếp công việc.

Tuy nhiên, có một số việc khác quý vị thực hiện song song, tức là cùng lúc. Điều này giúp tiến độ dự án rút ngắn lại, nhanh chóng hơn.

Khi cập nhật nhiệm vụ của dự án trong trường hợp chúng bị phụ thuộc bạn nên chú ý tới mối quan hệ. Nó giúp quý vị nắm bắt rõ hơn về cách thức tổ chức và bổ trợ có ích khi mô tả lịch trình hoạt động trên sơ đồ.

Tại công cụ này sở hữu 3 mối quan hệ chính giữa những nhiệm vụ tuần tự như sau:

  • FS(Finish to Start): Nó không thể bắt đầu nếu nhiệm vụ trước đó(và liên quan) kết thúc. Chúng sẽ thực hiện sau.
  • SS(Start to Start): Không thể tiến hành cho tới khi nhiệm vụ trước đó thực hiện. Nó bắt đầu sau.
  • FF(Finish to Finish): Không thể hoàn tất trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Nó kết thúc sau.

Ngoài ra, biểu đồ còn có loại thứ 4 là SF(Start to Finish) nhưng rất hiếm.

Bước 3: Bắt đầu biểu diễn sơ đồ ngang Gantt

Lúc này quý vị có thể tập hợp dữ liệu cần thiết. Đồng thời đây là thời điểm bạn biểu diễn sơ đồ. Quý vị được thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau từ vẽ tay đến dùng phần mềm uy tín, chuyên nghiệp. Điển hình như Base Wework, Gantto, Microsoft Project….

Bên cạnh đó, còn một số công cụ thiết kế dựa vào đám mây. Tức là quý vị cũng như nhóm có thể truy cập tài liệu từ bất cứ vị trí nào.

Bước 4: Bạn cập nhật tiến độ của dự án

Trường hợp dự án của quý vị di chuyển dọc theo biểu đồ đồng nghĩa với việc nó đang trên đà phát triển. Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng trong thời gian triển khai sẽ xảy ra nhiều sự thay đổi khác nhau.

Chẳng hạn như công việc A chỉ được triển khai khi việc B đã hoàn tất nhưng A hiện tại vẫn chưa xong.

Do đó, quý vị cần điều chỉnh hợp lý sao cho nó không ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình của dự án. Theo dõi thường xuyên và cập nhật liên tục những thay đổi để bạn sở hữu điều chỉnh kịp thời. Điều này giúp bạn kiểm soát để cung cấp thông tin về kế hoạch cho nhóm và đối tác tài trợ.

Kết luận

Tóm lại Gantt Chart chính là công cụ hoàn hảo giúp nhà quản lý thực thi trong việc quản lý dự án. Nếu làm chủ sơ đồ ngang Gantt, bạn đã thành công khi quản lý những dự án nhỏ.

Mong rằng với những chia sẻ vừa rồi giúp bạn hiểu rõ hơn về sơ đồ Gantt. Nếu quý vị có bất cứ thắc mắc gì hãy liên hệ đến Vuiapp.vn ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu.

Từ khóa » Tiến độ Ngang Là Gì