6 Bí Quyết Quản Lý Thời Gian Làm Việc Siêu Hiệu Quả - Money 9999

Tổng hợp 6 bí quyết quản lý thời gian cực kỳ hữu ích cho bạn nào cảm thấy thời gian của mình đang dần trôi đi một cách vô ích. Thời gian là thứ quý giá nhất cuộc đời cùng với sức khỏe, hạnh phúc, mất thời gian là không thể lấy lại được. Vì thế để sau này không nói câu: Giá như thời gian quay trở lại, thì hãy xem ngay các phương pháp quản lý thời gian làm việc hiệu quả sau đây

1. Quy tắc 80/20

Quy tắc 80 – 20

Phương pháp 80/20 (Pareto) nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Chẳng hạn, 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp; 80% sự cố do 20% khiếm khuyết gây ra,…

Trong thực tế, con số 80 – 20 không phải là tuyệt đối. Tuy nhiên, điểm quan trọng mà phương pháp này muốn đề cập đến là sự phân phối không đồng đều những thứ trong cuộc sống.

Nỗ lực giải quyết 20% công việc nhưng đem lại kết quả tốt thay vì tiêu tốn tài nguyên để giải quyết 80% công việc khác

Chi tiết quy tắc 80-20

Quy tắc 80/20 hay Nguyên lý Pareto được đặt theo tên theo nhà kinh tế Vilfredo Pareto, người Italia. Theo đó, khi thực hiện 1 nhiệm vụ, 80% kết quả đầu ra phụ thuộc vào 20% đầu vào. Quy tắc này được tham chiếu và sử dụng nhiều trong kinh doanh, ví dụ:

• 80% các vấn đề bắt nguồn từ 20% nguyên nhân
• 80% lợi nhuận của một công ty đến từ nhóm 20% khách hàng quan trọng
• 80% khiếu nại của cửa hàng bắt nguồn từ nhóm 20% khách hàng

Quy tắc 80/20 này cũng được chứng minh là đúng với mọi hiện tượng khác:

• 80% chiến thắng của một đội bóng phụ thuộc vào 20% cầu thủ
• 80% tài sản trên toàn thế giới thuộc về 20% số người giàu nhất
• 80% thành công của bạn đến từ việc làm 20% việc quan trọng nhất

Sự thật, chúng ta đã lãng phí rất nhiều năng lượng và thời gian để làm những điều vô ích hoặc không tạo ra kết quả thực sự. Hãy tưởng tượng những gì bạn có thể thực hiện được nếu bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn trong cùng một khoảng thời gian.

Tối đa hoá thời gian của bạn bằng quy tắc 80/20

Khi hiểu rõ quy tắc này, chúng ta nhận ra rằng chúng ta đang lãng phí quá nhiều thời gian. Trong một thế giới đầy những công việc nhàm chán, khó khăn và tẻ nhạt, chúng ta nên áp dụng quy tắc này như thế nào để sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn.

1. Chọn những thứ cần ưu tiên

Thay vì vô thức thực hiện các công việc hàng ngày theo thói quen, bạn vận dụng quy tắc 80/20 bằng cách tập trung tâm trí và thay đổi có mục đích những công việc cần làm, học cách rút ngắn thời gian thực hiện những công việc theo thói quen.

Các công việc như đi lại, nấu ăn, dọn dẹp, mua sắm hàng ngày tiêu tốn khá nhiều thời gian nhưng hầu như không giúp chúng ta đạt được mục tiêu của cuộc sống nhanh hơn. Hãy lên kế hoạch sử dụng hợp lý thời gian dành cho những nhu cầu hàng ngày của cuộc sống để tập trung phát triển bản thân và công việc hiệu quả hơn.

2. Sắp xếp lịch trình tối ưu hơn

Bạn cần sắp xếp những việc cần thực hiện trong ngày tốt hơn, thiết lập các kế hoạch đạt hiệu quả cao. Bạn có thể thuê người người làm vườn, đi làm bằng các phương tiện công cộng hay thuê shipper để có thể giúp bạn giải quyết những việc không cần gặp mặt trực tiếp để có thời gian làm những công việc khác tốt hơn.

3. Thiết lập và sửa đổi mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh

Xác định rõ ràng mục tiêu của bản thân là công việc cần ưu tiên và là điều kiện đi đầu trong mọi thành công. Việc vạch ra những mục tiêu của mình và điều chỉnh chúng phù hợp với hoàn cảnh, cuộc sống sẽ đi đúng hướng và giảm bớt khả năng trật đường ray, đi lệch hướng. Hãy cố gắng dành thời gian ít nhất có thể cho những công việc bạn không cần làm trực tiếp.

4. Nghiêm khắc với bản thân

Bạn cần có sự khen thưởng đúng với những nỗ lực của bản thân. Xem xét những nỗ lực của bạn đã xứng đáng để có được thành công chưa. Hãy nghiêm khắc với bản thân để có thể hoàn thành những mục tiêu mà bạn đã đề ra. Hãy làm việc một cách tốt nhất trong khả năng của bạn để không phải hối hận và thốt lên câu nói “tôi có thể làm tốt hơn thế”.

Hãy là một người hiểu biết, đủ những kiến thức và kế hoạch cụ thể cho con đường sự nghiệp, cuộc sống bản thân.

2. Định luật Parkinson

Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.”

Thời đi học, bạn có cả kỳ để làm bài tập nhưng bạn chỉ bắt đầu làm nó trong 3 ngày cuối cùng và hoàn thành chúng vào 5 giờ sáng của ngày đến hạn. Đến khi đi làm, công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ đến khi cách deadline một ngày bạn mới vắt chân lên cổ.

Nếu công việc lấp đầy thời gian được ấn định cho nó, hãy dành ít thời gian hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn

Chi tiết định luật Parkinson

Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó (Work expands so as to fill the time available for its completion).”

Thời đi học, bạn có cả kỳ để làm bài tập nhưng bạn chỉ bắt đầu làm nó trong 3 ngày cuối cùng (thậm chí là 1) và hoàn thành chúng vào 5 giờ sáng của ngày đến hạn. Bạn có cả tuần để hoàn thành bản đề xuất nhưng đến tận 4h30 chiều thứ Sáu bạn mới bắt tay vào làm. Bạn có cả năm để chuẩn bị cho đám cưới nhưng tận đến 4 tuần cuối mới bắt đầu ăn kiêng khẩn cấp để có một thân hình chuẩn.

Đến khi làm việc cũng vậy. Công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ đến khi cách deadline một ngày bạn mới vắt chân lên cổ.

Nếu bạn từng gặp phải tình huống trên, chắc hẳn bạn biết tôi đang nói về điều gì. Nhiều tháng trời bạn chẳng muốn giơ chân, động tay làm việc gì, rồi đột nhiên vào tuần cuối trước kỳ hạn, bạn biến thành một cái máy hoạt động hết công suất.

Chuyện gì xảy ra vậy?

Định luật Parkinson

Cyril Parkinson, nhà sử học người Anh quan sát thấy xu hướng này khi làm việc với các đơn vị hành chính ở Anh. Ông nhận thấy rằng khi bộ máy quan liêu mở rộng, họ càng hoạt động không hiệu quả. Sau đó, ông đã áp dụng quan sát này với một loạt các trường hợp khác và nhận ra rằng khi kích thước của một cái gì đó tăng lên thì hiệu quả của nó giảm xuống.

Ông thấy rằng ngay cả một loạt những công việc đơn giản cũng tự tăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian quy định cho nó. Nếu thời gian dành cho một công việc ngắn hơn thì công việc đó cũng đơn giản và dễ giải quyết hơn.

Quan niệm này đi cùng với niềm tin rằng bạn cần làm việc chăm chỉ chứ không phải hiệu quả. Tâm lý này được phản ánh trong thực tế là các nhà quản lý thường khen thưởng cho những nhân viên làm việc nhiều giờ thay vì số giờ thực sự làm việc hay kết quả đạt được.

Thật không may là rất ít người nói với bạn hãy làm việc ít đi. Trong thực tế bạn có thể áp dụng những hạn chế của định luật Parkinson để làm việc hiệu quả hơn:

• Làm việc mà không dùng sạc máy tính. Hãy buộc mình hoàn thành công việc trước khi máy tính hết pin.
• Sử dụng phương pháp Pomodoro. Phương pháp Pomodoro giúp bạn chia nhỏ công việc thành nhiều phần, buộc bạn thiết lập một thời gian biểu cụ thể để hoàn thành chúng.
• Thay vì cố gắng viết 1000 từ trong 1 ngày, chạy x km trong 1 ngày hay đến phòng tập, tạo ra quy tắc làm việc XYZ trước 10 giờ sáng. Hoàn thành nó sớm và bạn sẽ thấy cả ngày thật thoải mái.
• “Tống tiền” bản thân mình. Tự đặt quy tắc hoặc nhờ một người phạt tiền bạn nếu bạn làm vượt quá thời gian quy định hoặc dành quá nhiều thời gian để làm gì đó. Nếu sử dụng phương pháp này bạn sẽ có động lực vì không muốn thiệt hại về tài chính.
• Thiết lập một thời hạn cứng. Hãy tìm những chương trình có thời gian xác định như 4 tuần hay 8 tuần, đặt mục tiêu cụ thể trong thời gian đó.
• Hạn chế những công việc như trả lời mail trong khoảng 30 phút mỗi ngày. Thay vì trăn trở với từng email, dành 30 phút cuối ngày để hoàn thành chúng. Bạn sẽ thấy những công việc nhỏ sẽ mất ít thời gian của bạn hơn

Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.”

Nếu công việc lấp đầy thời gian được ấn định cho nó, hãy dành ít thời gian hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn.

3. Lý thuyết 4 lò lửa

Phương pháp 4 lò lửa

Tưởng tượng rằng cuộc sống của bạn như một cái bếp có bốn lò. Mỗi lò biểu tượng cho một mặt của cuộc sống:

• Lò lửa đầu tiên đại diện cho gia đình
• Lò lửa thứ hai đại diện cho bạn bè.
• Lò lửa thứ ba đại diện cho sức khỏe.
• Lò lửa thứ tư đại diện cho công việc.

Lý thuyết 4 bếp lò cho rằng: Để có thể thành công, bạn buộc phải loại bỏ một trong những lò lửa trên. Và để có thể thực sự thành công thì bạn phải loại bỏ hai lò lửa

Chi tiết lý thuyết 4 bếp lò

“Mỗi người trong một giai đoạn của cuộc đời chỉ nên và sẽ làm tốt nhất nếu chúng ta chọn ra hai vai trò chính để nắm giữ.”

Donald E.Super cho rằng, tùy theo độ tuổi mà chúng ta có thể đóng nhiều vai trò khác nhau. Ở độ tuổi 21-25, bạn đang đóng vai trò là con ngoan của bố mẹ, sinh viên của một trường đại học danh giá, một người bạn thân luôn kề vai sát cánh, một người trẻ hết mình vì tình yêu, một người công dân mẫu mực, hay một nhân viên tiêu biểu tại công ty?

Về lý thuyết, vai trò nào cũng cần thiết, vai trò nào cũng quan trọng – nhưng để đạt đỉnh của sự hạnh phúc trong vai trò đó, buộc ta phải đưa ra sự lựa chọn. Làm sao một người có thể có thời gian để cống hiến cho công ty từ sáng tới đêm, lại vừa có thời gian hai tiếng một ngày chơi với chó. Thêm nữa là phải dành một ngày cuối tuần cho ba mẹ, ba lần trong tuần đi chơi với người yêu…

Trong một xã hội đang đề cao tinh thần multitask (làm việc đa nhiệm), nhiều người tin rằng chỉ cần cố gắng đủ, sắp xếp thời gian tốt, sử dụng những công cụ hỗ trợ tiên tiến, thì bản thân hoàn toàn có thể làm được mọi thứ mình đề ra cùng một lúc. Ngẫm đi nghĩ lại, những mục tiêu, mong muốn mà bản thân kì vọng đạt được đều rất hay, rất đáng để làm – nhưng không thể làm tất cả cùng một lúc được.

Hãy dừng đọc ở đây một chút và viết ra những vai trò bạn đang phải đóng trong cuộc đời, hiện tại bạn muốn tập trung vào vai trò nào?

Lý thuyết Bốn lò lửa

Hãy nghĩ về cân bằng công việc-cuộc sống dưới Lý thuyết Bốn lò lửa. Tưởng tượng rằng cuộc sống của bạn như một cái bếp có bốn lò. Mỗi lò biểu tượng cho một mặt của cuộc sống:

• Lò lửa đầu tiên đại diện cho gia đình
• Lò lửa thứ hai đại diện cho bạn bè.
• Lò lửa thứ ba đại diện cho sức khỏe.
• Lò lửa thứ tư đại diện cho công việc.

Lý thuyết 4 bếp lò cho rằng: Để có thể thành công, bạn buộc phải loại bỏ một trong những lò lửa trên. Và để có thể thực sự thành công thì bạn phải loại bỏ hai lò lửa.

Những ý nghĩ “lách luật”

Phản ứng đầu tiên khi nghe tới lý thuyết này, nhiều người đã tìm ngay cách để “lách luật.” Liệu, có thể vừa thành công vừa giữ cả bốn lò lửa cháy? Liệu mình có thể gộp hai lò làm một? Chẳng hạn như nhóm chung gia đình và bạn bè; hay là nhóm chung sức khoẻ và công việc – giả dụ thay vì ngồi làm việc cả ngày hại sức khoẻ thì thỉnh thoảng đứng để làm việc?

Nhưng những suy nghĩ này lại chẳng vào đâu cả. Rồi bạn sẽ nhận ra rằng, sở dĩ mình “sáng tạo” ra những cách luồn lách là vì không muốn đối diện với một sự thật: cuộc sống là một chuỗi các lựa chọn không hoàn hảo.

Nếu bạn muốn phát triển trong công việc và hôn nhân, bạn có thể sẽ phải hy sinh bạn bè và sức khỏe. Nếu bạn muốn khoẻ mạnh và thành công trong việc dạy con cái, bạn có thể phải chấp nhận để sự nghiệp của mình đi xuống một chút. Tất nhiên, bạn hoàn toàn có thể san sẻ thời gian bằng nhau cho cả bốn lò lửa, nhưng bạn sẽ phải chấp nhận một sự thật rằng, mình sẽ không bao giờ tiến được xa hết mức ở bất kỳ một mảng nào.

Cân bằng cuộc sống từ những điều đơn giản nhất

1. Thuê ngoài/Tìm người giúp đỡ

Chúng ta thường xuyên thuê ngoài hoặc tìm người giúp nhiều mặt của cuộc sống. Ví dụ như ta đi ăn bên ngoài vì không muốn bỏ thời gian nấu nướng; sử dụng dịch vụ giặt khô là hơi vì muốn tiết kiệm thời gian giặt đồ; tìm đến tiệm sửa chữa máy móc vì không có khả năng tự sửa máy móc của mình,…

Hãy áp dụng logic tương tự vào việc cân bằng công việc và cuộc sống. Lấy công việc làm ví dụ. Đối với nhiều người, đây là lò lửa “nóng” nhất vì nó ngốn nhiều thời gian và năng lượng nhất. Hầu hết những người làm doanh nghiệp, kinh doanh tự do đều thuê thêm nhân viên để “chia lửa” cho mình. Hay như việc làm bố mẹ. Những bố mẹ có việc làm toàn thời gian bắt buộc phải “chia lửa” bằng cách gửi con đi nhà trẻ hoặc thuê người giúp việc. Thời gian không phải trông con, bố mẹ có thể làm việc khác bên ngoài.

Điểm mạnh của phương pháp này là bạn vẫn có thể giữ cho cả bốn lò luôn cháy trong khi không phải bỏ quá nhiều thời gian. Tuy nhiên, điểm yếu của phương pháp này là bạn không được tham gia vào quá trình “giữ lửa” một cách trọn vẹn nhất. Thuê người hoặc tìm người giúp đỡ có thể giúp cả bốn lò lửa cháy nhưng liệu có làm mất đi ý nghĩa và chất lượng cuộc sống?

2. Mở rộng tối đa các giới hạn

“Nếu tôi mà có thêm thời gian, tôi sẽ kiếm được nhiều tiền hơn/ tập thể dục nhiều hơn/ dành nhiều thời gian hơn cho gia đình.”

Cái gai vướng nhất của Lý thuyết Bốn lò lửa là nó luôn mang lại cảm giác mình chưa làm được đúng như khả năng. Để vượt qua suy nghĩ này, thay vì nghĩ mình là “nạn nhân” của thời gian, hãy nắm lấy thế chủ động, mở rộng tối đa các giới hạn để trong một thời gian ngắn có thể làm việc hiệu quả và tối ưu nhất.

Điểm mạnh của phương pháp này là bạn tập trung vào tư duy tích cực, giúp bản thân có thể làm nhiều nhất trong giới hạn nguồn lực cho phép; thay vì tiêu cực, lo lắng không làm được gì vì không đủ thời gian. Tuy nhiên, điểm yếu của phương pháp này là bạn vẫn phải chọn lựa. Bạn phải chấp nhận là dù có tối ưu hóa công việc đến đâu, sẽ có những thứ bạn cần đầu tư toàn lực trong ngày, và có những thứ bạn không có thời gian, độ tập trung để làm được hoàn hảo.

3. Nhìn nhận cuộc đời theo từng “mùa”

Một cách nữa để cân bằng bốn lò lửa là “chia nhỏ” cuộc đời theo từng mùa, từng giai đoạn. Thay vì tìm kiếm sự hoàn hảo mọi lúc, mọi nơi, tại sao ta không thử tập trung vào một vài mảng theo từng khoảng thời gian nhất định? Hay nói cách khác, độ ưu tiên của bốn lò lửa sẽ có sự thay đổi trong cuộc đời của bạn.

Tuổi 20-30 là thời điểm con người ta chưa có con cái, dễ dàng hơn để tập trung vào sự nghiệp và rèn luyện thể chất. Lúc này, hai lò “công việc” và “sức khoẻ” cháy mạnh nhất. Vài năm sau, khi đã có gia đình, chúng có thể cháy nhỏ hơn, trong khi lò “gia đình” lại cần cháy mạnh mẽ. Một vài thập kỷ qua đi, khi gia đình đã ổn định, bạn lại muốn nối lại tình bạn và các kế hoạch kinh doanh từng bị gác lại. Khi đó, lò “bạn bè” và “công việc” lại cháy mạnh hơn.

Kết

Rất khó để cả bốn lò lửa cùng cháy mạnh mẽ một lúc. Có thể, ta sẽ phải học cách buông bỏ, nới lỏng một vài mảng của cuộc sống ở những thời điểm nhất định. Con người ai cũng bị hạn chế bởi thời gian và năng lượng. Cuộc sống là sự chọn lựa. Và mọi lựa chọn đều có giá của nó.

Còn bạn thì sao? Với một bình ga 24h/ngày, bạn bơm bao nhiêu ga cho mỗi lò?

4. Ma trận thời gian

Ma trận thời gian

Những hoạt động ở góc phần tư thứ hai (Quadrant 2 – Q2) quan trọng nhưng không cấp bách. Chúng gồm những hoạt động không áp lực về mặt thời hạn, nhưng sẽ tạo ra sự khác biệt và giúp bạn đạt được các mục tiêu cá nhân, học tập, công việc quan trọng và đặc biệt là hoàn thành sứ mệnh của cả đời người. Các công việc ở Q2 thường tập trung vào hoạt động nhằm củng cố các mối quan hệ, lập kế hoạch tương lai và phát triển bản thân.

Mọi người thường có xu hướng bị hấp dẫn một cách tự nhiên về phía góc phần tư Q1, Q3 và Q4, nhưng Q2 mới là trọng tâm chính của bạn chứ không phải “một ngày nào đó” sau khi đã xử lý những thứ khẩn cấp.

Tin tôi đi, cuộc sống của bạn sẽ luôn bận rộn và đủ lý do để bạn không làm việc quan trọng nhưng chưa gấp, mãi tới khi bạn già đi. Bạn phải lựa chọn một cách có ý thức đâu là những gì có giá trị nhất và thực hiện để được ở Q2.

5. Quy tắc 2 phút

Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.

Có rất nhiều việc lặt vặt thường ngày bạn lười chẳng làm ngay trong khi bạn có thể chẳng mất đến 2 phút để hoàn thành. Ví dụ như đổ rác, bỏ đồ vào máy giặt, gấp quần áo, cất cuốn sách lên giá,… Chính sự lười biếng và dồn công việc lại cuối ngày hay cuối tuần khiến bạn như luôn ngập trong núi việc.

Hãy tạo thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức vì nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút

Chi tiết quy tắc 2 phút:

Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó. Đây là một chiến lược đơn giản đến mức không thể đơn giản hơn.

Bạn chỉ cần nhớ 2 nguyên tắc:

Nguyên tắc 1: Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.

Có rất nhiều việc lặt vặt thường ngày bạn lười chẳng làm ngay trong khi bạn có thể chẳng mất đến 2 phút để hoàn thành. Ví dụ như đổ rác, bỏ đồ vào máy giặt, gấp quần áo, cất cuốn sách lên giá,… Chính sự lười biếng và dồn công việc lại cuối ngày hay cuối tuần khiến bạn như luôn ngập trong núi việc.

Hãy tạo thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức vì nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút. Hãy thực hiện theo quy tắc này và hành động ngay.

Nguyên tắc 2: Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút

Bạn không thể hoàn thành mọi ước mơ, mục tiêu trong vòng 2 phút. Dĩ nhiên là vậy. Nhưng để bắt đầu chỉ cần 2 phút.

• Viết bài: mở sổ ra và bắt đầu tập viết trong 2 phút.
• Học kỹ năng nghe: mở mp3 lên và tập nghe trong 2 phút.
• Đọc sách: đọc trang đầu tiên của cuốn sách trong 2 phút.

Nguyên tắc 2 phút khiến bạn dấn thân vào công việc, khi đó bạn sẽ dễ dàng tiếp tục công việc đó thay vì cứ ngồi trì hoãn mãi.

Nghe có vẻ như chiến lược này quá là bình thường nhưng nó lại phát huy tác dụng cho bất kì mục tiêu nào cũng vì một lí do đơn giản: nguyên lí của đời sống thực.

Nguyên lý của đời sống thực

Trong định luật về quán tính, Isaac Newton đã nói: “Nếu một vật không chịu tác dụng của lực nào hoặc chịu các lực có hợp lực bằng không thì vật đang đứng yên sẽ tiếp tục đứng yên, vật đang chuyển động thẳng đều sẽ tiếp tục chuyển động thẳng đều”. Điều này cũng áp dụng cho con người giống như cho chính những quả táo đang rơi.

Quy tắc 2 phút có tác dụng đối với các mục tiêu dù lớn hay nhỏ do những quán tính của cuộc sống. Một khi bạn bắt đầu làm việc gì đó, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tất cả những điều tốt đẹp sẽ xảy ra một khi bạn bắt đầu.

• Muốn trở thành nhà văn tài năng? Hãy bắt đầu viết 1 câu văn, rồi bạn sẽ thấy mình ngồi viết liền cả giờ đồng hồ.
• Muốn có thói quen ăn uống lành mạnh hơn? Hãy ăn một miếng trái cây, rồi bạn sẽ có động lực ăn các món tốt cho sức khỏe khác.
• Muốn hình thành thói quen đọc? Hãy bắt đầu đọc trang đầu tiên, rồi có khi bạn đọc xong cả quyển sách lúc nào chẳng biết.
• Muốn đi chạy 3 lần/tuần? Mỗi sáng thứ hai, tư, sáu, hãy xỏ giày và đi ra khỏi cửa, bạn sẽ chạy được vài vòng thay vì nằm bẹp trên giường ngủ nướng.

Phần quan trọng nhất của bất kì thói quen mới nào là việc bắt đầu – đó là mỗi lần bắt đầu. Điều này không chỉ về hiệu suất, mà còn là việc hành động một cách kiên định. Quy tắc 2 phút không nói về kết quả bạn đạt được, mà lại về quá trình thực sự làm công việc đó. Nó đặc biệt hiệu quả đối với những người tin rằng phương pháp còn quan trọng hơn mục tiêu. Trọng tâm nhằm vào việc bắt đầu hành động và để cho mọi thứ bắt đầu từ đó.

6. Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro dạy bạn cách làm việc với thời gian bằng cách “dụ dỗ” bộ não tập trung. Bằng cách chia khối lượng công việc của bạn ra thành những phần 25 phút, công việc sẽ bớt khó khăn hơn. Nghỉ ngơi thường xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức

Pomodoro hoạt động như thế nào?

Phương pháp này đỏi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc rồi. Sau mỗi 4 Pomodoro, nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.

Cụ thể, có 6 giai đoạn cho kỹ thuật này:

1. Lựa chọn công việc cần hoàn thành.
2. Đặt hẹn giờ pomodoro (truyền thống là 25 phút).
3. Làm việc tập trung cho đến khi chuông hẹn giờ reo. Nếu có điều gì khiến bạn phân tâm, hãy viết lại nhưng cần quay lại việc chính ngay lập tức.
4. Sau mỗi lần chuông reo, hãy đánh dấu vào một mảnh giấy.
5. Nếu bạn có ít hơn 4 dấu, hãy nghỉ từ 3-5 phút.
6. Sau mỗi 4 Pomodoro được đánh dấu, hãy nghỉ dài hơn từ 20-30 phút. Sau đó, quay lại bước 1.

Kỹ thuật Pomodoro dạy bạn cách làm việc với thời gian bằng cách “dụ dỗ” bộ não tập trung. Bằng cách chia khối lượng công việc của bạn ra thành những phần 25 phút, công việc sẽ bớt khó khăn hơn. Nghỉ ngơi thường xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức.

Jerry Pascua, một lập trình viên phần mềm nói Pomodoro giúp anh ta giảm sự mệt mỏi về tinh thần: “Dù công việc có lớn hay nhỏ, bạn đều dành một khoảng thời gian xác định để làm. Thời gian nghỉ bạn có thể tạm nghỉ hoặc nghĩ nhanh về những điều mình sẽ làm trong bước tiếp theo. Mục tiêu là tập trung cao độ toàn bộ thời gian, dẫn đến năng suất tốt hơn.

Ví dụ, xử lý một nhiệm vụ lớn mà tôi biết sẽ mất nhiều giờ mới hoàn thành, sử dụng kỹ thuật này cho phép tôi sử dụng thời gian nghỉ để xem xét nhanh chóng tiến độ công việc”.

Paul Ignacio, Giám đốc sáng tạo tại một trong những agency lớn nhất Philippines cho biết: “Khi bạn tập trung làm một việc trong thời gian dài, rất khó có thể phân chia thời gian. Bạn chỉ nghỉ khi cảm thấy mình muốn nghỉ ngơi. Nhưng khi có cấu trúc như Pomodoro chẳng hạn, bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung và việc nghỉ ngơi cũng thú vị hơn. Kỹ thuật này cũng giúp bạn đẩy một số việc ra sau như trả lời tin nhắn hay lướt Facebook mà chẳng hề bị phân tâm”.

5 / 5 ( 32 bình chọn )