Cách áp Dụng Nguyên Lí Pareto Quản Lý Thời Gian Và Công Việc

Nguyên lý Pareto (Pareto Principle) hoặc 80/20 - quy luật thiểu số

Nguyên lý Pareto trong tiếng Anh gọi là Pareto Principle.

Nguyên lý Pareto được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto.

Việc đúc kết nguyên tắc thú vị này được thực hiện vào thế kỷ thứ 19, ông quan sát vườn đậu nhà mình hàng năm và thấy, khoảng 20% số cây đậu Hà Lan ông trồng trong vườn cho ra đến 80% hạt đậu thu hoạch được.

Cùng thời điểm đó, khi nghiên cứu về kinh tế vĩ mô, Pareto lại phát hiện ra rằng 80% của cải và thu nhập của nước Ý được kiểm soát chỉ bởi 20% dân số.

Bị thu hút bởi phát hiện mới mẻ này, ông bắt đầu nghiên cứu, thống kê ở nhiều nước khác và ngạc nhiên khi thấy sự phân bổ tương tự.

Và quy tắc 80/20 này cũng đúng trong hầu hết các lĩnh vực trong cuộc sống.

Ví dụ, 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng, 80% các vụ phạm pháp được gây ra bởi 20% tội phạm, 80% những người sử dụng phương tiện giao thông gây ra 20% tai nạn, 20% của các tấm thảm được 80% các bước chân giẫm lên, ...

Cần lưu ý rằng nguyên lý 80/20 không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%, trong thực tế tỉ lệ này có thể thay đổi tùy lĩnh vực, nó có thể là 70/30 hay thậm chí 99.9/0.01. Đồng thời, tổng của 2 vế không nhất thiết bằng 100%. Ví dụ, một nghiên cứu năm 1997 chỉ ra rằng, trong số 300 bộ phim, chỉ có 4 bộ phim (tương đương 1.3%) đã mang về 80% doanh thu bán vé.

Kết lại: Nguyên lý Pareto còn được gọi là Quy luật Pareto hoặc Quy luật 80/20 được đúc kết từ quy luật thiểu số.

Áp dụng nguyên lý Pareto (80/20) như thế nào?

Đây là nguyên tắc được nhiều người áp dụng trong đời sống cá nhân của mình để đạt được nhiều hiệu quả hơn.

Nguyên tắc 80/20: giải pháp hoàn hảo để quản lý thời gian

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy thử áp dụng nguyên tắc Pareto bằng cách ưu tiên giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước mà không để bản thân bị làm phiền bởi 80% nhiệm vụ còn lại. Hoặc khi thực hiện bất cứ việc gì, hãy tập trung phần lớn thời gian cho công đoạn quan trọng nhất để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và hiệu quả hơn.

Điều đó có nghĩa là trong 10 việc quan trọng mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay, có 8 điều không thực sự quan trọng. Việc bạn cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện chúng. Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối cùng bạn cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình.

Một gợi ý các bạn có thể áp dụng là vào cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian viết ra danh sách việc cần phải làm vào ngày mai. Sau đó, gạch bỏ để chọn ra 1-2 điều quan trọng nhất phải ưu tiên làm trước và viết lên đầu danh sách. Hãy cố gắng tập trung thực hiện nhiệm vụ đó trong buổi sáng. Đừng để bất cứ thứ gì khiến bạn bị gián đoạn. Cố gắng không nghĩ về những nhiệm vụ khác.

Nếu bạn nhớ ra điều gì, hãy note ra giấy và thực hiện khi đã hoàn thành việc ưu tiên.

Bằng cách quyết định rõ ràng, biết tập trung gì và bỏ đi gì, bạn sẽ không lãng phí thời gian rỗi và tập trung vào những việc thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu.

Quy tắc 80/20: giúp sàng lọc mối quan hệ xã hội

Có khi nào bạn nhận ra rằng, bạn có rất nhiều người quen và bạn bè xung quanh nhưng chỉ 20% mối quan hệ thân thiết nhất đem đến cho bạn 80% niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống. Và chỉ những người đó mới thực sự quan tâm đến bạn và luôn mong muốn điều tốt nhất đến với bạn không.

Đến bây giờ, khi bản thân trải qua nhiều sự việc, tôi mới nhận ra chỉ có người thân trong gia đình, một vài người bạn cũ mới thực sự luôn dõi theo và động viên tôi. Số còn lại phần nhiều là những mối quan hệ xã giao, bạn trên mạng xã hội, hoặc những người có liên lạc nhưng không mấy thân thiết.

Khi bắt đầu nhận ra điều này, nhìn lại bản thân và ngỡ ngàng nhận ra mình đã dành quá nhiều thời gian để tiếp chuyện, xã giao, và chiều lòng những người không hề thực sự quan tâm đến mình. Còn nhóm 20% những người thân thiết, những người thực sự quan tâm đến tôi, mang lại 80% hạnh phúc của tôi – thì tôi lại thường dửng dưng, cho tình cảm ấy là hiển nhiên mà hiếm khi nhắn tin, gọi điện, nói chuyện.

Nếu bạn thấy cuộc sống của mình đang bị chi phối bởi những việc không đâu, những mối quan hệ hời hợt mà không có kết quả, đây là lúc để bạn thay đổi. Đã đến lúc bạn cần chắt lọc những điều quan trọng và cần thiết nhất cho cuộc sống, định hướng cần tập trung đầu tư những gì cho tương lai, và giành lại quyền kiểm soát cuộc sống.

Dành 80% thời gian của mình bên cạnh người thân và bạn bè, có những cuộc đối thoại sâu sắc, học và thử nghiệm càng nhiều điều mới càng tốt, trân trọng từng giây từng phút ở hiện tại. Đó mới là điều thực sự hạnh phúc.

Ngoài áp dụng trong đời sống cá nhân ra thì chúng ta cũng có thể áp dụng trong công việc.

Phần lớn kết quả đến từ một số ít các yếu tố đầu vào

Áp dụng điều này, nếu:

- 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả: Tập trung vào việc khen thưởng những nhân viên này.

- 20% lỗi sai tạo ra 80% sự cố: Tập trung vào sửa lỗi trước.

- 20% khách hàng mang lại 80% doanh thu: Tập trung vào việc làm hài lòng những khách hàng này.

Và còn rất nhiều ví dụ khác. Trọng điểm cần nhận ra rằng bạn có thể chỉ tập trung nỗ lực của mình vào 20% để tạo nên sự khác biệt, thay vì 80% không mang lại quá nhiều hiệu quả kia.

Hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều

Đưa ra quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực dựa trên điều này:

• Thay vì dành một giờ để soạn thảo một bài viết cho blog mà bạn không chắc chắn là cần thiết, hãy dành 10 phút để nghĩ ra ý tưởng. Sau đó dành 50 phút để viết về cái tốt nhất.
• Thay vì vật lộn suốt ba tiếng với một thiết kế, hãy tạo 6 bố cục (mỗi bố cục 30 phút) và chọn cái mà bạn thích nhất.
• Thay vì dành ba tiếng để đọc thật kĩ ba bài viết, hãy dành một giờ để xem qua 12 bài viết (mỗi bài 5 phút) và sau đó dành hai giờ còn lại cho hai bài viết hay nhất.

Cuối cùng, đừng nghĩ Nguyên lý Pareto có nghĩa là chỉ thực hiện 80% công việc cần thiết. Có thể đúng là 80% cây cầu được xây dựng trong 20% khoảng thời gian đầu tiên, nhưng ta vẫn cần phần còn lại của cây cầu thì nó mới hoạt động được.

Có thể đúng là 80% bức Mona Lisa được vẽ trong 20% khoảng thời gian đầu tiên, nhưng nó sẽ không phải là kiệt tác mà không có đầy đủ tất cả các chi tiết. Nguyên lý Pareto là một quan sát, không phải là quy luật tự nhiên.

Khi bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần tất cả 100%. Khi bạn đang cố gắng tối ưu hóa lợi ích của mình, việc tập trung vào 20% quan trọng là tiết kiệm thời gian. Xem xét những hoạt động nào tạo ra nhiều kết quả nhất và dành cho chúng sự quan tâm thích đáng. (Theo betterexplained.com)

Vì sao nguyên lý Pareto lại hữu ích trong doanh nghiệp?

Trong cuộc sống chắc không ít lần bạn nghe ai đó nhắc đến nguyên lý Pareto – Quy tắc 80/20. Đặc biệt nếu bạn là người yêu thích kinh doanh thì điều này càng không hề xa lạ – 80% doanh thu đến từ 20% đối tượng khách hàng chính.

Đây là một nguyên tắc vàng giúp cải thiện tất cả các tình huống trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta.

Bắt nguồn từ tư duy kinh tế, Quy luật 80/20 được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và sản xuất. Nguyên tắc Pareto hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực để tối ưu nhất. Tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.

Nắm được quy tắc 80/20, chủ doanh nghiệp có thể tìm hiểu 80% lợi nhuận của mình được tạo ra bởi 20% nhóm khách hàng nào. Từ đó, thay vì chăm sóc tất cả các khách hàng một cách dàn trải, doanh nghiệp sẽ đầu tư quan tâm nhiều hơn tới nhóm 20% khách hàng tiềm năng nhất, tìm hiểu xem họ thích gì, nhu cầu của họ là gì, mình cần làm gì để khiến họ tiếp tục ủng hộ cho doanh nghiệp.

Trong cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và được đầu tư 80% thời gian, công sức. Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh đều có thể tập trung vào nhóm tính năng này để giới thiệu tới khách hàng.

Bám sát vào mô hình 80/20, bạn cũng sẽ thấy rằng 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Tập trung vào sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ cải thiện tình hình kinh doanh cho doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn Quy tắc 80/20, các bạn có thể tìm đọc cuốn sách cùng tên của tác giả Richard Koch.

Richard Koch sẽ cho chúng ta nhìn thấy những phương cách khác thường mà theo đó thế giới này vận hành. Ông đã làm sáng tỏ sự xác thực và sức mạnh của một nguyên lý qua vô số những ví dụ xét từ nhiều bình diện – sản xuất kinh doanh, cá nhân, và xã hội.

Nguyên lý 80/20 thực sự là chiếc chìa khóa để kiểm soát đời sống của chúng ta. Nếu chúng ta có thể tận dụng được một số ít những động lực mạnh mẽ nằm sẵn bên trong và xung quanh mình thì công sức, nỗ lực của chúng ta có thể trở nên một lực đòn bẩy để nhân mức độ hiệu quả lên thành những bội số.

Tổng hợp

Japan IT Works