Nguyên Tắc 80/20 Là Gì? Ví Dụ Thực Tế, ưu Và Nhược điểm

Khi bạn không quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả, bạn sẽ dành phần lớn thời gian và năng lượng của mình cho những việc không mang lại cho bạn kết quả như mong muốn. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với quá nhiều việc như vậy, hãy thử áp dụng nguyên tắc 80/20.

1. Nguyên tắc 80/20 là gì?

Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc Pareto là một quan sát mà nói chung, chỉ 20% nỗ lực (hoặc đầu vào) dẫn đến 80% kết quả (hoặc đầu ra). Nó được phát hiện bởi nhà kinh tế, kỹ sư và nhà xã hội học người Ý Vilfredo Pareto.

Pareto sinh ra ở Paris năm 1848 nhưng chuyển đến Ý vào năm 1858, đây cũng là nơi ông theo học. Ông nhận bằng tiến sĩ năm 1869 tại Đại học Bách khoa ở Turin.

Chuyện kể rằng một ngày nọ trong khu vườn của mình, Pareto nhận thấy rằng chỉ có khoảng 20% ​​cây đậu của ông tạo ra khoảng 80% quả đậu khỏe mạnh.

Mở rộng tầm quan sát ra ngoài mảnh rau của mình hơn, Pareto nhận thấy rằng sự phân bổ của cải ở Ý cũng tuân theo nguyên tắc này. 80% đất đai thuộc sở hữu của 20% các gia đình giàu có nhất.

Nhìn vào các ngành công nghiệp khác nhau, ông nhận thấy rằng nguyên tắc này cũng được áp dụng ở đó: 80% sản lượng chỉ đến từ 20% công ty.

2. Ví dụ thực tế

Năm 1992, Báo cáo Phát triển Con người của Liên hợp quốc báo cáo rằng 20% ​​người dân sở hữu 82,7% của cải của thế giới. Đây là lần đầu tiên trong lịch sử nguyên tắc 80/20 được hiển thị rõ ràng qua con số thế giới.

Ngoài ra, còn có một ví dụ khác về nguyên lý Pareto xảy ra trong cuộc sống thực, như:

2.1. Kinh doanh

• 80% chi phí tương ứng với 20% hàng hóa hoặc dịch vụ
• 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng
• 80% doanh thu là từ 20% sản phẩm
• 80% doanh số bán hàng cũng là từ 20% nhân viên kinh doanh

Vì vậy, nguyên tắc này có thể áp dụng trong nhiều khía cạnh kinh doanh:

• Ban quản lý
• Nguồn nhân lực
• Chiến lược tiếp thị
• Dịch vụ khách hàng

Phân tích Pareto có thể giúp bạn định hướng lại chiến lược kinh doanh của mình để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng nhất. Bạn hãy bắt đầu bằng cách xác định 20% yếu tố đầu vào tạo ra 80% kết quả đầu ra trong các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp bạn.

Ví dụ: bằng cách xác định khách hàng nào tạo ra nhiều doanh thu nhất, bạn có thể tập trung các nỗ lực tiếp thị và dịch vụ khách hàng của mình cho họ. Và khi tìm kiếm khách hàng mới, bạn có thể nhắm mục tiêu những người có hồ sơ nhân khẩu tương tự như hồ sơ của những khách hàng trung thành nhất của bạn.

Tập trung phần lớn sự chú ý của bạn vào 20% hàng đầu có thể tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và bảo vệ các nguồn doanh thu cốt lõi của bạn. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn bỏ bê 80% còn lại. Bạn vẫn phải tiếp tục dành thời gian và nguồn lực cho họ, nhưng chỉ cần ít hơn.

2.2. Nguyên tắc 80/20 trong an ninh mạng

Các kỹ thuật viên mạng có thể áp dụng nguyên tắc Pareto để xác định 80% rủi ro xuất phát từ 20% các biện pháp kiểm soát bảo mật. Điều này cho phép bạn chỉ củng cố một số lượng nhỏ các biện pháp kiểm soát cần thiết trong khi vẫn bảo vệ mạng khỏi phần lớn các mối đe dọa.

2.3. An toàn và sức khỏe nghề nghiệp

Về sức khỏe và an toàn, 20% rủi ro có thể là nguyên nhân dẫn đến 80% tai nạn tại nơi làm việc.

Ví dụ, một nghiên cứu của Ủy ban An toàn Nghiên cứu Giao thông vận tải cho thấy 20% người lái xe có liên quan đến 79% tất cả các vụ tai nạn giao thông và 76% tất cả các vi phạm. Bằng cách kiểm soát và giải quyết một số lượng hạn chế các mối nguy hiểm, bạn có thể ngăn chặn phần lớn các vụ tai nạn.

Áp dụng nguyên tắc 80/20 về sức khỏe và an toàn cũng có thể tiết kiệm tiền cho công ty của bạn. Có lợi tức đầu tư lớn hơn do chi phí của các biện pháp phòng ngừa và chi phí liên quan đến tai nạn được giảm bớt.

3. Ưu điểm và nhược điểm của nguyên tắc 80/20

Giống như bất kỳ công cụ phân tích kinh doanh nào, nguyên tắc Pareto có cả ưu và nhược điểm.

3.1. Trong kinh doanh

3.1.1. Ưu điểm: Nó có thể giúp bạn tăng lợi nhuận

Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào doanh nghiệp của bạn có thể dẫn đến tăng năng suất và lợi nhuận.

Ví dụ, khi biết rằng 80% doanh số bán hàng được thực hiện bởi 20% nhân viên bán hàng thì bạn biết nên tập trung sự chú ý và nguồn lực của mình vào việc thúc đẩy nhân viên nào rồi phải không. Tương tự, quy tắc 80/20 có thể giúp bạn xác định 20% khách hàng đem lại phần lớn doanh số của bạn và tập trung nỗ lực tiếp thị vào họ.

Nó cũng có thể làm nổi bật 20% sản phẩm hoặc dịch vụ tạo ra 80% doanh thu của bạn, vì vậy bạn có thể cung cấp nhiều hơn những sản phẩm hoặc dịch vụ đó.

3.1.2. Nhược điểm: Nguyên tắc 80/20 không phải lúc nào cũng đúng

Nguyên tắc này không phải là một định luật toán học. Đó là một quan sát chung, nên điều đó không có nghĩa là nó luôn đúng trong mọi trường hợp. Các biến thể tự nhiên của nguyên tắc này có thể xảy ra. Ví dụ: 30% nhân viên bán hàng của bạn có thể chịu trách nhiệm về 60% doanh số bán hàng.

Hơn nữa, nó có thể dễ dàng hiểu sai. Mọi người thường nghĩ rằng họ nên tập trung toàn bộ sự chú ý vào 20% và hoàn toàn quên đi những phần trăm ít quan trọng hơn còn lại.

Nhưng đó chính là một suy nghĩ sai lầm. Mặc dù bạn có thể tập trung phần lớn sự chú ý vào 20% khách hàng ủng hộ doanh nghiệp của bạn nhiều nhất, nhưng bạn không nên bỏ qua 80% còn lại. Nếu bạn làm vậy, bạn có nguy cơ mất họ, và họ sẽ không bao giờ trở thành một phần của 20% nữa.

3.2. Thứ tự ưu tiên

3.2.1. Ưu điểm: Nó giúp bạn ưu tiên

Sử dụng nguyên tắc Pareto, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình bằng cách quyết định xem cần tập trung sự chú ý vào điều gì. Điều này cho phép bạn ủy quyền hoặc bỏ qua mọi thứ khác không cần thiết.

Khi bạn xác định được 80%, bạn có thể bắt đầu tìm ra gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào. Điều này có thể giúp bạn khắc phục những sai sót và tăng doanh thu của mình, làm việc hiệu quả hơn, và gặt hái nhiều thành công hơn.

3.2.2. Nhược điểm: Nó chỉ áp dụng cho quá khứ

Phân tích Pareto chỉ là sự phản ánh dữ liệu từ quá khứ. Mặc dù đây có thể là một quy tắc hữu ích khi lập kế hoạch, nhưng nó không đưa ra dự đoán cho tương lai của bạn.

Mặc dù hiệu suất trong quá khứ có thể là một chỉ báo tốt về hiệu suất trong tương lai đi chăng nữa, nhưng nó không phải lúc nào cũng đúng. Hoàn cảnh luôn thay đổi và phát triển, có nghĩa là nguyên tắc Pareto không phải lúc nào cũng hữu ích cho việc xây dựng các chiến lược cho tương lai.

4. Kết

Nguyên tắc 80/20, còn gọi là nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động thực sự quan trọng, vì vậy bạn có thể đạt được nhiều thành tựu hơn với ít nỗ lực hơn.

Nguyên tắc này đã được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh và cuộc số nói chung để tăng năng suất. Vì thế, bạn cũng có thể sử dụng nó trong cuộc sống cá nhân của mình như để quản lý thời gian tốt hơn, chúc bạn thành công.