Cách Sắp Xếp Các Liên Hệ (contacts) Trong Outlook - Business

Là một chủ doanh nghiệp, bạn cần theo dõi các liên hệ của mình. Mất đi các thông tin liên hệ có thể có nghĩa là mất đi một cơ hội để làm kinh doanh Bạn không thể tiếp cận với một khách hàng tiềm năng nếu bạn không biết làm thế nào để liên hệ với họ. Với Microsoft Outlook, danh sách liên hệ của bạn gần như là email của bạn với danh sách các liên hệ trong Outlook.

Nếu biết cách, bạn có thể làm được rất nhiều thứ với các liên hệ trong MS Outlook. Bạn có thể tạo các danh sách liên hệ trong Outlook, chia sẻ các liên hệ và các danh sách liên hệ với các công cụ khác và với những người sử dụng email khác, và thậm chí là gửi tin nhắn theo nhóm. Tìm hiểu về cách tận dụng tối đa các liên hệ là cách tuyệt vời để được sắp xếp lại.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học tất cả những điều cơ bản bao gồm cách thêm các liên hệ vào Outlook và cách tạo một nhóm liên hệ trong Outlook. Chúng ta cũng sẽ kiểm tra một số các tính năng nâng cao như cách chia sẻ nhóm liên hệ trong Outlook. Hãy bắt đầu nào.

Tại sao các liên hệ trong Microsoft Outlook lại quan trọng

Một liên hệ trong MS Outlook là một người hoặc một doanh nghiệp mà bạn thường xuyên liên hệ. Đối với các liên hệ thường xuyên, Outlook cho phép bạn giữ nhiều sổ địa chỉ trực tuyến ngay bên trong email của bạn.

Mỗi mục nhập trong sổ địa chỉ email của bạn được gọi là một liên hệ. Là một người làm nghề kinh doanh, hoặc chỉ là một người nào đó thường sử dụng email, thì việc có các sổ địa chỉ trực tuyến thì thật thuận tiện. Nó cũng có nghĩa là bạn không bao giờ phải lo lắng về việc mất đi thông tin liên hệ một lần nào nữa

Để tìm sổ địa chỉ Outlook của bạn, nhấp vào biểu tượng Address Book (trông như là một cuốn sách mở) ở bên phải tab Home. Hộp thoại Address Book: Contacts hiển thị với một số thông tin cơ bản về mỗi liên hệ:

Sổ địa chỉ mặc định của bạn là Contacts - [Địa chỉ email của bạn], nhưng bạn có thể tạo thêm các sổ địa chỉ nếu cần.

Để xem thông tin chi tiết hơn về liên hệ đó, nhấp đúp vào tên của họ để mở thẻ liên hệ:

Như bạn thấy, thẻ liên hệ của bạn có nhiều thông tin khác ngoài địa chỉ email của liên hệ của bạn. Ngoài khả năng lưu trữ lên đến ba địa chỉ email cho mỗi liên hệ, còn có các trường để bạn nhập các thông tin sau:

• Chức vụ
• Địa chỉ trang web
• Địa chỉ IM
• Số điện thoại (Văn phòng, nhà, số Fax, di động, và rất nhiều nữa)
• Các địa chỉ (lên đến ba địa chỉ thực cho mỗi liên hệ)

Bạn cũng có thể đính kèm một bức ảnh vào thẻ liên hệ nếu bạn có. Ngoài ra còn có mục Notes để bạn gõ vào các thông tin bổ sung.

Sổ địa chỉ của Outlook không chỉ cho phép bạn sắp xếp và tìm kiếm thông tin liên hệ nhanh chóng, mà bạn còn có thể sử dụng nó để gửi đi các email theo nhóm bằng các nhóm liên hệ. TÌm hiểu thêm về Microsoft Outlook trong những hướng dẫn này:

• Microsoft Outlook How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook Laura Spencer
• Microsoft Outlook How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently Laura Spencer
• Gmail Gmail vs Outlook: What’s the Best (Free) Email Service? Laura Spencer

Tìm hiểu những lời khuyên và chiến lược hữu ích về sắp xếp email

Trước khi chúng ta tiếp tục với chủ đề về cách sắp xếp các liên hệ trong MS Outlook của bạn, đừng quên đăng ký nhận bản tin của Tut+ Business và tải về email miễn phí: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ebook này cũng đề cập đến các chiến lược và các lời khuyên hàng đầu về sự sắp xếp để quản lý tất cả các email đến một cách hiệu quả hơn.

Bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về các liên hệ và nhóm liên hệ trong MS Outlook:

1. Cách tạo các liên hệ mới trong MS Outlook

Bây giờ bạn đã hiểu được sự quan trọng của sổ địa chỉ trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu xây dựng danh sách liên hệ bằng cách tạo ra các liên hệ mới. Có hai phương pháp cơ bản mà bạn có thể sử dụng để thêm các liên hệ vào Outlook:

1. từ bên trong sổ địa chỉ
2. từ bên trong email

Chúng ta sẽ thử từng phương pháp một nhé.

Bước 1. Cách thêm các liên hệ vào Outlook từ sổ địa chỉ của bạn

Phương pháp thêm thông tin liên hệ này đặc biệt hữu dụng nếu bạn có các danh thiếp mà bạn muốn thêm vào các liên hệ trong MS Outlook. Việc có thông tin liên hệ của bạn được sắp xếp gọn gàng trong hộp thư email của bạn tốt hơn nhiều so với việc giữ một chồng danh thiếp mà nó có thể bị mất hoặc vô tình bỏ đi.

Để bắt đầu, mở sổ liên hệ trong MS Outlook và nhấp chuột phải vào bất cứ vị trí nào trong sổ địa chỉ. Một menu bật mở sẽ xuất hiện:

Click vào tùy chọn New Entry. Hộp thoại New Entry sẽ hiển thị:

Chọn New Contact và nhấp vào OK. Bạn sẽ thấy một Contact Card rỗng:

Điền vào mỗi ô liên hệ với các thông tin chính xác.

Nếu bạn thấy một mũi tên hướng xuống ngay phía bên phải của ô điền, bạn có thể nhấp chuột vào nó và thêm vào các thông tin bổ sung. Trong ví dụ bên dưới, có ba loại địa chỉ mà bạn có thể thêm vào một thẻ liên hệ:

Khi bạn đã hoàn thành việc nhập thông tin liên hệ, chọn Save & New để lưu lại liên hệ đó và tiếp tục thêm các liên hệ vào sổ địa chỉ của bạn. Hoặc chọn Save & Delete để trở lại hộp thoại Address Book: Contacts.

Bước 2: Thêm các liên hệ vào Outlook từ một Email

Khi bạn nhận một email từ một liên hệ mới và bạn muốn lưu thông tin của họ vào sổ liên hệ MS Outlook, rất dễ dàng để làm việc này. Bắt đầu với email chứa các thông tin liên hệ đó được mở ra:

Click chuột phải vào địa chỉ của người gửi. Một menu bật mở xuất hiện:

Chọn tùy chọn Add to Outlook Contacts. Một thẻ liên hệ mở ra với tên và địa chỉ email của người gửi đã được điền sẵn. Nếu bạn có thông tin bổ sung cho liên hệ này, hãy thêm chúng vào.

Khi bạn hoàn thành công việc bổ sung thông tin, click vào Save & Close hoặc Save & New để lưu lại liên hệ đó vào sổ địa chỉ của bạn.

Bước 3: Cách thêm hình ảnh vào một liên hệ

Nếu bạn đã có hình ảnh, bạn có thể thêm hình ảnh đó hoặc biểu tượng vào một thẻ liên hệ. Bắt đầu bằng cách mở thẻ liên hệ của người mà bạn muốn thêm hình ảnh vào. Nhấp vào biểu tượng Add Contact Picture ở bên phải tên của người đó. Một cửa sổ trình duyệt mở ra:

Điều hướng tới tệp chứa hình ảnh mà bạn muốn thêm vài. Nhấp vào hình muốn chọn và nhấn OK. Hình ảnh mà bạn đã chọn bây giờ đã xuất hiện trên thẻ liên hệ:

Bước 4: Cách xóa liên hệ

Đôi khi, bạn có thể muốn xóa đi một số liên hệ. Thông tin đó có thể không chính xác, hoặc bạn không còn cần nó nữa.

May mắn thay, bạn có thể dễ dàng xóa một liên hệ trong Outlook. Bắt đầu bằng cách mở hộp thoại Address Book: Contacts. Nhấp vào tên liên hệ bạn muốn xóa để chọn nó. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào trong hộp thoại đó. Menu bật mở hiển thị:

Chọn tùy chọn Delete. Hệ thống sẽ nhắc bạn xác nhận rằng bạn thực sự muốn xóa liên hệ đó:

Nhấp vào Yes và liên hệ đó sẽ bị xóa khỏi sổ địa chỉ MS Outlook của bạn.

3. Xây dựng một nhóm liên hệ

Nếu bạn cần gửi nhiều hơn một thông báo cho cùng một nhóm người, một nhóm liên hệ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép bạn gửi cùng một thông điệp cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn cùng một lúc. Bằng cách sử dụng một nhóm liên hệ, bạn có thể chắc chắn rằng mọi người đều có thông tin giống nhau. Hơn hết, bạn sẽ tránh được nguy cơ quên gửi email đó đến một ai đó - điều này có thể xảy ra nếu bạn gửi email cho từng thành viên nhóm một cách riêng biệt.

(Lưu ý: Tính năng này được gọi là Distribution List trong một số phiên bản cũ của Outlook).

Hãy đi sâu hơn về các nhóm liên hệ nào.

Bước 1. Làm thế nào để tạo một nhóm liên hệ trong Outlook

Bắt đầu bằng cách mở cửa sổ People. Nhấp vào ba chấm ở góc dưới bên trái MS Outlook. Menu bật mở Navigation Options xuất hiện:

Chọn tùy chọn People từ trình đơn bật mở. Cửa sổ People hiển thị với một danh sách đầy đủ các địa chỉ liên hệ của bạn:

Nhấp vào New Contact Group trong thanh Ribbon. Một cửa sổ Contact Group trống sẽ xuất hiện:

Nhập tên của nhóm liên hệ mà bạn muốn tạo trong trường Name. Bây giờ bạn đã tạo được một nhóm liên hệ mới, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu thêm liên hệ.

Bước 2. Cách thêm các liên hệ vào một Nhóm Liên hệ trong Outlook

Để thêm các liên hệ mới vào một nhóm liên hệ, hãy bắt đầu với cửa sổ Contact Group trống đang mở. Nhấp vào biểu tượng Add Member trên thanh ribbon. Một menu bật mở hiển thị:

Bạn có thể chọn giữa việc chọn các thành viên từ liên hệ trong Outlook hiện có của bạn, từ sổ địa chỉ của bạn, hoặc tạo một liên hệ email mới để thêm vào nhóm liên hệ.

Nếu bạn chọn tùy chọn From Outlook Contacts hoặc From Address Book từ trình đơn bật mở, cửa sổ Select Members: Contacts sẽ hiển thị. Bạn có thể chọn một tên liên hệ từ đó.

Ở ví dụ này, chúng ta sẽ chọn tùy chọn New E-mail Contact. Thay vì nhận được thẻ liên lạc đầy đủ, thì hộp thoại Add New Member sẽ xuất hiện:

Nhập tên và địa chỉ của liên hệ mà bạn muốn thêm vào nhóm. Lưu ý rằng hộp kiểm bên cạnh Add to Contacts được đánh dấu theo mặc định. Nếu bạn bỏ đánh dấu, thì liên hệ đó sẽ được thêm vào nhóm liên hệ mới của bạn, nhưng không phải vào sổ địa chỉ của bạn. Điều này có thể hữu ích nếu bạn chỉ cần liên hệ với người này như một phần của nhóm đó.

Khi bạn đã nhập vào thông tin của mình, hãy nhấp vào OK. Địa chỉ liên hệ đó bây giờ đã được thêm vào nhóm liên hệ của bạn. Tiếp tục thêm số lượng các địa chỉ liên hệ vào nhóm theo nhu cầu của bạn.

Khi bạn đã hoàn thành công việc thêm thành viên vào nhóm liên hệ mới của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Save & Close ở phía trên bên trái của cửa sổ Contact Group.

Bước 3: Cách sử dụng nhóm liên hệ

Lần tới, khi bạn sẵn sàng gửi một tin nhắn tới các thành viên của nhóm liên hệ, chỉ cần đơn giản gõ tên của nhóm đó trong mục To. Click vào nút Send khi tin nhắn của bạn đã soạn xong. Tin nhắn đó sẽ được gửi tới tất cả các thành viên trong nhóm liên hệ đó của bạn:

Bước 4: Đặt lại tên nhóm liên hệ

Sau khi đã tạo được một nhóm liên hệ, bạn có thể sẽ muốn đặt lại tên của nhóm này. Ví dụ, khi một dự án kết thúc và nhóm dự án này được phân công một dự án mới, bạn có thể sẽ muốn đặt lại tên cho nhóm liên hệ của mình.

Để đặt lại tên nhóm, mở menu bật mở Navigation và chọn tùy chọn People:

Cử sổ Contact sẽ xuất hiện:

Tên nhóm liên hệ xuất hiện ở phía trên cùng của danh sách liên hệ (bên cạnh biểu tượng hình người). Click vào nhóm liên hệ để chọn. Nhấp đôi chuột vào nhóm liên hệ đã chọn để mở cửa sổ Contact Group:

Gõ một tên nhóm liên hệ mới trong mục Name. Khi đã xong, click vào biểu tượng Update Now. Hoặc, click vào biểu tượng Save & Close để lưu lại thay đổi và thoát khỏi cửa sổ này.

Bước 5. Cách thay đổi các liên hệ của nhóm liên hệ trong MS Outlook

Các danh sách email có khuynh hướng lỏng lẻo. Các thành viên nhóm thay đổi theo thời gian. Email Outlook có thể giúp bạn theo kịp sự thay đổi này.

Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thay đổi các thành viên nhóm liên hệ từ cửa sổ Contact Group. Bạn có thể chỉ định những liên hệ mới vào nhóm liên hệ hoặc thậm chí là xóa các thành viên nhóm hiện tại. Bắt đầu với cửa sổ Contact Group đang mở:

Hãy bắt đầu bằng cách thêm một thành viên mới vào nhóm liên hệ hiện tại. Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Add Members trên thanh Ribbon. Bạn được cung cấp một sự chọn lựa để thêm một thành viên từ danh sách liên hệ Outlook, sổ địa chỉ của bạn hoặc nhập vào một liên hệ email mới. Sau khi bạn đã hoàn thành việc thêm một thành viên, click vào biểu tượng Update Now trên thanh Ribbon.

Để bỏ một thành viên của nhóm liên hệ, click vào tên thành viên đó để chọn. Tiếp theo, click vào biểu tượng Remove Member trên thanh Ribbon. Thông tin liên hệ của thành viên đó sẽ bị loại bỏ khỏi nhóm liên hệ đó. (Tuy nhiên, nếu thành viên đó không được loại bỏ khỏi nhóm liên hệ đó, hãy loại bỏ thông tin của họ từ danh sách liên hệ email trong Outlook).

Khi bạn đã hoàn thành các thay đổi cho nhóm liên hệ của mình, click vào biểu tượng Save & Close ở bên trái thanh Riboon để thoát khỏi cửa sổ đó.

Bước 6. Cách xóa một nhóm liên hệ

Đôi khi, bạn có thể muốn xóa hoàn toàn một nhóm liên hệ. Có thể bạn không còn cần phải liên lạc với các thành viên trong nhóm này nữa.

Để xóa một nhóm liên hệ từ email MS Outlook của bạn, hãy bắt đầu với cửa sổ Contacts được mở ra. Các nhóm liên hệ của bạn xuất hiện ở đầu danh sách đó.

Nhấp vào nhóm liên hệ mà bạn muốn xóa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete (nó trông như dấu X) trên thanh Ribbon. Nhóm liên hệ đó của bạn đã được xóa.

4. Chia sẻ Thông tin Liên hệ và Nhóm Liên hệ

Cho dù bạn sử dụng email Outlook cho công việc hay cho cá nhân, thì việc chia sẻ thông tin liên hệ với người dùng MS Outlook khác và Microsoft OneNote cũng hữu ích và tiết kiệm thời gian.Trong Outlook, bạn có thể chia sẻ các liên hệ với OneNote hoặc với những người dùng Outlook khác.

OneNote là một ứng dụng ghi chú, là một phần của Microsoft Office. Để tìm hiểu thêm về OneNote, hãy xem lại hướng dẫn này:

• Office Getting Started with Microsoft OneNote Matthew Guay

Bước 1: Cách gửi thông tin liên hệ đến OneNote

Bắt đầu bằng cửa sổ Contacts được mở ra. Nhấp vào một liên hệ để chọn chúng, sau đó nhấp vào biểu tượng OneNote trên thanh Ribbon. Hộp thoại Select Location in OneNote xuất hiện:

Mở rộng tùy chọn My Notebook và chọn một sổ ghi chú OneNote nơi bạn muốn lưu trữ các thông tin liên lạc. Nhấp vào OK. Thông tin của bạn đã được thêm vào OneNote trong sổ ghi chú mà bạn đã chọn:

Lưu ý: Bạn cũng có thể chia sẻ thông tin thẻ liên hệ của Outlook với OneNote.

Bước 2: Cách chia sẻ một Liên hệ hoặc Nhóm liên hệ trong Outlook

Nếu ai đó cần thông tin liên hệ của bạn hoặc thậm chí cả nhóm liên hệ của bạn, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ thông tin đó với họ qua email của Outlook.

Bắt đầu bằng cửa sổ Contacts được mở. Nhấp vào mục Outlook mà bạn muốn chia sẻ để chọn nó. Mục này có thể là một nhóm liên hệ hoặc một liên hệ cá nhân. Trong ví dụ này, tôi đang giải thích cách chia sẻ một nhóm liên hệ trong Outlook.

Nhấp vào Forward Contact trên thanh Ribbon để mở menu bật mở:

Lưu ý: Các nhóm liên hệ chỉ có thể được chuyển tiếp dưới dạng một liên hệ của Outlook. Các liên hệ cá nhân có thể được chuyển tiếp dưới dạng liên hệ của Outlook hoặc danh thiếp.

Chọn tùy chọn cho định dạng của mục liên hệ. Một cửa sổ email Compose sẽ mở ra với mục liên lạc đã được đính kèm:

Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn nhận thông tin. Đó cũng là một ý tưởng tốt khi thêm một số nội dung vào tin nhắn để email của bạn không bị chuyển vào thư mục spam. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Send.

Những cách thực hành để sử dụng các nhóm liên hệ của bạn

Khi bạn đã nhập các liên hệ của bạn vào Outlook và sắp xếp chúng thành các nhóm, bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều cách sử dụng cho các nhóm liên hệ trong Outlook. Dưới đây là một vài ý tưởng:

1. Thông báo dự án. Nếu bạn cần gửi cùng một thông tin cho tất cả các thành viên trong nhóm dự án của bạn, các nhóm liên hệ là một công cụ tuyệt vời. Đảm bảo được tất cả mọi người trong nhóm của bạn nhận được thông tin giống nhau.
2. Các cuộc họp. Mặc dù có nhiều cách khác để gửi các thông báo họp, gửi qua email qua một nhóm liên hệ cho phép bạn thêm các tài liệu đính kèm và các chi tiết khác.
3. Thông báo. Nếu doanh nghiệp của bạn có thông báo trên toàn công ty hoặc thậm chí là các thông báo cho toàn bộ các phòng ban, thì email nhóm được gửi bằng cách sử dụng một danh sách liên hệ có thể giúp bạn lan truyền.
4. Thông báo và cảnh báo. Nếu bạn cần cảnh báo cho một nhóm khách hàng về việc nâng cấp phần mềm hoặc các thay đổi khác của hệ thống, một danh sách liên hệ có thể đảm bảo rằng thông điệp của bạn sẽ tiếp đến những người thích hợp.
5. Sự kiện xã hội. Các nhóm liên hệ cũng là một công cụ tuyệt vời để tổ chức các sự kiện xã hội như các bữa tiệc, tập hợp nhóm, các sự kiện thể thao và những sự kiện xã hội khác.

Sử dụng một nhóm liên hệ để gửi một tin nhắn cho nhiều người là thiết thực và tiết kiệm thời gian. Một khi bạn trở nên thoải mái khi sử dụng các nhóm liên hệ, bạn sẽ có thể nghĩ ra những cách sử dụng độc đáo cho riêng mình.

Sắp xếp email của bạn bằng cách quản lý hộp thư đến tốt hơn

Bạn ít có khả năng có một hộp thư MS Outlook lộn xộn nếu bạn đang thực hiện tốt về quản lý email. Tìm hiểu cách làm giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến của bạn qua quyển ebook miễn phí của chúng tôi:

Kết thúc

Bây giờ bạn đã biết cách thêm các liên hệ vào Outlook và cách tổ chức các liên hệ đó thành các nhóm liên hệ khi bạn đã thêm chúng vào, bạn đã sẵn sàng để tận dụng các liên hệ trong MS Outlook để liên lạc cho công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Bắt đầu bằng cách tạo một nhóm liên hệ trong Outlook ngay hôm nay nhé.

Bạn đã sử dụng các liên hệ trong Outlook trong công việc của bạn như thế nào? Bạn đã tận dụng được hết các tính năng của nhóm liên hệ chưa? Chia sẻ suy nghĩ (hoặc những mẹo sử dụng) của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé.