Hướng Dẫn Cách Tạo Danh Bạ Trong Outlook - Đánh Máy Văn Phòng

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh bạ trong Outlook một cách nhanh chóng và tiện lợi, cùng đón đọc nhé!

CHUẨN BỊ DỮ LIỆU LIÊN LẠC EXCEL CỦA BẠN ĐỂ ĐƯỢC NHẬP VÀO OUTLOOK

Một cách dễ dàng nhất để địa chỉ liên lạc của bạn có thể được thêm từ Excel sang Outlook đó chính là lưu bảng tính ở định dạng CSV. Với cách này, bạn có thể áp dụng cho bất cứ phiên bản Office nào cũng như cho phép bạn được bỏ qua một vài vấn đề về phạm vi được đặt tên hay địa chỉ trên hệ thống.

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại bảng tính, bạn mở các liên hệ chi tiết muốn nhập vào Outlook 2010-2013. Bước 2: Thực hiện nhấp vào Flie và chọn Save As. Bước 3: Tiến hành chọn vị trí để lưu tệp của bạn.

Bước 4: Lúc này, bạn sẽ thấy hộp thoại Save As. Thực hiện chọn tuỳ chọn CSV (Comma delimited)  ở mục Save as type  và nhấn Save. Bước 5: Lúc này, bạn sẽ thấy thông báo từ Excel với nội dung sau: The selected file type does not contain workbooks that contain multiple sheets. (Kiểu tệp bạn đã chọn không chứa các bảng tính có nhiều trang). Thông báo này sẽ cho bạn biết thêm về giới hạn của tệp CSV. Và cũng xin đừng lo lắng, vì bảng tính gốc của bạn sẽ vẫn như cũ.

Bạn chỉ cần nhấp vào OK là xong

Bước 6: Sau khi đã nhấp OK, bạn sẽ thấy một thông báo khác với nội dung: Some features in your workbook might be lost if you save it as CSV (Comma delimited) (Một số tính năng tại bảng tính của bạn có thể sẽ bị mất nếu bạn lưu nó dưới dạng CSV (Comma delimited)). Thông báo này bạn có thể bỏ qua. Vì vậy, bạn có thể nhanh chóng nhấp vào Yes để bảng tính hiện tại có thể được lưu với định dạng CSV. Khi đó, bảng tính gốc (tệp .xlsx) sẽ bị đóng lại và bạn có thể nhận thấy là tên của trang hiện tại của bạn sẽ được thay đổi.

Bước 7: Thực hiện đóng tệp CSV mới của bạn. Vậy là bây giờ bạn đã có thể sẵn sàng để thêm địa chỉ liên lạc vào Outlook.

NHẬP ĐỊA CHỈ LIÊN HỆ TỪ EXCEL SANG OUTLOOK

Trong bước nay, bạn sẽ thấy là cách nhập các địa chỉ liên hệ từ Outlook thành Excel bằng cách dùng Import and Export Wizard.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn mở Outlook, vào File> Open & Export rồi nhấp vào tùy chọn Import/Export. Bước 2: Lúc này, bạn sẽ nhận được Import and Export Wizard. Thao tác chọn Import from another program or file  rồi nhấp chuột vào nút Next. Bước 3: Ở bước Import a Filecủa wizard, bạn tiếp tục chọn Comma Separated Values và kích Next. Bước 4: Tiếp đó hãy nhấp vào nút Browse  và tìm kiếm tệp .csv mà bạn muốn nhập. Tại bước này, bạn cũng sẽ thấy được những nút bên dưới Options  giúp bạn không nhập những phần trùng lặp, thay thế những liên hệ hiện có hoặc tạo ra những mục sao chép. Nếu như bạn xuất thông tin danh bạ của mình từ Excel và sau đó muốn nhập chúng trở lại Outlook thì nên chọn nút đầu tiên. Bước 5: Lúc này bạn tiếp tục nhấp vào nút Next để chọn đích đến cho email. Thư mục Contacts nên được chọn theo mặc định. Nếu không như thế, bạn có thể sẽ cuộn lên hay xuống để xác định vị trí tệp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn một thư mục khác Bước 6: Sau khi đã nhấp vào Next, lúc này bạn sẽ thấy một hộp kiểm Import “Your File Name.csv” into folder: Contacts “. Hãy đảm bảo check vào đó. Trước khi nhấn vào Finish, bạn cần kết hợp một số cột trong tệp CSV vào các trường liên hệ trong Outlook. Thao tác này sẽ giúp nhập địa chỉ liên hệ của bạn từ Excel thành Outlook một cách chính xác như bạn muốn. Bạn tiếp tục làm theo các bước tiếp theo

ĐIỀU CHỈNH CHO EXCEL KHỚP VỚI CÁC TRƯỜNG OUTLOOK TƯƠNG ỨNG

Để có thể đảm bảo rằng những chi tiết từ các địa chỉ liên hệ mà bạn đã nhập sẽ xuất hiện trong các trường tương ứng trong Outlook, hãy dùng hộp thoại Map Custom Fields trên bước cuối cùng của Import and Export Wizard.

Bước 1: Nhấp chọn Import “Your File Name.csv” into folder: Contacts để thực hiện kích hoạt nút Map Custom Fields….Tiếp tục nhấp vào nút này để hộp thoại tương ứng xuất hiện. Bước 2: Lúc này bạn sẽ thấy From:và To : trên Map Custom Fields dialog . From : có chứa tiêu đề cột từ tệp CSV của bạn. Tại To , bạn sẽ thấy rằng các trường Outlook tiêu chuẩn cho các địa chỉ liên hệ. Nếu như một trường khớp với một cột trong tệp CSV, thì bạn sẽ thấy cột của mình trong Mapped from. Bước 3: Lúc này các trường Name, First Name sẽ là các trường Outlook cơ bản, vì thế nếu như chi tiết liên lạc trong tệp của bạn có bất kỳ tên liên hệ nào, thì bạn có thể nhập vào.

Bước 4: Bạn cần tạo một mapping thủ công. Giả sử: trong tệp của bạn, số điện thoại của người liên hệ nằm trong cột Phone number. Outlook sẽ có nhiều trường chứa số điện thoại, ví dụ như Business, Home, Car,...

Vì vậy, bạn có thể sẽ tìm thấy một kết nối tương tự bằng cách cuộn trong ô To :. Bước 5: Khi mà bạn đã tìm thấy tùy chọn đúng, giả sử: Business Phone, lúc này chỉ cần chọn Phone number trong From. Sau đó bạn thực hiện kéo và thả nó vào Business Phone  trong hộp To: Bây giờ là bạn có thể xem được tiêu đề cột Phone number  bên  cạnh trường Business Phone . Bước 6: Cuối cùng, bạn thao tác kéo các mục khác từ khung bên trái sang trường Outlook sao cho thích hợp và nhấp vào Finish là xong. Lúc này, địa chỉ liên hệ của bạn đã được thêm vào thành công vào Outlook từ Excel.

5/5 - (1 bình chọn)