Hướng Dẫn Các Bước Lập Kế Hoạch Sản Xuất Hiệu Quả - FastWork

Khi thị trường cung cấp sản phẩm, dịch vụ ngày càng mở rộng & đa dạng, ngành sản xuất trở nên cạnh tranh hơn. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản xuất kỹ lưỡng hơn từ yêu cầu nguyên vật liệu, quản lý chuỗi cung ứng đến kiểm soát hàng tồn kho. Bởi một kế hoạch sản xuất chỉn chu, tỉ mỉ là cách tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm/ dịch vụ hoàn hảo nhất đến tay khách hàng

Mục lục nội dung:

• Lập kế hoạch sản xuất là gì?
• Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất
• Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất
• Hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất
• Những sai lầm phổ biến thường gặp
• Lưu ý khi xây dựng kế hoạch sản xuất
• Phần mềm quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả

Lập kế hoạch sản xuất là gì?

Lập kế hoạch sản xuất là quá trình quyết định sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được sản xuất như thế nào? Hay nói cách khác, đó là cách bạn lập kế hoạch nhằm quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng, nguyên liệu thô, nhân viên và cơ sở vật chất nơi quá trình sản xuất diễn ra.

Nó ảnh hưởng trực tiếp đến các khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh bao gồm:

• Quản lý chuỗi cung ứng
• Kế hoạch sản xuất
• Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu
• Thời gian sản xuất
• Lập kế hoạch năng lực

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất

Muốn mở rộng hoạt động sản xuất, một kế hoạch sản xuất cẩn thận, tỉ mỉ là quan trọng hơn cả. Bạn cần xác định rõ ai là người đảm nhận trách nhiệm quản lý các nguồn lực & quyết định chúng sẽ được phân bổ như thế nào? Đó cũng là một phần quan trọng của việc lập kế hoạch năng lực, trả lời câu hỏi có thể tạo ra bao nhiêu trong một khoảng thời gian nhất định, với các nguồn lực sẵn có?

Nếu không có kế hoạch sản xuất, bạn có thể dễ dàng sử dụng quá nhiều tài nguyên cho một sản phẩm dẫn đến thiếu tài nguyên cho sản phẩm khác. Hoặc không sắp xếp nguồn lực hợp lý khiến quá trình sản xuất diễn ra chậm trễ, không đáp ứng được yêu cầu về mặt tiến độ.

Những vấn đề này cho thấy sự thiếu hiệu quả trong quá trình lập kế hoạch sản xuất của bạn. Bất kể bạn đang kinh doanh sản phẩm, dịch vụ nào, quy mô lớn hay nhỏ, một kế hoạch sản xuất chỉn chu là cách tốt nhất để đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hợp lý, sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao và không vượt quá ngân sách.

• Bạn đã tìm hiểu Giải pháp Quản lý tổng thể cho Doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối? Chuẩn hóa & tự động hóa không giới hạn quy trình sản xuất, quy trình xuất nhập kho, quy trình mua hàng,… nhằm kiểm soát chặt chẽ tiến độ sản xuất theo đúng kế hoạch. Quản lý nội bộ, nhân sự, công việc… tất cả trên 1 App duy nhất.

Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất

Để đạt được hiệu quả cao nhất từ ​​việc lập kế hoạch sản xuất, bạn cần quyết định phương pháp nào là tốt nhất cho quy trình sản xuất của mình.

Phương pháp công việc

Phương pháp công việc thường được sử dụng khi sản xuất một sản phẩm duy nhất với một kế hoạch sản xuất duy nhất được tạo ra. Phương pháp này phù hợp với các cơ sở sản xuất quy mô nhỏ, đặc biệt thuận lợi khi một sản phẩm hoặc dịch vụ yêu cầu các tùy chỉnh cụ thể.

Phương pháp sản xuất hàng khối

Sản xuất hàng loạt bao gồm sản xuất hàng hóa theo nhóm, thay vì được sản xuất riêng lẻ hoặc thông qua sản xuất liên tục. Phương pháp này rất hữu ích khi sản xuất sản phẩm trên quy mô lớn.

Gợi ý tìm đọc: Phần mềm quản lý sản xuất ERP – Tối ưu hóa từng giai đoạn trong quy trình sản xuất

Phương pháp dòng chảy

Phương pháp dòng chảy là một mô hình sản xuất dựa trên nhu cầu nhằm giảm thiểu thời gian tiến hành sản xuất bằng cách tăng tốc dây chuyền sản xuất. Quá trình sản xuất bắt đầu dựa trên các đơn đặt hàng công việc và sẽ không dừng lại cho đến khi tất cả các thành phẩm được sản xuất. Thông qua việc sử dụng máy móc, ngoài việc tối ưu các tác vụ thủ công thì thời gian chờ đợi cũng được giảm thiểu tối đa.

Phương pháp gia công

Phương pháp gia công sử dụng một dây chuyền lắp ráp với nhiều loại máy móc khác nhau để hoàn thành các công việc riêng biệt. Sau đó ghép thành hàng lại với nhau tạo thành sản phẩm hoàn thiện.

Phương pháp sản xuất hàng loạt

Phương pháp sản xuất hàng loạt chủ yếu tập trung vào việc liên tục tạo ra dòng sản phẩm giống hệt nhau. Nó tương tự như phương pháp dòng chảy, nhưng ở quy mô lớn hơn nhiều, giúp cắt giảm chi phí sản xuất. Khi tính đồng nhất cũng quan trọng như hiệu quả, bạn cần sử dụng “quy trình tiêu chuẩn hóa” để đảm bảo tất cả các sản phẩm trông giống hệt nhau.

Có thể bạn quan tâm: Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là gì? Một số nguyên tắc doanh nghiệp cần biết

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất

Gợi ý bạn tham khảo quy trình lập kế hoạch sản xuất 5 bước sau để đảm bảo xây dựng một kế hoạch sản xuất hoàn hảo nhất có thể!

1. Ước tính / Dự báo Nhu cầu Sản phẩm

Lập kế hoạch nhu cầu sản phẩm là cách tốt nhất để quyết định phương pháp tạo kế hoạch sản xuất nào là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp bạn. Từ đây, bạn sẽ có thể ước tính tài nguyên nào là cần thiết và cách sử dụng chúng hiệu quả nhất!

2. Lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho

Bạn nên lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho để không gặp phải tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng gây lãng phí. Ở bước này, hãy tập trung vào các kỹ thuật kiểm soát & quản lý hàng tồn kho bạn có thể sử dụng để xử lý hàng tồn kho theo cách hiệu quả nhất có thể.

3. Hoạch định nguồn lực

Một kế hoạch sản xuất thành công đòi hỏi bạn phải “thuộc lòng” các chi tiết hoạch định nguồn lực của quá trình sản xuất. Lưu ý số lượng người tối thiểu và các yêu cầu về nguyên liệu thô cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoặc thực hiện một dịch vụ. Bạn cũng cần xem xét những máy móc và hệ thống nào là cần thiết để thực hiện kế hoạch sản xuất của bạn.

4. Giám sát sản xuất

Khi quá trình sản xuất diễn ra, hãy theo dõi & so sánh kết quả với lịch trình sản xuất và dự kiến nguồn lực. Đây là điều đòi hỏi thực hiện liên tục và cần ghi lại trong quá trình sản xuất.

5. Điều chỉnh kế hoạch để sản xuất hiệu quả hơn trong tương lai

Bước cuối cùng là phản ánh thông tin bạn có được trong bước bốn và lập chiến lược những việc có thể làm để kế hoạch sản xuất diễn ra suôn sẻ hơn trong tương lai. Lập kế hoạch sản xuất không chỉ đơn thuần là việc tạo ra các kế hoạch sản xuất hiệu quả mà còn là kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn cho lần sau.

Tóm lại, để lập kế hoạch sản xuất, bạn cần xác định rõ mục đích, file Excel kế hoạch cần thể hiện được các thông tin cơ bản như: Thời gian (trục ngang), tên model/mặt hàng (theo trục dọc), mỗi model/mặt hàng bao gồm thông tin về kế hoạch, tồn kho, xuất hàng, luỹ kế các thông số. Ngoài ra tuỳ vào đặc thù ngành nghề file excel kế hoạch sản xuất sẽ có các sheet phụ để tính toán các dữ kiện phục vụ lập kế hoạch. Ví dụ như sheet phụ để tính toán capacity, workforce, PSI… Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào số liệu bạn cần xuất ra để theo dõi, báo cáo cấp trên, đánh giá thông tin… thì cần lập thêm 1 số sheet tính mang tính tổng hợp dữ liệu, sheet này link từ các sheet đã kể trên.

Tham khảo File Excel Lập kế hoạch Sản xuất ngành may (Nguồn: Sarah Phan)

Những sai lầm phổ biến thường gặp

Dưới đây là ba sai lầm thường mắc phải trong quá trình lập kế hoạch sản xuất. Bạn nên lưu ý để tránh mắc phải hoặc rút kinh nghiệm cho chính bản thân & doanh nghiệp mình.

Không mong đợi điều không mong đợi

Điều này có nghĩa bạn cần chuẩn bị các chiến lược quản lý rủi ro nếu mọi thứ trở nên tồi tệ. Lập kế hoạch sản xuất sẽ không hoàn thành nếu không lường trước được rủi ro, vấn đề và cách giải quyết.

Mắc kẹt bên bàn làm việc (vì có quá nhiều thứ phải làm)

Bạn nên làm việc với các công cụ lập kế hoạch sản xuất thông minh, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn chỉ dựa vào phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp để lập kế hoạch sản xuất mà không trực tiếp giám sát các nguồn lực và hoạt động. Lập kế hoạch tốt nhất là chủ động và hợp tác.

Bỏ qua các thiết bị

Bất kể doanh nghiệp bạn kinh doanh sản phẩm hoặc dịch vụ nào, sản xuất có nghĩa là sử dụng công nghệ. Để tận dụng tối đa thiết bị của bạn, bạn cần phải theo dõi việc sử dụng và bảo trì thường xuyên. Hãy đảm bảo rằng thiết bị của bạn được chăm sóc tối đa trước khi nó trở thành vấn đề gây tắc nghẽn hoặc làm chậm quá trình sản xuất.

Lưu ý khi xây dựng kế hoạch sản xuất

Trong xuyên suốt quá trình lập kế hoạch, bạn cần đặc biệt ghi nhớ 2 điều này.

Dự báo chính xác

Khi bạn không ước tính đúng nhu cầu đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, bạn không thể lập một kế hoạch sản xuất chi tiết. Bạn cần xem xét xu hướng mua hàng từ những năm trước, sự thay đổi về nhân khẩu học, sự thay đổi về nguồn tài nguyên sẵn có và nhiều yếu tố khác. Những dự báo hoạch định nhu cầu này là nền tảng của việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.

Biết năng lực của bạn

Lập kế hoạch năng lực có nghĩa là biết công suất tối đa mà hoạt động của bạn có thể quản lý — phần lớn tuyệt đối của một sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó có thể cung cấp trong một khoảng thời gian. Đây là cách duy nhất để đoán trước bạn sẽ cần bao nhiêu tài nguyên để tạo ra X lượng sản phẩm. Khi bạn không biết năng lực sản xuất, thì việc lập kế hoạch sản xuất của bạn gần như vô nghĩa.

Phần mềm quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả

Ứng dụng phần mềm để quản lý kế hoạch sản xuất là lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc, nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại 4.0. Và FastWork là một trong những giải pháp tiêu biểu được các doanh nghiệp sản xuất như VietChem, Hóa Keo Bình Thạnh, Nội thất A&More, Bao bì Hoa Nam,… tin tưởng sử dụng để tăng hiệu quả quản lý kế hoạch sản xuất, tiến tới số hóa toàn diện.

Các tính năng trên FastWork hỗ trợ CEO quản lý hiệu quả kế hoạch sản xuất bao gồm:

• Quản lý kế hoạch sản xuất theo mô hình dự án
• Dễ dàng lên danh sách công việc chi tiết, giao cho nhân viên thực hiện và báo cáo công việc trực tuyến
• Kiểm soát, theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện đơn hàng đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách, tiến độ dự án đang nhanh hay chậm, công việc nào đang quá hạn, giai đoạn nào đang có vấn đề…
• Dễ dàng thêm mới công việc khi có phát sinh và gán nhân viên thực hiện
• Trao đổi, báo cáo, đính kèm tài liệu, văn bản, hình ảnh… dưới từng công việc, dễ dàng tra cứu cho cả nhân viên và quản lý

Hy vọng những kiến thức đội ngũ FastWork chia sẻ trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất, đồng thời nắm bắt được những gì cần & không cần, nên & không nên để tạo ra một kế hoạch sản xuất hiệu quả.

Tham khảo Case-study: Ứng dụng FastWork trong doanh nghiệp Sản xuất – Gia công

FastWork – Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất đồng hành cùng hơn 3500+ khách hàng ở mọi quy mô, lĩnh vực trên chặng đường số hóa.

Để được tư vấn Giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn

Từ khóa tìm kiếm:

lập kế hoạch sản xuất theo đơn hànglập kế hoạch sản xuất theo kinh doanh