Lập Kế Hoạch Sản Xuất Là Gì? Các Bước Lập Kế Hoạch Sản Xuất

Lập kế hoạch sản xuất là một trong những yếu tố mang đến sự thành công cho các công ty sản xuất. Vậy các bước để lập kế hoạch sản xuất thực hiện như thế nào liệu bạn có biết chưa? Nếu chưa, hãy cùng tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây nhé.

Mục lục

• Kế hoạch sản xuất là gì?
• Lợi ích khi có kế hoạch sản xuất
• Hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất
  • Bước 1: Lập danh sách các công việc
  • Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng
  • Bước 3: Sắp xếp thứ tự công việc
  • Bước 4: Thực hiện kế hoạch
  • Bước 5: Linh hoạt thực hiện kế hoạch
  • Bước 6: Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch
• Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất phổ biến
  • Phương pháp cân đối
  • Phương pháp tỷ lệ cố định
  • Phương pháp lên kế hoạch từ việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng
  • Phương pháp lợi thế vượt trội
  • Phương pháp hình thức PIMS (Profit Impact Market Strategy)
  • Phương pháp phân tích chu kỳ sống của hàng hóa
• Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất được hiểu là các bước lập kế hoạch cho quá trình sản xuất cụ thể. Việc này bao gồm việc tạo ý tưởng, xây dựng kế hoạch dựa trên dữ liệu có sẵn và thiết lập một kế hoạch kỹ lưỡng cho dự án của doanh nghiệp.

Dựa vào kế hoạch sản xuất này, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi các bước tiến hành trong quy trình sản xuất, bắt đầu từ việc cung ứng đầu vào đến phục vụ khách hàng ở bước cuối cùng.

Lợi ích khi có kế hoạch sản xuất

Dưới đây là những lợi ích khi có kế hoạch sản xuất, cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp xác định được những mục tiêu mong muốn.
• Giúp quá trình hoạt động sản xuất ổn định và đều đặn.
• Giúp quản lý, phân công nguồn lực hợp lý để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
• Giảm chi phí sản xuất bằng cách xác định đầu vào, đầu ra.
• Giảm được 8 loại lãng phí trong sản xuất.
• Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.
• Quản lý được các rủi ro trong sản xuất.

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất

Bước 1: Lập danh sách các công việc

Việc tạo danh sách các công việc cần làm giúp bạn có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ hàng ngày. Để hiệu quả, bạn cần phải đặt ra và sắp xếp công việc một cách kỹ lưỡng trong kế hoạch sản xuất hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Đối với mỗi mức độ sắp xếp công việc, hãy sắp xếp các công việc ưu tiên lên đầu và mức độ ưu tiên hoàn thành càng cao sẽ cần được đảm bảo.

Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng

Sau khi đã liệt kê công việc trong danh sách các công việc cần làm, tiếp theo là thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục công việc đó. Cần nhớ rằng mục tiêu nên được đặt vừa phải, phù hợp với khả năng thực tế, không quá thấp hoặc quá cao.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự công việc

Tiếp theo, hãy tổ chức công việc theo trình tự ưu tiên thực hiện công việc quan trọng trước, sau đó tập trung vào những công việc ít ưu tiên hơn. Việc xác định trình tự ưu tiên giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng đúng thời hạn và hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian.

Bước 4: Thực hiện kế hoạch

Việc tập trung thực hiện theo kế hoạch giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, sự tập trung không đồng nghĩa với việc bỏ qua các công việc khác. Do đó, bạn cần phải biết cân nhắc và kết hợp việc thực hiện các nhiệm vụ để tạo ra sự cân bằng và đảm bảo hiệu suất làm việc.

Bước 5: Linh hoạt thực hiện kế hoạch

Thực tế và lý thuyết luôn có sự chênh lệch. Do đó, khi gặp những tình huống bất ngờ mà bạn không thể dự đoán trước. Hãy dành thời gian dự trữ để xử lý những tình huống bất ngờ này và tránh các tình trạng xảy ra không như mong muốn.

Bước 6: Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch

Một kế hoạch sản xuất thành công luôn đòi hỏi việc đánh giá tiến độ hoàn thành công việc. Vì vậy, cần liên tục theo dõi, kiểm tra, so sánh kết quả để đưa ra những bước tiếp theo trong kế hoạch sắp tới.

-> Đọc thêm: Tìm hiểu khái niệm quản trị sản xuất trong doanh nghiệp

Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất phổ biến

Phương pháp cân đối

Phương pháp này gồm các bước sau :

Bước 1: Định hướng kỹ năng của Doanh nghiệp, bao gồm kỹ năng sẵn có và khả năng bảo đảm có trong tương lai của Doanh nghiệp và các thành phần sản xuất .

Bước 2: Cân đối giữa nhu cầu của thị trường và kỹ năng về các yếu tố để sản xuất.

Trong nền kinh tế thị trường, phương pháp cân đối được xác định bởi những yêu cầu sau:

• Cân đối được thực hiện phải là cân đối động. Cân đối để lựa chọn phương án tận dụng chứ không phải là cân đối theo phương án đã được chỉ định. Các yếu tố để cân đối là những thành phần biến đổi theo môi trường buôn bán, đó là nhu cầu của thị trường và kỹ năng có thể khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp trong kỳ dự án.
• Thực hiện cân đối liên hoàn, nghĩa là tiến hành nhiều cân đối kế tiếp nhau để bổ sung và điều chỉnh phương án cho phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
• Trước khi tiến hành cân đối toàn bộ các thành phần thì phải thực hiện cân đối trong những yếu tố trước. Kết quả cân đối tổng hợp phải là căn cứ để xác định năng lực sản xuất buôn bán của công ty và là cơ sở để định hướng hoặc điều chỉnh các phương án kinh doanh của công ty.

Phương pháp tỷ lệ cố định

Nội dung của phương pháp này là tính toán một số chỉ tiêu của năm dự án theo một tỷ lệ đã được xác định trong năm báo cáo trước đó. Theo phương pháp lập kế hoạch sản xuất này Doanh nghiệp sẽ coi tình hình của năm tạo dựng kế hoạch giống như tình hình của năm báo cáo đối với một số chỉ tiêu nào đó.

Phương pháp này cho thấy kết quả nhanh nhưng thiếu chính xác, vì thế chỉ nên tận dụng trong hoàn cảnh không đòi hỏi độ chính xác cao, và thời gian thực hiện kế hoạch không kéo dài.

Phương pháp lên kế hoạch từ việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng

Đây là một phương pháp lên kế hoạch có tính chất truyền thống và vẫn được sử dụng rộng rãi. Việc vận dụng phương pháp này đòi hỏi các nhà quản trị phải có cách xem xét, phân tích hệ thống và tổng thể nhiều vấn đề. Phải biết đặt hoàn cảnh của công ty trong bối cảnh kinh tế của các yếu tố ngoại lai. Cần xem xét các yếu tố sau :

• Các thành phần kinh tế như: Tổng sản phẩm quốc dân, mức đáp ứng tiền tệ…
• Sự phát triển về dân số, nhóm lứa tuổi, tình hình thay đổi thói quen trong cuộc sống.
• Các thành phần chính trị và pháp luật như luật canh tranh, luật thuế …
• Sự biến động của thị trường và thái độ của người tiêu dùng, qui mô thị trường, chu kỳ vận động của thị trường, sự trung thành của người tiêu dùng, khả năng mua .
• Sự thay đổi của khoa học công nghệ, cấu trúc ngành như loại sản phẩm, cấu trúc giá, chi phí của các đối thủ cạnh tranh.
• Các đặc điểm về nguồn lực của Doanh nghiệp như phần thị trường, chu kỳ sống của sản phẩm, trình độ lao động, chi phí tiền lương, tình hình thu nhập, giá trị sản phẩm.

Phương pháp lợi thế vượt trội

Lập kế hoạch sản xuất bằng phương pháp lợi thế vượt trội gợi mở cho các nhà quản trị khi xây dựng kế hoạch phải xem xét khai thác các lợi thế vượt trội để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi xây dựng kế hoạch doanh nghiệp cần phát huy lợi thế vượt trội trên các mặt sau:

• Lợi thế vượt trội trong chuyên môn tiêu thụ, trong việc triển khai các kênh phân phối hàng hóa với các đối tác doanh nghiệp khác.
• Lợi thế vượt trội trong sản xuất biểu hiện trong việc tăng cường liên doanh mối liên quan để phát huy chuyên môn hoá.
• Lợi thế vượt trội trong việc hợp tác nghiên cứu điều tra dự báo.
• Lợi thế vượt trội nhờ năng lực và trình độ của các nhà quản trị trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh cụ thể.

Phương pháp hình thức PIMS (Profit Impact Market Strategy)

Theo phương pháp này, khi lập kế hoạch sản xuất, các nhà xây dựng kế hoạch phải phân tích kỹ 6 vấn đề sau:

• Sức cuốn hút của thị trường như mức tăng trưởng thị trường, mật độ xuất nhập khẩu…
• Tình hình cạnh tranh: Đó là phần thị tương đối của công ty so với tổng thị trường của 3 đơn vị cạnh tranh lớn nhất.
• Đây là chỉ tiêu mà phương pháp này dùng để phân tích cho từng loại hàng hóa của Doanh nghiệp.
• Hiệu quả hoạt động của các hoạt động đầu tư: Tốc độ đầu tư, thu nhập trên mỗi hoạt động đầu tư.
• Sử dụng ngân sách của doanh nghiệp: Chi cho Marketing tiếp thị trong thu nhập, hệ số tăng sản xuất.
• Các đặc điểm của doanh nghiệp như: Qui mô hoạt động của công ty ,mức độ phân tán của công ty.
• Vấn đề sau cùng là phân tích sự thay đổi: Phần thị trường kết nối, giá cả, chất lượng sản phẩm và sự thay đổi sản lượng.

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất bằng hình thức PIMS nhằm định hướng tỷ suất lời so với tổng vốn kinh doanh của từng hãng sản xuất chiến lược của Doanh nghiệp để tạo dựng kế hoạch trên cơ sở phân tích các vấn đề trên.

Phương pháp phân tích chu kỳ sống của hàng hóa

Chu kỳ sống của sản phẩm là khung thời gian từ khi nó được đưa ra thị trường cho đến khi nó không còn tồn tại trên thị trường. Chu kỳ sống của hàng hóa được đặc trưng bởi 4 giai đoạn chủ yếu: Triển khai, phát triển, bão hoà và suy thoái. Tương ứng với mỗi giai đoạn là các vấn đề và cả cơ hội bán hàng. Do vậy, Doanh nghiệp cần nắm vững đặc điểm của từng giai đoạn để lên kế hoạch sản xuất phù hợp vì mỗi giai đoạn của chu kỳ sống có mức độ tiêu thụ trên thị trường khác nhau.

-> Đọc thêm: Mục tiêu của điều độ sản xuất

Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch sản xuất

• Không hiểu rõ các mục tiêu:

Việc xác định và hiểu rõ mục tiêu ngay từ khi lập kế hoạch sản xuất rất quan trọng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến thành công của quá trình sản xuất. Nếu không đặt ra mục tiêu rõ ràng, thì quá trình thực hiện có thể trở nên mơ hồ và không hiểu mình sẽ làm gì, dẫn đến việc không đạt được kết quả dự kiến hoặc quá trình sản xuất có thể bị lệch khỏi kế hoạch ban đầu.

• Không nắm rõ nguyên lý hoạt động hệ thống phân phối:

Hệ thống phân phối đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch sản xuất, đây là bước quan trọng để đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Trong nhiều báo cáo sản xuất kinh doanh hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa trình bày đầy đủ các yếu tố liên quan đến hoạt động phân phối, dẫn đến những khó khăn khi triển khai các hoạt động.

• Không có lộ trình triển khai:

Một kế hoạch sản xuất nên đề ra mục tiêu ngắn hạn, dài hạn và hiện tại. Nó không chỉ mô tả các hoạt động mà còn đặt ra những nhiệm vụ rõ ràng cần thực hiện ở mỗi giai đoạn. Vì vậy, cần có sự cụ thể và khả thi của kế hoạch theo từng giai đoạn.

• Cho rằng không có rủi ro trong sản xuất:

Mọi hoạt động kinh doanh đều mang theo một số rủi ro nào đó. Để xử lý các rủi ro hiệu quả, nhà đầu tư cần có khả năng hiểu và dự đoán những rủi ro này để xây dựng kế hoạch xử lý thích hợp, từ đó tránh được ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

• Kế hoạch tài chính lập ra không chuẩn:

Khi bắt đầu quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần đề ra một cái nhìn tổng quan về chi phí đầu tư và công việc cần thực hiện để đạt được lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều kế hoạch sản xuất được xây dựng mà không đặt ra các chi tiết tài chính ngay từ đầu. Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, việc xây dựng kế hoạch tài chính chi tiết ít nhất 2-3 năm hoạt động.

Trên đây là những thông tin mà Học Viện PMS chia sẻ về việc lập kế hoạch sản xuất. Hy vọng rằng những thông này sẽ giúp ích sẽ giúp bạn có những phương pháp áp dụng hiệu quả trong sản xuất nhé.

Cùng với đó, chúng tôi có triển khóa học lập kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch bài bản và tối ưu nguồn lực sản xuất trong doanh nghiệp. Nếu co nhu cầu, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.